HR管理知識(shí)匯編(19個(gè)doc)3

HRMS維護(hù)讓你的HR系統(tǒng)順暢運(yùn)行 即使維護(hù)HRMS不是你的正式任務(wù)之一，了解系統(tǒng)維護(hù)方面的策略，可以節(jié)省你的時(shí)間，減少麻煩和金錢，提高HRMS的回報(bào)和應(yīng)用效果。 你可能認(rèn)為維護(hù)HRMS不是HR部門的職責(zé)。畢竟，系統(tǒng)控制的是HR報(bào)告生成、員工數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和薪資功能等。同時(shí)，HRMS是高度復(fù)雜的一種技術(shù)，極少的HR專業(yè)人員具有維護(hù)它的技術(shù)或其他資源。所以，監(jiān)視和維護(hù)HRMS不應(yīng)該是HR的職責(zé)，即使軟件與他們的工作職責(zé)聯(lián)系的如此緊密。不過(guò)通常是，并且當(dāng)系統(tǒng)崩潰以及維護(hù)問(wèn)題未被解決，HR總是第一個(gè)被職責(zé)的。 大型HR系統(tǒng)應(yīng)該由IT部門控制。HR部門不應(yīng)該知道或關(guān)心技術(shù)問(wèn)題。持這些觀點(diǎn)的人主要是因?yàn)樗麄儾痪邆涔芾硐到y(tǒng)的專門技術(shù)。許多企業(yè)仍然讓HR人員管理系統(tǒng)，所以問(wèn)題總是突然出現(xiàn)。支持總是不夠，并且由于銷售商的維護(hù)，沒人來(lái)承擔(dān)責(zé)任。有人抱怨說(shuō)。那么，系統(tǒng)的維護(hù)，誰(shuí)應(yīng)擔(dān)起責(zé)任？應(yīng)如何維護(hù)HRMS？ 1、松懈的維持將導(dǎo)致災(zāi)難 雖然HR管理系統(tǒng)被設(shè)計(jì)為自動(dòng)操作一些任務(wù)，它作每天、每周、以及每月的維護(hù)以保持系統(tǒng)的順暢運(yùn)行。短期來(lái)說(shuō)，對(duì)服務(wù)器中的員工數(shù)據(jù)的經(jīng)常維護(hù)的存在，能避免丟失信息的災(zāi)難。 我所知道的一家電信運(yùn)營(yíng)服務(wù)商，其公司每晚都對(duì)HRMS作維護(hù)就是為了確保一天的工作不被丟失。許多系統(tǒng)都設(shè)計(jì)成自動(dòng)完成維護(hù)，但即使這樣，數(shù)據(jù)也應(yīng)該定期儲(chǔ)存到磁帶上并保存在其他地方作為災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃的一部分。這個(gè)公司的IT部門把每周的薪資都備份到磁帶上。 應(yīng)用于系統(tǒng)中的軟件也必須維護(hù)，這意味著運(yùn)行有用的磁盤并對(duì)被破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描。位于上海的一家涂料制造商對(duì)公司所使用的萬(wàn)古的HRsoft2000 HR系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)完全是HR的職責(zé)。 幸運(yùn)的是，公司的一名HR代表是合格的薪資專業(yè)人員，這意味著她有HR系統(tǒng)知識(shí)并且從三年前她加入公司開始就成功地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。不幸的是，但去年年底她由于產(chǎn)假暫時(shí)離開公司，沒人有經(jīng)驗(yàn)或知識(shí)在她離崗時(shí)監(jiān)視維護(hù)工作，從而使很多工作無(wú)法進(jìn)行。 當(dāng)我們對(duì)系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，我是公司中唯一關(guān)注使用培訓(xùn)的人。當(dāng)我休產(chǎn)假時(shí)，沒人接管，所以不久所有應(yīng)用軟件都無(wú)法運(yùn)行。報(bào)告無(wú)法作出，備份無(wú)法生成，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，并且到最后七、八個(gè)有權(quán)使用系統(tǒng)的用戶沒人可以得到數(shù)據(jù)。他們不知道為什么會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題。而我僅僅離開10周。她說(shuō)。當(dāng)她回來(lái)后，她不得不通過(guò)從在其他地方存儲(chǔ)的備份報(bào)告中剪切和粘貼數(shù)據(jù)來(lái)重建報(bào)告。 不經(jīng)常維護(hù)，就沒有系統(tǒng)的存在，她說(shuō)。盡管她對(duì)自己監(jiān)視系統(tǒng)的角色很滿意，她同意管理任何規(guī)模的HRMS最佳人選是任何能夠了解HR的系統(tǒng)專家。任何人都能輸入HR數(shù)據(jù)，但要輸出數(shù)據(jù)，你需要是個(gè)了解系統(tǒng)的人。 2、對(duì)長(zhǎng)期維護(hù)作計(jì)劃 除了日常維護(hù)，長(zhǎng)期問(wèn)題應(yīng)該牢記在心，這是HR、IT、以及HRMS銷售商的共同職責(zé)，她說(shuō)。例如，當(dāng)新系統(tǒng)安裝后，老系統(tǒng)通常留下作為員工歷史的存儲(chǔ)倉(cāng)或由于無(wú)法很快將所有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到新系統(tǒng)中。 最后，你需要除掉老系統(tǒng)，這需要作老系統(tǒng)退出計(jì)劃，她說(shuō)。來(lái)自IT的人員負(fù)責(zé)硬件和軟件的分解，來(lái)自HR的人員監(jiān)視數(shù)據(jù)以確保所有關(guān)鍵信息在舊系統(tǒng)被撤換時(shí)傳輸（到新系統(tǒng)中）。當(dāng)舊系統(tǒng)完全由HR所有，通常會(huì)被不確定地懸著。 一旦系統(tǒng)安裝開始運(yùn)行時(shí)，就要清理舊數(shù)據(jù)的計(jì)劃也應(yīng)該恰當(dāng)作出。你還應(yīng)該有定期把某些數(shù)據(jù)存檔和定期合并報(bào)告評(píng)論的計(jì)劃。時(shí)常的，看看你所生成的報(bào)告，想想你是否真的需要這些報(bào)告或者它們只是對(duì)空間的浪費(fèi)？通常會(huì)有兩三份報(bào)告?zhèn)鬟_(dá)幾乎相同的信息。她說(shuō)。 許多長(zhǎng)期維護(hù)沒有得到執(zhí)行，結(jié)果就是數(shù)據(jù)庫(kù)充斥著大量無(wú)用的信息。她建議請(qǐng)一位外部的專家對(duì)HR系統(tǒng)程序作次審查以找出問(wèn)題并提出如何改進(jìn)它們的意見。多數(shù)情況下，審查的結(jié)果足以使HRMS小組明白他們沒有程序文件并迫使他們?nèi)w檔并執(zhí)行計(jì)劃。 編寫程序文件以及系統(tǒng)和工作流程程序的培訓(xùn)指南是至關(guān)重要的。通常是公司有一個(gè)專家自己掌握所有的此類知識(shí)，一旦當(dāng)他離開，知識(shí)也隨之而去。 最后，不要忘了銷售商在保持你的系統(tǒng)運(yùn)行中的作用，即使是在安裝完成后。銷售商對(duì)諸如安裝補(bǔ)丁或升級(jí)等維護(hù)中的一些問(wèn)題負(fù)責(zé)。這是保持系統(tǒng)順暢運(yùn)行的重要部分。不要使之落后，否則將會(huì)招致一場(chǎng)噩夢(mèng)。例如，當(dāng)銷售商有一個(gè)你需要的新產(chǎn)品，但你沒有保持定期的銷售商維護(hù)，你將無(wú)法使用它。同時(shí)不可避免的，你將需要對(duì)系統(tǒng)增加產(chǎn)品或進(jìn)行投資完成一次完全的升級(jí)，因?yàn)闆]有系統(tǒng)可以永遠(yuǎn)有效。 3、預(yù)期3到5年后升級(jí) 你無(wú)法計(jì)劃超期使用一個(gè)系統(tǒng)，每個(gè)系統(tǒng)都有限定的生命范圍。根據(jù)你公司的穩(wěn)定性和發(fā)展預(yù)期，你至少應(yīng)每半年對(duì)你的HRMS效用作出評(píng)估。沒有HRMS效用期超過(guò)3到5年。Yvonne從很早就進(jìn)入了總部設(shè)在北京的這家外企，她伴隨公司現(xiàn)今的系統(tǒng)已經(jīng)2年了。 Yvonne的小組在必要時(shí)集合討論現(xiàn)有的HRMS效用以及制定新系統(tǒng)的規(guī)劃。當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)無(wú)法滿足你的需求時(shí)，是很明顯的。 例如，在2000年以前，Yvonne的小組決定是對(duì)DOS系統(tǒng)升級(jí)的時(shí)候了，該系統(tǒng)他們已經(jīng)使用了5年了，應(yīng)該換成基于Windows的解決方案。應(yīng)該是個(gè)更高水平的HRMS，有更強(qiáng)的報(bào)告功能，要更易于摘錄數(shù)據(jù)。這是她對(duì)新系統(tǒng)的要求。 但升級(jí)解決方案不止由她來(lái)決定。她只是包括HR、IT、財(cái)務(wù)、以及高級(jí)管理層在內(nèi)組成的團(tuán)體的一員。他們制定了一個(gè)有關(guān)他們希望具備功能的清單，包括對(duì)員工數(shù)據(jù)更廣泛的選項(xiàng)，以及拓展的字段功能。他們還需要銷售商能提供一些培訓(xùn)和外部支持，這也是為什么后來(lái)在評(píng)價(jià)了幾家銷售商之后，選擇萬(wàn)古科技公司的Windows模塊的原因之一。 在作出選擇萬(wàn)古的決定后，下一個(gè)任務(wù)就是在萬(wàn)古中等水平的系統(tǒng)和成熟完善的HRMS之間作出選擇。最后選擇歸結(jié)于費(fèi)用。Yvonne選擇了中等水平的系統(tǒng)，該系統(tǒng)為將來(lái)隨著他們需求的變化進(jìn)行升級(jí)留出了空間。這個(gè)選擇也被專家認(rèn)為是明智之舉。對(duì)于所有軟件系統(tǒng)而言，華而不實(shí)很吸引人但常常沒有必要。 HRMS執(zhí)行一個(gè)客戶服務(wù)功能。如果沒人用它就沒理由具備這種特征。她鼓勵(lì)人們對(duì)系統(tǒng)的最終使用者進(jìn)行調(diào)查來(lái)了解他們的需求并且集中為他們服務(wù)，而不是僅僅保持系統(tǒng)運(yùn)行。 當(dāng)選擇一個(gè)新系統(tǒng)時(shí)，你還要跳出簡(jiǎn)單復(fù)制舊系統(tǒng)功能的思想模式。不要僅僅復(fù)制過(guò)去的環(huán)境，尋找更快和更容易地完成相同任務(wù)的新的解決方案。它從HR手中接過(guò)輸入數(shù)據(jù)的繁重工作，使他們解放出來(lái)去集中關(guān)注其他職責(zé)。 4、關(guān)注基于網(wǎng)絡(luò)的選擇方案 對(duì)于一些公司，他們的HRMS的下一步計(jì)劃就是自動(dòng)化和免于維護(hù)，這就引出了基于網(wǎng)絡(luò)的主機(jī)解決方案模式。網(wǎng)絡(luò)激活的系統(tǒng)不可避免的完成HR的事務(wù)部分。 它減少了HR員工的行政工作。我的HRMS業(yè)的一個(gè)朋友說(shuō)。 對(duì)于不具備維護(hù)內(nèi)部HRMS的員工或知識(shí)的小公司而言，基于網(wǎng)絡(luò)的解決方案是個(gè)簡(jiǎn)單的替代方案。公司從維持所有數(shù)據(jù)庫(kù)的連通性和離線支