比亞迪管理制度13.docx

第一節(jié) 應收帳款第一條 銷售核算流程：本流程主要是為了加強對應收帳款的管理，規(guī)范銷售核算行為，保證有關憑證的正確傳遞和保存。銷售核算處會計根據(jù)發(fā)貨單和發(fā)票、出口報關單處理帳務，制作記帳憑證。貨款收到后，銷售核算處會計查詢是哪筆貨款，并填入客戶代碼，制作記帳憑證，會計主管審核后歸檔。銷售核算處會計隨時跟蹤貨款到帳情況，掌握各客戶帳期。第二條 執(zhí)行細則：a) 客戶檔案管理：所有客戶資料必須納入公司統(tǒng)一管理，客戶檔案資料包括：公司名稱，地址，電話，傳真，業(yè)務聯(lián)系人，財務部電話，國內(nèi)需要增值稅發(fā)票的客戶還須提供營業(yè)執(zhí)照復印件，稅務登記證。b) 定單的管理：公司所有報價都必須由市場部經(jīng)理，總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽字確認，報價按交貨地點不同分兩種價格，境外交貨為基本報價，境內(nèi)交貨無論收取的是外匯還是人民幣都在境外交貨的基礎上另加17%，所有定單由總工辦統(tǒng)一管理，總工辦審核定單報價是否合理。由于銷售員與客戶之間達成的價格上的變動及客戶要提取貿(mào)易傭金和折扣導致與定單不符時，銷售員應要求客戶先按原定價格如數(shù)支付貨款，不得直接從貨款中扣除。由銷售員向總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)批準后備齊資料交財務部，包括與客戶簽定的傭金合同、申請以及其他財務部要求的資料，財務部在收到資料后的一周內(nèi)付款，因上述手續(xù)未辦造成出貨與回款不符的由銷售員個人承擔。總工辦經(jīng)合同評審合格后根據(jù)銷售定單安排生產(chǎn)。未進行客戶檔案登記的原則上總工辦不安排生產(chǎn)，特殊情況除外, 但由此造成的損失由相關人員承擔。c) 出貨管理：生產(chǎn)完畢進倉后，總工辦根據(jù)定單開具發(fā)貨單，由財務部簽字后送交倉庫，倉庫憑發(fā)貨單發(fā)貨，發(fā)貨單作為財務部入帳的依據(jù)之一，因此要求所開發(fā)貨單正確無誤，與出口報關單一致，因種種原因造成發(fā)貨單與出口報關單不一致的，追究當事人責任。d) 發(fā)票的管理：發(fā)票分為出口銷售發(fā)票與一般銷售發(fā)票，一般銷售發(fā)票又分為增值稅發(fā)票與普通發(fā)票，貨物報關出口后根據(jù)發(fā)貨單與出口報關單開具出口銷售發(fā)票，國內(nèi)銷售根據(jù)客戶的要求開具增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，開具增值稅發(fā)票時，發(fā)票上客戶名稱必須與發(fā)貨單、定單、收款單客戶名稱一致。境外客戶在境內(nèi)有分公司的，送給分公司的貨物視同內(nèi)銷處理，開具普通發(fā)票。報價時以出口報關價為基數(shù)，在出口報關價的基礎上增加17%?？蛻粢缶惩饨回浀且驗槲宜救藶樵颍ㄈ缍▎蝹鬟f不及時或生產(chǎn)沒有按時完成）造成境外交貨來不及，不得不在境內(nèi)交貨的，由責任人承擔該定單17%稅款。因境外客戶特殊要求可在提供上述發(fā)票的同時提供INVOICE，對INVOICE執(zhí)行以下規(guī)定：（一） INVOICE原則上由跟單銷售員制作，財務部審核，共三聯(lián)：第一聯(lián)為財務部聯(lián)，第二聯(lián)為客戶聯(lián)，第三聯(lián)為銷售員留存聯(lián)。（二） INVOICE一定要注明公司發(fā)貨單號碼。（三）INVOICE所反映貨物品種、名稱、數(shù)量、金額要與發(fā)貨單一致。（四）INVOICE號碼編寫按5段12位碼規(guī)則填列：第一段為客戶代碼（總工辦提供），一般為三位；第二段為出貨年，取2位，如2000年取末兩位；第三段為發(fā)貨月，取2位碼；第四段為發(fā)貨日，取兩位。第五段為總順序號取3位。五、退貨補貨管理：客戶要求退貨時，銷售員必須與客戶聯(lián)系，確認其型號、數(shù)量、退貨日期，并據(jù)此填寫退貨審核記錄表第一項后傳給總工辦?？偣こ處煷_認后，由總辦安排車輛拉回退貨，司機必須書面與雙方倉庫人員交接清楚。凡屬于總工辦未通知司機拉的退貨，司機不得擅自從客戶處拉回退貨，并向客戶說明我司關于退貨處理的具體情況。總工辦專人負責對退貨電池進行編號（如：TH99001-01），并存檔記錄。倉庫收到退貨后應立即清點數(shù)目，發(fā)現(xiàn)與客戶所報數(shù)目不符的，立即通知總工辦，由銷售員最遲在第二天反饋客戶，客戶服務部在接到通知后三天內(nèi)向總工辦遞交檢驗報告，并提出處理意見。總工辦根據(jù)檢驗報告及客戶要求判定處理結(jié)果，決定補貨或由客戶扣款。同時辦理入庫手續(xù)（開具紅字發(fā)貨單），紅字發(fā)貨單根據(jù)客戶退貨單與所收實物填寫，形式必須與客戶退貨單保持一致，并注明扣款還是補貨，需要補貨的盡可能當月補齊，補貨時開具發(fā)貨單同時注明退貨時紅字發(fā)貨單號碼，并做好退補貨的登記工作。六、回簽單管理：貨物發(fā)出后，收貨單位必須在發(fā)貨單上簽字確認證明已收到貨物（回簽單），這將作為收取貨款的依據(jù)，因此回簽單的管理尤其重要。針對此種情況，特做如下規(guī)定：總工辦開出發(fā)貨單時作好登記，司機送貨時在登記本上簽字取走客戶、回單兩聯(lián)，司機送貨回來后交回總工辦有客戶簽字及客戶公章的回單（回簽單），并在總工辦登記本上簽字，總工辦必須保證取得所有發(fā)貨的回簽單，收齊后定期轉(zhuǎn)交財務部，由財務部簽字確認。登記本由總工辦作為檔案妥善保管，工作交接時作為重要檔案交接的一部分。銷售員需要拿原件向客戶收取貨款的，必須復制一份留底，并在復印件上簽字并注明取走日期。登記本格式如下：客戶名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額號碼日期送貨人回簽單交回人財務部七、貨款回收：企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務是以實現(xiàn)收入為目的，因此一筆銷售業(yè)務的發(fā)生，直到貨款完全收回才算結(jié)束。新客戶第一次業(yè)務必須現(xiàn)款現(xiàn)貨，即財務部收妥對方貨款后才允許發(fā)貨，信用證結(jié)算除外。公司所有業(yè)務必須通過銀行結(jié)算，嚴禁私自收取現(xiàn)金行為，特殊原因必須收現(xiàn)金的須由客戶自行到公司財務部交款，或由財務部認可，并派專人陪同時方可收取。針對一些業(yè)務來往比較久信用比較好的老客戶，公司會根據(jù)對方的信用情況給予一定的帳期，對于公司給予帳期的客戶，跟單員必須隨時掌握客戶的經(jīng)營情況，財務運作情況，并定期拜訪客戶。對于快到帳期的貨款應及時提醒客戶，保證客戶按計劃付款。對于超過帳期的客戶，應分析推遲付款的原因，是客戶一時資金周轉(zhuǎn)困難還是經(jīng)營遇到了問題，對于經(jīng)營不善的客戶，及時發(fā)現(xiàn)其動向，及時調(diào)整銷售策略，避免公司蒙受不必要的損失。對于超過帳期的客戶，跟單員必須及時書面反映給公司領導，說明原因，必要時交由司法機關解決。對于沒有及時書面反映情況的跟單員, 從超過帳期的下個月起從工資中扣除貨款。八、對帳：財務部應收帳款負責人應定期與客戶對帳，跟單員應積極配合，應在財務部發(fā)出通知后一周內(nèi)到財務部協(xié)助對帳。對于對帳過程中有特殊原因需要調(diào)帳的，銷售員必須在一周內(nèi)寫出書面說明報公司領導審批，否則按對帳不符造成的差額執(zhí)行扣款。第三條 信用證的管理：在信用證操作過程中，往往存在許多不符點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1、 信用證本身存在著我們無法滿足的要求，而銷售員未及時與客戶聯(lián)系進行修改；2、 交單時間超過信用證規(guī)定的期限，若信用證沒有具體說明在SHIPMENT后*天內(nèi)，則有效期在21天。3、 海運提單、空運單等運輸單據(jù)未嚴格按信用證要求制作。4、 保險單的保險條款不完整或被保險人與信用證不符。5、 單據(jù)之間的箱嘜、貨物總重量及貨箱尺寸不一致。6、 單據(jù)的出具日期與信用證不符，如：信用證要求的傳真及快遞日期、最晚裝運日期等。單據(jù)存在不符點，導致信用證失效，貨款回收無銀行信用作保障，不僅會使我們承擔客戶拒付的風險，而且即使客戶愿意到銀行承兌付款，也會使公司蒙受不符點扣費損失。為規(guī)范信用證操作與管理，減少單據(jù)不符點，加快資金回收，維護公司經(jīng)濟利益，特做如下規(guī)定：1、 客戶正式開立信用證前，銷售員應要求客戶把信用證底單傳真到公司財務部，并由財務部把底單與購貨合同進行核對，若一致則由銷售員通知客戶到開證銀行正式開立信用證，否則銷售員要及時與客戶聯(lián)系進行修改并要求其開立與購貨合同一致的信用證。2、 信用證到達通知行后，由財務部通知銷售員出貨及備單。3、 發(fā)票及其他單據(jù)由銷售員備齊，外來單據(jù)（如提單、保險單、FORM A、商檢證書等）在繕打正本之前由銷售員把底單拿到財務部進行審核，若不符信用證要求，銷售員應在及時修改后方可通知有關機構繕打正本。4、 銷售員備齊單據(jù)后，應及時把全套單據(jù)交到財務部進行審核并由財務部到銀行交單。5、 需要在香港交單的信用證，操作程序與上述一致，由香港分公司文員傳真到財務部審核。6、 信用證要做到單證一致、單單相符，信用證操作實行責任分解，按上述程序操作中因特殊情況造成的信用證不符點損失，責任人承擔50%，不按上述程序操作造成的不符點損失全部由個人承擔。有關發(fā)貨單、出倉單的管理規(guī)定 公司的發(fā)貨單、出倉單，既是財務部記帳的原始憑證，又是財務部出具發(fā)票向客戶索要貨款及與客戶對帳的原始依據(jù)，因此發(fā)貨單、出倉單務必做到正確無誤，否則會造成財務部記帳、回款、對帳等一系列工作的混亂?，F(xiàn)發(fā)現(xiàn)發(fā)貨單、出倉單存在以下錯誤：1、 價格與定單、報關單不符或價格變動后總工辦不通知財務部調(diào)帳；2、 定單號不齊或開錯，物料編號開錯；3、 實際送物料與報關單、發(fā)貨單、出倉單不符；4、 開單人員在發(fā)貨單、出倉單上更正后不簽章。為加強開單人員的工作責任感心，堅決杜絕 以上錯誤，特對發(fā)貨單、出倉單做出以下管理規(guī)定：1、 開錯的單據(jù)對責任人處以一單50元的罰款；2、 價格變動的單據(jù)總工辦必須書面的形式說明并報財務部調(diào)收備案；3、 單據(jù)更正處必須由更正人簽章。第二節(jié) 應付帳款第一條 采購結(jié)算業(yè)務流程：采購員收集正確無誤的發(fā)票原件、進倉單原件、合同交財務部，采購核算處會計人員對單據(jù)的完整性、準確性、合法性進行審核。審核項目包括：增值稅發(fā)票形式上和內(nèi)容上的審核；進倉單據(jù)是否合法、手續(xù)是否完整；發(fā)票、合同、進倉單的一致性，是否完全匹配。無誤后進行帳務處理，制作記帳憑證。采購核算處會計將增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)交稅務業(yè)務處人員辦理增值稅進項抵扣。會計主管人員審核后歸檔。付款時采購人員填制付款申請單，部門負責人簽字，公司領導簽字，采購核算處會計人員查詢發(fā)票是否入帳，填入供應商代碼，財務負責人簽字交由出納付款，制作記帳憑證。需要予付款的隨付款申請單付定貨合同。月末，倉庫已收貨而發(fā)票未到的，暫估入帳。第二條 執(zhí)行細則1 采購：采購科接到請購單即從合格供應商名單中選擇性能價格比合理的供應商作為采購對象，并與供應商簽定合同，該合同經(jīng)物料部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理核準后正式生效，成為供求雙方交易的依據(jù)。2 收料：供應商應依照合同規(guī)定的時間、型號、數(shù)量送貨上門。貨物運到后，由收料房點大數(shù)并開出收料單予送貨人，收料單上詳細填列貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、收料時間、供應商名稱及雙方人員簽名，并加蓋“大數(shù)已點小數(shù)未核”章。收料單一式5份，收料房、采購、送貨人、財務部、IQC各執(zhí)一份。3 檢驗：IQC負責對收到的貨物進行檢驗，每批次材料檢驗時間不得超過3天，檢驗合格的材料應粘貼合格標識，檢驗不合格的應由物料部與供應商聯(lián)系退貨。4 進倉：收料房負責將檢驗合格的材料仔細清點后入倉，由收料房填寫進倉單，進倉單應與收料單相匹配，即開在一張收料單上的同一批次的材料必須也開在同一張進倉單，進倉單一式五份，倉庫、財務部、物料部、供應商各執(zhí)一份。若點小數(shù)時發(fā)現(xiàn)有短缺，按實際數(shù)量進倉，如需補貨應立即通知供應商補貨，補貨的材料進倉時應注明補貨字樣，并附原進倉單日期號碼送交財務部、物料部。進倉單上應加蓋庫別章、供應商名稱應完整、準確地填寫，同時保證原材料編碼正確無誤。經(jīng)IQC檢驗不合格材料，開具紅字收料單，由供應商簽字拉回。在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)不合格材料，開具不合格品處理單由生產(chǎn)車間拉長、車間主任、品管、物控簽字并注明退貨原因退到收料房，采購科反饋給供應商，同時車間與倉庫辦理退補料手續(xù)，開具紅字領料單退料，藍字領料單補料。收料房開具紅字進倉單，由供應商簽字拉回。5 收料房帳務：從貨物進入公司大門，不管是否進倉，我司都承認了此批貨物，因此收料房一定要作好流水帳的登記工作，根據(jù)收料單日期號碼順序登記入帳，根據(jù)進倉單日期號碼一一核銷，退貨及與各分廠之間交接一定要對方在流水帳上簽字，以做到每批貨物去向清楚，收料員每天都要盤點未核銷貨物，以保證帳實相符。月末上報流水帳報表及盤點表給財務部采購部。車間退回物料帳務操作程序同上。財務部采購部應付帳款管理人員必須每月抽查收料房盤點情況，對于收料房現(xiàn)存退貨物料及時清理。6 交單與理單：進倉單財務聯(lián)、采購聯(lián)、回單聯(lián)由倉管員每天上交主管，再由主管登記單號后分別送交財務部、采購科，財務部、采購科確認單號連續(xù)、無遺漏后記錄單號、日期并簽字確認。財務與采購分別將進倉單按供應商分類整理、分開保管。理單時應檢查單上信息填寫是否清晰、規(guī)范。采購應每周寄一次單據(jù)給供應商，月末最后一天寄本月最后一批單據(jù)。供應商根據(jù)我公司進倉單，按進倉時間順序如實開具發(fā)票并填制供貨清單，清單內(nèi)容包括進倉單日期、號碼、名稱、數(shù)量、金額，應付帳款管理人員核對無誤后入帳，按發(fā)票日期確定一定帳期，到帳期按發(fā)票金額付款，做到單單清楚，發(fā)票上的供應商名稱應與進倉單上的一致。7 金蝶倉庫管理系統(tǒng)未啟用前，由采購科提供采購單價給財務部，財務部材料三級帳管理人員依據(jù)倉庫送交的進倉單、領料單、材料自制（委外加工）進倉單、材料自制（委外加工）出倉單，將數(shù)據(jù)輸入我司自行開發(fā)的倉庫管理信息處理系統(tǒng)，經(jīng)過審核后可以生成原材料明細帳，提供原材料收、發(fā)、存的確切數(shù)據(jù)，并為成本核算提供原材料加權平均單價。金蝶倉庫管理系統(tǒng)啟用后單據(jù)處理程序另行規(guī)定。8 月末財務部應付帳款管理人員將上述進倉數(shù)據(jù)引出，篩選出本月已進倉未開發(fā)票的材料暫估入帳，同時核對并保證本月進倉金額與三級帳一致。9 帳齡分析：應付帳款管理人員根據(jù)供應商到票情況及暫估情況分別做出帳齡分析，帳齡起算點分別為發(fā)票到日及收貨日，每月編制后三個月應付帳款資金計劃，詳細說明該月應付的帳款，供應商名稱。10 付款：由物料部提出申請，財務部對照帳齡分析與資金計劃，審核無誤后付款。關于發(fā)票管理的規(guī)定 近段時期以來，某些公司利用發(fā)票偷騙稅現(xiàn)象愈演愈烈，我公司也被動地卷入，成為襲擊的對象，為了加強內(nèi)部管理，保證國家稅收的嚴肅性，避免不必要的財產(chǎn)損失。經(jīng)研究，特作以下規(guī)定：1. 采購員所采購的貨物，必須取得對方經(jīng)過年審的加蓋公章的稅務登記證副本（國稅）、增值稅一般納稅人資格證明、營業(yè)執(zhí)照復印件、購銷合同。然后根據(jù)實際的購貨數(shù)量，由供貨單位開具增值稅專用發(fā)票，提供發(fā)票時必須同時附對方的“發(fā)票驗舊供新表，XX國家稅務局發(fā)票銷售收據(jù)”原件（樣本見復印件），或者把這兩資料復印一份請稅務局蓋章后提供給我司，還可以采用把開具給我司的發(fā)票復印一份請稅務局蓋章后提供給我司。“發(fā)票驗舊供新表”與“XX國家稅務局發(fā)票銷售收據(jù)”上記錄的