接待管理辦法.doc

xxxx有限公司接待管理辦法第一章 總則第一條為加強對公司接待工作的管理，促進公司接待工作規(guī)范化，同時，通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強公司對外影響力，特制定本辦法。第二條本辦法適用于本公司接待管理工作。這里的接待工作主要指公司經(jīng)營管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務洽談、工作匯報和陪同參觀等方面的工作。第二章 接待部門第二條 公司行政人事部為公司負責接待的歸口管理部門。第三條 相關業(yè)務主管部門為對口接待部門。第四條 遇重大接待工作和接待活動，公司行政人事部可協(xié)調相關單位與部門共同做好接待工作，相關單位與部門應積極、主動配合。 第三章 接待職責第五條 公司行政人事部是接待歸口管理部門，凡公司安排的A類接待及高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。第六條 公司行政人事部在接到接待任務后，需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待計劃與接待安排，掌控好接待標準、接待規(guī)格和經(jīng)費預算。第八條 公司行政人事部應做好接待工作的相關行政事務。如：茶水/茶具的準備、果盤/飲料的準備與擺放、投影/放映/音響設備的調試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時，還須設計好客人參訪的路線，并沿途安排好接應或接待的人員；安排好客人接送用車；妥善安排來賓的吃、住、行及紀念品的贈送（如有必要）；做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等。第九條 對口接待部門須準備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司相關業(yè)務介紹、工作匯報等，并安排好有關匯報、講解的人員。第四章接待原則第十條 公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”原則，使客人高興而來，滿意而歸。l 平等原則：對來賓無論職務高低都要平等對待，落落大方，不卑不亢。一般情況下，級別與權限對等，由同級別人員接待，特殊情況可予以高規(guī)格接待。l 對口原則：各職能部門/業(yè)務部門對口接待，若屬綜合性接待，行政人事部門門應予以協(xié)調。一般是誰出面接待誰結帳。l 節(jié)約原則：接待來賓應充分考慮成本費用，堅持從簡接待原則，不搞鋪張浪費。不重復宴請，宴請時主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。l 周到原則：接待程序和接待方式應考慮周到，銜接周密，對客人以禮相待，使其充分感受到主人的熱情、周到。l 保密原則：向來賓介紹情況或帶領客人參觀時，應注意保守公司秘密，重要會議要有記錄，對不宜回答的敏感問題，要巧妙回避；對不宜拍照或攝像的場所，應婉言解釋、禮貌阻止。第五章接待事務分類第十一條 接待事務分為以下三類：l 類貴賓接待指公司領導重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領導、外賓及特邀參訪團的接待。貴賓接待一般實施高規(guī)格接待，有時也可視情況給予對等接待。l 類：業(yè)務接待，指營銷客戶的接待。一般實施對等接待，有時可視業(yè)務需要實施高規(guī)格接待。l C類：普通接待，指一般來客的接待，適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務人員往來。此類接待一般實施對等接待或低規(guī)格接待。第六章接待方式、接待標準和費用控制第十二條A類接待（貴賓接待）1、接到接待通知后，行政人事部須主動請示公司領導，了解清楚接待對象及接待要求，填寫接待申請/安排計劃表（見附表1），提前做好接待相關準備。2、A類接待一般由公司總部領導陪同，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司總部領導或指定專人陪同，安排于公司領導指定酒店或處所就餐。接待地點可視來賓行程及目的，安排于公司會議室或公司領導指定酒店等。3、A類接待標準及費用，由行政人事部根據(jù)公司總部領導指示及要求辦理。事后列出費用明細，連同相關票據(jù)如實報銷。A類接待總費用在2000元以內的，本單位總經(jīng)理審批即可；超過2000元的，需報總部領導審批（費用由各單位自行承擔）。l 類接待（業(yè)務接待）：1、B類接待一般由相關業(yè)務部門對口接待，行政人事部給予必要的協(xié)調和配合。B類接待一般安排在公司會議室進行，以茶水、飲料等方式招待。如有業(yè)務需要，可安排公司相關領導與來賓會見。2、B類接待一般不安排客人用餐和住宿，如因業(yè)務需要，需安排外出就餐的，對口接待部門負責人須填寫工作用餐申請/審批表（見附表2），經(jīng)公司相關領導批準后，按指定標準和規(guī)格予以安排（如時間較急，來不及書面申請，可先口頭請示相關領導，獲準后可事后補單）。3、B類接待如需給予高規(guī)格接待的，由對口接待部門負責人填寫接待申請/安排計劃表，經(jīng)相關領導審批后，交行政人事部安排和接待。如須安排外出就餐的，由對口接待部門領導或公司指派人員陪同。B類接待若經(jīng)總部領導批準，同意給予高規(guī)格接待的（B+），其接待標準如下：1、招待用茶葉標準為200元/斤以內；水果20元/人以內；贈送客人的紀念品（確屬需要）一般控制在200元/人以內；特殊情況需報總部領導審批。2、如需安排外出就餐的，就餐標準控制在80元/人以內。陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)，特殊情況下，經(jīng)批準可適當增加。3、如需安排住宿的，如果客人愿意，優(yōu)先安排住公司VIP客房；無招待客房的單位，如果客人要求，可幫忙代訂酒店，費用由客人自理；特殊情況需報總部領導審批。4、如果客人有需求，可安排公司車輛接送客人去市內汽車站、火車站、機場、碼頭等。接待用車一般不許出市外。5、B類接待費用預算總額在1000元以內的，本單位總經(jīng)理審批即可；超過1000元的，需報總部領導審批（費用由各單位自行承擔）。l C類接待（普通接待）：對一般來客（含公司系統(tǒng)內跨單位之間工作人員往來）的接待，以白開水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在公司用餐或叫工作餐（工作餐標準為每人每餐不超過30元）。公司系統(tǒng)內員工出差，如需安排住宿的，一般安排住公司招待宿舍；或者是出差員工根據(jù)審批的差旅報銷標準，自行安排住宿。C類接待一般不予報銷其他費用，特殊情況需領導審批。接待方式、接待標準和費用控制接待方式用餐標準酒店住宿接待費用合計A類接待標準相關領導陪同；附咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等150元/人以內領導指定酒店或處所就餐2000以內，（處級以上3000以內、廳級及交通相關領導5000以內）B+類接待標準相關人員陪同；茶葉標準為200元/斤以內；水果20元/人以內；贈送客人的紀念品（確屬需要）一般控制在200元/人以內80元/人以內3001000以內B類接待標準茶水、飲料60元/人以內200800以內C類接待標準茶水、白開水50元/人以內無100以內備注：1、陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)。 2、費用超出標準的需向總經(jīng)理申請審批。 3、梁浩峰和何俐萍老師招待客人不設上限。第七章接待費用管理第十四條 接待費用管理規(guī)定1、接待費用須從嚴控制，從嚴審批。嚴格遵照審批程序和接待標準執(zhí)行。未按程序和費用標準報批的，一律不予報銷。2、公司所有接待工作必須納入統(tǒng)一的安排和管理，不得各行其是，擅作主張，否則費用一律不予報銷。3、報銷接待費用時，需把經(jīng)審批的接待申請/安排計劃表、工作用餐申請/審批表連同相關票據(jù)一起附上。第八章接待程序和內容第十五條 接待流程和內容規(guī)定1、A類接待或實行高規(guī)格接待的B類接待，和所有需安排來訪人員在外食宿、交通、車船票等事項的接待，均需填寫接待申請/安排計劃表或工作用餐申請/審批表經(jīng)公司總部領導審批同意后，方可按規(guī)定標準安排接待。否則，費用不予報銷。2、行政人事部在獲悉公司領導有關A類接待的指示，或接到相關部門經(jīng)總部領導審批的接待申請/安排計劃表（高規(guī)格B類接待）后，即按如下程序安排接待： 接受任務。弄清來賓的基本情況（有特殊保密需要或相關信息不便外泄者除外）：弄清來訪人數(shù)、姓名、性別、職務和使命、抵達和離開時間、乘坐交通工具及車況和航班等。 布置接待。根據(jù)來賓身份和來訪目的，提出接待意見、接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費用預算等，并報相關領導批準。 接待安排。如有需要，應根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預定招待場所（如賓館、酒店、會議室等），安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點；按抵達時間，派人派車迎接等。 活動安排。來賓到達后，安排有關領導或部門人員及時與之會見。了解活動日程安排后，安排好相關陪同人員和參訪路線。若是業(yè)務接待，則組織業(yè)務部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場或洽談相關業(yè)務；若是上級主管部門來檢查工作，則根據(jù)需要組織相應的工作匯報會或座談會。 客人參訪活動結束后，如有需要，須提前安排好送客車輛或代訂好車、飛機票等。3、一般的B類接待和C類接待，由相關對口部門安排接待。如有需要，可申請行政人事部給予必要的支持和配合。第九章接待禮儀要點第十六條 接待的相關禮儀1、迎送禮儀：公司值班保安和總臺文員于接待進行時，須密切注意接待動態(tài)，確保接待過程銜接周密。客人到來后，接待人員應主動起迎，熱情、禮貌接待，指引客人到專門接待室，并做好通報工作?？腿穗x開時，值班保安、總臺文員應點頭致禮或微笑示意，接待人員應以“慢走”、“歡送再來”等禮貌語言熱情相送。客人參觀或所到之處，公司員工須集中精力做好各自工作，不得東張西望，更不許擅自與參觀人員攀談，如有必要可禮貌示意。2、接待安排：根據(jù)來賓身份、人數(shù)和來訪目的，確定接待類別、接待規(guī)格和標準，請示相關領導同意后，安排適當接待地點（如：接待室、會議室、酒店等）?？傊哟龍鏊?、接待規(guī)格及接待安排，要讓來賓感受到熱情，周到、舒適，未受冷落和怠慢，同時符合公司接待標準。3、對一般客人臨時來訪，如果接待人員手頭忙，一時難以抽身時，應向客人說明，暫請他人代為接洽或另商會面時間，切忌讓客人久候而無人問津；4、訪客若需與上級領導面談，應幫助聯(lián)絡或予以婉拒（事先明了領導無會見意圖時）。領導愿意會見的，則將客人引至約定地點等候會面，引見后再行離開。5、引見禮儀：首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）；把身份低、年紀輕的人介紹給身份高、年紀大的；職務相同，先介紹年紀大的；一行來客中，按職務高低依次介紹；6、行路禮儀：陪同客人行路，請客人行于自己右側；乘坐車、上下樓梯、乘電梯，禮讓在先，主動開關門；自己處于主陪同地位時，應排在客人旁邊，不要落在后邊。7、其他禮儀：接待重要來賓（尤其是A類貴賓）時，穿著不得過于隨便，須按公司規(guī)定著裝。衣著整潔、得體、有風度；主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；尊重不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節(jié)；若因故無法準時赴約，應盡早通知對方，并以適當方式致歉。8、注意事項：接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生。接待過程中，若遇來客提出不便辦理或公司限制事宜（如要求復印/拷貝公司受控制文件資料、在禁止拍照地點拍照等），須婉言解釋或巧妙回絕。第十條附則第十七條 以上規(guī)定由總部行政人事部負責制定、修訂和解釋，自公司正式發(fā)布之日起實施。xxxxx有限公司行政人事部2018年1月1日附表1接待計劃安排表客戶名稱客戶總人數(shù)男 人女 人主接待人姓名部門職務聯(lián)系電話陪同人姓名部門職務聯(lián)系電話姓名部門職務聯(lián)系電話姓名部門職務聯(lián)系電話到達（備注：有相關部門接待的，可不寫聯(lián)系人方式）時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式派車接站 是 否派車車型司機姓名回程預算小計會務安排有無預算小計會務時間年 月 日 時 分 年 月 日 時 分設備設施投影儀筆記本電腦白板白板筆水果 礦泉水預算小計住宿安排有無預算小計費用公司負責客戶自理公司負責客戶標準之外費用房間標準住房標準五星四星三星其它酒店名稱住房間數(shù)三間二間一間其它酒店地址餐飲安排有無預算小計餐數(shù)餐別費用預算用餐地點用餐人數(shù)早餐工作餐招待餐午