時間管理與會議管理【精品專業(yè)資料】7

歡迎參加 時間管理與會議管理 培訓 常敏 20101127 時間管理的基本概念 提高效率的時間管理 工具 提高效能的時間管理 思路與方法 知行合一金字塔 第一部分 時間管理 第四代時間管理 第一代：備忘錄 第二代：時間進程表 第三代：輕重緩急 第四代：個人管理 時間管理的原因 1、時間是企業(yè)最稀缺的資源之一； 2、有效的時間管理能夠以最高的效率 完成重要的事情； 3、有效的時間管理可以減少加班時間，提高個人生活品質。 一年有 365天； 其中雙休日共 _天； 法定假日 _天； 公司帶薪休假 _天； 帶薪病假 _天； 實際工作 _天，共 _小時 ； 假定有效工作時間為 _%； 全年有效工作時間為 _小時 時間計算練習 一年有 365天； 其中雙休日共 104 天；（每年 52周） 法定假日 11 天；（元旦 1天、春節(jié) 3天、五一 1天、國慶 3天；清明、端午、中秋各 1天） 公司帶薪休假 10 天； 帶薪病假 0 天； 實際工作 241 天，共 1928小時 ； 假定有效工作時間為 20%-30 %； 全年有效工作時間為 385-578 小時 時間計算練習 課程目標 提升 生活 與 工作 方面的效率與效能。 RESULT:結果 自然法則： 一種掌管人類行為 因果關系的基本準則。 自然法則： 如果你不去控制 你生活中的事件， 你將被這些事件所控制。 時間： 是一種延續(xù) 在其中事件從過去 經(jīng)過現(xiàn)在流向將來。 時間管理的關鍵是 控制 如果你不去控制生活中的事件， 你將被這些事件所控制。 No Control 不能控制 Total Control 完全控制 理解事件控制 自問： 對于“適應”： “我可以做些什么使得這段時間更有價值？” 對于“控制”： “如何 ？” 對于“影響” “我可以在 方面施以怎樣的積極影響， 并且如何去影響？” 控制可控： 我不可決定生命的 長度 但可控制生命的深度 我不可以左右天氣 但可以改變心情 我不可以改變容貌 但可以展開笑容 我不可控制他人 但可以掌握自己 我不可預知明天 但可利用好今天 我不可百戰(zhàn)必勝 但可以盡心盡力 1.有些 事件 我們能控制 , 但我們認為我們 不能 ； 2.有些 事件 我們不能控制 , 但我們認為我們 能 。 條件的影響 Time management “It is not aptitude, but attitude that will give you the altitude.” 不是因為人們不同的才能、資質， 而是因為人們不同的態(tài)度導致 人們具有不同的高度、水準。 自然法則： 適當?shù)乜刂剖录梢蕴嵘^高的生產(chǎn)力 并獲得內心寧靜。 Appropriate event control leads to greater productivity and inner peace. 內心寧靜是通過適當 的事件控制，從而擁有 一份安祥、平衡、和諧 的生活。 哈倫 .史密斯 The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Management 習慣 自然法則： 我們養(yǎng)成我們的 習慣 , 我們的 習慣 塑造我們。 Planning: 計劃 Predetermining a course of events in writing. 事先將要發(fā)生的事件寫下來。 Time Management Tasks: Time-flexible 任務： 時間具有靈活性 Appointment: Time-specific 約會 : 時間具體而特定 月歷 30 31 12 3 4 5 6 7 89 10 11 12 13 14 1516 17 18 19 20 21 2223 24 25 26 27 28 29 2008 年 月 每日計劃（待辦單） T P Task List7891011121314151617181920 會見 備注 2008-/- -/- 每月任務 Business Personal Mission Statement: 使命陳述 Roles : 角色 Values: 價值觀 Goal Planning 目標計劃 Intermediate Steps 中期步驟 Weekly Planning 每周計劃 行事月歷價值 合理進行時間規(guī)劃； 重要工作項目的時間保證 每日計劃制定方法 1、 將月歷中事項填入； 2、將昨日未完工作項目列入； 3、估計各項工作時間； 4、確定工作事件緊迫性和重要性； 5、排定時間； 6、抓住正在做的每一項工作； 7、完成后劃掉，盯住下一個目標； 8、臨時插入工作先記錄、評估，然后安排時間。 1、每天在同一時間制定， 建議在下班前； 2、規(guī)劃出干擾時間； 3、要有彈性； 4、要長期堅持，養(yǎng)成習慣。 有效制定每日計劃的幾點建議 : 優(yōu)先次序： 確認事件的價值及次序。 優(yōu)先次序： （ Prioritize） A: Vital 生死攸關的 B: Important 重要的 C: Optional 選擇的 確定重要度的參考因素 不完成有什么后果？ 每天只能做幾個做哪幾個？ 哪些是和目標直接相關的？ 哪些是高回報的？（不僅僅指眼前） 哪些活動直接支持我扮演的角色？（雇員，經(jīng)理，父親，孩子） 確定重要度的參考因素 1、 承諾事項； 2、與團隊有關事項； 3、目標考核中權重較大事項； 4、其他事項。 III不真實，減少 IV不負責任 要避免 I必要性， 需要管理 II領導力， 需要專注 緊 急 不 緊 急 重 要 不 重 要 緊急 不緊急 時間矩陣圖 準備工作 預防工作 計劃 建立關系 更新 澄清價值觀 授權 瑣碎雜務 無關的電話、信函和郵件 消磨時間的行為 “逃避”的行為 過分沉迷于電視、 上網(wǎng)和放松狀態(tài) 不必要的干擾 不必要的報告 不重要的會議、電話、 其他人的小事 危機 緊迫的問題 有期限的項目、 信函和電子郵件 會議、報告 重要 不重要 自然法則： 緊急 優(yōu)先級高； 緊急可能會 優(yōu)先順序。 緊 急 不 緊 急 重 要 不 重 要 態(tài)度 “時間殺手” 有形殺手： 明明知道是浪費時間的事情，但又不得不做，又或者迫于無奈地去做： 接聽電話 打電話 某些會議 打擾 官僚作風 溝通不足 辦公室政治 跟“有問題”的人共事 資源不足 閱讀文件及郵件 無形殺手 在我們不自覺的情況下出現(xiàn)，許多時候，問題是源于我們自己： 欠缺周詳計劃 不懂分辨輕重緩急 過分專注細節(jié) 猶豫不決 不懂說“不” 拖延 善忘 不懂授權 欠缺組織 健康欠佳 四把鑰匙 只用一個個人管理系統(tǒng) 隨身攜帶 遠離“廢紙” 以最適合自己的方式使用工具 個人管理工具基本用法 : 優(yōu)先次序 監(jiān)