文檔日常管理辦法.doc

深圳市聯(lián)誠達(dá)電子有限公司SZ Linking-tech Electronics CO.,LTD文 件 編 號LCD-XS-文件版本/頁數(shù)1/5編寫人/部門業(yè)務(wù)部審核/簽發(fā)人頒 布 日 期2009-3-19密 級無密級文檔日常管理辦法行文目的：對公司各類文檔日常管理進(jìn)行規(guī)范，確保公司文檔管理科學(xué)有序。適用范圍：全公司。一、 文檔的定義本管理辦法所述文檔，是指跟公司經(jīng)營管理有關(guān)的正式文件（即使用公司正式文頭下發(fā)的狹義上的文件），和具有保存價值、需要納入統(tǒng)一管理的各種檔案資料。二、文檔的分類文檔按照其性質(zhì)分為三大類： 1文件類。指使用公司正式文頭頒布下發(fā)的制度、流程、工具文本、協(xié)議樣本及各種重要指示、決定和命令等（即狹義上的文件）。 2告知類。指以公司名義但不需使用正式文頭下發(fā)的臨時性或知會性通知、通告、公告、喜報等工作函件。 3檔案類。除以上二種文檔之外的各種檔案、資料。包括客戶資料、財務(wù)賬目、公司經(jīng)營證照、來往公函、員工檔案、合同協(xié)議和其它各種有必要納入文檔管理的紙介和電子檔檔案資料。三、文檔的密級1無密級。文件內(nèi)容不涉及秘密，可對公司內(nèi)的任何員工開放。2秘密。內(nèi)容涉及公司的一般秘密，允許在其內(nèi)容所涉及的相應(yīng)部門和員工開放。3機(jī)密。內(nèi)容涉及公司經(jīng)營活動重大秘密，只允許在有關(guān)部門的經(jīng)理以上人員中開放。4絕密。內(nèi)容涉及公司特別重大商業(yè)秘密，只向經(jīng)總經(jīng)理指定的有必要知悉的人員開放。四、文件類文檔的日常管理 （一）部門對文件類文檔的管理（1）發(fā)至部門的文件，各部門應(yīng)該指定專人妥善保管，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。（2）文件應(yīng)妥善保存至次年的三月底再上交行政人事部（仍然需要繼續(xù)執(zhí)行的文件除外）。（3）行政部負(fù)責(zé)對文件的保管情況定期進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果和文件的學(xué)習(xí)、執(zhí)行情況一起，影響部門經(jīng)理的績效考核成績。 （二）文控中心對文件類文檔的管理（1）文控中心只對各種文件正本進(jìn)行歸檔管理。（2）文件按照制度、流程、工具和其它四個類別分別填寫并附上歸檔文件清單，分類歸檔存放。（3）制度、流程和工具文件分別按照發(fā)布時間集中歸檔存放，其它類文件分年度存放。（4）歸檔的其它類文件保存三年以后如無用途可以銷毀；制度、流程和工具類文件須長期保存，當(dāng)新版本施行后，舊版本加蓋“作廢”章轉(zhuǎn)入作廢文件進(jìn)行管理。（5）作廢的文件比照（2）進(jìn)行管理，但每年的一季度末要進(jìn)行一次清理，對超過三年的作廢文件予以銷毀。（6）每年的一季度末，文控中心應(yīng)督促各部門將上年的其它類文件上交并進(jìn)行銷毀，并做好記錄。每次文件換版，下發(fā)新版文件的同時，應(yīng)提醒督促部門上交舊版本并予以銷毀，同時做好記錄。（7）文控中心應(yīng)建立電子檔文件庫，每份文件都在文件庫中保存一個電子檔副本。新版本出臺后，即在第一時間更新，將舊版本刪除，使電子檔文件庫中的內(nèi)容始終為正在使用的最新版本。文件庫內(nèi)容須在網(wǎng)上的行政部安全文件夾中進(jìn)行備份，備份文件和文件庫同步更新。五、告知類文檔的日常管理1、 發(fā)至部門的告知類文檔，收文部門須比照文件類文檔進(jìn)行妥善保管。2、 文控中心需把通知類文檔按不同類別進(jìn)行編號分別存放，至次年的3月底作銷毀處理。3、 行政部應(yīng)把各種通知的電子檔作妥善保存，至次年3月底以后方可刪除。六、檔案類文檔的日常管理1、公司各種專業(yè)技術(shù)性檔案資料由各部門按照有關(guān)法律法規(guī)或部門的檔案資料管理辦法，本著查閱方便、安全有效的原則進(jìn)行妥善管理。如客戶資料由業(yè)務(wù)部和IT部管理，財務(wù)資料由財務(wù)部、資源部管理。2、各種非專業(yè)技術(shù)性檔案資料由行政部文控中心統(tǒng)一管理。1）員工檔案 所有和員工管理有關(guān)的員工個人材料均納入員工檔案進(jìn)行管理。包括員工登記表、培訓(xùn)情況、轉(zhuǎn)正資料、職位調(diào)動、調(diào)資記錄以及獎懲記錄等。 員工檔案從員工入職開始建立。員工離職后，其檔案繼續(xù)保存三年再予以銷毀（對于情況特殊的員工，其員工檔案保存期限可以根據(jù)需要適當(dāng)延長）。2）合同 此處所指合同為公司經(jīng)營管理中產(chǎn)生的的各種合同或協(xié)議。包括員工勞動合同、代理和經(jīng)銷合同、服務(wù)合同、行政采購合同、房屋租賃合同、員工保密協(xié)議等在公司和單位、公司和個人之間簽訂的各種合同和協(xié)議。 在效力期限內(nèi)的合同須建立專門目錄，采取有效的防盜和防泄密措施，集中妥善保管，保證合同文書的絕對安全。 已經(jīng)過了效力期限的合同須繼續(xù)妥善保存5年以上。過期合同文書的銷毀，需征得總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人的同意。3）固定資產(chǎn)資料。 固定資產(chǎn)卡片按照設(shè)備、工具、器具、家具四大類分類管理。 固資卡片上的資料要和固資上所貼標(biāo)簽資料吻合，如有改變應(yīng)及時更新。 固資報廢后，其固資卡片列入已報廢固資卡片進(jìn)行管理。固資報廢兩年后，其卡片予以銷毀。4）其它。包括公司與其它單位、政府部門之間的往來公文，商標(biāo)注冊資料、產(chǎn)品認(rèn)定書、驗(yàn)資報告等具有法律意義的文書，以及其它有保存意義的資料。以上資料編號后建立目錄，集中存放和管理。3、檔案的清理。1）各種檔案資料平時應(yīng)隨時注意規(guī)范管理，隨時做好歸檔登記工作。在此基礎(chǔ)上，每年的一季度末集中進(jìn)行一次清理，對無保存價值或已超過保存期限的檔案資料作銷毀處理。2）在清理檔案資料（包括正式文件）時要注意鑒別,對一些能反映公司發(fā)展歷程的歷史性或具有紀(jì)念性的檔案資料和文件，要建立專門的目錄作無限期保存。行政人員鑒別困難時，應(yīng)請示總經(jīng)理予以鑒別確認(rèn)，防止公司的歷史性資料受到破壞。七、保密文檔的日常管理1、 各種有密級的文件和檔案資料，因其在管理上有特殊要求，故進(jìn)行單列管理。2、 保密文檔需按照文檔的密級進(jìn)行分類，編號并建立檢索目錄，和沒有密級的文檔分開保管，同時采取可靠的防盜和保密措施。3、 保密文檔的知情人必須絕對保密，絕對禁止向任何沒有必要知悉文檔內(nèi)容的人透露有關(guān)信息。如有違反，將視情節(jié)和后果按員工不良行為處置辦法的有關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理。4、 有密級的文檔銷毀需得到總經(jīng)理的批準(zhǔn)。八、文檔的借閱1、 一般文檔的借閱員工借閱在文控中心存檔的一般文檔，須填寫文件借閱申請單（附件1），經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見、行政部審批同意后方可借閱。借閱人領(lǐng)取和歸還時都需在文檔借閱登記表（附件2）上進(jìn)行登記。2、 保密文檔的借閱。員工需借閱秘密文檔，在履行一般文檔的借閱手續(xù)基礎(chǔ)上，還須得到總經(jīng)理的批準(zhǔn)；借閱機(jī)密和絕密級的文檔，除履行一般文檔的借閱手續(xù)外，需得到總經(jīng)理的批準(zhǔn)。3、 一般文檔借閱時間每次不得超過一周，借閱保密文檔則須在當(dāng)日歸還。如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4、 借閱人要愛惜所借文檔，如有破損，每次給予罰款20元處罰；如發(fā)生丟失，視文檔的重要程度給予相應(yīng)處分。5、 借閱有密級文檔的員工，必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)守秘密。如發(fā)生泄密，將視情況按有關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理。附件：1、