行政制度文件管理辦法.doc

杭州通靈自動化股份有限公司行政文件管理辦法一、目的為加強公司文件體系管理，維護其規(guī)范性、科學性、穩(wěn)定性、連續(xù)性、強制性、可追述性和普遍適用性，確保公司有效、高速運轉(zhuǎn)，特制定本制度。行政文件管理制度與質(zhì)量管理體系文件控制程序、公司公文管理辦法互相補充，完善文件管理體系，確保公司文件得到有效執(zhí)行。二、適用范圍 本管理辦法適用于除質(zhì)量管理體系文件和公司公文之外的公司文件管理。三、文件體系與分類 公文文件 技術標準 標準文件 管理標準 工作標準 營銷管理制度 物流管理制度 財務管理制度 文件體系 規(guī)范 技術管理制度 生產(chǎn)管理制度 行政文件 人事管理制度 辦公總務管理制度 信息管理制度 固定資產(chǎn)管理制度 其他專業(yè)管理制度文件體系及分類圖3.1本規(guī)定中所稱的公文指公司在行使管理職能過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，主要包括決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。3.2本規(guī)定中所稱的規(guī)范是指用文字、圖表形式規(guī)定管理活動的內(nèi)容、流程和方法，包括企業(yè)標準和管理流程。3.2.1企業(yè)標準是對企業(yè)內(nèi)部與生產(chǎn)技術直接相關的、需要統(tǒng)一的重復性活動所作的詳細規(guī)定，包括技術標準、管理標準和工作標準。3.2.2企業(yè)制度是對公司各個管理層、管理部門及各項專業(yè)管理的職能范圍、責任權限、業(yè)務活動和協(xié)調(diào)辦法所作的規(guī)定。一般而言，一份制度對應一份流程說明書。3.3文件分為公司級文件和部門級文件。公司級文件是指由某個部門起草，涉及其他部門的業(yè)務，需公司其他部門執(zhí)行的文件；部門級文件是指由某個部門起草，只涉及本部門的業(yè)務，供本部門執(zhí)行的文件。公司級文件需總經(jīng)理審核簽發(fā)，部門級文件需本中心總監(jiān)審核簽發(fā)。四、管理職責4.1公文文件的起草、修訂、審批、發(fā)布、歸檔、維護和監(jiān)督，由總經(jīng)辦統(tǒng)一歸口管理。其相關規(guī)定參見公司公文管理辦法。4.2 企業(yè)標準的起草、修訂、審批、發(fā)布、歸檔、維護和監(jiān)督，由技術中心統(tǒng)一歸口管理。其具體規(guī)定參見相關企業(yè)標準（文件控制程序）。4.3企業(yè)制度的起草由職能部門負責，相關部門會簽，總經(jīng)辦負責復核及具體發(fā)布工作。4.4管理流程的審批、發(fā)布、歸檔、維護和監(jiān)督，由總經(jīng)辦統(tǒng)一歸口管理。4.5凡遇到難以確定其是企業(yè)標準還是管理流程的文件，由總經(jīng)辦確定該文件的類型及歸口管理部門。五、工作程序5.1制度的起草由主要責任部門牽頭，和相關部門一起在流程優(yōu)化和設計的基礎上，完成制度的起草。一份制度的基本要求如下。5.1.1應包含的基本要點地位、作用和意義；指導思想、基本原則和實施范圍；制定的依據(jù)；具體活動內(nèi)容及實施的步驟、方法和手段；執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、解釋、修訂該項制度的部門及其相互關系；該項制度與其他制度之間的關系；違反該項制度的處罰辦法。5.1.2制度起草的基本要求符合國家方針、政策、法律、法規(guī)；符合公司文化和實際，與公司業(yè)已生效的管理制度不相沖突；具有針對性、適用性、可操作性、可檢查性；重點突出，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，言簡意賅，用語、引文準確，標點符號使用恰當；以流程圖方式表示相關活動，在流程圖中注明主要控制點、責任部門及所需工作時間等。5.2文件的審批5.2.1初審凡需正式發(fā)布的制度，在送有關部門會簽之前，須經(jīng)主要起草部門的負責人進行初審。初審的重點是：把握制度文件是否符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)；是否符合公司的文化；是否同已出臺的有關制度文件重復或沖突；規(guī)定是否符合實際，是否具有合理性和可操作性；涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致。另外還要審查概念是否準確、措辭是否恰當、條理是否清楚、語法是否規(guī)范。5.2.2起草制度的部門必須按要求填寫制度呈批表，制度呈批表格式見附件2。5.2.3會簽。起草部門負責組織相關單位的會簽。會簽部門由制度內(nèi)容所涉及的相關部門組成。起草部門負責將制度文件文檔并附上擬稿紙發(fā)放至各會簽部門。擬稿紙詳見附件3。會簽部門完成擬稿紙后，需在制度呈批表上簽字確認。5.2.4復核。制度會簽后由起草部門送總經(jīng)辦（紙介質(zhì)和電子文檔各一份）進行復核。復核的重點是：制度內(nèi)容是否正確全面、審核會簽手續(xù)是否齊全規(guī)范、格式是否符合標準、發(fā)布范圍標準是否合理。凡經(jīng)復核不合格的，總經(jīng)辦有權要求起草部門按規(guī)定標準進行修訂、補充、完備。5.2.5審批和簽發(fā)。所有制度由總經(jīng)辦統(tǒng)一呈送公司相關的總監(jiān)和總經(jīng)理審批和簽發(fā)。公司級文件制度需總經(jīng)理簽發(fā)，部門級文件制度由所屬中心總監(jiān)簽發(fā)。5.3接收并執(zhí)行5.3.1公司各部門接收總經(jīng)辦發(fā)布的文件制度，在文件發(fā)放、回收記錄表上簽字確認。文件發(fā)放、回收記錄表詳見附件5。5.3.2公司各部門按照總經(jīng)辦的要求，匯報文件制度執(zhí)行情況。六、發(fā)文規(guī)范6.1企業(yè)制度的發(fā)布范圍由起草部門根據(jù)實際需要確定，并在制度呈批表上詳細填寫。發(fā)布形式有兩種：紙介質(zhì)及網(wǎng)絡電子介質(zhì)。傳閱權限由制度起草部門提出，總經(jīng)辦確認。6.2所有制度均由總經(jīng)辦進行分類編號，編號辦法見附件4。6.3企業(yè)制度的格式為：正式制度包括編號、類別、標題、正文、印制機關、成文日期、生效日期、適應范圍等；紙介質(zhì)的統(tǒng)一用A4復印紙印刷，同事保留同樣格式電子文檔；標題為三號黑體并加粗。正文為小四號宋體；邊距為上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字間距為標準距離，行距為1.5倍。6.4企業(yè)制度的校對由起草部門負責。6.5企業(yè)制度的印刷由總經(jīng)辦負責。6.6企業(yè)制度的分發(fā)由總經(jīng)辦負責。七、本規(guī)定的解釋權和修訂權屬于總經(jīng)辦，自發(fā)布之日起實施。八、附件附件1：行政文件制度出臺流程圖及說明附件2：制度呈批表附件3：擬稿紙附件4：制度編號說明附件5：文件發(fā)放、回收記錄表附件1：行政文件制度出臺流程步驟任務名稱崗位工作內(nèi)容簡要描述輸入內(nèi)容輸出內(nèi)容相關表單或文檔時限備注1起草制度起草部門員工根據(jù)本部門的文件制度需求，起草文件制度。本部門的文件制度需求文件制度草案制度文檔制度呈批表2制度初審起草部門領導根據(jù)文件制度初稿，對內(nèi)容進行初步審核。文件制度草案文件制度初稿制度文檔制度呈批表3會簽判斷起草部門領導根據(jù)文件制度涉及到的部門情況，判斷該文件制度是否需要進行會簽。文件制度初稿，會簽需求會簽的部門制度文檔制度呈批表4會簽處理相關部門領導對文件制度進行內(nèi)容審核，在制度呈批表填寫本部門的意見，并簽名確認。文件制度內(nèi)容各部門對文件制度的意見制度文檔制度呈批表5制度復核總經(jīng)辦綜合管理員對文件制度進行內(nèi)容復核，并檢查手續(xù)是否齊全。文件制度內(nèi)容各部門的會簽意見文件制度內(nèi)容、形式、程序?qū)徍酥贫任臋n制度呈批表6審定分管總監(jiān)審核文件制度內(nèi)容，簽發(fā)部門級文件。文件制度內(nèi)容文件制度內(nèi)容審核意見制度文檔制度呈批表7簽發(fā)總經(jīng)理審核文件制度內(nèi)容，簽發(fā)公司級文件。文件制度內(nèi)容文件制度內(nèi)容審核意見制度文檔制度呈批表8發(fā)布制度總經(jīng)辦對簽發(fā)過的文件進行發(fā)布。簽發(fā)過的文件制度文件制度的網(wǎng)上發(fā)布和紙制交接。發(fā)布后的制度文檔9接收執(zhí)行各相關部門內(nèi)勤接收文件制度，并執(zhí)行。文件制度交接手續(xù)，執(zhí)行情況說明發(fā)布后的制度文檔附件2：杭州通靈自動化股份郵箱公司制度呈批表公司領導簽發(fā)：公司領導審批：標題：附件：制度類別： 公司級文件 部門級文件秘密等級要求緊急程度要求起草單位：部門審核中心審核起草人：聯(lián)系電話：起草時間：會簽單位會簽意見（可另附頁）簽名總經(jīng)辦復核發(fā)布范圍發(fā)送份數(shù)由總經(jīng)辦填寫編號校對打字附件3： 杭州通靈自動化股份有限公司文件制度擬稿紙公司已準備制定_文件，由于涉及到貴部門，所以請簽署貴部門的意見。簽署完畢后，請交還給總經(jīng)辦綜合管理員。謝謝！部門： 擬稿人：時間： 年 月 日主題附件會簽部門會簽意見：部 門：簽署人：時 間： 年 月 日附件4：行政制度編號規(guī)則標準格式HTLZD出臺年份版本號制度編號制度類別公司代號 制度代號1、制度代號：ZD2、公司代號：HTL3、制度類別： 營銷管理制度：YX物流管理制度：WL財務管理制度：CW技術管理制度：JS生產(chǎn)管理制度：SC人事管理制度：RS辦公總務管理制度：ZW信息管理制度：XX固定資產(chǎn)管理制度：ZC其他專業(yè)管理制度：