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文檔簡介
會議管理制度一、總則本制度旨在明確公司組織會議的主要原則,確定會議的基本事項以提高會議的效率與效果。本制度所指的會議包括公司全體員工會議、部門例會等各類會議。二、會前準(zhǔn)備及會議的組織1. 行政部為公司會議召集聯(lián)絡(luò)部門,負責(zé)公司會議的組織工作。行政部應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如資料準(zhǔn)備、會場布置、設(shè)備調(diào)試等,并在會前把會議時間以及會議事項的大致安排預(yù)先告知與會人員。2. 會議通知形式為當(dāng)面通知和電話通知,公司全體員工會議需通知到本人,部門會議的通知由各部門自行安排。需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進行書面通知。3. 行政部接到會議通知后,應(yīng)立即通知所有與會人。4. 會議一般應(yīng)安排在所有與會人員都能到會時舉行。如無特殊情況,所有與會人均應(yīng)準(zhǔn)時出席,不得請假;如有特殊情況不能參會,須在會議開始前3小時向會議召集人說明情況。5. 如有特殊情況與會人不能到場參會,可安排召開網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議。網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議正式開始前一小時,由行政部負責(zé)通知信號接收方準(zhǔn)時參會并協(xié)助其進行設(shè)備調(diào)試;會議開始前半小時,由行政部負責(zé)會場設(shè)備的調(diào)試,保證會議進行過程中設(shè)備運行良好、網(wǎng)絡(luò)信號通暢。6. 參會人員應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)做好準(zhǔn)備工作(如總結(jié)匯報提綱、工作計劃草案、提案等)。7. 每次會議正式開始前均需專人(由行政部安排)對與會人員到場情況進行統(tǒng)計(包括應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)及未到原因),并將結(jié)果上報會議主持人。8. 會議的組織部門負責(zé)將會議室設(shè)施歸位及垃圾的清理,以便下個會議正常召開。三、各類會議具體規(guī)定公司員工大會1. 主持與記錄:由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理未能列席時,由總經(jīng)理指定人選負責(zé)主持,行政部專人進行會議記錄。2. 召開時間:暫不設(shè)固定時間,根據(jù)公司需要由行政部提前通知。3. 參加人員:公司全體(正式)員工。 公司例會1. 主持與記錄:由總經(jīng)理主持,如總經(jīng)理不能參加由公司中層主持,指定專人進行會議記錄。 2. 召開時間:每周五17:30,如有特殊情況另行通知。 3. 參加人員:全體員工。 4. 會議內(nèi)容:各部門及員工匯報一周工作情況;提問題、提方案、提請求、提有必要在會議上通報的事情、提醒有讓大家注意的事情。公司部門例會 1. 主持與記錄:由各部門負責(zé)人主持,指定部門人員進行會議記錄。 2. 召開時間:由各部門根據(jù)各自部門的具體情況自行制定。 3. 參加人員:各部門內(nèi)全體員工。 4. 會議內(nèi)容:員工各自匯報工作完成情況,著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題;各部門按照工作要求和指標(biāo)提出下步工作計劃;將部門工作的最新進展情況向與會人員通報。 會議要求1. 每次會議必須有會議紀(jì)錄,記錄人由行政部安排,記錄人應(yīng)具備相應(yīng)能力,并能嚴(yán)格保密。兩地進行網(wǎng)絡(luò)會議或電話會議時,應(yīng)兩方面同時安排人員進行會議記錄,之后整理匯總。2. 會議紀(jì)要須包含:會議時間(起止時間格式為年/月/日/時/分)、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細會議內(nèi)容(發(fā)言記錄)、商議結(jié)果3. 會議紀(jì)要由會議記錄員在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi),整理完畢交由參會個人確認自己的發(fā)言內(nèi)容,報總經(jīng)理審查(部門會議除外),2日后無反饋需提醒領(lǐng)導(dǎo)批示,無異議后,經(jīng)與會人傳閱并存檔備案。4. 會議中形成的決議,要積極落實,相關(guān)部門負責(zé)人要加強決議的督辦、檢查。5. 所有與會人員應(yīng)將手機設(shè)置在振動或靜音狀態(tài)下。參會時,桌面上不得擺放與會議無關(guān)的東西。6. 會議中的文件資料,在會后要及時做好存檔工作,防止公司
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