HR管理知識匯編(19個doc)3

HRMS維護讓你的HR系統(tǒng)順暢運行 即使維護HRMS不是你的正式任務之一，了解系統(tǒng)維護方面的策略，可以節(jié)省你的時間，減少麻煩和金錢，提高HRMS的回報和應用效果。 你可能認為維護HRMS不是HR部門的職責。畢竟，系統(tǒng)控制的是HR報告生成、員工數(shù)據(jù)儲存和薪資功能等。同時，HRMS是高度復雜的一種技術，極少的HR專業(yè)人員具有維護它的技術或其他資源。所以，監(jiān)視和維護HRMS不應該是HR的職責，即使軟件與他們的工作職責聯(lián)系的如此緊密。不過通常是，并且當系統(tǒng)崩潰以及維護問題未被解決，HR總是第一個被職責的。 大型HR系統(tǒng)應該由IT部門控制。HR部門不應該知道或關心技術問題。持這些觀點的人主要是因為他們不具備管理系統(tǒng)的專門技術。許多企業(yè)仍然讓HR人員管理系統(tǒng)，所以問題總是突然出現(xiàn)。支持總是不夠，并且由于銷售商的維護，沒人來承擔責任。有人抱怨說。那么，系統(tǒng)的維護，誰應擔起責任？應如何維護HRMS？ 1、松懈的維持將導致災難 雖然HR管理系統(tǒng)被設計為自動操作一些任務，它作每天、每周、以及每月的維護以保持系統(tǒng)的順暢運行。短期來說，對服務器中的員工數(shù)據(jù)的經(jīng)常維護的存在，能避免丟失信息的災難。 我所知道的一家電信運營服務商，其公司每晚都對HRMS作維護就是為了確保一天的工作不被丟失。許多系統(tǒng)都設計成自動完成維護，但即使這樣，數(shù)據(jù)也應該定期儲存到磁帶上并保存在其他地方作為災難恢復計劃的一部分。這個公司的IT部門把每周的薪資都備份到磁帶上。 應用于系統(tǒng)中的軟件也必須維護，這意味著運行有用的磁盤并對被破壞的數(shù)據(jù)進行掃描。位于上海的一家涂料制造商對公司所使用的萬古的HRsoft2000 HR系統(tǒng)進行日常維護完全是HR的職責。 幸運的是，公司的一名HR代表是合格的薪資專業(yè)人員，這意味著她有HR系統(tǒng)知識并且從三年前她加入公司開始就成功地對系統(tǒng)進行維護。不幸的是，但去年年底她由于產假暫時離開公司，沒人有經(jīng)驗或知識在她離崗時監(jiān)視維護工作，從而使很多工作無法進行。 當我們對系統(tǒng)升級時，我是公司中唯一關注使用培訓的人。當我休產假時，沒人接管，所以不久所有應用軟件都無法運行。報告無法作出，備份無法生成，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，并且到最后七、八個有權使用系統(tǒng)的用戶沒人可以得到數(shù)據(jù)。他們不知道為什么會出現(xiàn)這些問題。而我僅僅離開10周。她說。當她回來后，她不得不通過從在其他地方存儲的備份報告中剪切和粘貼數(shù)據(jù)來重建報告。 不經(jīng)常維護，就沒有系統(tǒng)的存在，她說。盡管她對自己監(jiān)視系統(tǒng)的角色很滿意，她同意管理任何規(guī)模的HRMS最佳人選是任何能夠了解HR的系統(tǒng)專家。任何人都能輸入HR數(shù)據(jù)，但要輸出數(shù)據(jù)，你需要是個了解系統(tǒng)的人。 2、對長期維護作計劃 除了日常維護，長期問題應該牢記在心，這是HR、IT、以及HRMS銷售商的共同職責，她說。例如，當新系統(tǒng)安裝后，老系統(tǒng)通常留下作為員工歷史的存儲倉或由于無法很快將所有數(shù)據(jù)轉到新系統(tǒng)中。 最后，你需要除掉老系統(tǒng)，這需要作老系統(tǒng)退出計劃，她說。來自IT的人員負責硬件和軟件的分解，來自HR的人員監(jiān)視數(shù)據(jù)以確保所有關鍵信息在舊系統(tǒng)被撤換時傳輸（到新系統(tǒng)中）。當舊系統(tǒng)完全由HR所有，通常會被不確定地懸著。 一旦系統(tǒng)安裝開始運行時，就要清理舊數(shù)據(jù)的計劃也應該恰當作出。你還應該有定期把某些數(shù)據(jù)存檔和定期合并報告評論的計劃。時常的，看看你所生成的報告，想想你是否真的需要這些報告或者它們只是對空間的浪費？通常會有兩三份報告?zhèn)鬟_幾乎相同的信息。她說。 許多長期維護沒有得到執(zhí)行，結果就是數(shù)據(jù)庫充斥著大量無用的信息。她建議請一位外部的專家對HR系統(tǒng)程序作次審查以找出問題并提出如何改進它們的意見。多數(shù)情況下，審查的結果足以使HRMS小組明白他們沒有程序文件并迫使他們去歸檔并執(zhí)行計劃。 編寫程序文件以及系統(tǒng)和工作流程程序的培訓指南是至關重要的。通常是公司有一個專家自己掌握所有的此類知識，一旦當他離開，知識也隨之而去。 最后，不要忘了銷售商在保持你的系統(tǒng)運行中的作用，即使是在安裝完成后。銷售商對諸如安裝補丁或升級等維護中的一些問題負責。這是保持系統(tǒng)順暢運行的重要部分。不要使之落后，否則將會招致一場噩夢。例如，當銷售商有一個你需要的新產品，但你沒有保持定期的銷售商維護，你將無法使用它。同時不可避免的，你將需要對系統(tǒng)增加產品或進行投資完成一次完全的升級，因為沒有系統(tǒng)可以永遠有效。 3、預期3到5年后升級 你無法計劃超期使用一個系統(tǒng)，每個系統(tǒng)都有限定的生命范圍。根據(jù)你公司的穩(wěn)定性和發(fā)展預期，你至少應每半年對你的HRMS效用作出評估。沒有HRMS效用期超過3到5年。Yvonne從很早就進入了總部設在北京的這家外企，她伴隨公司現(xiàn)今的系統(tǒng)已經(jīng)2年了。 Yvonne的小組在必要時集合討論現(xiàn)有的HRMS效用以及制定新系統(tǒng)的規(guī)劃。當一個系統(tǒng)無法滿足你的需求時，是很明顯的。 例如，在2000年以前，Yvonne的小組決定是對DOS系統(tǒng)升級的時候了，該系統(tǒng)他們已經(jīng)使用了5年了，應該換成基于Windows的解決方案。應該是個更高水平的HRMS，有更強的報告功能，要更易于摘錄數(shù)據(jù)。這是她對新系統(tǒng)的要求。 但升級解決方案不止由她來決定。她只是包括HR、IT、財務、以及高級管理層在內組成的團體的一員。他們制定了一個有關他們希望具備功能的清單，包括對員工數(shù)據(jù)更廣泛的選項，以及拓展的字段功能。他們還需要銷售商能提供一些培訓和外部支持，這也是為什么后來在評價了幾家銷售商之后，選擇萬古科技公司的Windows模塊的原因之一。 在作出選擇萬古的決定后，下一個任務就是在萬古中等水平的系統(tǒng)和成熟完善的HRMS之間作出選擇。最后選擇歸結于費用。Yvonne選擇了中等水平的系統(tǒng)，該系統(tǒng)為將來隨著他們需求的變化進行升級留出了空間。這個選擇也被專家認為是明智之舉。對于所有軟件系統(tǒng)而言，華而不實很吸引人但常常沒有必要。 HRMS執(zhí)行一個客戶服務功能。如果沒人用它就沒理由具備這種特征。她鼓勵人們對系統(tǒng)的最終使用者進行調查來了解他們的需求并且集中為他們服務，而不是僅僅保持系統(tǒng)運行。 當選擇一個新系統(tǒng)時，你還要跳出簡單復制舊系統(tǒng)功能的思想模式。不要僅僅復制過去的環(huán)境，尋找更快和更容易地完成相同任務的新的解決方案。它從HR手中接過輸入數(shù)據(jù)的繁重工作，使他們解放出來去集中關注其他職責。 4、關注基于網(wǎng)絡的選擇方案 對于一些公司，他們的HRMS的下一步計劃就是自動化和免于維護，這就引出了基于網(wǎng)絡的主機解決方案模式。網(wǎng)絡激活的系統(tǒng)不可避免的完成HR的事務部分。 它減少了HR員工的行政工作。我的HRMS業(yè)的一個朋友說。 對于不具備維護內部HRMS的員工或知識的小公司而言，基于網(wǎng)絡的解決方案是個簡單的替代方案。公司從維持所有數(shù)據(jù)庫的連通性和離線支