會議管理指引手冊.doc

. 會議管理指引手冊目 錄說明1一、會議管理的重要意義2（一）會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障2（二）公司會議守則2二、例會工具總表和角色建議3三、例會前的準備3（一）制定部門例會制度3（二）發(fā)例會通知4四、例會中的過程管理5（一）例會管理八要素5（二）會議紀要表6（三）例會中發(fā)言技巧6（四）如何形成決策8（五）讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作8（六）參會人員會議評價表8（七）主持人例外情況處理9五、例會后的跟蹤管理12說明：本手冊的直接使用者是公司的各級管理人員，其他從事項目管理和協(xié)調的同事均可以參考使用；本手冊將首先在各部門層面例會進行試行，如收效良好將考慮在全部會議中推廣使用；在您閱讀本守則后，為鼓勵形成工作習慣，人力資源系統(tǒng)將在一個月后對例會效果進行跟蹤，并聽取各方意見和反饋，以便對手冊進行改進：跟蹤對象：各級部門經理，各項目經理跟蹤內容：部門例會制度，例會通知，會議紀要，參會人員評價本手冊中所提到和運用的工具只是希望能夠培養(yǎng)參會人員良好的會議習慣，不具有獨占性和排他性。一、會議管理的重要意義（一）會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障開會已經成為公司中最昂貴的一種交流活動。有的經理每個工作日2/3的時間花在開會上，相當多的會議被參會者認為是效率不高！ 很多人反映：開會是件挺麻煩的事情。有人說所謂開會就是人們大聲說話卻又說不出什么來，會議結束后，多數(shù)人并不十分明確自己的行動目標、資源及時間期限；也有人說開會沒有完全理解或者認同結論，自己的想法和建議沒有機會充分表達。大家似乎也都下意識地認為：大多數(shù)會議是在浪費時間、效果欠佳、勞而無功。失望的會議參加者能做些什么呢？ 我們發(fā)現(xiàn)，部門例會是李寧公司里最常發(fā)生的會議，其影響范圍涉及到每位員工的近期工作目標和時間安排。因此，我們制定了如何開例會的指引手冊，目的是為公司的管理人員，提供了從計劃會議到評估會議的整個過程中，應該如何進行改進的建議。本手冊對于那些關心提高會議效率的組織者及團隊來說尤其有用。（二）會議守則守則的目的在于降低工作中的會議成本，提高會議效率。一、我們提倡：會而有議，議而有決，決而有行，行而有果。1能不開的會議就不開，能短開的會議就短開2目標不明確的會議不開3不論級別，敢于直言；會議決策，人人有責4會中不開口，會后免再提二、我們要求1議程先行，有備而來l 會議召集人在會議前一周，發(fā)出會議通知及會議的具體日程，在會前兩天應與全體參會者進行再次確認；l 參會者應先行準備議題有關資料，并于會前發(fā)給相關人員；l 參會者應當在收到會議通知后24小時內進行回復，對于沒有議程的會議，參會者有權拒絕；對于會議資料應認真閱讀，做好充分的準備。2準時開始，準時結束l 會議應在既定的時間準時開始和準時結束（發(fā)生不可抗力事件除外），會議主持人有責任控制好會議時間，避免會議偏離主題；l 會議主持人可以在會中進行程序建議（PS），比如修改議題和時間，但需征得參會者的同意。3不遲到，不早退，不開小差l 參會者遲到，需接受懲罰處理。具體標準為：總監(jiān)及以上300元，部門經理100元，員工50元；l 會議召集人遲到15分鐘后，與會者可自行離會，召集人將被罰款，標準按以上雙倍執(zhí)行。對于不可抗力導致的遲到，應提前向召集人做出說明，屢次說明者，個人誠信將受到質疑；l 所罰款項將用于會議條件的改善 / 學習資料的購買 / 部門團隊建設；l 會議中所有手機應置于靜音或關機狀態(tài)，重要會議召集人有權要求關機狀態(tài)，并控制與會議無關的活動（如上網(wǎng)、個人辦公、接聽電話、發(fā)短信等），如果違反，第一次口頭警告，第二次按罰款標準執(zhí)行；l 對于參會者的遲到和參會情況在會議紀要中應明確記錄。4會議決議，必定執(zhí)行l(wèi) 會議召集人應當在會議結束后兩個工作日內，完成會議紀要表并發(fā)送所有參會者，節(jié)假日順延。參會者應自行記錄與自己有關的決議事項，以便盡早開展工作；l 對于會議通過的決議，責任人應落實執(zhí)行；l 參與者有義務就會議內容與系統(tǒng)、部門內同事進行溝通分享；l 下一次會議之前，檢查和回顧上一次會議成果，對于時間和質量未達到標準的應說明原因。二、例會工具總表和角色建議例會流程表單工具會議主持人角色建議管理責任人角色建議參會人員角色建議例會前準備例會通知擬寫例會通知進行時間管理制定和堅持部門例會制度確定議題和目標認真閱讀例會通知提前準備例會進行會議紀要表時間管理：準時開始，準時結束，PS技巧，控制跑題引導討論技巧：IG和KP技巧現(xiàn)地現(xiàn)物，當場決策，明確執(zhí)行人充分發(fā)表意見，會上不開口，會后免再提對事不對人例會后跟進會議評價表2日內發(fā)送會議紀要表監(jiān)督執(zhí)行情況對執(zhí)行不力現(xiàn)象態(tài)度鮮明堅決執(zhí)行三、例會前的準備（一）制定部門例會制度各部門可以根據(jù)自身實際情況，制定出本部門的例會制度。我們建議：小部門（人數(shù)在十人以內，工作區(qū)域集中），每1-2周開一次例會；大部門（人數(shù)在十人以上，或工作區(qū)域不集中），每2周-1個月開一次例會；會議主持人的首選是經理本人，待例會的形式逐步理順下來后，可以考慮讓部門同事?lián)屋喼抵飨?；明確例會的“討論誤區(qū)”，也就是例會中不涉及的內容，例如：避免深究發(fā)生質量問題的原因和責任人。例會主要內容：1 跟蹤上次例會的執(zhí)行情況：（1）對執(zhí)行到位的人員、團隊、事件要給予明確肯定；（2）對沒有按期限達成目標的人、事件要鮮明的指出，輔助/督促完成補救的時間和方案。2 分享公司/系統(tǒng)會議中最新的戰(zhàn)略方向、政策及行動要求：（1）傳達公司/系統(tǒng)有關文件、要求，并布置相關安排；（2）需要重點強調正式發(fā)文中制度傳達、促進彼此討論、學習，督促落實和執(zhí)行；（3）對近期公司/系統(tǒng)/部門內發(fā)生的事件和涉及人員，明確管理人員的態(tài)度和觀點，說明什么是公司提倡的行為，什么是不提倡的行為，以便于員工明確確認價值觀。3 討論擬定議題：注意不同的議題可以使用不同的方法，注重引導技巧（Facilitation Skill）的應用，以提高討論溝通效率，在過程中注重“例會管理八要素”，成功運用“發(fā)言技巧”、“形成決策的方法”，同時注意“例外情況的處理”。（后附詳細內容）4 達成行動結論：會議后形成決議，明確具體工作事項、時間、責任人。（上述議題可根據(jù)具體的安排、方便來調整順序執(zhí)行。）（二）發(fā)例會通知 會議通知一定要具體，良好的通知體現(xiàn)出會議方案人精心的設計和組織，有利于讓每一位參會者提前了解要結論的議題、時間分布及有關人員。部門例會通知會議日期和時間：會議主持人：參會人員：記錄人：會議議題發(fā)言人討論時間1. 追蹤上次例會的執(zhí)行情況分鐘2. 分享：公司最新動態(tài)信息（例如：戰(zhàn)略、政策和活動）；個人工作進展分鐘3. 討論擬定議題（請明確每個議題的目的，例如：是通報？是分享討論？還是有決策結果？） 1) 2) 3)分鐘分鐘分鐘4. 達成行動結論分鐘5.臨時議題分鐘四、例會中的過程管理（一）例會管理八要素一、會議主持人的首選是經理本人，待例會的形式逐步理順下來后，可以考慮讓部門同事?lián)屋喼抵飨?；二、例會通知通常由主持人發(fā)放；三、例會開始前，記錄人員先將此次會議應出席人數(shù)、實到人數(shù)，及議程標示在白板上，一目了然；四、例會進行的標準程序是：1上次例會中承諾事項的追蹤；2分享最新信息；3議題呈現(xiàn)和討論；4臨時議題討論；5宣讀行動結論。五、會議主席的職責：1營造和諧氣氛，還要鮮明地執(zhí)行會議守則；2依照議程進行，嚴格控制時間；3在討論環(huán)節(jié)，充分鼓勵每個人表達各自意見，尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的情形；4正確總結討論內容；5減少與議程無關的爭論與討論；六、記錄人員的職責是：1協(xié)助主持人維持事先公布的的討論順序和時間；2對參會人想法進行客觀記錄；3對延伸性話題進行記錄；4對各項議題結論的記錄；5后續(xù)落實工作的記錄，并于會后交付給執(zhí)行人；七、主持人在各議題的討論完畢后，根據(jù)時間情況，進行“臨時議題”的討論；八、主持人應于每個議題討論結束前，宣讀此議題的結論。（二）會議紀要表年月份部門例會會議紀要表會議時間會議地點會議紀要人參會人員遲到人員本次會議主要內容本次會議主要結論后續(xù)需要推進落實的工作工作執(zhí)行人完成時間下一次例會的時間、主題年月日會議結束后需在一天內，有記錄人員按固定格式撰寫會議紀要，讓經理先行過目確認，兩天內email通知相關內容負責人和參會成員。（三）例會中發(fā)言技巧在部分公司的例會中，我們發(fā)現(xiàn)部分參會者在表達不同看法時，要么言辭激烈，要么沉默對抗。那么，如何有效發(fā)表自己的看法，并且得到對方認可和幫助呢？有一個有效的辦法：把問題擺在我們的對面，而不是我們之間（多用KP技巧）；我否定的是你的部分觀點，而不是你整個人。這里，我們給出會中發(fā)言的三個步驟：（實際運用時采用的語言不是一成不變的）1、“你這個點子我很喜歡的地方是。它的好處是?！?、“你這個點子讓我想到。；（不要講“不過、但是”）3、講你自己的想法。下面是世界上優(yōu)秀經理人在主持會議中的最佳語言范例，供您在會議實戰(zhàn)中參考。維護自尊（KP1）善意回應（KP2）參與（KP3）分享（KP4）支持（KP5）開展討論（Open）“我認為你能在討論中發(fā)揮很大作用?！保ňS護自尊）“我很高興你能參加會議。我們需要借助你的專業(yè)知識。”（加強自信）“我知道為一個我們原本以為解決的問題舉行會議（事實）的確令人沮喪（感受）?！薄吧洗螘h以后，我們取得了很大進展（事實），這可真令人高興（感受）?！薄拔覀兘裉鞗]有太多時間，所以我希望大家都能把注意力放在實現(xiàn)會議目標上?！薄澳銓ψh程有什么問題嗎？”“我想，我們必須記住的最重要一點是我們在這里討論是為了（觀點）”“我想我們之所以開會是因為（理由）”“我的任務是引導會議討論，但解決方案必須由你們自己決定?！薄霸跁希覍f(xié)助你們明確你們的責任。至于如何履行這些責任，我想聽聽你們的意見”澄清資料（Clarify）“這里倒用不上這些信息，不過我們要找的正是這種類型的資料（維護自尊）?！薄爸x謝你收集了所有這些資料。你辛苦了（加強自信）?！薄拔依斫饽銥槭裁磿械骄趩剩ǜ惺埽Ｎ覀冋谔幚淼膯栴}確實非常棘手（事實）。”“顯然這一變動（事實）使你們大家都感到泄氣（感受）。”“你怎么樣，（姓名）？這對你們團隊有什么影響？”“（姓名）？，你有什么情況要補充嗎？”“我擔心我們仍舊沒有了解整個情況（感受）?！薄拔覜Q定再核實一下這份資料。它似乎與我們收集的其它數(shù)據(jù)不太符合（理由）?！薄笆紫茸屛衣犅犇愕目捶?，然后我再告訴你我的意見?！薄拔抑?，要記起發(fā)生的每一件事很難。不如我們一步步重溫一下當時的情況，看看你能不能由此想起點什么。”發(fā)展（Develope）“我想，在你提的建議中，部分內容對我們還是有用的（維護自尊）”“這個想法真不錯（加強自信）。讓我們把它記下來。”“我了解你為什么會感到有壓力（感受）。這個決定事關重大（事實）?！薄拔覀冏罱K總算想出了一些建議（事實），這讓人感覺真不錯（感受）?！薄澳阌惺裁唇ㄗh？”“針對這一問題，你會首先采取哪些步驟？”“我們來看看有沒有其它方案。我以前曾提出過那個建議，不過我的建議被否決了（理由）。”“我得承認我曾經有所懷疑。不過這確實管用（感受）。”“當然，我有一些建議。不過還是你最了解自己的工作。我能如何幫助你想出一些建議？”“先別泄氣。我們再討論討論看?！边_成共識（Agree）“即使你以前遇到過麻煩，但我相信這次你一定能妥善處理（維護自尊）。”“你無疑是實施這項建議的最佳人選（加強自信）。”“我感覺你對這個決定（事實）不太滿意（感受）?！薄拔夷芾斫饽銥槭裁磿悬c擔心（感受）。這是個大膽的計劃（事實）?！薄埃ㄐ彰?，這是你提出來的建議。你能不能負責實施這個建議？”“我們應當采取哪些步驟來實施這個建議？”“當我們提出中這個計劃時，我們必須說明這會使其它團隊如何受益（想法）?！薄拔矣行判模覀円欢軐崿F(xiàn)這個計劃（感受）。”“我可以負責匯報這個計劃。不過，你為制定計劃付出了那么多努力，應該由你來進行匯報。我能怎么幫你嗎？”“要不要我?guī)湍阆胂朐撊绾螆?zhí)行這項任務？”總結（Close）“這是一次艱苦的會議，不過你們都堅持下來了（維護自尊）。”“如果沒有你們，我們不可能解決這個問題（加強自信）?！薄拔覀冏罱K還是作出了決定（事實），這真讓人舒了一口氣（感受）?！薄叭绻蚁氲經]有人能幫我（事實），我一定會著急的（感受）。”“讓我們來迅速總結一下我們接下來的行動步驟，好嗎？”“我們該什么時候來開次會，以討論一下我們的進展？”“我們應當每周匯報一下最新進展（想法）?！薄拔蚁氲鹊瓤?。事情可能發(fā)生變化（理由）。”“先試試吧，我們在下次舉行會議時再討論討論它的效果?！薄叭绻悻F(xiàn)有的資源還不夠，記得給我打個電話?！保ㄋ模┤绾涡纬蓻Q策這里我們提供DDI高效決策課程中的決策五步驟，供大家參考步驟一、設定期望、條件、內容；步驟二、搜集資料，闡明信息；步驟三、衍生意念，創(chuàng)設方案；步驟四、評核方案，去蕪存菁；步驟五、傳達定案，實踐決策。（五）讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作會議主席要利用參會者都能看到的工具（筆記本+投影機、白板或大白紙），引導成員完成下面行動表單。千萬不要只記錄在自己的筆記本上，只有自己清楚，而別人不清楚。本表的威力很大，正確使用會讓例會開得更有成效；后續(xù)需要推進落實的工作工作執(zhí)行人完成時間（六）參會人員會議評價表本表在例會后由人力資源系統(tǒng)抽查發(fā)放，參會人員匿名填寫。目的是幫助經理提高例會成效。評價項目評分低-高1我是以客觀角度評價本次例會1 2 3 4 52我在會前就清楚本次例會的目的和議程1 2 3 4 53本次例會對上次例會承諾進行跟蹤，并有鮮明的獎懲管理動作1 2 3 4 54本次例會嚴格按照事先明確的開始時間執(zhí)行1 2 3 4 55本次例會嚴格按照事先明確的結束時間執(zhí)行1 2 3 4 56我能在例會中自由發(fā)表我的看法1 2 3 4 57會議過程中，有清晰的決策產生1 2 3 4 58我在會議結束后，很清楚我要做什么1 2 3 4 59我在會議結束后，很清楚我的同事要做什么，以及他/她需要我支持什么1 2 3 4 510我認為本次例會很有效。1 2 3 4 5（七）主持人例外情況處理問題征兆建議并且試著說發(fā)生爭論協(xié)作和合作精神降低。有人不愿妥協(xié)。嗓門不斷提高，情緒開始激動。因意見不一致而發(fā)生爭論。沒有參與爭論的與會人員開始對會議顯得漠不關心。與會人員不再就事論事，而是彼此責備。在沒有理解他人的意見以前，與會人員已開始進行反駁。鼓勵輪流發(fā)言。給予每位與會人員一定的時間發(fā)表個人的意見。在發(fā)言時，其他人不得中途打斷。總結建議/行動方案。要求發(fā)生爭論的雙方互相總結對方的觀點，以更好了解彼此的意見，并發(fā)現(xiàn)雙方一致同意的方面。宣布會間休息。利用會間休息使與會人員冷靜下來。私下與發(fā)生爭論的與會人員進行交談，并在交談時運用合適的基本原則：善意回應。表示你理解對方的感受，以消除對方的負面情緒。分享。說明不停止爭論的后果，以便使對方意識到爭論無助于事。參與。詢問對方能以什么其他不同的方式參與會議討論，以爭取獲得其他與會人員的支持?！拔覀?yōu)槭裁床幻總€人都談談自己的意見？一個人發(fā)言時，其他人不得打斷。”“我希望你們每個人都能總結一下對方的意見，以確保你們理解了對方的意思。約翰，從你開始吧。”“我們?yōu)槭裁床幌刃菹?0分鐘？”（謹慎地）“格雷斯，你能不能留下來一分鐘？”“格雷斯，我知道你相當堅持自己的意見，而其他人卻不同意（事實）。這一定讓你感到相當沮喪（感受）?！薄盃幷撝粫勾蠹也焕頃闾岢龅囊庖娂词鼓闾岢隽怂麄儜斖獾慕ㄗh，他們也無法聽得進去。”“你覺得你在接下來的時間中該如何發(fā)言，以便其他人愿意聽取你的建議？”控制討論會議討論成為某位與會人員的“獨白”，其他與會人員集體“收聲”。某位與會人員在發(fā)表自己的觀點時占用了過多時間。某位專家滔滔不絕地介紹自己的專業(yè)知識，使其他與會人員不愿意發(fā)言。某位與會人員堅持自己的建議，而不愿聽取其他人的觀點。強調會議議程/理想結果。有禮貌地提醒與會人員注意時間的限制，以便你能完成所有會議議題的討論?？偨Y建議/行動方案。要求與會人員總結其發(fā)言。你或可中途打斷與會人員的發(fā)言，并根據(jù)你的理解總結他的意見。隨后，要求另一位與會人員開始發(fā)言，以使討論恢復正常進行。宣布會間休息。在會間休息時，與控制會議討論的與會人員私下進行交談，并在交談時運用合適的基本原則：維護自尊。防止與會人員從一個極端走向另一個極端，由控制討論變?yōu)橐谎圆话l(fā)。分享。向與會人員說明其行為對其他與會人員的影響。參與。詢問與會人員能以什么其他方式參與會議討論，要求與會人員以不同的方式在會議上發(fā)表意見。“抱歉，不過我想提醒你我們的時間有限，我們必須完成整個議程的討論?！薄暗?，你是說了解問題發(fā)生原因的最好方法是將設計圖同原有規(guī)格進行比較，是吧。你的這個建議不錯。其他人有什么建議嗎？”“我們休息10分鐘后再開始討論，怎么樣？”（謹慎地）“比爾，你有時間嗎？”“比爾，你的建議對這次討論非常重要。我非常高興你能參加這次會議?！薄澳阏f了很多，我擔心其他人會不會感到插不上嘴?！薄澳阌X得該怎么讓其他人也能更好的參與討論呢？”缺乏進展討論進展緩慢或停滯不前。與會人員進退維谷。與會人員不發(fā)表意見或無法協(xié)助會議深入。整個團隊任由你（會議主持人）提出大部分建議和作出大部分決定。與會人員難以在各種方案中進行選擇。與會人員遲遲無法作出決定。強調會議議程/理想結果。重申會議的理想結果和達成理想結果的重要性。仔細聆聽，善意回應。征求與會人員的意見、觀點或建議，以推動討論進行。宣布與會休息。利用會議休息使包括你本人在內的所有與會人員有機會重振一下精神。在休息時，注意運用合適的基本原則：維護自尊和參與。請求一位經驗豐富的與會人員協(xié)助你發(fā)現(xiàn)問題的所在。推后解決問題。如與會人員無法當場解決某一問題，要求某些與會人員稍后在其他專家的協(xié)助下專門解決這個問題?！罢堊⒁?，我們現(xiàn)在的目標只是思考一下處理這一情況的所有可能方案。”“為什么我們不每個人輪流提一個能改善情況的建議哪怕這個建議有點不切實際。”“讓我們休息10分鐘，重新振作精神。”（私下地）“琳達，你比任何人都了解情況。你認為什么原因使我們缺乏進展？”“看起來我們并不了解某些信息，無法立刻解決這個問題。那么，湯姆，你和我會后再談談誰能為我們提供這些信息。”偏離正題與會人員討論會議議程以外的話題，或不支持實現(xiàn)會議的理想結果。與會人員討論的話題超前于議程的安排，如在沒有確定問題發(fā)生的原因以前已開始討論解決方案。與會人員投入比議程規(guī)定的時間更多時間討論某一議題。強調會議議程/理想結果。要求與會人員發(fā)表與議題相關的意見。分享觀點，傳情達理。向與會人員解釋不完成議程討論的后果。維護自尊和總結建議/行動方案。小心打斷與會人員的談話，以防引起與會人員的尷尬?？偨Y與會人員的建議，隨后要求另一位與會人員發(fā)表自己的意見。推后解決問題。當與會人員提出某些未被列入議程相關問題時，在一張標為“待決問題”的掛圖上記錄這些問題。同意在會議臨結束前或會后的某個時間再討論這些問題?！澳隳懿荒芨嬖V我你提的這些意見同今天會議的議題有什么關系嗎？”“如果我們不把重點放在完成議程的討論上，我們可能無法作出決定。這將影響我們整個的時間安排。”“安吉拉，盡管你不得不處理困難的情形，但你依然從中汲取了經驗教訓。干得不錯，謝謝你。讓我們聽聽其他人的意見吧，加里？”“提姆，你說的對。這是個重要的問題，我們不應該把它忘了。但這個問題同我們今天會議的目標并不直接相關，你為什么不把它寫在待決問題掛圖上，讓我們稍后找個時間再來討論?！狈恋K討論某位與會人員總在其他人發(fā)言時插嘴。某位與會人員不時開玩笑，對會議流程提出反對意見，或要求澄清。與會人員交頭接耳。某位與會人員在遲到或離開又回來后要求你重復會議內容。鼓勵輪流發(fā)言。禮貌地停下討論，要求打斷其他人發(fā)言的與會人員稍后再發(fā)言。宣布會間休息。如果某位與會人員不斷干擾會議討論，利用會間休息時間與該與會人員私下進行交流，并在交流時運用合適的基本原則：維護自尊。認同與會人員在會議中的價值。分享。說明你中斷與會人員繼續(xù)發(fā)表意見的理由。參與。詢問與會人員能以什么其它方式參與會議討論。強調會議議程/理想結果。強調完成議程討論和達成理想結果的重要性，以鼓勵與會人員不要提出任何不必要的問題或評論?！罢埖鹊取Ｗ尶_把話說完，然后湯姆你再提出你的意見?！薄拔覀儸F(xiàn)在該休息了。休息十分鐘，怎么樣？”（謹慎地）“亞歷克斯，我能和你談談嗎？”（私下的）“亞歷克斯，你問的問題的確很有道理?！薄暗乙呀浽跁鞍l(fā)給你們的材料中回答了這些問題，我們現(xiàn)在沒時間再來討論了