企業(yè)贈品管理制度VIP

企業(yè)贈品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司贈品的管理，確保贈品的合理使用，充分發(fā)揮其營銷推廣及客戶關(guān)系維護(hù)的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及贈品管理、發(fā)放、使用等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：贈品的管理與使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：根據(jù)營銷目標(biāo)、客戶需求等因素，合理確定贈品的種類、數(shù)量及發(fā)放范圍，確保贈品使用的必要性。3.成本效益原則：在控制贈品成本的前提下，實(shí)現(xiàn)最大的營銷效果和客戶滿意度。4.透明性原則：贈品管理過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、贈品的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.市場部門應(yīng)根據(jù)年度營銷計(jì)劃、促銷活動方案等，提前制定贈品預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)明確贈品的種類、預(yù)計(jì)數(shù)量、單價(jià)、總預(yù)算金額等詳細(xì)信息。2.財(cái)務(wù)部門對市場部門提交的贈品預(yù)算草案進(jìn)行審核，結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算安排及資金狀況，提出調(diào)整建議。經(jīng)公司管理層審批后，確定最終的贈品預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的贈品預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算使用贈品。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制與審批程序進(jìn)行申請和審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對贈品預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期與市場部門核對贈品的采購、發(fā)放及庫存情況，確保預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性。（三）預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場情況變化、營銷活動調(diào)整等原因需要調(diào)整贈品預(yù)算，市場部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整內(nèi)容及對預(yù)算執(zhí)行的影響。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后，進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。三、贈品的采購管理（一）采購計(jì)劃1.市場部門根據(jù)贈品預(yù)算及營銷活動安排，制定贈品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等。2.采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給采購部門。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)按照公司供應(yīng)商管理相關(guān)規(guī)定，選擇合格的贈品供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。2.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括贈品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等條款。（三）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的要求，組織贈品的采購工作。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購的贈品符合質(zhì)量要求。2.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤贈品的采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保贈品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）驗(yàn)收1.贈品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對贈品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保贈品質(zhì)量合格。2.如發(fā)現(xiàn)贈品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。在問題未解決之前，不得辦理入庫手續(xù)。（五）入庫1.經(jīng)檢驗(yàn)合格的贈品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照贈品的類別、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行分類存放，并建立贈品庫存臺賬，記錄贈品的入庫、出庫、庫存等情況。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對贈品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、贈品的發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.贈品應(yīng)按照公司制定的營銷活動方案及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放，不得擅自改變發(fā)放范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方式。2.發(fā)放贈品時(shí)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保符合條件的客戶能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得贈品。（二）發(fā)放流程1.客戶信息收集：銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集參與營銷活動并符合贈品發(fā)放條件的客戶信息，包括客戶姓名、聯(lián)系方式、購買產(chǎn)品信息等。2.信息審核：市場部門對銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的客戶信息進(jìn)行審核，確?？蛻粜畔⒌恼鎸?shí)性和準(zhǔn)確性。3.贈品發(fā)放：根據(jù)審核通過的客戶信息，倉庫管理人員按照營銷活動方案的要求，發(fā)放相應(yīng)的贈品。發(fā)放過程中應(yīng)做好記錄，包括發(fā)放時(shí)間、客戶姓名、贈品名稱及數(shù)量等。4.客戶確認(rèn)：銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，確認(rèn)客戶是否收到贈品，并收集客戶的反饋意見。（三）發(fā)放記錄1.各部門應(yīng)建立健全贈品發(fā)放記錄檔案，詳細(xì)記錄贈品的發(fā)放情況。發(fā)放記錄應(yīng)包括客戶信息、贈品信息、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放人員等內(nèi)容。2.發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備公司內(nèi)部審計(jì)及查詢使用。保存期限按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、贈品的使用管理（一）使用范圍1.贈品主要用于公司的營銷推廣活動，包括但不限于促銷活動、展會、客戶答謝會等。2.在符合公司規(guī)定及營銷目標(biāo)的前提下，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，贈品也可用于其他與客戶關(guān)系維護(hù)相關(guān)的活動。（二）使用審批1.各部門如需使用贈品，應(yīng)提前填寫《贈品使用申請表》，詳細(xì)說明使用目的、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、預(yù)計(jì)使用贈品數(shù)量等信息。2.《贈品使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給市場部門審批。市場部門應(yīng)根據(jù)贈品預(yù)算及營銷活動安排，對申請進(jìn)行審批。如涉及重大營銷活動或超出常規(guī)使用范圍的贈品使用申請，需經(jīng)公司管理層審批。3.經(jīng)審批通過的《贈品使用申請表》應(yīng)提交給倉庫管理人員，作為發(fā)放贈品的依據(jù)。（三）使用監(jiān)督1.市場部門負(fù)責(zé)對贈品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保贈品按照批準(zhǔn)的用途和范圍使用。2.在贈品使用過程中，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用或浪費(fèi)等情況，市場部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求相關(guān)部門進(jìn)行整改。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、贈品的庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對贈品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對贈品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《贈品盤點(diǎn)差異報(bào)告》。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)贈品的庫存數(shù)量、銷售情況及營銷活動安排，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)贈品庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。2.采購部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警情況，及時(shí)制定采購計(jì)劃，確保贈品庫存能夠滿足公司營銷活動的需求。（三）庫存處理1.對于因營銷活動調(diào)整、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因不再使用的贈品，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)清理庫存，并填寫《贈品報(bào)廢申請表》。2.《贈品報(bào)廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審計(jì)后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)審批同意后，倉庫管理人員按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。3.對于可回收利用的贈品，倉庫管理人員應(yīng)妥善保管，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、贈品的賬務(wù)管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)會計(jì)準(zhǔn)則及公司財(cái)務(wù)制度的要求，對贈品的采購、發(fā)放、使用等業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。2.贈品的采購成本應(yīng)計(jì)入公司相關(guān)費(fèi)用科目，如營銷費(fèi)用等。贈品發(fā)放時(shí)，應(yīng)按照實(shí)際發(fā)放的贈品價(jià)值，沖減相應(yīng)的庫存，并確認(rèn)相關(guān)費(fèi)用。（二）財(cái)務(wù)審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對贈品的賬務(wù)處理情況進(jìn)行審計(jì)，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對贈品管理情況進(jìn)行審計(jì)，包括