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行政管理制度 員工日常行為規(guī)范1 目的和適用范圍1.1 規(guī)范員工行為,提升員工精神面貌,樹(shù)立公司良好的對(duì)外形象。1.2 本規(guī)范適用于公司全體員工。2 管理與組織2.1 本規(guī)范由行政部負(fù)責(zé)檢查和監(jiān)督執(zhí)行。2.2 各部門經(jīng)理有對(duì)本部門員工行為是否規(guī)范進(jìn)行監(jiān)督和管理的職能。3 基本規(guī)定3.3 接打電話3.3.1 接打電話是我們與用戶交往的重要途徑;個(gè)人的形象就是公司的形象。員工在日常的接打電話中要給對(duì)方以良好的形象,更好地表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì),也使外界對(duì)公司的辦事效率,管理水平等方面留下良好印象。3.3.2 基本要求3.3.2.1 在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話;3.3.2.2 接打電話,先說(shuō)聲“您好”, 并主動(dòng)報(bào)出部門、姓名。3.3.2.3 通話言簡(jiǎn)意賅,時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。3.3.2.4 鄰座沒(méi)人時(shí),請(qǐng)代接電話,有事請(qǐng)寫(xiě)留言條,并及時(shí)轉(zhuǎn)告。3.3.2.5 盡量減少私人電話,嚴(yán)禁撥打信息臺(tái)電話。3.4 言語(yǔ)行為3.4.1 言語(yǔ)、行為、舉止文明、禮貌。3.4.2 嚴(yán)禁在公司內(nèi)打架斗毆,互相吵罵。3.4.3 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點(diǎn)頭表示致意,同事以姓名或職務(wù)稱呼;客戶以先生、小姐稱呼,并使用普通話。3.4.4 站姿要挺拔,坐姿要端正,走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。3.4.5 公司內(nèi)職員與領(lǐng)導(dǎo)或客戶相遇,應(yīng)主動(dòng)讓行,以示禮貌。3.4.6 公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入辦公室應(yīng)主動(dòng)起立相迎。3.4.7 握手時(shí)應(yīng)主動(dòng)熱情,不卑不亢。3.4.8 進(jìn)入辦公室應(yīng)輕輕敲門,聽(tīng)到應(yīng)答后再進(jìn),進(jìn)門后回手關(guān)門不能大力粗暴。3.4.9 同事之間或部門內(nèi)部如有業(yè)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行討論時(shí),應(yīng)避免影響他人工作。3.4.10 請(qǐng)不要在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)奔跑、大聲叫喊、高談闊論。3.4.11 在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)請(qǐng)靠右行走,互相禮讓,不要搶行。3.4.12 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。3.4.13 辦公時(shí)間內(nèi)不得在電腦上玩游戲、看影碟、做與工作無(wú)關(guān)的事。3.4.14 請(qǐng)愛(ài)護(hù)公司的辦公用品、設(shè)備及其它財(cái)物,不得公私不分。3.4.15 厲行節(jié)約,減少浪費(fèi)。3.4.16 嚴(yán)禁在公司內(nèi)用餐、吃零食。3.5 個(gè)人環(huán)境3.5.1 請(qǐng)保持個(gè)人辦公位整潔,辦公桌椅、計(jì)算機(jī)表面不能有灰塵,物品要擺放整齊,辦公區(qū)請(qǐng)不要隨便張貼。3.5.2 請(qǐng)不要在辦公區(qū)堆放資料、紙箱等物品。3.5.3 有事離開(kāi)或下班離開(kāi)辦公位時(shí),請(qǐng)將座椅推入辦公桌下。3.5.4 下班離開(kāi)辦公室前,請(qǐng)關(guān)閉機(jī)器電源(包括電腦),收好所有資料和文件,最后離開(kāi)者請(qǐng)關(guān)閉電燈、門、窗、空調(diào)等。3.6 公共環(huán)境3.6.1 除指定地點(diǎn)外(行政部確定并明示),在公司任何地方(包括衛(wèi)生間)都禁止吸煙。3.6.2 無(wú)特殊事由請(qǐng)不要帶家人、親屬、朋友到公司辦公場(chǎng)所。(特殊情況需運(yùn)營(yíng)總監(jiān)批準(zhǔn),并報(bào)行政部備案)。3.6.3 員工外衣請(qǐng)統(tǒng)一懸掛指定地方(如衣架等),不要隨意擺放。3.6.4 請(qǐng)不要在辦公家具上和公共設(shè)施上任意寫(xiě)字、刻畫(huà)、張貼。3.6.5 請(qǐng)把廢紙、廢物放入指簍,杯中剩水請(qǐng)倒入指定地點(diǎn),請(qǐng)不要用飲用水沖洗杯子。3.6.6 請(qǐng)不要在辦公區(qū)大聲喧嘩,有來(lái)客請(qǐng)帶至?xí)褪一蚯⒄剠^(qū)。3.6.7 請(qǐng)不要讓客人在沒(méi)有任何員工的陪同下在辦公區(qū)內(nèi)走動(dòng)。3.6.8 車輛請(qǐng)停至指定區(qū)域,不要隨意停放。3.6.9 愛(ài)護(hù)公共財(cái)物,使用辦公設(shè)備要嚴(yán)格遵照使用說(shuō)明操作。3.6.10 下班前關(guān)好本辦公區(qū)域內(nèi)的門窗、空調(diào)、電腦及其他設(shè)備,隨手關(guān)燈。3.6.11 一切有礙觀瞻,有損形象的行為。如:隨地吐痰,亂扔雜務(wù)。4 獎(jiǎng)懲措施4.1 行政部將不定期對(duì)本規(guī)范進(jìn)行檢查,并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行公布;員工遵守此規(guī)范的程度將作為受聘的依據(jù)。4.2 對(duì)檢查出的不符合規(guī)范的行為,要求予以糾正或整改。4.3 對(duì)違反規(guī)定的人員,根據(jù)情節(jié)輕重分別給予當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人警告、公司通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、降薪、辭退直至開(kāi)除的處罰。4.3.1 在公司內(nèi)打架斗毆對(duì)當(dāng)事人予以辭退。4.3.2 在公司內(nèi)互相惡語(yǔ)吵罵,將對(duì)當(dāng)事人每次罰款200元,情節(jié)嚴(yán)重者還將給予行政處分直至辭退的處理。4.3.3 在禁止吸煙的地方吸煙,發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。三次(含)以上對(duì)責(zé)任人予以辭退。4.3.4 工作時(shí)間內(nèi)在電腦上玩游戲或做與工作無(wú)關(guān)的事情,發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。4.3.5 其他違規(guī)情況第一次違反予以口頭警告;第二次違反除警告外,填寫(xiě)過(guò)失單,予以經(jīng)濟(jì)處罰20元;第三次違反,予以經(jīng)濟(jì)處罰100元,并在公司內(nèi)通報(bào)批評(píng),同時(shí)對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)予以經(jīng)濟(jì)處罰50元。4.3.6 對(duì)三次以上違反規(guī)范的、屢教不改者,可根據(jù)情節(jié)予以降薪、辭退直至開(kāi)除的處罰。4.4 罰款以現(xiàn)金的形式當(dāng)場(chǎng)繳納。4.5 所有罰款將作為員工活動(dòng)經(jīng)費(fèi),經(jīng)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)審批后使用???則 為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實(shí)施,規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為,理順內(nèi)部關(guān)系,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件,以加強(qiáng)行政管理的有效性,并在公司內(nèi)部形成辦事有程序,工作有標(biāo)準(zhǔn),事事有人管,人人有專責(zé)的工作局面。 第一章辦公用品管理制度 為進(jìn)一步開(kāi)源節(jié)流,規(guī)范辦公用品管理,特做如下規(guī)定: 一、職責(zé)及范圍 (一)本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品,本制度規(guī)定了辦公用品計(jì)劃、采購(gòu)、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。 (二)辦公用品的采購(gòu)、保管及發(fā)放歸口行政部管理。各部門辦公用品計(jì)劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé) (三)辦公用品分類:一般辦公用品包括:剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書(shū)器、涂改液、壁紙刀、簽字筆、鉛筆、信封、打印紙、復(fù)印機(jī)、復(fù)寫(xiě)紙、印刷品、印泥、訂書(shū)針、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊(cè)、卷宗、檔案袋或盒、標(biāo)簽、紙杯、計(jì)算器、電池等。(四)員工應(yīng)對(duì)辦公用品本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對(duì)于消耗品第二次發(fā)放起,必須實(shí)行以舊換新。二辦公用品采購(gòu)計(jì)劃(一)各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況,于每月25日前填報(bào):行政部表格一辦公用品申領(lǐng)單,該申領(lǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)行政部進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核算。(二)行政部負(fù)責(zé)人核對(duì)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表與辦公用品臺(tái)賬庫(kù)存后,填報(bào):行政部表格二辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表,該表經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)審批簽字后,交由行政部負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購(gòu)。三辦公用品購(gòu)置及保管(一)行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)審批簽字后的辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表實(shí)施購(gòu)買,并與月底30日前完成。(二)行政部須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格,保證最有性價(jià)比和質(zhì)量。(三)行政部辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)的做好辦公用品入庫(kù)出庫(kù)臺(tái)賬,做到每一批辦公用品進(jìn)出有章可循、有據(jù)可查。認(rèn)真填寫(xiě):行政部表格辦公用品入庫(kù)登記表。四辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用(一)個(gè)人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)配備簽字筆一支、筆記本一本、文件夾一個(gè)等。2、個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫(xiě):行政部表格個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,交由行政部審批同意后負(fù)責(zé)發(fā)放登記。3、行政部根據(jù)個(gè)人辦公用品領(lǐng)取情況作出詳實(shí)登記,負(fù)責(zé)建立個(gè)人用品領(lǐng)取檔案,根據(jù)申請(qǐng)單對(duì)應(yīng)詳實(shí)填寫(xiě):行政部表格個(gè)人物品領(lǐng)取登記表。(二)部門辦公用品的發(fā)放1、刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書(shū)器(訂)、涂改液、壁紙刀按區(qū)域分配,每辦公區(qū)去分配一套(至少兩人一套)。2、計(jì)算器除必備部門(像預(yù)算部)區(qū)域分配。3、行政部根據(jù)各部門已填報(bào)簽批的辦公用品申領(lǐng)單建立檔案,填寫(xiě)行政部表格部門辦公用品領(lǐng)取登記表,據(jù)表單如是發(fā)放所列物品,部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后須簽字確認(rèn)(三)會(huì)議期間辦公用品管理規(guī)定1、公司會(huì)議期間會(huì)務(wù)組按需填寫(xiě):行政部表格會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單,由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人審核簽字后交由行政部審核同意后進(jìn)行領(lǐng)用。2、行政部應(yīng)認(rèn)真核實(shí)申領(lǐng)單后方可發(fā)放會(huì)議用品,同時(shí)做好會(huì)議期間物品領(lǐng)用登記表,注明會(huì)議主題、時(shí)間、各會(huì)務(wù)組名稱、負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)物品名稱等,以備核查。同時(shí)認(rèn)真填寫(xiě)行政部表格會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表。(四)電話、計(jì)算器、訂書(shū)器、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、壁紙刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤燈耐用辦公用品,已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放,原則上不再增補(bǔ),如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說(shuō)明原因或憑毀損原物以舊換新,杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或損失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。五行政部辦公用品負(fù)責(zé)人職責(zé)1、辦公用品負(fù)責(zé)人須建立和登記辦公用品臺(tái)賬,定期核查所領(lǐng)取物品登記表,做好辦公用品的購(gòu)置、發(fā)放和庫(kù)存管理。2、辦公用品負(fù)責(zé)人須定期或不定期盤點(diǎn)。查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物,保證賬實(shí)相符。3、辦公用品負(fù)責(zé)人須防止辦公用品受潮、蟲(chóng)蛀、損壞或丟失,保證辦公用品的功能和性能。4、辦公用品負(fù)責(zé)人須根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況,確定和保持合理的庫(kù)存種類和數(shù)量,以減少資金占用和保證正常使用。六辦公用品的交接于回收員工離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接貨收回時(shí),應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項(xiàng)列出物品清單,接受人在監(jiān)交人的監(jiān)督人的監(jiān)督下,仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn),遇有毀損的要求移交人書(shū)面表明,視該物品金額的大小情況,是否追究移交人的責(zé)任,另行處理。2、辦公用品負(fù)責(zé)人需根據(jù)清單核實(shí)后填寫(xiě):行政部表格辦公用品交接登記表,存檔備案。若接收人為管理員本人時(shí),管理員須仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn),并且做好登記入庫(kù)工作。第二章、固定資產(chǎn)管理制度為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理與核算,保證固定資產(chǎn)安全與合理使用,防止損壞丟失,充分發(fā)揮其使用效能,特制定本制度。一、固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)與分類1、固定資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng),單位價(jià)值較高,并且在使用過(guò)程中保持原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。2、本企業(yè)固定資產(chǎn)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)用途和使用情況分為兩大類:生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)和非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)。2.1生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn),是指直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程的各種固定資產(chǎn)。如生產(chǎn)設(shè)備、房屋、建筑物、機(jī)電設(shè)備、電氣設(shè)備、各類計(jì)量設(shè)備、運(yùn)輸車輛、器具、工具等。2.2非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn),是指不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種固定資產(chǎn)。如辦公樓、門衛(wèi)室、職工食堂、車庫(kù)房等房屋建筑物;辦公用電子設(shè)備、辦公用高檔家具、車輛和其他固定資產(chǎn)。3、標(biāo)準(zhǔn)界定:3.1生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn):為企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的、使用時(shí)間超過(guò)12個(gè)月的非貨幣性資產(chǎn),包括房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。3.2非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn):使用期限超過(guò)1年,不在此標(biāo)準(zhǔn)的列入低值易耗品管理。二、固定資產(chǎn)的管理1、本企業(yè)固定資產(chǎn)實(shí)行分級(jí)歸口管理。公司財(cái)務(wù)部為本企業(yè)固定資產(chǎn)管理一級(jí)部門,行政部為二級(jí)資產(chǎn)歸口管理部門。2、行政部負(fù)責(zé)歸口管理公司的所有固定資產(chǎn)中的辦公設(shè)備及家具類設(shè)備、安保設(shè)施;3、各使用部門負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行日常管理和維護(hù)。4、財(cái)務(wù)部設(shè)總分類帳統(tǒng)馭科目,并設(shè)品種、數(shù)量、金額明細(xì)帳進(jìn)行一級(jí)管理;具體財(cái)產(chǎn)由行政部建立品種、數(shù)量明細(xì)帳,并安排使用和管理;具體使用部門建立相應(yīng)的資產(chǎn)品種卡片,落實(shí)到部門、個(gè)人,明確責(zé)任,加強(qiáng)管理。7、固定資產(chǎn)使用部門應(yīng)隨時(shí)注意保養(yǎng)并善盡保管之責(zé),需改良或大修的固定資產(chǎn),由使用部門填寫(xiě)“固定資產(chǎn)維修(改良)申請(qǐng)單”,按程序呈核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。三、固定資產(chǎn)的購(gòu)置1、固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由使用部門填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單,送行政部查核無(wú)法調(diào)配時(shí),報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,實(shí)施采購(gòu)。2、請(qǐng)購(gòu)單上應(yīng)詳細(xì)填明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、性能、產(chǎn)地、質(zhì)量要求等資料以備采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。3、各部門除年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃編列擴(kuò)充預(yù)算外,因特殊情況需要的添購(gòu),應(yīng)說(shuō)明其添購(gòu)的效益和原因。4、自制或自建應(yīng)與承建部門議定價(jià)格,按上述程序呈核后建造。請(qǐng)購(gòu)的固定資產(chǎn)到廠或自制完工,由使用單位驗(yàn)收并填“固定資產(chǎn)驗(yàn)收單”一式三聯(lián)送交財(cái)務(wù)部編號(hào)完畢,第一聯(lián)使用部門留存,第二聯(lián)連同發(fā)票或?qū)徍撕蟮慕Y(jié)算書(shū)送財(cái)務(wù)部入帳存查,第三聯(lián)行政部門備檔存查。四、固定資產(chǎn)的調(diào)撥1、各部門間固定資產(chǎn)的調(diào)撥,應(yīng)填寫(xiě)“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”,按程序呈核批準(zhǔn)后,方可調(diào)撥。2、非經(jīng)分管副總以上級(jí)別批準(zhǔn),固定資產(chǎn)不得調(diào)撥。3、該單據(jù)一式三聯(lián),調(diào)入、調(diào)出部門、財(cái)務(wù)部各一聯(lián)。五、固定資產(chǎn)清查1、行政部每年2次不定期會(huì)同資產(chǎn)管理部門對(duì)全公司固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查盤點(diǎn),做到資產(chǎn)管理部門帳卡一致,管理部門與使用部門帳卡一致,帳實(shí)相符。2、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)采用實(shí)地盤點(diǎn)方法并填制“固定資產(chǎn)清查表”,如有帳實(shí)不符,查明原因及責(zé)任,呈報(bào)總經(jīng)理?yè)?jù)情處理。3、行政部經(jīng)管資產(chǎn)人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須進(jìn)行清查盤點(diǎn),并填制“固定資產(chǎn)清查表”,辦理交接手續(xù),交接不清不準(zhǔn)離職。六、固定資產(chǎn)的處置1、固定資產(chǎn)屬于正常報(bào)廢,由資產(chǎn)使用部門填寫(xiě)“固定資產(chǎn)處置單”,會(huì)同行政部門及技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)物鑒定,擬具處理意見(jiàn)送財(cái)務(wù)部,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),核準(zhǔn)后予以處置。2、屬于保管、使用、維修不當(dāng),責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提早報(bào)廢,根據(jù)情節(jié)由責(zé)任人賠償部分或全部損失。3、出售后的資產(chǎn),固定資產(chǎn)管理人應(yīng)將該項(xiàng)固定資產(chǎn)帳卡、驗(yàn)收單,送財(cái)務(wù)部存查。4、報(bào)廢的資產(chǎn)無(wú)法出售時(shí),應(yīng)將其移交行政部,由財(cái)務(wù)部依法說(shuō)明原因,向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)備。七、附則1、各部門主管人員離職或變動(dòng),應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù),否則不準(zhǔn)離職。2、該制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。3、本辦法呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自下發(fā)之日起實(shí)施。第三章、印鑒管理制度單位印章是權(quán)威性的憑據(jù),代表組織對(duì)事務(wù)起證明作用。文書(shū)蓋印后,標(biāo)志著文書(shū)生效和印章單位對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)。為加強(qiáng)對(duì)印章的管理,根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,特制定本公司印章管理制度;一、行政部印章保管人員應(yīng)明確責(zé)任,保證印章的正常使用和絕對(duì)安全,防止印章被盜用或?yàn)E用,以免公司造成不應(yīng)有的損失;要建立嚴(yán)密的管理制度,防止印章被盜;印章保管人員不得委托他人代取代用。二、公司印章包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印鑒章及分公司章等。三、財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印鑒章由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)和出納分開(kāi)保管用,下班或離開(kāi)崗位時(shí),要及時(shí)將所保管的昌印章鎖入保險(xiǎn)柜,嚴(yán)禁將印章轉(zhuǎn)借或交于他人使用。財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)督檢查。四、公司公章、合同專用章等由行政部專人保管,分公司印章要設(shè)專人負(fù)責(zé)保管。五、印章保管人員須建立專門的用印登記簿,對(duì)所用印作詳細(xì)記錄。作好用章紀(jì)錄,注明印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印時(shí)間等。六、使用公章、合同專用章時(shí)應(yīng)辦理審批手續(xù),公司總經(jīng)理審批,總經(jīng)理因事外出,可委托指定人代為審批。七、開(kāi)具介紹信,必須由公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部負(fù)責(zé)人同意。因工作需工攜帶空白介紹信的,必須書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印,申請(qǐng)書(shū)附于空白介紹信存根中。八、員工要求單位出具證明需用公章時(shí),須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可用印。九、公司公章、合同專用章無(wú)特殊情況不得隨身攜帶外出,如遇特殊情況需帶章外出辦事時(shí),須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外帶。十、部門印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可加蓋。部門印章不得以公司名義外對(duì)發(fā)文。第四章、環(huán)境衛(wèi)生管理制度總則一、為了加強(qiáng)本公司辦公環(huán)境的衛(wèi)生管理,創(chuàng)建文明、整潔、優(yōu)美的工作和生活環(huán)境,特制定本制度。二、本制度適用于本公司辦公室內(nèi)及公共區(qū)域(地面、走廊、墻面、會(huì)議室、培訓(xùn)室等)的衛(wèi)生管理。三、公司所有員工及外來(lái)人員都必須遵守本制度。四、行政部為公司環(huán)境衛(wèi)生管理的職能部門,負(fù)責(zé)全公司的環(huán)境衛(wèi)生管理工作;其他部門都應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé),協(xié)同做好環(huán)境衛(wèi)生的管理工作。五、公司所有員工都應(yīng)提高環(huán)境衛(wèi)生意識(shí),養(yǎng)成良好的環(huán)境衛(wèi)生習(xí)慣。室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生管理一、公司員工個(gè)人的辦公桌、椅、電腦、打印機(jī)、掃描儀、電話機(jī)、傳真機(jī)、書(shū)櫥、書(shū)柜、書(shū)架、文件筐等由使用者本人負(fù)責(zé)衛(wèi)生與潔工作;須保持清潔、干凈。二、個(gè)人的文件、資料須擺放整齊,桌面應(yīng)保持整潔、干凈;與工作無(wú)關(guān)的物品不得擺放在辦公桌上,個(gè)人的餐具、用具等應(yīng)單獨(dú)放在抽屜或櫥柜內(nèi)。三、下班后個(gè)人的文件要整理、擺放整齊;座椅要?dú)w位。公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理一、辦公室地面每日保潔員要認(rèn)真打掃,拖把洗干凈,擰干水后拖地,保持地面清潔、干凈,無(wú)污染。二、當(dāng)日行政部人員要檢查辦公室所有垃圾筐,如果垃圾框滿就要及時(shí)更換垃圾袋,垃圾放在衛(wèi)生間的垃圾桶內(nèi)。三、公共區(qū)域、墻面、地面、辦公室、會(huì)議室、培訓(xùn)室等屬保潔員打掃;清潔質(zhì)量由行政部人員負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督。四、保潔員要認(rèn)真打掃,保持地面無(wú)瓜皮、果殼、紙屑等臟物。五、以上制度規(guī)定行政部監(jiān)督執(zhí)行,每日檢查,發(fā)現(xiàn)不合規(guī)定的,扣罰保潔員50元,由行政部開(kāi)出罰單,總經(jīng)理簽字,從本人當(dāng)月工資中扣除。六、違反本制度有下列行為之一者,由行政部根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰:6.1隨地吐痰、亂扔果皮、紙屑及廢棄物;6.2垃圾不裝袋、不入桶隨意棄置的;6.3辦公桌面臟亂、個(gè)人物品隨意擺放的。第五章、安全消防管理制度為加強(qiáng)法制觀念,提高消防意識(shí),使消防安全管理逐步達(dá)到制度化的要求,根據(jù)中華人民共和國(guó)消防條例和北京市防火安全責(zé)任制暫行規(guī)定特制定此制度。一、防火責(zé)任制1、 行政部定期召開(kāi)防火安全會(huì)議,解決火險(xiǎn)隱患。2、 發(fā)生火災(zāi)及時(shí)進(jìn)行撲救,并立即撥打“119”,組織查找火災(zāi)原因,對(duì)有關(guān)責(zé)任者進(jìn)行處理。3、 對(duì)消防器材、設(shè)施進(jìn)行檢查,保持清潔、靈敏好用,做到“三定”(即:定數(shù)量,定部位,定負(fù)責(zé)人)。二、防火檢查制1、 防止火災(zāi)事故的發(fā)生,根據(jù)“預(yù)防為主,防消結(jié)合”的方針,加強(qiáng)防火檢查。2、 對(duì)檢查出的火災(zāi)隱患及不安全問(wèn)題,采取有效措施并及時(shí)整改,確保安全。3、 公共辦公區(qū)域部可以吸煙,。三、消防器材檢查內(nèi)容1、 滅火器在運(yùn)輸和存放中,應(yīng)避免倒放、雨淋、曝曬、強(qiáng)輻射和接觸腐蝕性物質(zhì)。2、 滅火器的存放環(huán)境溫度應(yīng)在-1045范圍內(nèi)。3、 滅火器放置處,應(yīng)保持干燥通風(fēng),防止筒體受潮腐蝕。應(yīng)避免日光曝曬和強(qiáng)輻射熱,以免影響滅火器正常使用。4、 滅火器應(yīng)按制造廠規(guī)定的要求和檢查周期,進(jìn)行定期檢查。四、消防器材的管理1、 滅火器無(wú)論是使用過(guò)還是未經(jīng)使用過(guò),從生產(chǎn)日期(每具滅火器的筒體上都有生產(chǎn)日期)算起,達(dá)到規(guī)定的維修年限后必須送維修單位進(jìn)行維修,達(dá)到報(bào)廢年限的必須報(bào)廢,維修中筒體經(jīng)水壓試驗(yàn)不合格的滅火器也必須報(bào)廢。2、 行政部必須加強(qiáng)對(duì)滅火器的日常管理和維護(hù)。要建立“滅火器臺(tái)帳”,登記類型、配置數(shù)量、設(shè)置部位和維護(hù)管理的責(zé)任人;明確維護(hù)管理責(zé)任人的職責(zé)。3、 行政部要對(duì)滅火器的維護(hù)情況至少每季度檢查一次,檢查內(nèi)容包括:責(zé)任人維護(hù)職責(zé)的落實(shí)情況,滅火器壓力值是否處于正常壓力范圍,保險(xiǎn)銷和鉛封是否完好,滅火器不能挪作它用,擺放穩(wěn)固,沒(méi)有埋壓,滅火器箱不得上鎖,避免日光曝曬和強(qiáng)輻射熱,滅火器是否在有效期內(nèi)等,要將檢查滅火器有效狀態(tài)的情況制作成“滅火器檢查記錄”,存檔以利查證。第六章、飲用水管理規(guī)定為做集團(tuán)各品牌公司的飲用水工作,確保用水的安全,依照各品牌公司飲用水的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定:一、公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)其使用的飲水設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng),定期進(jìn)行消毒。二、為方便各公司員工的飲水,在公司附近自行訂購(gòu)?fù)把b飲用水,每桶價(jià)格不得超過(guò)15元/桶。三、桶裝飲用水的管理:(1)桶裝飲用水生產(chǎn)企業(yè),應(yīng)具有有效的飲用水生產(chǎn)的食品衛(wèi)生許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照,水質(zhì)應(yīng)符合桶裝飲用水標(biāo)識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)。(2)定期對(duì)水質(zhì)進(jìn)行抽檢,確保桶裝飲用水的安全。(3)符合以上要求的桶裝飲用水企業(yè),與公司簽定供水合同后方可向公司提供辦公用桶裝飲用水。(4)以上資料行政部店應(yīng)備案留檔。第七章、電話管理制度一、目 的:規(guī)范公司電話管理。二、適用范圍:公司相關(guān)各職能部門三、權(quán) 責(zé):3.1 行政部部:負(fù)責(zé)宣導(dǎo)、解釋如何執(zhí)行3.2 各部門:負(fù)責(zé)執(zhí)行四、內(nèi) 容:4.1座機(jī)電話由使用部門指定專人負(fù)責(zé)管理。4.2禁止使用座機(jī)撥打娛樂(lè)、信息類電話,如發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定者,按其撥打娛樂(lè)信息類電話產(chǎn)生話費(fèi)的雙倍處以罰款。4.3因工作需要開(kāi)通長(zhǎng)途電話,須由使用部門申請(qǐng),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報(bào)行政部部審批。開(kāi)通長(zhǎng)途電話的部門,須指定專人管理,并實(shí)行長(zhǎng)途電話撥打登記。4.4行政部部須對(duì)各部門座機(jī)電話使用情況進(jìn)行檢查,對(duì)違犯規(guī)定者每次處罰100元。4.5接聽(tīng)座機(jī)電話應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ):“您好!北京上為信科技有限公司”,違反規(guī)定者每次處罰10元。第八章、綠植管理制度一、目的為了加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)綠色植物維護(hù),達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一、美化辦公環(huán)境,特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于“北京上為信科技有限公司”全體員工及租擺商。三、具體規(guī)定內(nèi)容:1、辦公區(qū)域的綠植由公司指定的租擺商負(fù)責(zé)擺放1)辦公區(qū)域內(nèi)綠植的位置及種類屬于定置擺放。2)綠植的更換由租擺商根據(jù)綠植長(zhǎng)勢(shì),適時(shí)更換種類。3)綠植的養(yǎng)護(hù)由租擺商定期維護(hù)2行政部監(jiān)督租擺商的服務(wù)1)行政部監(jiān)督由租擺商提供的日常綠植養(yǎng)護(hù)服務(wù)。2)行政部根據(jù)美化環(huán)境需求,與租擺商另行協(xié)商更換綠植品種。3全體員工應(yīng)愛(ài)護(hù)綠植1)員工日常工作不得隨意挪動(dòng)、擺放綠植。2)員工日常工作不能隨意更換、損壞綠植。3)員工不可向綠植內(nèi)扔倒茶葉、紙屑、雜物等。四、租擺商服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1)保證植物造形美觀,擺放合理,葉色自然。2)清潔衛(wèi)生,葉面無(wú)塵土,無(wú)枯枝落葉,無(wú)病蟲(chóng)害,盆土無(wú)異味。3)及時(shí)更換不符合租擺標(biāo)準(zhǔn)的植物。4)養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)按植物需要適時(shí)進(jìn)行護(hù)理工作,遵守客戶規(guī)章制度不得防礙客戶的正常工作與經(jīng)營(yíng)。5)養(yǎng)護(hù)人員不得在租擺方的場(chǎng)所內(nèi)吸煙、吐痰或大聲喧嘩,或借用電話等與養(yǎng)護(hù)工作無(wú)關(guān)之事。6)定期進(jìn)行質(zhì)量服務(wù)檢查征求客戶意見(jiàn),及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。五、租擺商日常服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1)租擺商養(yǎng)護(hù)人員每周 1-3 次上門養(yǎng)護(hù)保證植物的最佳狀態(tài)。2)有需要更換的植物做到在三個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)更換。3)租擺商應(yīng)商品種數(shù)量多,以便保證室內(nèi)綠化更新更快。4)所有綠植運(yùn)輸搬運(yùn)工作均由租擺商負(fù)責(zé)。六、處罰:1、如發(fā)現(xiàn)損壞公司租用的綠植,視情節(jié)嚴(yán)重程度20-100元罰款2、如發(fā)現(xiàn)向公司租用的綠植內(nèi)傾倒雜物、廢水,每次罰款20元七、本規(guī)定由行政部門負(fù)責(zé)起草,執(zhí)行過(guò)程中的解釋權(quán)歸行政部門。第九章、員工關(guān)懷管理制度一 目的為貫徹執(zhí)行公司以人為本的精神理念,體現(xiàn)公司對(duì)員工的人性化管理和關(guān)懷,并以此增進(jìn)員工對(duì)公司的認(rèn)同感、歸屬感及忠誠(chéng)度,進(jìn)而達(dá)到讓員工保持更好的工作心態(tài),與公司共同成長(zhǎng)和發(fā)展,特制定本關(guān)懷管理制度。二 適用范圍(一)適用于本公司全體員工,含非全日制工作人員、的關(guān)懷管理。由人事行政部負(fù)責(zé)本制度的修善與解釋。由人事行政部組織或督促相關(guān)人員落實(shí)員工關(guān)懷行為。(二)職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依照本制度要求具體落實(shí)員工關(guān)懷行為。三 新員工關(guān)懷1、從員工應(yīng)聘之時(shí)起,即嚴(yán)禁任何工作人員對(duì)應(yīng)聘人員或新進(jìn)人員有冷漠對(duì)待、苛刻責(zé)備、嘲諷譏笑等行為。2、凡有新進(jìn)人員達(dá)到公司,必須由主管級(jí)或以上人員為其介紹公司的主要領(lǐng)導(dǎo)情況及他在工作環(huán)境中最多接觸和協(xié)同工作的同事情況。3、新員工(上崗1月以內(nèi)的)出現(xiàn)工作過(guò)失的,一律以幫助教育為基本的處理方式。但對(duì)于屢教不改者或者已經(jīng)造成重大事故者符合關(guān)于員工獎(jiǎng)懲管理相關(guān)規(guī)定中應(yīng)予辭退的,按辭退辦理。4、每月度或季度舉行一次員工大會(huì),組織員工進(jìn)行一次聚會(huì)或聚餐,由總經(jīng)理及總監(jiān)級(jí)人員陪同進(jìn)行,并對(duì)新進(jìn)員工表示歡迎和答謝。四 節(jié)日關(guān)懷1、行政部建立短信平臺(tái),代表公司向員工發(fā)送關(guān)懷問(wèn)候短信及節(jié)日祝福短信及相關(guān)通知。2、年終晚會(huì):每年春節(jié)前組織一次全體員工集會(huì)(餐),邀請(qǐng)公司全體員工參加,由公司董事長(zhǎng)向員工表示慰問(wèn)和祝福。3、在每年中秋、端午節(jié)前,由行政部申請(qǐng)購(gòu)買適當(dāng)數(shù)量的月餅或粽子,于節(jié)前發(fā)放至員工手中。4、員工生病關(guān)懷4.1凡生病員工,上級(jí)主管對(duì)于生病住院和工傷的員工進(jìn)行看望慰問(wèn)。生病住院并病情比較嚴(yán)重的,行政部組織高層領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理)代表公司前往探望慰問(wèn),讓病痛中員工深切感受到公司的關(guān)懷。5、由行政部統(tǒng)一購(gòu)買一部分常用藥品,員工免費(fèi)使用。每年夏季由行政部統(tǒng)一購(gòu)買防暑藥品,清涼飲料發(fā)放。6、生日慶祝6.1行政部為新進(jìn)員工辦理入職手續(xù)時(shí)就員工的生日、愛(ài)好、家庭成員狀況、家人聯(lián)系方式等資料信息必須完備并確認(rèn)其準(zhǔn)確性。生日信息需遵從地區(qū)習(xí)慣,注明是按照公歷計(jì)算生日還是按照傳統(tǒng)農(nóng)歷計(jì)算生日。凡屬于少數(shù)民族并確認(rèn)有特殊生活習(xí)慣或者禁忌的員工,公司須有記錄備案,并定期向組長(zhǎng)級(jí)以上人員進(jìn)行公布。6.2凡員工生日,上級(jí)主管須親自致以祝福問(wèn)候(至少其上級(jí)直屬主管需發(fā)短信祝福問(wèn)候)。6.3每月由人事行政部組織當(dāng)月過(guò)生日的員工集體聚會(huì),包括給員工送生日蛋糕、代表公司董事長(zhǎng)對(duì)員工給予祝福問(wèn)候。7、員工活動(dòng)所有員工均有機(jī)會(huì)參加公司定期或不定期舉行的體育鍛煉、娛樂(lè)活動(dòng)和其它各項(xiàng)活動(dòng),如周年慶活動(dòng)、年終晚會(huì)、家庭日活動(dòng)、“三八”婦女節(jié)主題活動(dòng)、員工體育比賽、郊游等。8、其它關(guān)懷8.1年度優(yōu)秀員工公司除了進(jìn)行表彰以外可組織一次外出游玩或者聚會(huì),由總經(jīng)理或公司主要管理人員陪同。8.2每周部門產(chǎn)能競(jìng)賽 當(dāng)月產(chǎn)能最高的小組公司可以安排聚餐第十章、員工意見(jiàn)箱管理辦法公司與員工個(gè)人之間的溝通平臺(tái)現(xiàn)已搭建,員工如果對(duì)各級(jí)管理人員有什么意見(jiàn)看法,或是對(duì)公司工作有什么建議,都可以通過(guò)意見(jiàn)箱這個(gè)渠道進(jìn)行反映。公司重視員工各種意見(jiàn)建議的處理解決,將其視為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作和重點(diǎn)工作。同時(shí),以“尊敬員工、服務(wù)員工”為宗旨,以“及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決問(wèn)題”為理念,不斷完善公司的各項(xiàng)管理機(jī)制。一、實(shí)施目的廣開(kāi)言路聽(tīng)取員工心聲,開(kāi)誠(chéng)布公解決實(shí)際問(wèn)題。二、實(shí)施要求1、員工反映意見(jiàn)或建議,要實(shí)事求是,對(duì)自己反映的意見(jiàn)負(fù)責(zé);2、意見(jiàn)、建議可署名或采用無(wú)記名方式;3、內(nèi)容書(shū)寫(xiě)要言簡(jiǎn)意賅,切忌繁冗拖沓。三、工作落實(shí)1、意見(jiàn)箱由運(yùn)營(yíng)總監(jiān)每周定期開(kāi)啟一次;2、屬于特別重要的意見(jiàn)或建議,由總經(jīng)理親自辦理;一般問(wèn)題交行政部進(jìn)行整理,與相關(guān)部門研究解決;3、公司對(duì)每條留言或意見(jiàn)建議都將給予充分尊重,并會(huì)做出及時(shí)處理和回應(yīng);4、針對(duì)意見(jiàn)的問(wèn)題,公司將分別輕重緩急,公布查實(shí)處理決定和解 決問(wèn)題的措施;5、對(duì)特別重要或員工關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題,公司將組織員工代表共商解決之道;6、每個(gè)月行政部負(fù)責(zé)對(duì)員工意見(jiàn)建議進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并上墻公布處理結(jié)果,以為回應(yīng)。7、意見(jiàn)箱做為員工與公司溝通的平臺(tái),希望全體員工充分利用好意見(jiàn)箱的作用,以主人翁精神,提出對(duì)生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理方面的寶貴意見(jiàn),并監(jiān)督和督促各級(jí)管理人員積極工作。同時(shí),公司也歡迎員工采取其他的方式,建立多渠道的溝通,大家共同努力為公司的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。第十一章、會(huì)務(wù)管理規(guī)定一、目的為提高會(huì)議效率,使會(huì)議管理規(guī)范化、有序化,以利于信息的傳達(dá)與交流,特制訂本制度。二、適用范圍:適用于公司會(huì)議安排表中的各種會(huì)議。三、內(nèi)容3.1、會(huì)前準(zhǔn)備:3.1.1明確會(huì)議的議題及特別事項(xiàng);3.1.2確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及與會(huì)人員;3.1.3擬發(fā)會(huì)議通知。內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員,主要議題、討論事項(xiàng)、準(zhǔn)備文件資料等。3.1.4準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)。3.1.4.1、公司級(jí)會(huì)議所需會(huì)議場(chǎng)所由行政部部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備,部門級(jí)會(huì)議所需場(chǎng)所由舉辦部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。3.1.4.2、各部門如需使用公司會(huì)議室時(shí),要提前1天知會(huì)行政部,由行政部部作出協(xié)調(diào)安排。3.1.5、對(duì)會(huì)議所需的文件資料,由相關(guān)責(zé)任人按照會(huì)議通知的要求準(zhǔn)備,需討論的方案須提前1天傳閱參會(huì)人,會(huì)議上需投影的資料,由資訊室配合準(zhǔn)備。3.2、會(huì)議要求:3.2.1、嚴(yán)守時(shí)間。與會(huì)人員在會(huì)議簽到表上簽字,特殊情況不能按時(shí)到會(huì)的,應(yīng)提前向會(huì)議主持人說(shuō)明原由,經(jīng)同意后方可請(qǐng)假,否則按缺席處理。3.2.2、遲到、早退5分鐘之內(nèi)的,捐款10元;遲到、早退5分鐘以上者,捐50元;無(wú)故缺席者,給予警告一次并罰款100元。會(huì)議記錄員將遲到、早退人員名單予以記錄,經(jīng)會(huì)議主持人裁定后,報(bào)行政部部扣款。所扣款項(xiàng)以公司的名義作為希望工程基金或用作獎(jiǎng)勵(lì)金或作為集體活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。3.2.3、遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,保持會(huì)議安靜,關(guān)閉手機(jī)或設(shè)置為振動(dòng)位置。禁止接聽(tīng)辦公室電話(業(yè)務(wù)電話應(yīng)安排人記錄,會(huì)后再行聯(lián)系)。3.2.4、各類會(huì)議均設(shè)專職人員做好會(huì)議記錄,必要時(shí)可錄音、錄像。3.2.5、尊重會(huì)議主持人,接受主持人裁決。尊重他人發(fā)言,不要隨便打斷他人講話。有急事需離開(kāi)時(shí),須主持人同意。3.2.6、會(huì)議主持人不得隨意延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間,確有必要延長(zhǎng)時(shí),應(yīng)征得2/3以上與會(huì)人員的同意,并決定延長(zhǎng)的時(shí)間,但每次會(huì)議延長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)小時(shí)。3.2.7、發(fā)言要點(diǎn):3.2.7.1、事先要準(zhǔn)備好發(fā)言資料,不可蓄意攻擊或批評(píng)他人。3.2.7.2、

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