計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)第五講采購(gòu)與付款管理.ppt

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)AccountingInformationSystem 第五章采購(gòu)與付款核算與管理 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 企業(yè)從采購(gòu)到付款都要經(jīng)歷以下幾個(gè)步驟 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程分析 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)有 請(qǐng)購(gòu)部門(mén) 采購(gòu)部門(mén) 驗(yàn)收部門(mén) 財(cái)務(wù)部門(mén) 供應(yīng)商 外部部門(mén) 采購(gòu)環(huán)節(jié) 請(qǐng)購(gòu) 確定需求 選擇供應(yīng)商 確定訂單 發(fā)布訂單 驗(yàn)收貨物 確認(rèn)發(fā)票 貨款支付 采購(gòu)與付款流程 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn) 1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大2 數(shù)據(jù)變化頻繁3 管理要求高4 與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 手工環(huán)境下采購(gòu)與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工環(huán)境下的采購(gòu)與付款流程 為什么要設(shè)置驗(yàn)收?qǐng)?bào)告與發(fā)票進(jìn)行核對(duì) 為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進(jìn)行核對(duì) 為什么會(huì)影響采購(gòu)到付款流程的效率 流程圖P223 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo) 1 靈活 正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征2 正確反映采購(gòu)與付款日常業(yè)務(wù) 并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制3 加強(qiáng)對(duì)資金的管理4 提供各種核算和管理信息5 充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙采購(gòu)與付款系統(tǒng) 采購(gòu)與付款流程構(gòu)建的原則 數(shù)出一門(mén) 共同使用 質(zhì)檢 財(cái)務(wù)部門(mén)整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù) 采購(gòu)訂單 文件為主數(shù)據(jù)庫(kù)在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn) 強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制 柔性控制和剛性控制 請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)管理流程 存貨驗(yàn)收流程 當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè) 此時(shí) 由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn) 從采購(gòu)訂單文件中獲取信息 并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)如果檢驗(yàn)合格 將檢驗(yàn)合格信息寫(xiě)入采購(gòu)訂單文件 將自動(dòng)生成入庫(kù)單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫(kù)單文件中 請(qǐng)同學(xué)畫(huà)出流程圖 發(fā)票管理流程 1 發(fā)票處理 當(dāng)采購(gòu)部門(mén)或財(cái)會(huì)部門(mén)收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí) 從采購(gòu)訂單文件中獲取數(shù)據(jù) 自動(dòng)生成采購(gòu)發(fā)票的基本信息 2 發(fā)票管理崗位人員只將采購(gòu)發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī) 并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中 如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu) 那么可以通過(guò)EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中 經(jīng)過(guò)發(fā)票與采購(gòu)訂單核對(duì)后的發(fā)票 才能保存在采購(gòu)發(fā)票文件中 發(fā)票管理流程 3 實(shí)時(shí)控制 對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制 計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中獲取合同金額 從臨時(shí)采購(gòu)發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額 如果發(fā)票金額大于合同金額 此發(fā)票不能處理 即對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制 否則 生成采購(gòu)發(fā)票 并將結(jié)果保存在采購(gòu)發(fā)票文件中 這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn) 為杜絕不合法的采購(gòu)事件發(fā)生起到重要的控制作用 在IT環(huán)境下 發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門(mén) 也可以設(shè)在采購(gòu)部門(mén) 但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員 并受財(cái)務(wù)部門(mén)管理 發(fā)票管理流程 4 采購(gòu)結(jié)算 根據(jù)采購(gòu)發(fā)票等信息 入庫(kù)單信息確認(rèn)采購(gòu)成本 并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置憑證模版 自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證 傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中 流程P228 付款流程 以采購(gòu)訂單文件為數(shù)據(jù)基礎(chǔ) 通過(guò)應(yīng)付款管理 出納付款 將資金付給供應(yīng)商 完成整個(gè)采購(gòu)和付款流程 流程P229 IT環(huán)境下與手工環(huán)境下采購(gòu)與付款流程的區(qū)別 1 IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞2 IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性3 IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力4 IT環(huán)境下使得無(wú)紙采購(gòu) 付款業(yè)務(wù)成為可能 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì) 制定編碼原則 按照一致性原則 層次性原則 易用性原則等設(shè)計(jì)供應(yīng)商編碼 一致性原則 供應(yīng)商是來(lái)自全面各地甚至不同國(guó)家 而國(guó)家 地區(qū)在在行政管理上國(guó)家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號(hào) 如北京區(qū)號(hào) 010 南京區(qū)號(hào) 025 因此 供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國(guó)家行政區(qū)號(hào)保持一致 層次性原則 供應(yīng)商來(lái)自不同的省 市 縣等 因此 在編碼上要體現(xiàn)其層次性 便于按省 市進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析 易用性原則 供應(yīng)商是法人 每個(gè)法人都有區(qū)別與其他法人的電話號(hào)碼 因此 在編碼設(shè)計(jì)時(shí)可以采用電話號(hào)碼 便于使用和記憶 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì) 選擇合理編碼方法 順序編碼位數(shù)編碼分組編碼 數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 請(qǐng)購(gòu)單文件采購(gòu)發(fā)票文件采購(gòu)訂單文件 采購(gòu)合同文件 供應(yīng)商檔案文件采購(gòu)價(jià)格文件 定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新 入庫(kù)單文件 與存貨子系統(tǒng)共享 臨時(shí)憑證文件 與總賬子系統(tǒng)共享 供應(yīng)商檔案文件 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 供應(yīng)商檔案文件 1 作用 該文件存儲(chǔ)所有供應(yīng)商的固定信息 文件中每個(gè)記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)供應(yīng)商 該文件的建立是為企業(yè)的采購(gòu)核算與管理 存貨核算與管理 應(yīng)付賬款核算與管理服務(wù) 保證在填制采購(gòu)入庫(kù)單 采購(gòu)發(fā)票和進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算 應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供應(yīng)單位統(tǒng)計(jì)時(shí)提供一致的供應(yīng)商信息 提高處理速度 減少工作差錯(cuò) 2 存儲(chǔ)策略供應(yīng)商檔案文件作為查詢(xún)用的目錄文件 因此 可以采用一年一個(gè)文件 3 存儲(chǔ)方式供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件 采購(gòu)訂單文件 1 作用 該文件存儲(chǔ)企業(yè)確認(rèn)的各種采購(gòu)訂單 是整個(gè)流程的核心和基礎(chǔ)文件2 存儲(chǔ)策略既可將采購(gòu)訂單文件設(shè)計(jì)成一個(gè)文件 也可將采購(gòu)訂單文件分成兩個(gè)互相聯(lián)系的文件 采購(gòu)訂單固定信息文件和變動(dòng)信息文件 用 訂單號(hào) 關(guān)鍵字連接 3 存儲(chǔ)方式可以采用一年一個(gè)文件 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)P234 采購(gòu)訂單文件 采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu) 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 為什么要進(jìn)行初始設(shè)置 由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購(gòu)的存貨 供應(yīng)商檔案 付款條件 結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的 而且是千差萬(wàn)別的 因而 企業(yè)要實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)完成采購(gòu)與付款賬款核算和管理 在使用采購(gòu)與付款子系統(tǒng)前 就要針對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì) 會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置 將企業(yè)個(gè)性化特征嵌入系統(tǒng) 初始設(shè)置內(nèi)容 存貨檔案設(shè)置供應(yīng)商檔案設(shè)置采購(gòu)類(lèi)型設(shè)置付款條件設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置期初余額處理等 供應(yīng)商檔案設(shè)置 解釋設(shè)置基本信息的目的 解釋設(shè)置信用信息的目的聯(lián)系信息 其他信息P237 供應(yīng)商檔案設(shè)置 期初余額設(shè)置 期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶(hù)輸入的采購(gòu) 應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中 為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購(gòu) 應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 期初余額模塊是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)連續(xù)的要求 是手工采購(gòu) 應(yīng)付賬款核算向計(jì)算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ) 錄入的期初余額主要包括 采購(gòu)初始業(yè)務(wù) 即將手工采購(gòu)業(yè)務(wù)送入計(jì)算機(jī)并保存在采購(gòu)訂單文件中 應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù) 即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計(jì)算機(jī)并保存在發(fā)票文件中 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 采購(gòu)與入庫(kù)處理管理 采購(gòu)與采購(gòu)入庫(kù)管理是采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊 為了做好采購(gòu)管理又將采購(gòu)管理模塊進(jìn)一步劃分為 請(qǐng)購(gòu)單處理采購(gòu)價(jià)格管理選擇供應(yīng)商采購(gòu)訂單管理 處理請(qǐng)購(gòu)單 1 錄入請(qǐng)購(gòu)單2 自動(dòng)獲取請(qǐng)購(gòu)單3 審核請(qǐng)購(gòu)單 采購(gòu)價(jià)格管理 采購(gòu)價(jià)格管理模塊的功能是幫助用戶(hù)解決 如何管理不同 相同 供應(yīng)商在不同 相同 時(shí)期對(duì)不同 相同 產(chǎn)品的報(bào)價(jià) 如何隨時(shí)提供給采購(gòu)部門(mén)最新最完整的存貨采購(gòu)價(jià)格 如何處理存貨的新老報(bào)價(jià)等等問(wèn)題 提供采購(gòu)價(jià)格管理屏幕 采購(gòu)價(jià)格管理模塊一般提供多種采購(gòu)價(jià)格管理的屏幕顯示格式 以供應(yīng)商為關(guān)鍵字顯示該供應(yīng)商所有存貨報(bào)價(jià)信息以存貨為關(guān)鍵字顯示該存貨不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息P244 采購(gòu)價(jià)格獲取方法 方法一 通過(guò)采購(gòu)價(jià)格管理屏幕 將供應(yīng)商提供的存貨采購(gòu)價(jià)格信息 紙張 一一送入計(jì)算機(jī) 并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購(gòu)價(jià)格文件中 方法二 自動(dòng)獲取 即充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能 管理者通過(guò)選擇系統(tǒng)提供的 自動(dòng)獲取 功能指揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購(gòu)價(jià)格信息 并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購(gòu)價(jià)格文件 修改采購(gòu)價(jià)格 方法一 以 供應(yīng)商 存貨 為關(guān)鍵字 從采購(gòu)價(jià)格文件中自動(dòng)獲取信息 顯示在屏幕上 并對(duì)價(jià)格進(jìn)行修改 方法二 以 存貨 供應(yīng)商 為關(guān)鍵字 從采購(gòu)價(jià)格文件中自動(dòng)獲取信息 顯示在屏幕上 并對(duì)價(jià)格進(jìn)行修改 選擇供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商的基本原理一般來(lái)講 隨著管理軟件的不斷完善 在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計(jì)選擇供應(yīng)商模塊 幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個(gè)基本功能 供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置 自動(dòng)生成供應(yīng)商排名 P245圖 選擇供應(yīng)商 供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)置以供應(yīng)商的交貨指標(biāo) 服務(wù)指標(biāo) 價(jià)格指標(biāo) 質(zhì)量指標(biāo)及各指標(biāo)的權(quán)重等 形成一個(gè)完整的評(píng)價(jià)體系 以此作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的依據(jù) 該模塊允許管理者自行定義評(píng)價(jià)指標(biāo)個(gè)數(shù) 并將具體指標(biāo)通過(guò)屏幕輸入系統(tǒng) 保存在指標(biāo)體系文件中 選擇供應(yīng)商 自動(dòng)生成供應(yīng)商排名該模塊從供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系文件中獲取評(píng)價(jià)指標(biāo) 從供應(yīng)商檔案文件 采購(gòu)價(jià)格文件等文件獲取供應(yīng)商的質(zhì)量信息 交貨信息 價(jià)格信息等 按以下步驟進(jìn)行排名 1 獲取供應(yīng)商的評(píng)價(jià)值2 計(jì)算出每個(gè)指標(biāo)的實(shí)際得分和相應(yīng)的級(jí)別3 根據(jù)權(quán)重計(jì)算每個(gè)供應(yīng)商的總評(píng)估值4 將結(jié)果保存在供應(yīng)商排名文件中 采購(gòu)訂單管理 采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同 主要包括 采購(gòu)什么貨物采購(gòu)多少由誰(shuí)供貨什么時(shí)間到貨到貨地點(diǎn)運(yùn)輸方式價(jià)格 運(yùn)費(fèi)等 采購(gòu)訂單管理 采購(gòu)訂單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要組成部分 因此采購(gòu)訂單管理是企業(yè)采購(gòu)管理尤為重要的內(nèi)容采購(gòu)訂單管理模塊的功能主要包括 編制采購(gòu)訂單修改和審核采購(gòu)訂單關(guān)閉采購(gòu)訂單等 采購(gòu)訂單示例 如何編制采購(gòu)訂單 錄入采購(gòu)訂單根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單編制 調(diào)請(qǐng)購(gòu)單 功能按鈕根據(jù)供應(yīng)商排名選擇供應(yīng)商 查詢(xún)排名 采購(gòu)入庫(kù)處理 采購(gòu)的存貨到達(dá)企業(yè)時(shí) 用戶(hù)填制 修改 審核 打印和處理采購(gòu)入庫(kù)單 完成采購(gòu)入庫(kù)工作 采購(gòu)入庫(kù)單的類(lèi)型采購(gòu)入庫(kù)單錄入方式采購(gòu)入庫(kù)單的入口 采購(gòu)入庫(kù)單的類(lèi)型 按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向劃分 入庫(kù)單退貨單按業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分 普通業(yè)務(wù)入庫(kù)單受托代銷(xiāo)入庫(kù)單 商業(yè) 采購(gòu)入庫(kù)單錄入方式 直接錄入根據(jù)采購(gòu)訂單生成采購(gòu)入庫(kù)單根據(jù)采購(gòu)發(fā)票生成采購(gòu)入庫(kù)單 采購(gòu)入庫(kù)單的入口 在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中設(shè)計(jì)采購(gòu)入庫(kù)模塊 同時(shí)在存貨子系統(tǒng)中也設(shè)計(jì)采購(gòu)入庫(kù)模塊 當(dāng)兩個(gè)系統(tǒng)集成使用時(shí) 為保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性 采購(gòu)入庫(kù)單入口采用以下原則 若采購(gòu)入庫(kù)單在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中的采購(gòu)入庫(kù)模塊中錄入 在存貨系統(tǒng)就只允許修改和審核 反之亦然 主要內(nèi)容 第一節(jié)采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié)IT環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第四節(jié)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié)采購(gòu)與入庫(kù)處理管理第六節(jié)采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算與付款管理第七節(jié)賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 采購(gòu)發(fā)票編制 采購(gòu)發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶(hù)在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購(gòu)發(fā)票 并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中 采購(gòu)發(fā)票分類(lèi)專(zhuān)用發(fā)票普通發(fā)票 普通 農(nóng)收 廢收 其他收據(jù) 運(yùn)費(fèi)發(fā)票 采購(gòu)發(fā)票編制 采購(gòu)發(fā)票格式 P250錄入發(fā)票時(shí)考慮的問(wèn)題直接錄入 貨到前 后錄入根據(jù)入庫(kù)單產(chǎn)生發(fā)票 若貨到入庫(kù) 可以自動(dòng)生成發(fā)票 調(diào)入庫(kù)單 采購(gòu)訂單 加速發(fā)票生成的速度 采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì) 在手工環(huán)境下 采購(gòu)發(fā)票的控制受人為影響因素比較大 其結(jié)果是無(wú)效的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)入企業(yè) 財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證 記賬 導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程失控 采購(gòu)成本居高不下 在IT環(huán)境下 由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得采購(gòu)訂單 入庫(kù)單等控制依據(jù) 因此 對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能 在設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)時(shí) 應(yīng)該改變觀念 將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制 并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購(gòu)活動(dòng) 采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì) 用結(jié)構(gòu)化描述語(yǔ)言PDL描述準(zhǔn)則在系統(tǒng)中設(shè)置控制準(zhǔn)則實(shí)時(shí)控制原理 系統(tǒng)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中提取數(shù)據(jù) 從控制方法文件中提取控制準(zhǔn)則 與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行對(duì)比 并將結(jié)果顯示在屏幕上 實(shí)時(shí)控制原理 采購(gòu)結(jié)算 采購(gòu)結(jié)算也叫采購(gòu)報(bào)賬 在手工業(yè)務(wù)中 采購(gòu)業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門(mén) 由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購(gòu)成本 在IT環(huán)境下 由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 因此 系統(tǒng)提供 自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算 人工輔助采購(gòu)結(jié)算 自動(dòng)采購(gòu)結(jié)算 將發(fā)票中的單價(jià)與采購(gòu)訂單文件中訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià)相核對(duì)發(fā)票中的數(shù)量與入庫(kù)單文件中收貨數(shù)量相核對(duì)如果核對(duì)結(jié)果完全相符 生成結(jié)算表 并在入庫(kù)單文件 采購(gòu)發(fā)票文件 采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志如果不完全相符 提示采用手工輔助采購(gòu)結(jié)算 手工輔助采購(gòu)結(jié)算 手工輔助采購(gòu)結(jié)算模塊的功能是計(jì)算機(jī)根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件 存貨子系統(tǒng)中的入庫(kù)單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì) 當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫(kù)貨物的暫估單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí) 將反映該筆先入庫(kù)后報(bào)銷(xiāo)的采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的入庫(kù)單 采購(gòu)發(fā)票 以及采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進(jìn)行審核 如果發(fā)票單價(jià)超出訂貨單價(jià)和暫估入庫(kù)單價(jià) 及時(shí)查明原因如果認(rèn)為原因合理 審核人員發(fā)出 審核通過(guò) 命令 系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫(kù)單生成一張紅字入庫(kù)單 單到回沖 并根據(jù)采購(gòu)發(fā)票結(jié)算出存貨成本 生成一張藍(lán)字入庫(kù)單 自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng) 同時(shí)在入庫(kù)單文件 采購(gòu)發(fā)票文件 采購(gòu)訂單文件中做采購(gòu)結(jié)算標(biāo)志 生成采購(gòu)結(jié)算表 并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證 借 材料或材料采購(gòu)等應(yīng)交稅費(fèi) 應(yīng)交增值稅 進(jìn)項(xiàng)稅額 貸 應(yīng)付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 應(yīng)款管理模塊的功能 從采購(gòu)發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶(hù)根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)備付款通知書(shū) 供出納使用 自動(dòng)付款有些先進(jìn)的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書(shū)文件自動(dòng)開(kāi)支票 并生成付款