行政公文格式簡(jiǎn)介.doc

淺談行政公文“公文”是法定的機(jī)關(guān)和組織處理公務(wù)事件的文書.行政公文“是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具”。一、行政公文的種類從文件的來源分可分為：外來公文（收文）、自制公文（發(fā)文）和內(nèi)部公文。按其行文方向可將之分為：上行文，即下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等；下行文，即上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如命令、批復(fù)等；平行文，即平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如議案、函等。按其時(shí)限要求可分為：特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按秘密程度和閱讀范圍可分為：絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)、內(nèi)部級(jí)、公開級(jí)。二、行政公文的格式行政公文格式是指公文的規(guī)格、樣式，即公文的外部結(jié)構(gòu)形態(tài)。公文格式是區(qū)別公文與一般文章的標(biāo)志，是公文權(quán)威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)，是提高公文處理質(zhì)量與辦文效率的保證。公文的結(jié)構(gòu)劃分為眉首、主體、版記三部分；置于公文首頁(yè)紅色反線以上的要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（一）、眉首部分 1公文份數(shù)序號(hào) 指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，由2位或6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“000023”。在行政公文中，大部分公文無需編排這種號(hào)碼，只有密級(jí)較高的或需要如數(shù)回收的公文才編排份數(shù)序號(hào). 如需標(biāo)識(shí)，標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角第一行。2秘密等級(jí)和保密期限 有些公文是保密的，指在一定期限內(nèi)對(duì)其閱讀的范圍有嚴(yán)格限制。分絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。標(biāo)注在公文首頁(yè)右上角第一行。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)和保密期限，頂格標(biāo)識(shí)在公文首頁(yè)右上角第一行，兩者用“”隔開。3緊急程度 指對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。標(biāo)注在公文首頁(yè)右上角，密級(jí)下方。4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 指文件所屬機(jī)關(guān)的種類名稱，又稱版頭。它由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成，如“省教育委員會(huì)文件”。它處于公文首頁(yè)上方的中心位置，字體大而醒目、整齊、莊重，并套紅印制。5發(fā)文字號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下方反線之上居中的位置。其基本格式為“發(fā)20號(hào)”。其中年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；序號(hào)不編虛位（即1不編為01）；不加“第”字。如“西師發(fā)200313號(hào)”。6簽發(fā)人 是最后簽署意見對(duì)草擬公文表示認(rèn)可，準(zhǔn)予印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人。不少機(jī)關(guān)單位的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行對(duì)稱排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，即發(fā)文字號(hào)居左空1字格，“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)和簽發(fā)人的姓名居右空1字格。（二）、主體部分1標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三項(xiàng)組成，稱為標(biāo)題三要素。有時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以省略，大部分公文其標(biāo)題的事由和文種不省略，個(gè)別文種如“公告”、“通告”等有時(shí)也省略事由，但文種一般不能省略。2主送機(jī)關(guān) 是公文的行文對(duì)象和主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)注于標(biāo)題之下、正文之上的左邊，頂格書寫，后加冒號(hào)。上行公文一般只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)；用確稱。下行公文除批復(fù)之外，一般不止一個(gè)主送機(jī)關(guān)，所以多用泛稱，如某市教委發(fā)文時(shí)就以“各縣（區(qū)）教育局，各中等專業(yè)學(xué)校，各直屬單位”泛稱。3正文 正文是公文要陳述的基本內(nèi)容，是公文信息的主要載體。其作用在于闡述公文內(nèi)容，表達(dá)發(fā)文意圖，使受文者對(duì)公文所表述的信息獲得具體、明確的認(rèn)識(shí)。正文可以分為開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。4附件 附件是公文正件（主體）的附屬材料，是對(duì)正件起補(bǔ)充說明、印證參考等輔助作用的書面材料或其他資料。附件不能夾在正件之中，而是附在主件之后，其名稱（標(biāo)題）及件數(shù)標(biāo)注在正文下，成文時(shí)間上的左側(cè)，且每一附件的名稱獨(dú)占一行。5成文時(shí)間 成文時(shí)間是公文的生效時(shí)間，一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間必須用將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”，標(biāo)注在正文或附件標(biāo)識(shí)之后偏右處。6印章 公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。加蓋印章是公文生效、取信的憑證。機(jī)關(guān)公章要端正、清晰地蓋在成文時(shí)間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開并居中排列，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，主辦機(jī)關(guān)印章在前；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，要注意留出空行，且將成文時(shí)間標(biāo)注在最后一排印章之下偏右的位置上。7附注 指公文需要說明的其他事項(xiàng)。例如：“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名與電話；密級(jí)下行文需要在附注處注明發(fā)放范圍等。附注加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。 （三）、版記部分1主題詞 主題詞是反映公文主題概念的詞匯。標(biāo)注主題詞，是文檔管理自動(dòng)化的需要。主題詞一般由35個(gè)詞或詞組構(gòu)成。這些詞或詞組，多數(shù)為名詞性的，有時(shí)也有動(dòng)詞性的。主題詞應(yīng)力求簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地反映公文的范圍、事由和文種。主題詞標(biāo)識(shí)在抄送機(jī)關(guān)上一行，先頂格書寫“主題詞”三字，后加冒號(hào)，再寫出從公文內(nèi)容中概括出的幾個(gè)詞或詞組，詞或詞組之間空出一字格。2抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄