上海市中學(xué)學(xué)校檔案工作實(shí)施辦法.doc

上海市中學(xué)學(xué)校檔案工作實(shí)施辦法【試行】第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、上海市中小學(xué)校檔案管理暫行辦法的規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。第二條 檔案工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分，它是為領(lǐng)導(dǎo)決策，為教育教學(xué)工作提供信息和依據(jù)，是提高教學(xué)行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的工作。第三條 堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，維護(hù)本單位檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。第二章 檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部配備第四條 各科室必須依照檔案法律、法規(guī)規(guī)定參與檔案工作、配備兼職檔案管理人員，并制定崗位責(zé)任制。第五條 校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案室工作。第六條 各科室的檔案工作受校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，并有一名組室負(fù)責(zé)同志分管，與學(xué)校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。第七條 檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地開展檔案工作。第八條 檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定。檔案干部調(diào)離前應(yīng)辦理交接手續(xù)。第三章 檔案工作的任務(wù)第九條 負(fù)責(zé)管理學(xué)校日常活動(dòng)中所產(chǎn)生的全部檔案，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。并對(duì)各處室和部門執(zhí)行制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。第十條 根據(jù)提供利用的實(shí)際情況需要，編制各種適用的檢索工具，開展檔案編研工作，大力開發(fā)檔案信息資源。第四章 文件材料的立卷與歸檔第十三條 建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由相關(guān)科室進(jìn)行收集、整理并交與檔案室立卷歸檔。第十四條 檔案室對(duì)歸檔的案卷應(yīng)進(jìn)行檢查、對(duì)不符合歸檔要求的案卷，應(yīng)退回重新整理，以保證案卷的質(zhì)量，便于保管和利用。第十五條 各處室的檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)向檔案室移交歸檔。交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄，核對(duì)無(wú)誤后履行簽字手續(xù)。第十六條 文書檔案按年度進(jìn)行整理立卷，在次年的六月份以前歸檔。第十七條 教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案按學(xué)年度整理立卷，在次年的12月份以前歸檔。第十八條 教科研活動(dòng)中形成的科研文件材料在科研項(xiàng)目評(píng)審鑒定后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。第十九條 基本建設(shè)活動(dòng)中形成的科技文件材料，在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向校檔案室移交歸檔。第二十條 凡價(jià)值一萬(wàn)元以上的儀器設(shè)備在購(gòu)置、安裝、使 用活動(dòng)中形成的科技文件材料采取隨時(shí)歸檔方法，設(shè)備部門應(yīng)通知有關(guān)檔案人員參加儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收活動(dòng)。第二十一條 聲像檔案形成后要隨時(shí)整理，及時(shí)歸檔，既由承辦人員在完成攝錄后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。第二十二條 榮譽(yù)檔案一般在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。第二十三條 電子檔案一般在次年六月份前向檔案室移交歸檔。第二十四條 各部室工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集獲得的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案室移交歸檔。第二十五條 凡歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過(guò)整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫，以利于長(zhǎng)久保存。第五章 檔案的整理和保管第二十六條 檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目類內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號(hào)、編制案卷目錄七個(gè)步驟進(jìn)行。1 制定檔案分類方法，按照此方案指導(dǎo)文件分類、排列組合。2 將文件按一定特征分門別類，組合成一個(gè)有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。3 將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整或固定下來(lái)編寫頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄。4 將同一類案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)初步排列起來(lái)。5 填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。6 確定案卷排列的順序，安排列順序逐卷編制案卷號(hào)。7 按照案卷排列順序，將案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時(shí)間和頁(yè)數(shù)等逐項(xiàng)登記，形成案卷目錄。第二十七條 檔案設(shè)有專門的檔案庫(kù)房，存放地點(diǎn)應(yīng)堅(jiān)固、干燥、通風(fēng)，并做到“八防”即防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防有害氣體。檔案員負(fù)責(zé)定期檢查保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，保證檔案的安全與完整。第六章 檔案的提供利用第二十八條 檔案室保存的檔案主要供本單位和上級(jí)主管機(jī)關(guān)利用，為本單位開展各項(xiàng)工作服務(wù)。第二十九條 檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動(dòng)開展檔案利用工作，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，逐步提高檔案利用效果。第三十條 檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫明借閱的目的，點(diǎn)交清楚，歸還時(shí)要進(jìn)行檢查，及時(shí)注銷。第三十一條 借閱檔案者要遵守借閱制度不得在檔案上圈點(diǎn)、涂改、劃道、污損，如有違者，承擔(dān)法律責(zé)任。第三十二條 借閱人因公出差、調(diào)動(dòng)、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時(shí)間一般不超過(guò)半個(gè)月，必要時(shí)可辦理續(xù)借手續(xù)。第七章 檔案的鑒定和銷毀第三十四條 根據(jù)上海市中、小學(xué)檔案案卷類目及保管期限表，編制單位的檔案保管期限表。第三十五條 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在檔案分管領(lǐng)導(dǎo)主持下，由檔案管理人員會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行。鑒定人員必須逐卷逐面的審查，以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，分析其特點(diǎn)，判定其價(jià)值，從而確定其保管期限。對(duì)保管期限已滿的檔案，必須進(jìn)行在此鑒定后決定是否銷毀。第三十六條 對(duì)銷毀檔案編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔備查。銷毀檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名，注明銷毀日期。第八章 檔案的統(tǒng)計(jì)與移交第三十七條 檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并按照規(guī)定分別向上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)表。第三十八條 各組室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，根據(jù)保管期限妥善保管。文書檔案管理制度 文書檔案是指單位在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，具有查考使用價(jià)值的，集中保管起來(lái)的文書材料，是單位基本情況和歷史面貌的真實(shí)記錄。根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法為使我校文書檔案規(guī)范化、制度化，特制定以下制度。 一、本校形成的檔案，由檔案室集中統(tǒng)一管理。 二、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種。三、文書檔案歸檔范圍：1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的指導(dǎo)性、法規(guī)性、政策性文件和需要貫徹執(zhí)行的文件及批文。2、本校工作、活動(dòng)中形成的文件材料。例如，工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、規(guī)章制度、合同契約、調(diào)查研究材料等等。3、本校教師輔導(dǎo)學(xué)生參加競(jìng)賽的通知、報(bào)名表或推薦表的影印件，獲獎(jiǎng)證書批文、簡(jiǎn)報(bào)以及獲獎(jiǎng)證書的影印件等。4、教職工本人所獲各項(xiàng)的批文及獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)證書影印件。5、教職工本人進(jìn)修取得的學(xué)歷證書，晉級(jí)取得的資格證書。6、學(xué)校獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)。四、本校文書檔案分類采用年代組織機(jī)構(gòu)分類法。時(shí)間為每年的1月1日到12月31日，按自然年進(jìn)行整理立卷。五、學(xué)校各科室、全體教職工在收到應(yīng)歸檔的檔案材料時(shí)，應(yīng)及時(shí)和學(xué)校檔案室聯(lián)系，備案登記歸檔，以免損壞、丟失。教學(xué)檔案管理制度 教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)工作、教育管理、教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在今后學(xué)校教學(xué)工作中有一定查考利用價(jià)值的文件材料，它是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一，也是衡量學(xué)校管理水平的標(biāo)志之一。為了認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的科學(xué)管理，建立和健全教學(xué)檔案的工作制度，提高學(xué)校工作效率，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制訂本制度。一、教學(xué)檔案工作的原則1、凡是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像均屬于教學(xué)檔案。2、教學(xué)檔案是衡量學(xué)校管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點(diǎn)。3、教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于利用和開發(fā)。4、教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要部分，應(yīng)實(shí)行“三納入、四同步”管理方法?！叭{入”是、納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃；、納入教學(xué)管理制度；、納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一?！叭健笔牵?、下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔同步；、檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料的形成積累情況同步；、評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)成果、教師的晉級(jí)考核同檔案室出具的歸檔證明同步。二、教學(xué)檔案的歸檔范圍：凡是記載反映學(xué)校教學(xué)工作、教務(wù)管理、教學(xué)研究的文字、圖表、音像材料都屬于教學(xué)檔案。根據(jù)本校特色，加強(qiáng)收集學(xué)校教材、市、區(qū)公開課的教案、優(yōu)秀教案、典型的備課筆記和優(yōu)秀班主任工作手冊(cè)。三、教學(xué)檔案歸檔時(shí)間：教學(xué)檔案按學(xué)年度和學(xué)制來(lái)歸檔，每學(xué)期結(jié)束，要將本學(xué)期的教學(xué)檔案收集齊全，按組卷要求，形成預(yù)立卷。每年九月份以前將上一學(xué)年度的教學(xué)檔案整理歸檔，并移交檔案室。四、教學(xué)檔案的分類工作： 教學(xué)檔案的分類要遵循教學(xué)檔案形成的規(guī)律和教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)，保持它的完整性、系統(tǒng)性、條理性和成套性。教學(xué)檔案按學(xué)年度問(wèn)題分類法進(jìn)行整理分類和按學(xué)制問(wèn)題分類法進(jìn)行整理分類。教學(xué)檔案由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理，按學(xué)年度有系統(tǒng)的排列，設(shè)專柜保管，并編制單獨(dú)的案卷目錄，提供利用。五、教學(xué)檔案保存期限為永久、長(zhǎng)期、短期。教科研檔案管理制度 教科研檔案是學(xué)校教育教學(xué)改革深入發(fā)展和教學(xué)研究過(guò)程中的真實(shí)記錄和反映，必須加強(qiáng)管理。為充分發(fā)揮教科研檔案在學(xué)校中的作用，特制定本制度。一、我校教科研管理工作由科研室負(fù)責(zé)，科研室領(lǐng)導(dǎo)要把科研檔案工作與科研計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合起來(lái)，科研工作與建檔工作實(shí)行同步管理。二、科研文件的歸檔范圍，按科研進(jìn)程劃分為：1科研準(zhǔn)備階段：課題申請(qǐng)書、計(jì)劃任務(wù)書、科研立題審批文件、協(xié)作協(xié)議書等。2總結(jié)鑒定階段：專題總結(jié)、階段總結(jié)、工作總結(jié)、論文、專著、成果鑒定書、推廣作用報(bào)告、課題經(jīng)費(fèi)決算。3成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段：申報(bào)材料、審批材料、成果材料。三、實(shí)行由課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制。凡列入本?？蒲杏?jì)劃的課題，應(yīng)由課題負(fù)責(zé)人根據(jù)歸檔范圍，進(jìn)行文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。因故中途停止或失敗的計(jì)劃內(nèi)課題，所形成的文件材料也應(yīng)歸檔，并說(shuō)明情況。四、科研文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)整理移交歸檔，周期長(zhǎng)的課題，可分階段歸檔。課題負(fù)責(zé)人在歸檔時(shí)，負(fù)責(zé)填寫課題檔案簡(jiǎn)介和參加工作人員名單，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查簽署意見，向檔案室移交。 教師業(yè)務(wù)檔案管理制度 教師業(yè)務(wù)檔案是反映教師教育、教學(xué)水平的真實(shí)記錄,是教師評(píng)定職稱、評(píng)選先進(jìn)的重要依據(jù)，必須加強(qiáng)管理。為此，特制定本制度。 一、教師業(yè)務(wù)檔案由三個(gè)組成部分：教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案正本、教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案副本和其他具有保存價(jià)值的材料。二、教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案正本由教師本人填寫，每學(xué)期填寫一次，由檔案室集中收、發(fā)及保管；教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案副本由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)考核評(píng)定后填寫，由檔案室集中保管；其他材料收集每位教師的繼續(xù)教育證書、獲獎(jiǎng)證明、論文、學(xué)歷證明及各項(xiàng)工作的記錄等。三、教師業(yè)務(wù)檔案按學(xué)科類別排列，順序?yàn)檎?、?shù)學(xué)、語(yǔ)文、英語(yǔ)、化學(xué)、物理、生物、歷史、地理、音美、計(jì)算機(jī)和勞技、體育。 基建檔案管理制度 基建檔案是反映我?；窘ㄔO(shè)歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)記錄。根據(jù)國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案工作條例以及國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)劃委員會(huì)頒發(fā)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定，為加強(qiáng)我?；窘ㄔO(shè)檔案管理，特制定本制度。一、基建工程檔案是指整個(gè)項(xiàng)目，從批準(zhǔn)建成投入使用的全部過(guò)程中形成的。具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、計(jì)算材料、照片等多種形式載體的文件材料。二、我校的基建工程均由教育局基建站負(fù)責(zé)管理?；üこ涛募牧暇煽h教育局基建站負(fù)責(zé)收集、歸檔。三、為確?；üこ虣n案的完整，我校對(duì)教育局基建站復(fù)制的歸檔材料進(jìn)行保管。四、基建檔案以基建項(xiàng)目立卷、整理、歸檔?；n案在基建項(xiàng)目竣工、驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)移交檔案室。設(shè)備檔案管理制度 設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)設(shè)備（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障設(shè)備（儀器）正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。應(yīng)當(dāng)歸檔保存的隨機(jī)技術(shù)文件以及直接接收、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的各種文件材料。 一、設(shè)備檔案歸檔范圍接收歸檔本校一萬(wàn)元以上的各類設(shè)備1申請(qǐng)訂購(gòu)的文件、合同、訂貨單（卡）2隨機(jī)的全部技術(shù)文件（裝箱證、合格證、使用操作維修說(shuō)明書、結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗(yàn)收清單等）。3安裝調(diào)試記錄及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4使用過(guò)程中，定期檢修記錄和更換零部件記錄，重大故障及處理記錄等。5設(shè)備轉(zhuǎn)讓協(xié)議，報(bào)廢的技術(shù)鑒定材料，報(bào)告和主管部門批復(fù)的文件。6設(shè)備開箱驗(yàn)收單。 二、設(shè)備檔案收集與整理、分類、立卷1收集：本校各部門新購(gòu)設(shè)備（儀器），應(yīng)有設(shè)備使用人、總務(wù)處管理人員，校檔案室人員參加開箱，當(dāng)場(chǎng)填寫設(shè)備開箱的驗(yàn)收單。各類文件材料及時(shí)交給校檔案室。 2分類整理、組卷：按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列。 3編目、立卷：一個(gè)保管單位編一個(gè)流水號(hào)，一件編一個(gè)件號(hào)，然后編寫卷內(nèi)目錄、備考表和卷面，立卷歸檔時(shí)歸檔號(hào)依照臺(tái)（套）編小流水號(hào)。三、設(shè)備檔案的利用1編制分類案卷目錄的檢索工具。2凡需利用（借閱）須履行登記手續(xù)。四、設(shè)備檔案的銷毀或調(diào)撥 對(duì)因需要調(diào)撥的設(shè)備或確定無(wú)保存價(jià)值的設(shè)備，列出調(diào)撥或銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管部門審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。如調(diào)撥的，要辦理好出入手續(xù)，雙方主管領(lǐng)導(dǎo)及保管人簽名。致遠(yuǎn)中學(xué)檔案預(yù)立卷制度學(xué)學(xué)校檔案預(yù)立卷是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學(xué)校檔案預(yù)立卷工作，對(duì)于做好平時(shí)歸卷工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。為促進(jìn)本校檔案管理水平的提高，特作如下規(guī)定：一、建立和完善平時(shí)歸卷制度各部