OA系統(tǒng)提升工作效率.doc

OA系統(tǒng)提升工作效率 OA系統(tǒng)可以使鼎利人的日常工作更加簡潔方便，鼎利人在保證工作品質(zhì)的同時快速完成工作，同時方便各部門可以更好地采集與處理信息，從而節(jié)約時間提升工作效率。你可知道在提升工作效率方面它究竟發(fā)揮了多大的功能?下面來為你解答疑惑。 1、當(dāng)初為什么要使用OA系統(tǒng)? 初衷是提升效率，當(dāng)然現(xiàn)在OA的功能更加多元化。從xx年，公司開始調(diào)整戰(zhàn)略，人員數(shù)量進(jìn)入一個前所未有的高速增長期。在xx年底，工程服務(wù)類人員還不到30人;而xx年中期，人員數(shù)量已突破150人。那么，如果仍采用傳統(tǒng)的人工后臺支撐的管理方法，對于后端的管理(人員管理、項目成本核算，人員借款和報銷管理)將承受著巨大的處理壓力。后來，通過相關(guān)的調(diào)研，公司領(lǐng)導(dǎo)在xx年即同意立項開始OA開發(fā)，并且第一個開發(fā)的業(yè)務(wù)模塊就是費(fèi)用借款及報銷。 沒有OA系統(tǒng)前，當(dāng)員工需要出差借款及報銷時，只能通過寫郵件向部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起申請，各級領(lǐng)導(dǎo)郵件回復(fù)同意后，將郵件抄送財務(wù)部。完成郵件審批后，員工再前往財務(wù)部填報和簽署借款單，并在財務(wù)完成手工記賬后，最后領(lǐng)取現(xiàn)金或由出納通過網(wǎng)銀支付。而當(dāng)出差完成，進(jìn)行報銷的時候，也需遵循同樣的流程：員工填報Excel版的出差費(fèi)用表，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交財務(wù)部處理。財務(wù)部再根據(jù)員工欠款及報銷情況，手動進(jìn)行抵沖借款或直接報銷。如此下來，整個過程不但繁瑣，而且容易出錯。 2、OA系統(tǒng)對提升效率有哪些好處? 上述已經(jīng)說明了簡化流程節(jié)約時間的好處，還有就是實現(xiàn)流程的固化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集，形成各類型的統(tǒng)計報表，以及進(jìn)行自動預(yù)警等。這樣能將后臺人員、管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計中解脫出來，將精力更集中于對具體事情的處理和優(yōu)化上，這樣也從另一層面看，減少了管理成本，提升了管理效率。 3、OA系統(tǒng)為什么是自主研發(fā)，而非直接購買? 因為世紀(jì)鼎利本身屬于一個研發(fā)型的公司，而且當(dāng)時外部可選的OA系統(tǒng)并不多，所以公司決定自己開發(fā)。當(dāng)時開發(fā)的初衷，也就是為了解決最迫切的員工借款、報銷問題，以及基本的請休假、公告等功能?？墒?，隨著公司的壯大發(fā)展，各類業(yè)務(wù)操作也亟待通過IT化來實現(xiàn)流程固化及效率提升，于是，HR(人力資源類)、ERP(供應(yīng)鏈類)、PMS(合同及項目類)等各類系統(tǒng)被逐個開發(fā)出來。 同時，OA系統(tǒng)對于效率的提升是顯而易見的，比如借款、報銷，xx年時，服務(wù)部做過一個測算：對應(yīng)前方30個服務(wù)人員，后方得配備1個專職后臺處理人員。那么按xx年150個前方人員計，則后臺得配置5人;而到現(xiàn)在，服務(wù)部人員近1500人，而只與費(fèi)用類相關(guān)后臺端人員，還不到5人。 此外，因公司的信息化系統(tǒng)，一直都是使用自行開發(fā)的方式，所以在功能設(shè)計上，可以完全做到“私人訂制”。以項目系統(tǒng)為例：目前項目系統(tǒng)除遵循PMP體系及微軟Project的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)外，還能結(jié)合鼎利一直以來的項目管理特色(如員工日志管理、項目周報等)，以及與各類型費(fèi)用、支付系統(tǒng)進(jìn)行對接，以實現(xiàn)信息的高度整合。 其實目前世紀(jì)鼎利的OA系統(tǒng)已不再是一個單純的OA系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)轉(zhuǎn)變成一個由多元化系統(tǒng)整合而成的大型信息化系統(tǒng)。而對于未來，仍將有著較多方面需要提升及優(yōu)化： 1)實現(xiàn)集團(tuán)化體系及管控，因公司目前旗下已由多板塊、多個子公司組成，不同的板塊、公司下，對于權(quán)限及功能均有不同的需求。 2)打通原來各模塊間的“斷頭路”，實現(xiàn)各模塊間的數(shù)據(jù)聯(lián)通。 3)基于BI，實現(xiàn)流程、業(yè)績結(jié)果的呈