郵箱使用管理規(guī)范.doc

郵箱使用管理規(guī)范修訂歷史生效日期版本號(hào)版本說(shuō)明制作復(fù)審批準(zhǔn)目錄1.目的22.適用范圍23.職責(zé)23.1信息技術(shù)部24.主要內(nèi)容24.1郵箱管理24.2郵箱安全34.3郵件使用44.4郵件說(shuō)明54.5主送、抄送與密送54.6主題與標(biāo)題64.7稱謂選擇64.8郵件正文74.9郵件附件84.10轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)84.11郵件簽名84.12注意事項(xiàng)95.獎(jiǎng)罰96.附則107.附件101. 目的為加強(qiáng)企業(yè)郵箱（以下簡(jiǎn)稱郵箱）管理，規(guī)范郵箱使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行，高效、規(guī)范地傳遞信息，體現(xiàn)公司優(yōu)良形象，特制定本指引。2. 適用范圍本指引適用于XX總部及下屬分子公司。3. 職責(zé)3.1 信息技術(shù)部3.1.1 制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。3.1.2 負(fù)責(zé)郵箱的維護(hù)。3.1.3 協(xié)助和指導(dǎo)員工對(duì)郵箱進(jìn)行規(guī)范使用和管理。4. 主要內(nèi)容4.1 郵箱管理4.1.1 所有辦公室人員對(duì)外客戶溝通，對(duì)內(nèi)同事間溝通必須使用公司郵箱，不得使用外部郵箱。4.1.2 新職員入職時(shí)，根據(jù)其溝通需求開(kāi)通賬戶如：需要對(duì)外和客戶溝通，需要和總部溝通，下屬公司工作匯報(bào)內(nèi)部溝通均可申請(qǐng)郵箱，由當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員提交申請(qǐng)運(yùn)管管理部設(shè)立郵箱；臨時(shí)人員（如臨時(shí)借調(diào)、實(shí)習(xí)生等）需要設(shè)置郵箱的應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如實(shí)習(xí)生表示成：姓名（實(shí)習(xí)）；基于安全考慮，外部到我司協(xié)助的人員一律不得設(shè)置郵箱，若有需要可自行申請(qǐng)外部免費(fèi)郵箱進(jìn)行工作溝通。4.1.3 由于人事異動(dòng)、崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等需要變更的，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送OA申請(qǐng)信息技術(shù)部及時(shí)做相應(yīng)變更。4.1.4 員工離職，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送OA申請(qǐng)將凍結(jié)其郵箱，確定不需使用后再撤銷。4.1.5郵箱賬號(hào)資源有限，信息技術(shù)部定期后臺(tái)巡查，若連續(xù)60天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請(qǐng)通知運(yùn)營(yíng)部。4.1.6 郵箱使用人必須遵守計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法和國(guó)家其他有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關(guān)管理制度。4.1.7 郵箱使用人不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。4.1.8 郵箱使用人不得自己或允許他人利用郵件服務(wù)散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾郵件（如廣告等），也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國(guó)家法律規(guī)定有害信息的電子郵件和信息。4.1.9 違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該郵箱使用人承擔(dān)全部責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.2 郵箱安全 4.2.1 設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、電話號(hào)碼相同，應(yīng)字母大小寫(xiě)、數(shù)字進(jìn)行混排，系統(tǒng)60天強(qiáng)制更換密碼，郵箱賬號(hào)密碼和RTX相同，更改任意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。4.2.2 不要將密碼告訴其他人，特殊情況需要告之的，使用完畢及時(shí)更換密碼。4.2.3 在非本人專用電腦上，不要保存郵箱密碼，在公共場(chǎng)合（如網(wǎng)吧等）使用郵箱后，必須點(diǎn)“退出”按鈕退出郵箱，并關(guān)閉所有瀏覽器窗口。4.2.4 在使用Outlook或Fox mail等代理軟件時(shí)，應(yīng)設(shè)置電腦鎖屏密碼，離開(kāi)時(shí)鎖定電腦。4.3 郵件使用4.3.1需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當(dāng)使用郵件，提高效率。4.3.2 以下為不適用郵件的事宜：4.3.2.1 即時(shí)通訊即可完成的事宜。4.3.2.2 不需要審批，需要快速交流的事宜。4.3.2.3 需要充分討論的事宜。4.3.2.4 比較緊急的事宜或者重大、需要當(dāng)面授權(quán)的事宜。4.3.3 以下情況為適用郵件的事宜：4.3.3.1 按照業(yè)務(wù)流程需通過(guò)郵件完成的事宜。4.3.3.2 具有備案性質(zhì)的事宜。4.3.3.3 需大范圍傳播的臨時(shí)性信息：如紅頭文件、工程開(kāi)發(fā)計(jì)劃、公司快報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、更等。4.3.3.4 需大范圍傳播的定時(shí)信息：如各部門工作計(jì)劃、部門半月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。4.3.3.5工作郵件發(fā)送范圍4.3.3.5.1 員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外出出差、休假知會(huì)等）需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。4.3.3.5.2 確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后發(fā)送至行政及人力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。4.4 郵件說(shuō)明4.4.1 郵件類型分為：溝通、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)要、意見(jiàn)征詢等。4.4.2 郵件內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題（根據(jù)郵件性質(zhì)確定是否添加）、稱謂、正文、簽名、附件等。4.5 主送、抄送與密送4.5.1 主送是受理這封郵件所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對(duì)郵件予以回復(fù)的人員，回復(fù)時(shí)間應(yīng)在收到郵件兩小時(shí)內(nèi)，如無(wú)法及時(shí)答復(fù)也應(yīng)回復(fù)確定時(shí)間。4.5.2 抄送是對(duì)此郵件內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級(jí)、同一工程或部門成員、收件人直接上級(jí)等，抄送人不需回應(yīng)此郵件，但有建議時(shí)可進(jìn)行回復(fù)。4.5.3 密送是對(duì)此郵件內(nèi)容知情的，但又不需要體現(xiàn)出來(lái)的人，一般只在特殊情況下使用。4.5.4 在添加相應(yīng)人員時(shí)，應(yīng)按職位等級(jí)從高到低或郵件內(nèi)容的主要負(fù)責(zé)人到輔助人員的順序進(jìn)行排列。4.5.5 請(qǐng)示性、審批性郵件最好主送一人，最多不超過(guò)兩人，避免職責(zé)不清，通過(guò)后再逐級(jí)上報(bào)。4.6 主題與標(biāo)題4.6.1 主題須清晰明確，應(yīng)概括整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，并分類處理。4.6.2 郵件必須填寫(xiě)主題，凡沒(méi)有主題的郵件，收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果由發(fā)件人承擔(dān)。4.6.3 一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題，不得在同一郵件內(nèi)談及多件事情，以便日后整理。4.6.4 通知、匯報(bào)、審閱、意見(jiàn)征詢等重要郵件，為表示文件的重要性，應(yīng)添加標(biāo)題，標(biāo)題可與郵件主題相同。4.6.5 標(biāo)題可使用強(qiáng)調(diào)性文字或符號(hào)來(lái)突出表示，以便引起收件人注意，但應(yīng)適度，盡量不適用敏感性字眼。4.7 稱謂選擇4.7.1 郵件開(kāi)頭要稱呼收件人，既表示禮貌，也可明確此郵件對(duì)象，作為給出必要回應(yīng)的人員。4.7.2 如公司發(fā)文則使用“司全體”，多個(gè)部門則使用“各部門”，對(duì)管理人員則使用“姓氏+職務(wù)”，多位管理人員則使用“各位高管、部門負(fù)責(zé)人”，對(duì)個(gè)人則直呼其名即可，涉及多人時(shí)則使用“各位同事”。對(duì)外發(fā)文時(shí)應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，不清楚職務(wù)，則應(yīng)按商務(wù)禮儀稱呼。4.7.3 郵件的開(kāi)頭與結(jié)尾應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ)，稱謂后一般使用“您好”或“你好”即可，郵件結(jié)尾使用“祝工作順利”或“祝身體健康”即可。4.8 郵件正文4.8.1 正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，如具體內(nèi)容較多，正文只作摘要介紹，詳細(xì)內(nèi)容制作文檔作為附件進(jìn)行發(fā)送。4.8.2 行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)明詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，避免使用晦澀難懂語(yǔ)句，盡量將控制文字?jǐn)?shù)量。4.8.3 所有正式發(fā)文及發(fā)送管理層的郵件字體，均遵照如下標(biāo)準(zhǔn)：郵件標(biāo)題：宋體、小二、加粗；郵件正文：仿宋GB-2321、四號(hào)字；4.8.4 根據(jù)郵件性質(zhì)的不同，注意論述語(yǔ)氣，多用“請(qǐng)”“謝謝”“請(qǐng)查收”“如有疑問(wèn)，請(qǐng)隨時(shí)溝通”“請(qǐng)查閱附件”“請(qǐng)回復(fù)”“請(qǐng)審閱”等。4.8.5 建議正文中多用列表式，進(jìn)行清晰明確的表達(dá)，盡量簡(jiǎn)短，突出重點(diǎn)。4.8.6 郵件中需體現(xiàn)所有相關(guān)信息，避免另行郵件進(jìn)行“補(bǔ)充”或“更正”。4.8.7 合理提示重要信息，避免全文使用粗體、斜體、加大字號(hào)等方式體現(xiàn)，必要的提示使用粗體或顏色標(biāo)記即可。4.8.8 公司內(nèi)部鼓勵(lì)合理利用圖片、表格等方式來(lái)輔助闡述，多采用簡(jiǎn)單易懂的圖表，提高溝通效率。4.9 郵件附件4.9.1 郵件帶有附件的，應(yīng)在正文里提示收件人查看附件。4.9.2 附件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容，以便收件人下載后管理。4.9.3 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，需分別說(shuō)明附件內(nèi)容。4.9.4 附件數(shù)目不易超過(guò)四個(gè)，數(shù)量較多時(shí)應(yīng)打包壓縮發(fā)送。4.9.5 附件為特殊格式文件的，應(yīng)在正文中予以說(shuō)明。4.9.6 為避免網(wǎng)絡(luò)堵塞，發(fā)送的附件較大時(shí)（超過(guò)20MB）選擇超大附件傳送。4.9.7 插入附件后，需打開(kāi)附件查看，避免文件打不開(kāi)或插入的文件錯(cuò)誤等現(xiàn)象出現(xiàn)。4.10 轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)4.10.1 轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)郵件時(shí)，首先確定收件人是否需要此郵件內(nèi)容，慎用轉(zhuǎn)發(fā)全體、全部答復(fù)等功能。4.10.2 根據(jù)需要，應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)的郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出重點(diǎn)；根據(jù)重點(diǎn)需更改郵件主題。4.10.3 注意郵件中的附件、鏈接是否需要，應(yīng)進(jìn)行必要的整理。4.11 郵件簽名4.11.1 郵件簽名可包括公司、部門、姓名、電話、傳真、地址等。4.11.2 郵件簽名是商務(wù)禮儀的一種，所有員工需統(tǒng)一簽名，以體現(xiàn)公司整體形象，如：4.12 注意事項(xiàng)4.12.1 郵件完成后，對(duì)文字、語(yǔ)句需認(rèn)真校對(duì)，可使用郵件的拼寫(xiě)檢查功能，特別對(duì)郵件主題需慎重斟酌。4.12.2 確認(rèn)稱謂是否合理、文字大小是否標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)標(biāo)注是否得當(dāng)、落款時(shí)期是否正確，收件人是否有錯(cuò)誤或遺漏。4.12.3 對(duì)于知會(huì)性質(zhì)的重要郵件，可要求收件人必須回復(fù)，并對(duì)郵件設(shè)置送達(dá)或已讀回執(zhí)。4.12.4 對(duì)于請(qǐng)示性及要求性的郵件，可設(shè)置后續(xù)特性或重要性標(biāo)注，預(yù)設(shè)時(shí)間提醒收件人回復(fù)。4.12.