關(guān)于《集團(tuán)接待管理辦法》.doc

關(guān)于下發(fā)卉森集團(tuán)接待管理辦法的通知各中心/部門、所屬各子公司：為了有效控制成本，塑造集團(tuán)良好形象,加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范接待工作，集團(tuán)在原有接待規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，特?cái)M定集團(tuán)接待管理辦法。本辦法自簽發(fā)之日起試行1月,集團(tuán)人力行政中心將廣泛征集意見(jiàn)和建議進(jìn)行修訂，2014年8月15日起正式執(zhí)行。特此通知附件：集團(tuán)接待管理辦法 二一四年八月十一日主題詞：人事管理 接待辦法 通知集團(tuán)接待管理辦法文件編制祖能斌日期2014年6月26日文件審核日期文件會(huì)簽日期批準(zhǔn)簽發(fā)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人發(fā)布日期：2014-08-11 試行日期：2014-08-11第 2 頁(yè) 共 12 頁(yè)卉森集團(tuán)接待管理辦法第一章 總則第一條 目的：為了有效控制成本，塑造集團(tuán)良好形象,加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范集團(tuán)接待工作，特制定本接待管理辦法。第二條 適用范圍：集團(tuán)總部、所屬各公司。第二章 分則接待管理內(nèi)容第三條 接待分類一、內(nèi)部接待：集團(tuán)范圍內(nèi)因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，前往異地公司參觀、考察、開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)及開(kāi)展業(yè)務(wù)工作等事宜，異地公司對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行的接待；二、對(duì)外接待：對(duì)集團(tuán)總部、所屬各公司人員范圍之外的接待統(tǒng)稱對(duì)外接待。第四條 接待管理部門一、內(nèi)部接待：原則上人力行政中心/行政人事部或綜合部為接待歸口管理部門，相關(guān)業(yè)務(wù)部門為對(duì)口接待部門，特殊情況由集團(tuán)董事長(zhǎng)/總裁或公司總經(jīng)理指派。二、對(duì)外接待：一般性接待工作，原則上由行政人事部/綜合部或?qū)跇I(yè)務(wù)部門接待，特別重要接待可協(xié)調(diào)集團(tuán)/公司領(lǐng)導(dǎo)出面。第五條 接待費(fèi)用的管理接待費(fèi)用實(shí)行年度控制，各中心/部門及所屬各公司必須嚴(yán)格按照年度目標(biāo)責(zé)任書中規(guī)定的管理費(fèi)總額進(jìn)行控制，超標(biāo)將嚴(yán)格按目標(biāo)責(zé)任書及相關(guān)制度進(jìn)行核算、考核。第六條 內(nèi)部接待管理 一、接待原則本著“節(jié)約成本，促進(jìn)溝通與發(fā)展”的原則，做好接待工作。二、接待用車管理集團(tuán)中高層及各地產(chǎn)公司高層人員到異地開(kāi)展工作，公司原則上可派車輛接送，其余人員3人（含）以上的原則上可派車輛接送。三、內(nèi)部接待用餐標(biāo)準(zhǔn)（一）特殊城市：指一線城市中的北京、上海、天津、深圳、廣州、南京、杭州，其用餐標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)150元/人（含酒水、香煙）。（二）一線城市：指各省會(huì)城市、珠海、汕頭、廈門、大連、秦皇島、煙臺(tái)、青島、連云港、南通、寧波、溫州、福州、湛江、北海，無(wú)錫、江陰，其用餐標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)100元/人（含酒水、香煙）。（三）其它城市：指上述特殊地區(qū)及一線城市之外的城市或地區(qū)。用餐標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)80元/人（含酒水、香煙）。四、住宿標(biāo)準(zhǔn)具體按集團(tuán)出差管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第七條 對(duì)外接待管理接待工作應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則。一、對(duì)外接待原則（一）平等原則：對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，原則上都應(yīng)平等相待、落落大方。一般情況下，接待人員的級(jí)別原則上應(yīng)與來(lái)賓的級(jí)別基本相等，特殊情況可高規(guī)格接待。 （二）對(duì)口原則：一般性接待原則上由行政人事部/綜合部或?qū)跇I(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，各職能部門為對(duì)口接待部門，并遵循“誰(shuí)出面接待、誰(shuí)結(jié)賬”的原則。 （三）節(jié)約原則：1、接待本區(qū)域內(nèi)的客人，一般情況下不宴請(qǐng)，在日常多注重情感投資；對(duì)特別重要的客人可適當(dāng)安排。2、接待特別重要的A、B類客人，集團(tuán)/公司在迎來(lái)或送往時(shí)可安排在四星或五星級(jí)酒店用餐，菜品以本土特色菜為主。其余應(yīng)盡量安排在具當(dāng)?shù)靥厣牟蛷d、酒樓用餐。3、接待用餐中來(lái)賓人數(shù)3人(含)以下的,公司陪客人數(shù)原則上不得超過(guò)2人；來(lái)賓人數(shù)4人(含)以上的,公司陪客人數(shù)原則按來(lái)賓人數(shù)的二分之一安排，即使特殊情況也不得超過(guò)來(lái)賓人數(shù)。4、接待客人的酒水和香煙。原則上每桌1-2瓶、煙2-3盒。酒水與香煙的品種由公司自定，集團(tuán)只確定標(biāo)準(zhǔn)。接待A類客人酒水價(jià)格為800元1500元/瓶、香煙80-100元/盒；接待B類客人酒水價(jià)格為500800元/瓶；香煙50-80元/盒；接待C類客人酒水價(jià)格為300元以下；香煙30-50元/盒。注：全集團(tuán)在大重慶和大成都范圍內(nèi)用集團(tuán)特供酒。注：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在審批公務(wù)應(yīng)酬申請(qǐng)表時(shí)，需審定其接待總費(fèi)用是否超標(biāo)。（四）周到原則：接待要做到銜接周密，以禮相待，使客人感受到熱情、周到。 （五）保密原則：向來(lái)賓介紹情況，注意保守集團(tuán)/公司機(jī)密；重要會(huì)議要有記錄，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題。（六）提前原則：對(duì)外接待均需提前一天填報(bào)商務(wù)應(yīng)酬審批表，并注明來(lái)賓級(jí)別，預(yù)計(jì)主、客人數(shù)，接待負(fù)責(zé)人、主陪人員報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。二、對(duì)外接待規(guī)格、住宿、用餐標(biāo)準(zhǔn)(原則上不得突破最高標(biāo)準(zhǔn),但可低于最低標(biāo)準(zhǔn)接待)12接待規(guī)格來(lái)賓界定住宿標(biāo)準(zhǔn)接待城市用餐標(biāo)準(zhǔn)（人民幣）A類接待（高格接待）政府職能部門（含事業(yè)單位）副廳級(jí)（含）以上；縣級(jí)市市長(zhǎng)、副市長(zhǎng)；區(qū)長(zhǎng)、副區(qū)長(zhǎng)；銀行分行副行長(zhǎng)（含）以上、分行信貸處及營(yíng)銷處處長(zhǎng)；總行處長(zhǎng)（含）以上；重要合作單位副總經(jīng)理（含）以上的接待。四星或五星級(jí)酒店特殊城市800-1200元/人/餐（含煙、酒）一線城市500-800元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市300-600元/人/餐（含煙、酒）B類接待（對(duì)等接待）政府職能部門（含事業(yè)單位）處級(jí)、副處級(jí)、科級(jí)；銀行分行處級(jí)、副處級(jí)、銀行支行副行長(zhǎng)級(jí)；重要合作單位部門負(fù)責(zé)人級(jí)別的接待。三星或四星級(jí)酒店特殊城市500-800元/人/餐（含煙、酒）一線城市300-600元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市200-500元/人/餐（含煙、酒）C類接待（低格接待）除A類、B類客人外以及外單位參觀學(xué)習(xí)、考察的接待。商務(wù)型酒店或三星級(jí)酒店特殊城市200-500元/人/餐（含煙、酒）二、三線城市100-300元/人/餐（含煙、酒）其他：對(duì)常規(guī)的外單位工作人員確需要就餐的，1-3人應(yīng)控制在300元內(nèi)/餐（含煙、酒），4-6人應(yīng)控制在500元內(nèi)/餐（含煙、酒），7人（含）以上應(yīng)控制在100元內(nèi)/人/餐（含煙、酒），超標(biāo)需總裁/總經(jīng)理批準(zhǔn)；卉森園林公司因業(yè)務(wù)需要對(duì)外單位人員確需接待的，由所在公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況酌情處理，特殊情況由總經(jīng)理向董事長(zhǎng)/總裁匯報(bào)或請(qǐng)示。注：1.所有來(lái)賓原則上公司不承擔(dān)住宿費(fèi)，公司接待負(fù)責(zé)人可代為訂房。確需由公司承擔(dān)住宿費(fèi)用的，參照以上住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.上述各類接待標(biāo)準(zhǔn)盡可能實(shí)行就低原則。來(lái)賓數(shù)1-3人的，餐費(fèi)可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的最高標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；來(lái)賓數(shù)4-6人的，餐費(fèi)可按最高標(biāo)準(zhǔn)的80%-90%執(zhí)行；710人的，餐費(fèi)可按最高標(biāo)準(zhǔn)的70%-80%執(zhí)行；11人以上的，餐費(fèi)按最低標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.接待A、B類來(lái)賓，在本辦法規(guī)定的用餐標(biāo)準(zhǔn)上，可上浮30%報(bào)銷，但每10次不得超額3次，如超標(biāo)報(bào)銷超過(guò)3次或出現(xiàn)超過(guò)上限30%標(biāo)準(zhǔn)的，一律報(bào)經(jīng)董事長(zhǎng)/總裁審批后方可報(bào)銷。若未經(jīng)董事長(zhǎng)/總裁審批，其超標(biāo)費(fèi)用的50%由公司主陪人員自行承擔(dān)4.C類接待就餐費(fèi)原則上不得超標(biāo)報(bào)銷。三、娛樂(lè)項(xiàng)目（一）接待A、B類來(lái)賓的，公司主陪人員應(yīng)技巧性回避進(jìn)入娛樂(lè)場(chǎng)所或減少其他娛樂(lè)消費(fèi)。接待C類來(lái)賓的，一律不安排娛樂(lè)消費(fèi)。（二）特別重要的客人和特殊情況確需進(jìn)入歌舞廳或豪華高消費(fèi)娛樂(lè)場(chǎng)所的，公司接待負(fù)責(zé)人盡可能只安排1-3人主陪人員陪同。（三）娛樂(lè)消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下（僅限A、B類客人；且原則上不得突破最高標(biāo)準(zhǔn),但可低于最低標(biāo)準(zhǔn)接待):所在城市特殊城市一線城市二、三線城市A類客人高消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（歌舞廳、豪華娛樂(lè)場(chǎng)所）500-1000元/人/次400-800元/人/次300-600元/人/次B類客人高消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（歌舞廳、豪華娛樂(lè)場(chǎng)所）400-800元/人/次300-600元/人/次200-400元/人/次低消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（一般娛樂(lè)場(chǎng)所、茶樓等）150-300元/人/次100-200元/人/次50元-80元/人/次1、上述娛樂(lè)接待標(biāo)準(zhǔn)盡可能實(shí)行就低原則。來(lái)賓數(shù)1-3人的，可按規(guī)定的最高標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；來(lái)賓數(shù)4-6人的，可按最高標(biāo)準(zhǔn)的80%-90%執(zhí)行；7人10人的，可按最高標(biāo)準(zhǔn)的70%-80%執(zhí)行；11人以上的，按最低標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2、接待A、B類來(lái)賓，在本辦法規(guī)定的娛樂(lè)標(biāo)準(zhǔn)上，可上浮30%報(bào)銷，但每10次娛樂(lè)接待不得超標(biāo)2次，如超標(biāo)報(bào)銷超過(guò)2次或出現(xiàn)超過(guò)上限30%標(biāo)準(zhǔn)的，一律報(bào)經(jīng)董事長(zhǎng)/總裁審批后方可報(bào)銷。若未經(jīng)董事長(zhǎng)/總裁批準(zhǔn)的，其超標(biāo)費(fèi)用的50%由公司主陪人員自行承擔(dān)。四、接待審批程序（一）接待人應(yīng)在事前填寫商務(wù)應(yīng)酬審批表（見(jiàn)附件），集團(tuán)公司的A類客人接待由接待部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)/總裁審批；B、 C類接待由接待部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批（必要時(shí)報(bào)董事長(zhǎng)/總裁審批），但集團(tuán)B、 C類接待需董事長(zhǎng)/總裁審批。（二）如領(lǐng)導(dǎo)出差不在公司的，先應(yīng)電話請(qǐng)示后執(zhí)行，待領(lǐng)導(dǎo)回公司后3日內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)及審批手續(xù)。五、對(duì)外接待費(fèi)用報(bào)銷（一）報(bào)銷各類接待費(fèi)用,均須將商務(wù)應(yīng)酬審批表、刷卡POS單等作為報(bào)銷附件。（二）接待費(fèi)用原則上要求刷卡結(jié)賬（卉森會(huì)所自營(yíng)項(xiàng)目除外），按“一事一清”原則，在接待消費(fèi)后7個(gè)工作日辦理報(bào)銷手續(xù)，遇節(jié)假日順延；不得累積報(bào)銷；逾期，則不予報(bào)銷。若相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出，須電話請(qǐng)示后作順延處理。（三）實(shí)行簽單方式結(jié)算的,以月為結(jié)算周期，由接待人或部門填制報(bào)銷憑證按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)銷。（四）各公司財(cái)務(wù)部應(yīng)每季度將各部門的接待消費(fèi)情況予以統(tǒng)計(jì)，如有發(fā)生10次接待費(fèi)用超額3次或超過(guò)上限30%標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)及時(shí)知會(huì)行政人事部/綜合部和接待負(fù)責(zé)人，在接待負(fù)責(zé)人次月工資中按超額部分的50%予以扣發(fā)。 （五）商務(wù)應(yīng)酬審批表各公司以每季度為周期由財(cái)務(wù)與審計(jì)人員進(jìn)行審核及處理。第八條 接待禮儀一、接待禮節(jié)（一）見(jiàn)面：主動(dòng)、熱情、禮貌、遞交名片（二）接待：主動(dòng)起迎，問(wèn)明來(lái)意二、安排交談地點(diǎn)：（一）根據(jù)來(lái)客來(lái)意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（辦公室、接待室、會(huì)議室）進(jìn)行交談。（二）比較忙，一時(shí)難以抽身時(shí)，應(yīng)向客人說(shuō)明暫請(qǐng)他人代接或另定時(shí)間。（三）切忌讓客人久候而無(wú)人問(wèn)津。（四）客戶提出和領(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點(diǎn)等候會(huì)面，介紹后再行離開(kāi)。 三、引見(jiàn)指南 首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名） 引見(jiàn)順序： （一）把年輕者介紹給長(zhǎng)者。（二）按社交禮儀需求，依次介紹一行來(lái)客。（三）職務(wù)相同，先介紹年長(zhǎng)的。四、行路要求（一）陪同客人行路，請(qǐng)客人行于自己右側(cè)。（二）乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動(dòng)開(kāi)、關(guān)門。（三）自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。五、其他（一）穿著不得過(guò)于隨便，按規(guī)定著裝，衣著整潔，有風(fēng)度。（二）主動(dòng)照顧來(lái)賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士。（三）尊重屬不同國(guó)家和民族來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。（四）接待人員必須第一時(shí)間到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，組織實(shí)施接待活動(dòng)。六、接待內(nèi)賓的內(nèi)容及程序（一）接受任務(wù)：弄清來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵達(dá)時(shí)間、乘坐交通工具。（二）接待布置：提出接待意見(jiàn)、接待部門、人員、形式、安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。（三）組織活動(dòng)實(shí)施：按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)上級(jí)檢查的，應(yīng)安排匯報(bào)、座談會(huì)。（四）活動(dòng)小結(jié)：每次較大規(guī)模接待完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。七、接待外賓的內(nèi)容及程序接待外賓的內(nèi)容及程序與接待內(nèi)賓基本相同，主要內(nèi)容和注意點(diǎn)為：（一）迎送、安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口、對(duì)等人員迎送。、對(duì)身份較高的外賓，事先應(yīng)安排貴賓休息室，并備有飲料。（二）會(huì)見(jiàn)會(huì)談、會(huì)見(jiàn)會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)至少提前1天通知對(duì)方，并盡量不改變計(jì)劃；會(huì)見(jiàn)時(shí)，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會(huì)談時(shí)，身份一般對(duì)等。我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎送。 、對(duì)會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場(chǎng)所較大時(shí)，宜裝擴(kuò)音系統(tǒng)，桌上放置中外文座位卡。 、會(huì)見(jiàn)的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。主賓安排在我方主談人右手第一位，次主賓坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。會(huì)談時(shí)用長(zhǎng)桌時(shí)，主賓各一方，請(qǐng)外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。 、如有合影，事先安排合影位置圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。 （三）宴請(qǐng)、有宴會(huì)（早宴、午宴、晚宴）、招待會(huì)（冷餐會(huì)和酒會(huì)）、茶話會(huì)、工作進(jìn)餐。、舉辦何種宴請(qǐng)活動(dòng)，根據(jù)活動(dòng)目的、對(duì)象、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等因素確定。 （四）文藝晚會(huì) 根據(jù)活動(dòng)目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節(jié)目，根據(jù)客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。（五）參觀 根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、外賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的參觀項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T和解說(shuō)員。第九條 接待罰則集團(tuán)、各公司在執(zhí)行接待任務(wù)時(shí)，未嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行的，除按違反集團(tuán)制度規(guī)定進(jìn)行處罰外，對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失或負(fù)面影響的將追究當(dāng)事人相關(guān)責(zé)任。第三章附則第十條 本辦法最終解釋權(quán)歸集團(tuán)人力行政中心，其它未盡事宜請(qǐng)參照集團(tuán)相關(guān)制度執(zhí)行。第十一條 本辦法自簽發(fā)之日起試行半年, 人力行政中心將廣泛征