《壓力與時(shí)間管理》學(xué)員手冊(cè).doc

壓力與時(shí)間管理學(xué)員手冊(cè)請(qǐng)不要把這次的學(xué)習(xí)看成是任務(wù)，而是一個(gè)令人羨慕的機(jī)會(huì)。為了自己的成就和今后工作的利益積極去學(xué)。 -愛(ài)因斯坦活動(dòng)目標(biāo) 培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維，以開(kāi)拓性的意識(shí)、理念面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)更激烈的市場(chǎng)。人無(wú)我有、人有我新！ 面對(duì)不斷變化的市場(chǎng)，面對(duì)同業(yè)及企業(yè)內(nèi)的殘酷競(jìng)爭(zhēng)，怎樣自我激勵(lì)，更深的挖掘潛能使自己的業(yè)績(jī)更上一層樓！ 工作中的緊張壓力是不可避免的，究竟該如何應(yīng)對(duì)產(chǎn)生的焦慮？了解自己的身心狀況，平時(shí)多儲(chǔ)備生理能量。分析壓源、分類處理，將壓力轉(zhuǎn)化成正向的行為。學(xué)習(xí)自我減壓的妙方。心理公約 討論提綱(一) 您對(duì)本次培訓(xùn)活動(dòng)，期待學(xué)習(xí)到何種技巧？(二) 您在“業(yè)務(wù)的角色扮演”上，遇到何種阻礙？(三) 您認(rèn)為一位獨(dú)具魅力的人，應(yīng)具備哪些條件？ （每組至少舉出8項(xiàng)）展現(xiàn)共識(shí)(一) 選出組長(zhǎng)(二) 選定組名(三) 擁有代表本組精神的隊(duì)呼小組討論10分鐘 每組分享以2分鐘為限 A B=CA: B: C: 行動(dòng)決定結(jié)果 開(kāi)啟成功之匙信念 態(tài)度【心得整理】l 請(qǐng)問(wèn)您打算如何將AB=C，善用在業(yè)務(wù)工作中，開(kāi)啟日后成功之門？培養(yǎng)創(chuàng)造性的思維 成功人士的思維那些杰出的企業(yè)家，他們之所以杰出，就是因?yàn)樗麄兊乃伎疾煌趥鹘y(tǒng)線性的思維模式。以下四種思考方式, 您是否做到了？一 我常在腦海里想象成功的畫面，然后再思考達(dá)成這個(gè)畫面 的各種途徑，所以，當(dāng)各種問(wèn)題接踵而至的時(shí)候，我已經(jīng)在腦海中模擬過(guò)千百次可能的狀況以及解決的方式了。二 我相信成功者的思維模式不只是逆向的，而且可能是多元 式、并列式、甚至是圖像式的。三 我常在讀書與做事的過(guò)程中自我反省，盡量減少犯這樣的 錯(cuò)誤，或在感覺(jué)已稍有不對(duì)時(shí)立刻改正，回到當(dāng)行的正道上。四 現(xiàn)在大學(xué)教育的體制極容易是學(xué)生陷入僵固的思考模式。如何能讓學(xué)生在學(xué)習(xí)的過(guò)程中或上班族們?cè)谒麄兊娜粘９ぷ髦?，養(yǎng)成獨(dú)立的思考、敏銳的觀察，以突破窠臼、創(chuàng)新行動(dòng)，實(shí)為教育工作者首要的課題與使命。走出你的誤區(qū)主宰自己：選擇自己的情感、選擇健康。不加抱怨地接受自己你無(wú)須尋求別人的贊許擺脫舊我、消除標(biāo)簽無(wú)益的情緒：悔恨與憂慮積極探索未知沖破必須、應(yīng)該的束縛不再?gòu)?qiáng)求公正不再拖延從依賴走向獨(dú)立告別憤怒自我減壓管理戰(zhàn)勝焦慮的良方l 澄清認(rèn)識(shí)焦慮是生活不可缺少的一部分，每個(gè)人都不可避免。l 端正態(tài)度要戰(zhàn)勝焦慮， 樂(lè)觀的態(tài)度和對(duì)未來(lái)的信心是重要的武器。l 防微杜漸保持開(kāi)放的思維，在焦慮大規(guī)模襲擊你之前，將其消滅在萌芽狀態(tài)。l 決不放棄當(dāng)焦慮襲來(lái)時(shí)，和它抗擊，決不輕言放棄。壓力來(lái)源現(xiàn)代醫(yī)學(xué)認(rèn)為，一個(gè)身心健康的人，不僅體質(zhì)強(qiáng)壯，而且還應(yīng)能在順利的或不順利的環(huán)境中生活，在精神上是個(gè)健全的人。一個(gè)精神上不健全的人，一旦受到刺激，會(huì)引起受植物神經(jīng)系統(tǒng)支配的某一器官發(fā)生疾病（如慢性胃炎、偏頭痛、哮喘、斑禿等），同時(shí)又會(huì)強(qiáng)烈地引起心理反應(yīng)，結(jié)果使原有癥狀加重和惡化，這種由精神因素和軀體疾病結(jié)合在一起的疾病，人們給他去了一個(gè)心身的病名。專門研究精神因素在軀體疾病發(fā)病中的作用的醫(yī)學(xué)分支叫心理生理醫(yī)學(xué)。由于心身癥患者經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)愁訴癥狀，如心悸、頭痛、坐立不安、多思多慮等，容易受緊張、沮喪、恐懼等情緒的影響，往往在手足動(dòng)作、語(yǔ)言、情感等行為和生活習(xí)慣上反映出來(lái)。壓力的合理性壓力是指一種生理或心理的狀況，迫使人易處于緊張的狀態(tài)之下。1. 當(dāng)現(xiàn)實(shí)情況與預(yù)期目標(biāo)差距愈大時(shí)壓力愈大。2. 當(dāng)現(xiàn)實(shí)情況與預(yù)期目標(biāo)沒(méi)有差距或差距很小時(shí)便不會(huì)產(chǎn)生壓力或緊張。 面對(duì)不同的現(xiàn)實(shí)情況，將產(chǎn)生不同的壓力反應(yīng)由于引起壓力的原因、情況不同，壓力所呈現(xiàn)的狀態(tài)也不同。 您的壓力在哪里？假設(shè)您都將面臨以下實(shí)際情況，請(qǐng)根據(jù)該情況所帶給您個(gè)人的壓力強(qiáng)弱度，依序填入113。（感到壓力最強(qiáng)請(qǐng)?zhí)钊?、次之請(qǐng)?zhí)钊?、最沒(méi)有壓力的則填入13）壓力的來(lái)源個(gè)人排序小組排序1：應(yīng)變能力不足2：負(fù)債100萬(wàn)人民幣3：自己不夠吸引異性4：工作忙碌又無(wú)效5：上司的責(zé)罵6：跟不上時(shí)代的潮流7：同事間的惡意競(jìng)爭(zhēng)8：辜負(fù)家人的期望9：身患重病10：失業(yè)11：?jiǎn)逝?2：性能力被質(zhì)疑13: 失去個(gè)人休閑時(shí)間請(qǐng)思考 您正面臨哪一個(gè)等級(jí)的壓力？ 轉(zhuǎn)換壓力刺激成長(zhǎng) 現(xiàn)代人必須學(xué)習(xí)把負(fù)面刺激，轉(zhuǎn)變成生活中美好的一部份。刺激成長(zhǎng)的潛能 其中一個(gè)關(guān)鍵而重要的因素，即是“自我強(qiáng)度”（Ego-strength）。請(qǐng)思考 你的EQ值,究竟有多少? 應(yīng)付壓力的能力 一、積極解決問(wèn)題的能力這些能力包括：面對(duì)問(wèn)題的勇氣、解決問(wèn)題的決心、分析問(wèn)題的能力、建立假設(shè)的能力、驗(yàn)證假設(shè)的能力，耐心與毅力；藉著學(xué)習(xí)與體驗(yàn)的過(guò)程，來(lái)減除問(wèn)題所帶來(lái)的壓力。二、退怯合理化的調(diào)適是用否定的、被動(dòng)的和抵觸的方法與態(tài)度去解決問(wèn)題，預(yù)感目標(biāo)不能達(dá)成或已經(jīng)達(dá)不到時(shí)，不得不降低期待，使之與現(xiàn)實(shí)的差距減少，還要找出證據(jù)證明這個(gè)退怯、降低是合理，或是必要的。一位成功的管理者，同時(shí)也應(yīng)該是一位成功的信息處理者，壓力是一種阻力，在處理上適合以“最小阻力原則”（The Least Resistance Principle）來(lái)處理它；也就是說(shuō)，管理者在面對(duì)工作時(shí)，會(huì)選擇使壓力降到最少阻力的行動(dòng)策略，以減少付出代價(jià)。同時(shí)，壓力也是一種助力，就某種程度上而言，它正是你的“EQ值”發(fā)揮效能的最佳時(shí)刻。傳統(tǒng)的沖突觀 現(xiàn)代的沖突觀 【 獨(dú) 孤 九 式】 高 中 低形式3: 鐵令如山運(yùn)用威脅與權(quán)勢(shì)，互動(dòng)的強(qiáng)度強(qiáng)迫別人聽(tīng)從我們形式6: 討價(jià)還價(jià)以協(xié)商、交易的方式消弭現(xiàn)在的對(duì)抗形式9: 將大家意見(jiàn)整合后建立更高的共同目標(biāo)形式2: 粉飾太平強(qiáng)調(diào)共通處，而故意忽略差異的部分形式5: 在彼此不相干擾下，維持各行其事?tīng)顟B(tài)形式8: 全力支持在可容忍范圍內(nèi)，給對(duì)方最大的支持形式1: 回避不同的意見(jiàn)，以延后突顯問(wèn)題的時(shí)間形式4: 制定規(guī)則以客觀的規(guī)則作為處理彼此歧見(jiàn)的基礎(chǔ)形式7: 棄子投降放棄自己的堅(jiān)持，完全以對(duì)方提議為依歸論 點(diǎn) 的 彈 性 低 中 高 自我期許，迎向未來(lái) 記住你所向往的目標(biāo)，憧憬，夢(mèng)想-上天不負(fù)有心人，一定會(huì)如愿以償！ 1. 我們有無(wú)窮的潛力，開(kāi)發(fā)自身蘊(yùn)藏的巨大的潛力，足以造就一生的輝煌。2. 我們要打破傳統(tǒng)的思維方法，建立新的可能性思維3. 命運(yùn)掌握在你自己的手中！4. 在挫折逆境中更能發(fā)揮你的潛力5. 我們有無(wú)窮的潛力，開(kāi)發(fā)自身蘊(yùn)藏的巨大的潛力，足以造就一生的輝煌。6. 我們要打破傳統(tǒng)的思維方法，建立新的可能性思維7. 命運(yùn)掌握在你自己的手中！8. 在挫折逆境中更能發(fā)揮你的潛力總 結(jié)“光說(shuō)不練”，這是讓他們無(wú)法改善自己的最大原因?！盁o(wú)法常用”，他們用的少，所以學(xué)后就容易忘記?！盁o(wú)法前進(jìn)”，這是因?yàn)闆](méi)有在日常生活中養(yǎng)成習(xí)慣。 我們學(xué)習(xí)并不是只學(xué)習(xí)觀念而已，而是要懂得如何運(yùn)用它。運(yùn)用是一種行為模式，如果我們想將行為模式改變，不能只靠聽(tīng)、講、做而已。 更重要的是如何將它變成一種生活上的習(xí)慣行為，只有如此才有可能隨心所欲的去善用?！旧?漠 求 生 記】 七月中旬的某一天，大約在上午10點(diǎn)左右，你所搭乘的雙引擎小型飛機(jī)在美國(guó)西南部的所那那沙漠上意外地墜毀墜機(jī)時(shí)，機(jī)體爆破且完全燒毀，機(jī)長(zhǎng)與副機(jī)長(zhǎng)都不幸罹難，幸好乘客都奇跡似的平安無(wú)事。墜機(jī)時(shí)，由于事出突然，來(lái)不及以無(wú)線電求助，而且也來(lái)不及通報(bào)出事地點(diǎn)。但在墜落之前，從四周的景色看來(lái)，得知你目前的位置，大約在此次飛行航線中100公里外的地點(diǎn)。而且機(jī)長(zhǎng)在墜機(jī)前也告訴大家，在距此100公里左右的西南方有居民。出事地點(diǎn)附近是一片平坦的沙地，只長(zhǎng)了些仙人掌。飛機(jī)墜落之前，天氣預(yù)報(bào)說(shuō)氣溫大約是43。但在地面上的溫度則接近50。在飛機(jī)燒盡之前，你們可以勉強(qiáng)地從下列10項(xiàng)物品中一次拿走一項(xiàng)東西，直到飛機(jī)燒盡為止。而你們的問(wèn)題是，為了生存，你認(rèn)為這10項(xiàng)物品之中，哪一項(xiàng)比較重要，然后再依1-10的順序標(biāo)示出來(lái)。在做最后的決定時(shí)，必須經(jīng)由生存者，也就是全體乘客的同意。 請(qǐng)?jiān)谙铝?0項(xiàng)物品上標(biāo)示順序羽絨外套（ ）威士忌 （ ）化妝鏡 （ ）水壺 （ ）滅火器 （ ）鹽 （ ）指南針 （ ）護(hù)照 （ ）雨衣 （ ）小刀 （ ）課程： 時(shí)間管理與工作安排 課程目標(biāo) 了解優(yōu)先、高效管理時(shí)間應(yīng)具備的正向態(tài)度； 學(xué)習(xí)時(shí)間管理及其中常用的技巧與方法； 理解計(jì)劃性工作安排的正確觀念并掌握具體步驟； 有效學(xué)習(xí)PERT法則及優(yōu)先要徑分析的理論及原則； 彈性運(yùn)用時(shí)間管理技巧，真正有效提升工作效率；真正成為時(shí)間的主人。心理公約 討論提綱一、 您曾遇到過(guò)具有高效時(shí)間管理能力的專業(yè)人士嗎？他們?yōu)槭裁次?？?qǐng)列舉三項(xiàng)理由。您認(rèn)為一位獨(dú)具魅力的管理者，應(yīng)具備哪些條件？（每 二、 組請(qǐng)以圖像表達(dá)，至少描述六項(xiàng)特質(zhì)）三、 您希望本次培訓(xùn)課程應(yīng)如何進(jìn)行，能使學(xué)員們收獲最大？展現(xiàn)共識(shí)（1） 選出組長(zhǎng)（2） 選定組名（3） 擁有代表本組精神的隊(duì)呼 工作效能 的 提 升 一天 X 小 時(shí) ？X=速度質(zhì)量效益效率Efficiency = 效能Effectiveness 努力Effort80/20效率法則 80%的成就是在20%的時(shí)間內(nèi)達(dá)成的，反過(guò)來(lái)說(shuō)剩余的80%時(shí)間，只有20%的效益。時(shí)間殺手 何謂時(shí)間殺手？ TIME KILLER，是指對(duì)時(shí)間資源的一種浪費(fèi)，(kill time)細(xì)小時(shí)間的浪費(fèi)，積小成多造成很多工作不能如期完成。時(shí)間殺手存在的原因與環(huán)境對(duì)時(shí)間的概念認(rèn)識(shí)不清沒(méi)有好的時(shí)間管理方法 試 算： 您的一分鐘究竟值 RMB！試 想： 在您的工作、生活中究竟有多少時(shí)間殺手？讓時(shí)間超值 十大 無(wú)效 的時(shí)間運(yùn)用法1、 別人希望你做的事情2、 老是以同樣方式完成的事3、 你不擅長(zhǎng)的事4、 做時(shí)無(wú)樂(lè)趣可言的事5、 總是被打斷的事6、 別人不感興趣的事7、 如你所料已經(jīng)花了兩倍以上的事8、 合作者不可信賴或沒(méi)有品質(zhì)保障的事9、 不可預(yù)期進(jìn)行的事10、 接無(wú)效的電話小 結(jié)： 進(jìn)行有效時(shí)間管理，不僅幫助我們分析工作中的問(wèn)題，更重要的是帶領(lǐng)我們?nèi)ふ疑械摹皟r(jià)值真諦”做時(shí)間的主人吧！ 確認(rèn)工作的必要性 每天的工作，我是否感到方向明確呢？ 每天的忙碌，我是否感到收獲不多呢？ 一天又一天，我是否在做自己不愿意做的工作呢？工作贏得成 就 感 確認(rèn)工作對(duì)我的必要性，剖析工作對(duì)我的重要性 我現(xiàn)在處在工作生涯的何處？ 我工作生涯的最終目標(biāo)是什么？ （15題問(wèn)卷） 我是否計(jì)劃如何達(dá)成上述目標(biāo)？ 現(xiàn)在工作中我喜歡的部份如何？不喜歡的部分 又是什么？ 哪些想改變？ 在我現(xiàn)階段人生中，我有什么需要下決心執(zhí)行的事？ 我現(xiàn)在最可能成就的事，是什么？ 直屬主管最期待我近期能完成的任務(wù)是什么？Job description職位說(shuō)明書建立個(gè)人KPI系統(tǒng)KFIkPIEvaluation將工作有效分類時(shí)間管理工作分類比例分配工作項(xiàng)目例行工作發(fā)展工作培育部屬自我成長(zhǎng)工作分派步驟： 匯整 分類 要徑分析 工作分派優(yōu)先要徑分 析 優(yōu)先要徑分析原則： 是一種有效管理時(shí)間的方法，就是把工作分為緊急重要、兩個(gè)象限，從中判斷什么是重要指標(biāo)。（緊急） 2 1 （重要） 4 3 學(xué)習(xí)優(yōu)先要徑分析，掌握關(guān)鍵性工作！平行操作的PERT法則實(shí)務(wù)運(yùn)用PERT法 則P E and R T 北京早餐工程已啟動(dòng)，今天我們希望能在家吃早飯 本組成員 分鐘能出門上班！案例習(xí)作設(shè)定目標(biāo)SMART法則ARTMSSSS 2.1 如何處理順道走訪/不速的訪客？現(xiàn)在有空嗎？是我們常常在辦公室、走廊、茶水間聽(tīng)到的問(wèn)題。大部份的情況它們是其中一方一時(shí)興起，當(dāng)然也有的時(shí)候是因?yàn)閷?duì)方早有需要，只是苦無(wú)機(jī)會(huì)逮到您罷了。人類本來(lái)就是群體的動(dòng)物，有與他人聯(lián)系，交朋友，說(shuō)話和社交的需要，所以辦公室內(nèi)的交誼活動(dòng)也是人之常情。在工作中如果您有12個(gè)朋友，每天對(duì)每一位用上十分鐘，一天就用掉了二小時(shí)，也就是用四分之一的工作時(shí)間去滿足您自己或其它人的社交需求。n 時(shí)間管理的工作守則第一條，就是決定談話的內(nèi)容是否真有其必要。要做到這一點(diǎn)，最好的方法便是回答對(duì)方：現(xiàn)在時(shí)間真不巧，我正好要去做（還記得嗎，永遠(yuǎn)有更重要的事待辦！）您找我有什么事呢？在對(duì)方回答后，您便可以決定到底要處理這件臨時(shí)狀況，或是另訂時(shí)間再談。在大多數(shù)情況下，對(duì)方都會(huì)自動(dòng)放棄，或改長(zhǎng)話為短說(shuō)。而如果事情真的急迫，您們之間的對(duì)話也會(huì)立刻進(jìn)入正題。n 當(dāng)他人走進(jìn)您的辦公室談話，卻又不知如何打住時(shí)，您必須負(fù)責(zé)處理狀況。通常最佳的方法便是做個(gè)結(jié)語(yǔ)：好的，我們是不是已經(jīng)同意由您負(fù)責(zé)，我負(fù)責(zé)，還有其它要注意的事情嗎？。如果這樣的結(jié)論做完仍然不行，只好接著說(shuō)真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做（不管它是什么）當(dāng)然，如果訪客不是公司的人，若您從椅子上站起來(lái)向門口走去，會(huì)是結(jié)束談話的明顯暗示。2.2 如何處理工作拖延？自問(wèn)為何工作會(huì)耽擱或延宕？是對(duì)工作不清楚嗎？工作似乎都到把您壓倒了？這是個(gè)討厭而無(wú)趣的工作嗎？您害怕您可能會(huì)失??？若是您耽擱工作的理由是上述之一，考慮以下的策略：n 設(shè)定完成工作的最后期限。讓別人知道您何時(shí)要完成它。如果是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，也要設(shè)定定期檢查點(diǎn)。n 把工作劃分成較小且易于管理的段落或步驟。確認(rèn)那個(gè)段落或步驟的執(zhí)行順序，以及哪些步驟可同時(shí)來(lái)做。n 設(shè)定一個(gè)開(kāi)始工作的日期和時(shí)間，每天花一定的時(shí)間在這份工作上面直到完成。n 確認(rèn)您所需要的信息、資源及支持，并確實(shí)取得。n 每天以該項(xiàng)工作開(kāi)始，或在您精神最好時(shí)做該項(xiàng)工作。n 正面思考工作的成果，想想當(dāng)工作完成時(shí)您會(huì)感到多么美好。n 試著去尋找有關(guān)這項(xiàng)工作的一些有趣或值得學(xué)習(xí)的事情；或者用一個(gè)更有趣或更有挑戰(zhàn)性的方式去完成它。n 如果害怕失敗，先自問(wèn)為什么。如果有合理的理由：缺乏技巧、經(jīng)驗(yàn)、信息、資源、支持，把這些顧慮提出。n 完成工作時(shí)，犒賞自己。2.3 如何讓個(gè)人工作更有組織性n 使用個(gè)人的組織化工具（電子式或文書式）n 利用電腦outlook的規(guī)劃工具，將行事歷、約會(huì)記錄、待辦事項(xiàng)和通訊簿全部整合在一起。n 特別安排時(shí)間來(lái)整理您的工作空間n 整理您所有的工作區(qū)域：書桌、檔案柜、書架、告示板、您的計(jì)算機(jī)，甚至地板和墻壁（partition）。n 建立檔案系統(tǒng)。保持簡(jiǎn)單（如：以顏色來(lái)區(qū)分類別），以簡(jiǎn)短、合邏輯的名稱來(lái)清楚標(biāo)示您的檔案，將類似的事物歸檔在一起，如項(xiàng)目資料、訓(xùn)練資料、參考資料、政策和步驟、個(gè)人信息、行政記錄。將檔案夾以筆畫數(shù)或英文字母等方式排序。n 克制想保留每一張文件的沖動(dòng)。如果該文件不再有意義，不是一個(gè)法律文件，或?qū)δ谧龅墓ぷ饕巡皇潜匾?，那么您大概不?huì)需要它了。n 確定您有足夠的存盤空間和書架。如果您需要更多，就想辦法找到更多。n 整理您的書桌。只留下正在執(zhí)行的計(jì)劃和工作，把已完成的拿走。讓書本和大型文件遠(yuǎn)離您的書桌。如果可能的話，把私人相片掛在墻上；考慮安置一個(gè)小型架子來(lái)放相片和紀(jì)念品。此外，每天定時(shí)清理桌子和環(huán)境。n 避免文件堆積。讀完資料、歸檔、分發(fā)給別人或扔掉它。2.4 如何處理電子郵件？n 每天安排固定的時(shí)間來(lái)檢查您的郵件。把您的郵件分類為需要后續(xù)行動(dòng)及僅供參考。n 當(dāng)您預(yù)期會(huì)有空檔時(shí)間時(shí)，隨身攜帶您的郵件，例如等待會(huì)面或旅行時(shí)。n 每天安排特定時(shí)間來(lái)閱讀您電子郵件中的訊息并回復(fù)。每封郵件只看一次并完成下列之一：1. 完成所需的后續(xù)行動(dòng)2. 回復(fù)該信息3. 將后續(xù)需要做的列入代辦事項(xiàng)4. 將給予的信息建文件5. 在完成上述的一項(xiàng)后，刪除該信息2.5 如何使會(huì)議有成效？想一想您