公司檔案管理辦法.doc

公司檔案管理辦法公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范和進(jìn)一步加強(qiáng)對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用公司檔案，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，根據(jù)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司檔案管理工作的實際情況，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的公司檔案，是指公司及其工作人員在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接或間接形成的與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的、對公司有保存價值的包括但不限于（文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)、電文、郵件、信函）等不同形式的歷史記錄。第三條 公司及其職能部門、分支機(jī)構(gòu)、關(guān)聯(lián)公司中的一切工作人員都有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。第四條 公司股東會、董事會應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的發(fā)展建設(shè)列入公司年度計劃和遠(yuǎn)景規(guī)劃。第五條 公司檔案管理工作實行垂直領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，滿足公司及各方面的利用。第二章 檔案管理部門及其職責(zé)第六條 公司根據(jù)檔案管理工作的實際需要，設(shè)立專門的職能部門（以下簡稱檔案管理部門）負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用公司檔案，并對分支機(jī)構(gòu)、關(guān)聯(lián)公司的日常檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案管理部門直接向公司（總）經(jīng)理負(fù)責(zé)并匯報工作，其具體職責(zé)如下：（一）與公司法律事務(wù)部擬定檔案管理的具體實施辦法及公司檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，報公司董事會研究決定后，組織實施；（二）對本辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查處檔案違規(guī)行為，對違反本辦法的相關(guān)工作人員提請公司董事會追究其法律責(zé)任；（三）監(jiān)督、指導(dǎo)公司及其分支機(jī)構(gòu)、關(guān)聯(lián)公司檔案材料的形成、積累和歸檔工作；（四）做好檔案存放地點的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作；（五）對歸檔的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記、整理、分類編目、劃分密級、編制檢索工具、銷毀等工作；（六）公司董事會依據(jù)本辦法確定的其他職責(zé)。第七條 檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配備必要的檔案管理人員，并由公司（總）經(jīng)理指定其主要負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)檔案管理部門的全面工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守工作紀(jì)律及公司的各項規(guī)章制度，并具備一定的專業(yè)知識。對在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的個人，由公司給予精神和物質(zhì)上的獎勵。第三章 檔案的管理第八條 下列文件資料、數(shù)據(jù)電文等屬于公司檔案的歸檔范圍： （一）技術(shù)信息，是指與公司產(chǎn)品的研究開發(fā)、生產(chǎn)制造等有關(guān)的技術(shù)決竅、生產(chǎn)方案、工藝流程、設(shè)計圖紙、化學(xué)配方、技術(shù)情報等方面的信息資料，包括但不限于：1、研究開發(fā)部門在產(chǎn)品的研制過程中形成的產(chǎn)品配方、菌種培養(yǎng)等；2、生產(chǎn)部門在產(chǎn)品制作過程中形成的工藝流程、設(shè)備采購安裝資料等；3、在廠房、設(shè)備等建筑安裝使用過程中產(chǎn)生的各種設(shè)計圖紙、技術(shù)參數(shù)等；4、其他具有保存和利用價值的技術(shù)信息。（二）經(jīng)營信息，是指在公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的，除技術(shù)信息之外的其他反映和控制生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的信息資料，包括但不限于：1、公司申請設(shè)立、變更、終止、注銷、解散、歇業(yè)、清算等過程中產(chǎn)生的；2、公司股東會、董事會、監(jiān)事會在公司存續(xù)期間形成的； 3、公司各職能部門，如財務(wù)、人事、法律、保衛(wèi)等在經(jīng)營管理中制作形成的；4、公司的營銷部門在產(chǎn)品銷售過程中積累的客戶資料、銷售渠道等；5、其他具有保存和利用價值的經(jīng)營信息。（三）反映和記載公司技術(shù)信息和經(jīng)營信息的其他信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機(jī)軟盤、光盤等。第九條 公司應(yīng)當(dāng)對所保管的檔案材料采取下列管理措施：（一）建立科學(xué)的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于對檔案的利用；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施，確保檔案的安全；（三）根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各相關(guān)部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起三十個工作日內(nèi)將整理好的檔案材料，經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人審查確認(rèn)后，向檔案管理部門移交，由檔案管理部門進(jìn)行整理、立卷、歸檔，集中管理。任何個人都不得將應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。經(jīng)檔案管理部門核實，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要特別保密的檔案，可以延長移交期限，但最長不得超過六十日；由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前移交。公司規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。第十一條歸檔的材料，應(yīng)當(dāng)做到合乎標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合檔案保護(hù)的要求。檔案管理部門在對歸檔的各種材料進(jìn)行驗收時，凡不符合要求的，有權(quán)要求有關(guān)部門及其工作人員限期更正，否則不予歸檔。第十二條禁止檔案管理人員擅自變更、修改公司檔案，確需變更、修改的，應(yīng)當(dāng)報公司（總）經(jīng)理批準(zhǔn)同意。檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質(zhì)的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)；檔案毀損或者丟失，應(yīng)當(dāng)采取補(bǔ)救措施。第十三條 保密檔案的管理和利用，密級的變更、解密和調(diào)整，必須按照公司有關(guān)保密的規(guī)定辦理。第十四條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。檔案具體保管期限由公司董事會研究確定。第十五條 保管期滿的檔案材料可以按照以下程序銷毀：（一）由檔案管理部門提出銷毀意見,編制檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；（二）公司（總）經(jīng)理在檔案銷毀清冊上簽署同意意見；（三）檔案管理人員在銷毀檔案前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案材料。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將銷毀情況報告公司（總）經(jīng)理。未經(jīng)公司（總）經(jīng)理批準(zhǔn)同意，任何人不得以任何借口擅自銷毀檔案材料。第十六條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)檔案材料和涉及其他未了事項的檔案材料,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到末了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的檔案,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。第十七條 禁止出賣公司檔案。檔案復(fù)制件的交換、交接、轉(zhuǎn)讓，按照公司規(guī)定辦理。第四章 檔案的利用第十八條 本辦法所稱檔案的利用，是指對檔案的查閱、復(fù)制和摘錄。利用檔案應(yīng)當(dāng)在檔案室進(jìn)行，但借閱檔案材料的除外。利用檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或者損毀。第十九條 公司工作人員持工作證、身份證等合法證明，可以利用檔案；分支機(jī)構(gòu)、關(guān)聯(lián)公司需要利用公司檔案的，其工作人員應(yīng)當(dāng)出具由該單位主要負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章的介紹信，持工作證、身份證等合法證明。上述工作人員利用公司檔案，應(yīng)當(dāng)填寫有關(guān)單據(jù)，依照利用權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批，或者經(jīng)公司（總）經(jīng)理批準(zhǔn)同意。若須借閱檔案材料應(yīng)當(dāng)報經(jīng)公司（總）經(jīng)理批準(zhǔn)同意，并辦理登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過三十個工作日，期滿應(yīng)當(dāng)及時歸還；若屆時未利用完，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十條檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)有的檔案材料，及時、準(zhǔn)確地為公司的各項工作提供服務(wù)。第五章 法律責(zé)任第二十一條 公司工作人員，當(dāng)然包括檔案管理人員，有下列行為之一的，由公司依據(jù)與其簽訂的勞動合同及保密協(xié)議的有關(guān)約定追究其違約責(zé)任，并可以要求其支付一定數(shù)額的違約金及損害賠償金；涉嫌犯罪的，通報國家公安、司法機(jī)關(guān)，依法追究其刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送檔案的；（五）拒絕移交檔案或者將檔案據(jù)為己有的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）擅自擴(kuò)大或者縮小檔案收集范圍的；（七）知道或者應(yīng)當(dāng)知道所保存的檔案面監(jiān)危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）玩忽職守，造成檔案損失的；（九）對檔案造成損害的其他情形。第六章 附 則第二十二條 公司財務(wù)部門的會計檔案管理辦法根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，參照本辦法執(zhí)行。第二十三條 本辦法自發(fā)布之日實施。此前公司發(fā)布的有關(guān)檔案管理方面的規(guī)章制度與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。附件：檔案管理人員工作細(xì)則一、在公司（總）經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司檔案，尤其是技術(shù)秘密資料的保管、分類、借閱、督促返還等工作。二、審查檔案借閱單上的簽字是否齊全，簽字人是否超越權(quán)限，對不符合借閱條件的不準(zhǔn)借閱，否則出現(xiàn)的一切后果由出借人負(fù)責(zé)。三、負(fù)責(zé)將檔案進(jìn)行分類、編號登記工作。四、對借出的檔案，要監(jiān)督借閱人在規(guī)定的時間、地點和特定的環(huán)境下使用，否則，有權(quán)中止借閱人的借閱期限。五、在借閱人歸還技術(shù)秘密資料時，仔細(xì)檢查封條是否開封，并詢問借閱人是否利用復(fù)印、掃描、打印等手段私自留存?zhèn)浞?，在登記簿上登記擴(kuò)散項目。六、檔案室采用二人二鎖同開機(jī)制，隨時關(guān)門，禁止外人私自進(jìn)入，防止泄密。七、每月月