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淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的論文 淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的論文 淺談加強醫(yī)院電算化會計檔案管理 1 電算化會計檔案的內(nèi)容與特點 電算化會計檔案,是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點: ()電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外,更重要的是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。 ( 2)與 傳統(tǒng)會計檔案相比,電算化會計檔案的查閱,對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。 ( 3)電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲需求,且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在;另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在,受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大,保存不當(dāng)容易遭到損壞。 ( 4)電算化會計檔案易于修改,且不留痕跡。 ( 5)對電算化會計檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作 為電算化會計檔案的管理人員,既要了解會計基本知識,又要了解計算機等相關(guān)知識。 2 醫(yī)院電算化會計檔案管理存在的問題 ()電算化會計檔案管理內(nèi)容不夠完整。 wWW.11665.COm 現(xiàn)階段醫(yī)院財務(wù)工作已經(jīng)全面實現(xiàn)電算化管理,由于對會計檔案組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案,而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時醫(yī)院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴 計算機存儲,沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就很難恢復(fù)原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作,會計檔案的完整性、安全性得不到保證,從而制約了電算化會計檔案的利用,更無法適應(yīng)電算化會計檔案的改革和發(fā)展。 ( 2)電算化會計檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn),對檔案管理工作不夠重視,會計檔案多由財務(wù)人員兼職管理,遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付, 檔案管 理意識滯后。 ( 3)電算化會計檔案管理制度有待完善。目前,會計電算化工作規(guī)范、會計電算化管理辦法、會計檔案管理辦法、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范等文件,僅對會計電算化檔案做了基本的要求,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范,已不能適應(yīng)電算化會計檔案管理新的需要。 3 加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的對策 ()制定嚴(yán)格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的會計檔案管理辦法第四條規(guī)定: ;各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔 案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密;第七條規(guī)定: ;各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程,要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。 ( 2)加強醫(yī)院財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面,由于磁性介質(zhì)的存儲受到環(huán)境影響很大,如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素,所以要保證電算化會計檔案不受破壞,必須要有良好的存儲環(huán)境。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定 的安全保密措施,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。 ( 3)做好電算化會計檔案的管理與保存。醫(yī)院會計檔案種類多、數(shù)量大,為保證檔案的安全完整,必須由專人專職負(fù)責(zé)電算化會計檔案的管理工作,負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)會計資料的存儲、保管和保密工作。一般電算化會 計檔案都是存儲在磁盤或光盤內(nèi),所以針對這些檔案載體的特殊物理性質(zhì),在存儲會計檔案時必須做到雙備份。月終會計工作結(jié)束后,將本月的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、會計憑證、收支明細(xì)賬打印出來 裝訂成冊,年末將會計報表、總賬等打印出來裝訂成冊,年末再把整套的賬簿數(shù)據(jù)備份,存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查,每半年重新復(fù)制一次,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,造成會計檔案的丟失。 ( 4)提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。作為會計檔案管理人員,首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公,保持獨立公正的立場,正確運用自己的職能和權(quán)力。其次,會計檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán) 密性的特點。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識,還應(yīng)具備財會方面的基本知
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