OFFICE應(yīng)用操作之七：Excel表內(nèi)引用圖片的技巧及應(yīng)用.doc

Office應(yīng)用操作系列之七：Excel表內(nèi)引用圖片的技巧及應(yīng)用基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)部鐘強(qiáng)作為教師，作為班主任，我們都用過(guò)EXCEL來(lái)處理數(shù)據(jù)，制作各種表格，其中有些表格是含有圖片的，如個(gè)人信息表、學(xué)籍卡、年終考核表等，里面含有個(gè)人的頭像圖片，一般情況下的做法是通過(guò)復(fù)制為每個(gè)人都建一張表或一個(gè)工作簿文件，然后分別打開(kāi)、打印。這樣的做法明顯有缺點(diǎn)的，比如表格格式有改動(dòng)時(shí)，要全部表一張一張的改；圖片要一張張的插入、調(diào)整；不能對(duì)全體數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，因?yàn)槊總€(gè)人的每張表是單獨(dú)的等等方面，會(huì)給數(shù)據(jù)處理和打印工作帶來(lái)很大的時(shí)間浪費(fèi)和精神上的煩惱。如果沒(méi)有相片的關(guān)系，只是數(shù)據(jù)處理，現(xiàn)在大家都知道可以通過(guò)使用函數(shù)（LOOKUP、VLOOKUP、INDEX、MATCH等）引用的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)一張基本表格打印出不同個(gè)人的信息。這樣的表，打印用的基本表格只有一個(gè)，數(shù)據(jù)在另一張工作表，通過(guò)引用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式打印和查詢。有修改時(shí)，只要修改一張打印表格就行了，要數(shù)據(jù)處理，也可在數(shù)據(jù)表里進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等處理。打印后再貼上相片。接下來(lái)的問(wèn)題就是本文要談到重點(diǎn)了。如果要把電子相片插到表里一起打印，或者說(shuō)需要打印含彩色相片的表格時(shí)，怎么辦？當(dāng)然你可以在上面的操作過(guò)程中，在打印每一個(gè)個(gè)人信息表之前，當(dāng)數(shù)據(jù)引用過(guò)來(lái)之后，先插入這個(gè)人的相片，調(diào)整大小和位置，再打印。然后刪了這張相片，再引用下一個(gè)數(shù)據(jù)，再插入下一張相片，再調(diào)整大小和位置，再打印。一樣的麻煩、一樣的浪費(fèi)時(shí)間。能否做到引用圖片呢？EXCEL單元格引用、函數(shù)的應(yīng)用是針對(duì)單元格的，而圖片不是單元格里的內(nèi)容，怎么引用？普通的方法是引用不到的。但是還是有辦法的，下面就簡(jiǎn)介一種最簡(jiǎn)單的方法，筆者就做一個(gè)實(shí)例，圖文解說(shuō)一下過(guò)程，主要有下面幾步。第1步：建立基本打印表、數(shù)據(jù)表、相片表，并且填好數(shù)據(jù)包括圖片。信息內(nèi)容少的話，數(shù)據(jù)表、相片表其實(shí)也可以合在一張表里做，相片只是其中一個(gè)數(shù)據(jù)而已。實(shí)例效果參看圖1、圖2：圖1最終效果及打印表1圖2最終效果及打印表2圖中可見(jiàn)，為了直觀，把工作表SHEET1、SHEET2、SHEET3分別改成了“打印”“相片”“數(shù)據(jù)表”，圖1圖2就是最終效果和打印表，圖3、圖4分別是“相片”、“數(shù)據(jù)表”：圖3相片工作表圖4數(shù)據(jù)工作表各表之間是利用“學(xué)號(hào)”為關(guān)鍵數(shù)據(jù)來(lái)引用的，也就是在圖1或圖2中的A3單元格里的學(xué)號(hào)：“201103”或“201104”是調(diào)用各表間數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞。只要在“打印”表的A3單元格輸入不同的學(xué)號(hào)，就可以顯示不同個(gè)人的信息含相片。其中除相片外的各數(shù)據(jù)就是使用前面提到的LOOKUP函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)引用的，這里就不具體談此數(shù)據(jù)的引用操作，只談圖片的引用。第2步：在“打印”表內(nèi)插入名稱定義。任點(diǎn)一單元格，點(diǎn)擊“插入名稱定義”，在彈出的對(duì)話框內(nèi)（圖5）上面的名稱一欄輸入名稱為“相片”（可以隨便安個(gè)中、英名字），在下面的引用位置中輸入公式：=INDEX(相片!$C$3:$C$8,MATCH(打印!$A$3,相片!$A$3:$A$8)，確定退出。其中，“打印!$A$3”是指“打印”表里輸入學(xué)號(hào)的單元格，見(jiàn)圖1或圖2；“相片!$A$3:$A$8”是指“相片”表里對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)區(qū)域（見(jiàn)圖3）；“相片!$C$3:$C$8”是指存放相片的具體區(qū)域里的相片（見(jiàn)圖3）。 圖5插入定義名稱第3步：選中“打印”表的C3單元格，就是顯示相片的單元格（圖1或圖2），點(diǎn)擊視圖工具欄控件工具箱，在彈出的對(duì)話框中單擊下面倒數(shù)第二個(gè)的圖標(biāo)（圖片），在C3單元格拖出相應(yīng)大小的框。然后把上面編輯欄中的公式:=EMBED(Forms.Image.1,) 改為:=相片?；剀?chē)后，就可以看到引用的相片了，實(shí)例效果見(jiàn)圖6、以及圖1圖2。圖6插入控件在上面的說(shuō)明過(guò)程中可以看到，在單元格里實(shí)現(xiàn)圖片的引用，實(shí)際上是利用了插入定義、插入圖片控件，結(jié)合INDEX、MATCH這兩個(gè)函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。最后談一下實(shí)際應(yīng)用問(wèn)題：我校班主任在學(xué)生畢業(yè)時(shí)都要給每個(gè)學(xué)生打印學(xué)籍卡，一式兩份，這是一個(gè)讓班主任頭痛的時(shí)刻，在學(xué)校還沒(méi)有相應(yīng)的學(xué)籍管理系統(tǒng)可以統(tǒng)一打印時(shí)，現(xiàn)在每位班主任都只能自己花很多時(shí)間去完成表格的制作、數(shù)據(jù)的收集填表和整理，而且只能像文章最前面講的那樣，一張張的打出來(lái)，再貼上相片，或一個(gè)個(gè)表分別插入相片，分別打印，現(xiàn)在，如果你學(xué)會(huì)了上面的方法，引用相片的問(wèn)題解決了，就解決了一個(gè)大麻煩，讓班主任在學(xué)生畢業(yè)時(shí)能輕松打印學(xué)籍卡了。還有一點(diǎn)，我校每個(gè)班的學(xué)生都在第一年入學(xué)時(shí)統(tǒng)一照有頭像，電子版的圖片文檔是現(xiàn)成的，這也是一個(gè)省事的方面。制作好一個(gè)完整的表格后，現(xiàn)在可以打印或進(jìn)行查詢了,只要在“打印”表A3單元格輸入不同的學(xué)號(hào)，就會(huì)引用出不同的個(gè)人信息，包括圖片。為了輸入的快捷，所以選學(xué)號(hào)為關(guān)鍵詞，其實(shí)你也可以改為輸入姓名或其它項(xiàng)目為關(guān)鍵詞，主要是根據(jù)表格的方便或使用者的習(xí)慣而定。最后，保存好這個(gè)文檔，以后根據(jù)實(shí)際需要增添“相片”表和“數(shù)據(jù)”表的內(nèi)容，再修改一下“打印”表里引用的范圍就行了，或預(yù)先把引用范圍設(shè)大一點(diǎn)，這就免去以后對(duì)這里的改動(dòng)。在人事管理工作里、學(xué)生檔案管理工作里、班主任管理工作里、成績(jī)管理工作里等等方面，如果還沒(méi)有專用的管理系統(tǒng)，其實(shí)都可以按自已意愿做一個(gè)適用本單位、本部門(mén)使用EXCEL管理表,通過(guò)函數(shù)的引用和圖片的引用，制作出查詢表、打印表、統(tǒng)計(jì)表等。比如在班主任管理工作中，可以制作一個(gè)含3年6個(gè)學(xué)期的學(xué)生情況查詢表，在同一個(gè)工作簿里，只要設(shè)計(jì)一張查詢表（就是等同于本文的“打印”表），然后輸入某位學(xué)生的姓名，就可以查看到該學(xué)生的個(gè)人基本資料、各學(xué)期的成績(jī)、操行、評(píng)語(yǔ)等信息。這將極大地方便班主任的管理工作，減輕數(shù)據(jù)處理帶來(lái)的煩惱。三年時(shí)間，只用一個(gè)