行政制度培訓(xùn)PPT.ppt

行政管理制度培訓(xùn)組織部門 集團(tuán)人事行政部講師 文軼 了解管理規(guī)范的需要了解自己的權(quán)利和義務(wù)更好地融入團(tuán)隊(duì) 你無(wú)法改變?nèi)藗兊乃枷?你所做的只能是給他們以工具 然后用這種工具改變他們的思想 摘自 掌握洛克菲勒的習(xí)慣 為什么要學(xué)習(xí)公司的管理制度 意義 完善的制度與流程體系是企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展的重要保障 是企業(yè)管理 人治 向 法治 轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ) 能有效地促進(jìn)集團(tuán)的管理規(guī)范化 意義 管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分 管理體系的優(yōu)劣直接決定企業(yè)的組織效率和團(tuán)隊(duì)整體職業(yè)素養(yǎng) 進(jìn)而對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響 目錄 第一章公文管理規(guī)定第二章檔案管理規(guī)定第三章印章管理規(guī)定第四章廉政管理規(guī)定第五章辦公財(cái)產(chǎn)管理規(guī)定 第六章用車管理規(guī)定第七章會(huì)議管理規(guī)定第八章辦公管理規(guī)定第九章行政事務(wù)管理規(guī)定第十章違制處罰 公文管理規(guī)定 公文的種類 一 按公文來(lái)源 可以分為內(nèi)部公文 對(duì)外公文 外來(lái)公文 二 按秘級(jí)程度可分為以下兩類 秘密 指涉及公司重大規(guī)劃設(shè)計(jì)方案 招投標(biāo)文件 營(yíng)銷方案 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及報(bào)表 薪資等信息的公文 嚴(yán)禁私自復(fù)印分發(fā) 普通 指非秘密公文 1 內(nèi)部公文按照內(nèi)容可分為以下7類 公文的種類 一 內(nèi)部公文 1 決議 適用于經(jīng)董事會(huì) 總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng) 2 通知 適用于發(fā)布規(guī)章 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位 不相隸屬單位的公文 批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文 要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng) 任免和聘用干部等 3 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要精神或情況 4 報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作 反映情況 提出意見(jiàn)和建議 答復(fù)上級(jí)單位詢問(wèn) 5 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 請(qǐng)示和報(bào)告要分開(kāi) 請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)做到一文一事 報(bào)告中不得帶請(qǐng)示問(wèn)題 6 工作聯(lián)系函 適用不相隸屬單位間相互商洽工作 詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題 發(fā)函單位不超過(guò)3個(gè) 向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等 7 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 二 對(duì)外公文 向政府或合作單位報(bào)送的文件 例如 項(xiàng)目建議書(shū) 立項(xiàng)報(bào)告 請(qǐng)示 報(bào)告等三 外來(lái)公文 外部單位 機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的文件 函件 資料等 公文的種類 行文規(guī)則 注重實(shí)效 堅(jiān)持少而精 篇幅力求簡(jiǎn)短 嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定 定位準(zhǔn)確 主題明確 行文規(guī)范 用語(yǔ)嚴(yán)謹(jǐn) 對(duì)象正確 線路短捷 避免無(wú)價(jià)值公文 不越權(quán) 不越級(jí) 重大事項(xiàng) 特殊情況除外 責(zé)任落實(shí) 集團(tuán)人事行政部 是公文管理的歸口部門 負(fù)責(zé)處理所有以集團(tuán)名義上報(bào) 下發(fā)的公文文件 檢查 指導(dǎo)和監(jiān)督集團(tuán)各下屬子公司的公文處理工作 子公司行政人事部門 負(fù)責(zé)本公司上報(bào) 下發(fā)文件的歸口管理 負(fù)責(zé)接收 處理 宣貫和落實(shí)集團(tuán)轉(zhuǎn)發(fā)的外來(lái)文件及集團(tuán)下發(fā)的規(guī)章制度 工作指令 通知 通報(bào) 對(duì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示 報(bào)告等文件 并編號(hào)歸檔 各部門及下屬子公司 根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置專職或兼職行政文員 負(fù)責(zé)各類制度 公文等信息的傳遞 接收 處理 跟進(jìn)落實(shí)和編號(hào)保管存檔等工作 發(fā)文辦理流程 發(fā)文辦理要求 擬稿 誰(shuí)發(fā)起誰(shuí)擬稿 誰(shuí)主管誰(shuí)擬稿 聯(lián)合發(fā)文共同擬稿 擬稿部門對(duì)文件基礎(chǔ)質(zhì)量負(fù)全責(zé) 擬稿要求及格式詳見(jiàn)附件 審核 內(nèi)部公文逐級(jí)審核 誰(shuí)主管誰(shuí)審核 對(duì)外公文須由集團(tuán)或子公司負(fù)責(zé)人審核 審核確認(rèn)是否需要行文 是否已經(jīng)會(huì)簽 是否符合有關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度要求 提出的要求和措施是否明確具體可行 文字表述使用和公文格式是否規(guī)范等 簽發(fā) 內(nèi)部公文 簽發(fā)人須為部門負(fù)責(zé)人及以上人員 文件一經(jīng)簽發(fā) 不再改動(dòng) 如確需修改 須經(jīng)簽發(fā)人同意 小范圍 一般事項(xiàng)可直接由各級(jí)部門負(fù)責(zé)人簽字印發(fā) 跨部門 跨單位 重要事項(xiàng)需由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字印發(fā) 涉及加蓋公章的必須由單位負(fù)責(zé)人簽發(fā) 以集團(tuán)名義行文 由董事長(zhǎng)或其授權(quán)人員簽發(fā) 其他由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā) 以各下屬子公司名義行文 由子公司總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā) 對(duì)外公文 統(tǒng)一歸口至各級(jí)人事行政部 經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批并加蓋公司公章 報(bào)集團(tuán)人事行政部存檔備案 印發(fā) 內(nèi)部公文由各級(jí)人事行政部統(tǒng)一發(fā)文 并填寫 發(fā)文登記表 對(duì)外公文由發(fā)起部門負(fù)責(zé)發(fā)送與對(duì)接 未經(jīng)審批 不得私自印發(fā) 收文要求 1 簽收 填寫 公文收件登記表 對(duì)收文的特征和辦理要求等進(jìn)行記載 2 擬辦 內(nèi)部公文由接收人在部門內(nèi)部進(jìn)行分發(fā) 并按公文內(nèi)容執(zhí)行 外來(lái)公文 由各級(jí)人事行政部簽收分發(fā) 信件注明收件人的直接送收件人 其它由人事行政部填寫 收文處理單 提出辦理意見(jiàn) 送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱 3 督辦 各級(jí)人事行政部有權(quán)對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行督辦 涉及重大事項(xiàng)轉(zhuǎn)交運(yùn)營(yíng)部予以督辦 檔案管理規(guī)定 1 按檔案類別分為人事行政類 合同類 法律類 財(cái)務(wù)類 實(shí)物類 采購(gòu)類 成控類 招商類 營(yíng)銷類 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)類 2 按檔案保管期限分為永久 長(zhǎng)期 短期 永久 凡是反映公司主要職能活動(dòng)基本歷史面貌 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案 列為永久保管 保管期限為為20年以上 長(zhǎng)期 凡是反映公司的一般工作活動(dòng) 在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案 列為長(zhǎng)期保管 保管期限為為5年 20年 短期 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案 列為短期保管 為5年以下 3 按檔案保密等級(jí)分為一般檔案和秘密檔案 檔案分類編號(hào) 1 收集 各部門 含工程部 兼職檔案員對(duì)需歸檔檔案每月10日前 重要檔案及時(shí)歸檔 提交上月檔案至檔案專員歸檔 檔案專員做好檔案接收登記 2 歸檔 各分公司檔案專員負(fù)責(zé)保管并建立臺(tái)賬 重要檔案由分公司人事行政部每月10日前整理提交掃描件至集團(tuán)人事行政部備份 例如對(duì)外文件 外來(lái)文件 公司決議 重大會(huì)議紀(jì)要 合同 銷售 租貸 勞動(dòng)合同向集團(tuán)提供臺(tái)賬即可 政府文件 法律類文件等 歸檔時(shí)注明檔案的秘級(jí) 各分公司在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完畢后將整套檔案原件移交至集團(tuán)檔案室保管 每月由集團(tuán)人事行政部檢查各子公司檔案歸檔情況 各分公司 部門 主導(dǎo)的合同檔案必須注明總份數(shù) 并做 合同原件去向登記表 收集歸檔 1 集團(tuán)人事行政部 負(fù)責(zé)管理集團(tuán)主導(dǎo)的檔案 監(jiān)督檢查各分公司檔案管理情況 2 分公司人事行政部 負(fù)責(zé)管理分公司主導(dǎo)的檔案 3 各分公司檔案管理員 負(fù)責(zé)檔案的收集 整理 保管 使用以及檔案室的管理 4 各部門兼職檔案員 負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管及使用 并按歸檔時(shí)限要求歸檔至檔案室 5 財(cái)務(wù)管理中心 負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)類檔案并根據(jù)檔案管理制度出具相應(yīng)的檔案管理細(xì)則 6 項(xiàng)目工程部 負(fù)責(zé)管理工程類檔案并根據(jù) 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)工程資料分類表 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案資料表 及時(shí)提交檔案至人事行政部檔案室歸檔 責(zé)任落實(shí) 標(biāo)識(shí)圖示 第一頁(yè)放置此文件盒內(nèi)存檔文件的目錄清單 見(jiàn) 檔案入庫(kù)登記表 標(biāo)識(shí)圖示 檔案盒外標(biāo)識(shí)檔案類別 編號(hào) 年份等信息 YZRX 01 下發(fā)制度 2013 YZRX 02 通知 2013 標(biāo)識(shí)圖示 集團(tuán)檔案室一角 安順檔案一角 永州檔案室一角 懷來(lái)檔案室一角 1 查閱 非保密檔案可直接查閱 保密檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批 2 外借 非保密檔案外借填寫 借閱審批單 部門負(fù)責(zé)人審批 檔案管理員登記 保密檔案外借填寫 借閱審批單 部門負(fù)責(zé)人審批 檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批 檔案管理員登記并對(duì)外借的檔案及時(shí)催收 3 復(fù)印 使用復(fù)印件時(shí)檔案管理員必須在復(fù)印件上注明用途 使用原件檔案需兩個(gè)或以上人員共同操作 不得私自復(fù)印 注 借用完畢的檔案及時(shí)收回銷賬登記并放回原處 不得串類易位 借閱和使用 印章管理規(guī)定 1 申請(qǐng)刻制流程 提交 印章制作申請(qǐng)表 部門負(fù)責(zé)人審批 集團(tuán)人事行政部審批 分管領(lǐng)導(dǎo)審批 總經(jīng)理或其授權(quán)人核批 集團(tuán)人事行政部指定人員憑集團(tuán)開(kāi)具的介紹信到公安部門指定單位統(tǒng)一刻制 2 領(lǐng)取 所有印章必須由申請(qǐng)人或申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取 不得代領(lǐng) 并填寫 印章領(lǐng)取登記單 報(bào)集團(tuán)人事行政部備案 印章刻制 1 用印審批 填寫 印章使用審批表 部門負(fù)責(zé)人審批 交印章管理部門使用人至印章保管人處核準(zhǔn)用印 使用人做好臺(tái)賬登記 印章使用登記表 2 用印要求 申請(qǐng)使用的印章必須與文件 材料的落款名稱一致 不得在空白紙張 憑證 空白介紹信和空白便函上用印 如有特殊情況 須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn) 攜章外出工作的需請(qǐng)示部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意 禁止私自攜章外出 因保管人或使用人外借保管不當(dāng)遺失或使用不當(dāng)造成的法律責(zé)任以及其它任何形式的糾紛 公司將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查 由責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任 3 印章更換和移交 更換印章須重新申請(qǐng)刻制并將原印章交回至人事行政部 印章管理人員離職或調(diào)動(dòng)時(shí) 須辦理印章交接手續(xù) 并由印章管理部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交 交接單存檔處理 4 印章遺失 作廢流程 填寫 印章廢止申請(qǐng)單 部門負(fù)責(zé)人審批 集團(tuán)人事行政部審批 集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批 移交集團(tuán)人事行政部銷毀 公章 法人代表私章和財(cái)務(wù)專用章作廢都必須到公安部門報(bào)備 印章使用 廉政管理規(guī)定 1 嚴(yán)禁接受或索取與本企業(yè)有業(yè)務(wù)關(guān)系的企業(yè)或個(gè)人提供的任何利益或利益輸送 2 嚴(yán)禁接受或索取管理和服務(wù)對(duì)象提供的任何利益 3 嚴(yán)禁將公司業(yè)務(wù)往來(lái)中的折扣 回扣 傭金 禮金 禮品 中介費(fèi)等據(jù)為己有或私分 4 嚴(yán)禁將公司業(yè)務(wù)往來(lái)中的物品以明顯低于市場(chǎng)的價(jià)格獲取 5 嚴(yán)禁利用公司的資源 業(yè)務(wù)渠道 商業(yè)秘密 知識(shí)產(chǎn)權(quán)等為本人或他人從事牟利活動(dòng)或利益輸送 6 嚴(yán)禁利用職務(wù)上的便利從事私人得利的中介活動(dòng) 7 嚴(yán)禁從事與集團(tuán)及所屬公司利益沖突的事情 凡在集團(tuán)及下屬企業(yè)以外的企業(yè)任職 兼職或收取報(bào)酬者 應(yīng)向其所屬的人事行政部門申報(bào) 證明與集團(tuán)及所屬公司無(wú)利益及工作沖突 并經(jīng)集團(tuán)人事行政部核準(zhǔn) 報(bào)集團(tuán)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行 8 嚴(yán)禁從事?lián)p害公司利益的經(jīng)營(yíng)活動(dòng) 或在與集團(tuán)及下屬企業(yè)同類業(yè)務(wù)或有業(yè)務(wù)關(guān)系的企業(yè)投資入股或收受干股 9 嚴(yán)禁用企業(yè)的資產(chǎn)以個(gè)人的名義或他人的名義 在國(guó) 境 內(nèi)外注冊(cè)公司 投資參股 購(gòu)買股票 購(gòu)置不動(dòng)產(chǎn)或其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng) 經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的除外 10 嚴(yán)禁瞞上欺下 瞞報(bào) 謊報(bào) 緩報(bào) 漏報(bào)突發(fā)事件 重大事故 經(jīng)營(yíng)成果和其他重要情況 11 嚴(yán)禁利用公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi) 辦公費(fèi) 差旅費(fèi)等費(fèi)用假公濟(jì)私 12 嚴(yán)禁其他謀取私利損害公司利益的行為 廉潔從業(yè)行為規(guī)范 廉政指示牌 辦公財(cái)產(chǎn)管理規(guī)定 1 辦公資產(chǎn) 指使用期限超過(guò)一年且能保持原來(lái)形態(tài)的辦公主要設(shè)備物品 工具 如 空調(diào) 電腦等 辦公財(cái)產(chǎn)的分類 2 辦公消耗品 除辦公資產(chǎn)外 價(jià)值小 使用年限短在使用過(guò)程中不能保持其原有形態(tài)的消耗物品 主要包括辦公用品 電腦耗材 日耗品等 辦公財(cái)產(chǎn)的分類 1 購(gòu)置 集團(tuán)申購(gòu)程序 填寫 辦公資產(chǎn)申購(gòu)表 申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字 人事行政部審核 部長(zhǎng)簽批 分管行政人事領(lǐng)導(dǎo)審核 單件10000元以下 董事長(zhǎng)審核 集團(tuán)人事行政部購(gòu)買 子 分 公司申購(gòu)程序 填寫 辦公資產(chǎn)申購(gòu)表 申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字 子 分 公司人事行政部審核 子 分 公司分管副總審核 城市公司總經(jīng)理審核 單件5000元以下 集團(tuán)人事行政部審核 集團(tuán)分管人事行政領(lǐng)導(dǎo)審核 單件10000元以下 董事長(zhǎng)審核 單件10000以上 子分公司人事行政部購(gòu)買 固定資產(chǎn)管理 用車管理規(guī)定 1 員工市內(nèi)因公外出本著節(jié)約的原則 應(yīng)盡量乘坐公交車輛 公交車 地鐵 憑公交車票實(shí)行報(bào)銷 特殊情況必須乘坐出租汽車的 經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可乘坐 憑出租車票報(bào)銷 2 凡有接待宴請(qǐng)任務(wù) 攜帶公用重要物質(zhì)或早于6點(diǎn) 晚于21點(diǎn)加班的也可以乘坐出租汽車 并憑票報(bào)銷 享受車補(bǔ)人員除外 市內(nèi)因公交通費(fèi)用管理 會(huì)議管理規(guī)定 會(huì)議種類 部門周例會(huì) 集團(tuán)月度例會(huì) 總經(jīng)理辦公會(huì) 專項(xiàng)會(huì)議 會(huì)議分類 會(huì)議分類 會(huì)議要求 1 按需要召開(kāi) 注重質(zhì)量 提高效率 著眼于有效溝通 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系 解決問(wèn)題 安排部署工作 明確各工作事項(xiàng)的跟進(jìn)責(zé)任人 2 會(huì)前做好充分準(zhǔn)備 做到充分溝通 心中有數(shù) 對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法 工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確 具體 量化 杜絕空談和形式主義 3 嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律 會(huì)議主辦部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議管理 做好會(huì)議安排 與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參會(huì) 不得遲到 缺席或指定他人代表 確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的 須向會(huì)議主持人請(qǐng)假 同時(shí)指定專人代為參會(huì) 會(huì)議準(zhǔn)備 1 已列入常規(guī)會(huì)議計(jì)劃 月中無(wú)調(diào)整的 不再另行通知 由會(huì)議主辦部門按計(jì)劃表直接通知參會(huì)人員 2 未列入常規(guī)會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議及雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃 但需作特別說(shuō)明的會(huì)議按 誰(shuí)主辦 誰(shuí)通知 的原則進(jìn)行會(huì)議通知 3 會(huì)議通知時(shí)間一般應(yīng)提前一天以上通知與會(huì)人員和會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門 若需總經(jīng)理參加 則至少提前兩天通知 4 會(huì)議通知形式包括電話通知 郵件通知 短信息通知等方式 任選兩種同時(shí)通知到位并得到確認(rèn) 但對(duì)會(huì)議議題 會(huì)議資料準(zhǔn)備 會(huì)務(wù)安排等需作特別說(shuō)明的會(huì)議 應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書(shū)面通知 5 會(huì)議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料 如會(huì)議議程議題 提案 匯報(bào)材料 計(jì)劃草案 決議決定草案 與會(huì)人應(yīng)提交資料等 落實(shí)并布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各種設(shè)施 用品等 6 公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口人事行政部負(fù)責(zé) 會(huì)議組織 1 會(huì)議組織遵照 誰(shuí)主辦 誰(shuí)組織 的原則 2 會(huì)議主持人須提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng) 檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況 做好會(huì)前準(zhǔn)備 將會(huì)議的議題 議程 須解決的問(wèn)題及目標(biāo) 議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等 進(jìn)行必要的說(shuō)明 3 會(huì)議進(jìn)行中 主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況 對(duì)議程進(jìn)行適時(shí) 必要的控制 并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言 以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率 4 屬討論 決策性議題的會(huì)議 主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論 對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述 適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn) 對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn) 5 參會(huì)人員需提前2分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng) 參會(huì)人員發(fā)言應(yīng)遵循主持人對(duì)議程控制的要求 言簡(jiǎn)意賅 緊扣議題 屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議 原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言 會(huì)議記錄 1 公司各類會(huì)議均應(yīng)設(shè)專用記錄本 確定專人 且嚴(yán)格按照會(huì)議編號(hào)和要求進(jìn)行會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要格式及編號(hào)規(guī)范詳見(jiàn)附件 2 會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格 確保記錄的原始性 3 對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng) 應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明 議決 字樣 4 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)于會(huì)議次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名 5 公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會(huì)議主持人確定 并由人事行政部存檔備查 6 各部門的會(huì)議記錄 由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔 保管 辦公管理規(guī)定 儀容儀表整潔 端正 規(guī)范 精神飽滿 上班時(shí)間規(guī)范佩戴工作牌 工作牌有涂污或破損須及時(shí)更換 舉止禮貌 熱情 不許衣著不整 穿拖鞋上崗 不得有不雅觀 不禮貌的舉止和行為 不得與客戶 同事發(fā)生爭(zhēng)吵打罵行為 對(duì)待無(wú)禮行為要有耐心 以理服人 注意個(gè)人衛(wèi)生和清潔 不許蓄須 留長(zhǎng)指甲 員工規(guī)范 職業(yè)規(guī)范 1 嚴(yán)禁在公司或?qū)ν馍⒉ゲ涣佳孕?在任何公開(kāi)場(chǎng)合議論公司未書(shū)面公布的信息 嚴(yán)禁以訛傳訛 惡意散播謠言 2 嚴(yán)守公司機(jī)密 非本職范圍內(nèi)的事情 不隨意解答 許諾 3 提合理化建議應(yīng)通過(guò)正常渠道反映 不得在公眾場(chǎng)合 員工之間隨意發(fā)泄惱騷和不滿 辦公桌面 離開(kāi)辦公區(qū)域或下班后 文件應(yīng)放入抽屜或文件柜 不得散亂擺放或堆積在辦公桌面上 密級(jí)性及重要文件應(yīng)隨時(shí)入柜保存 辦公區(qū)域內(nèi)計(jì)算機(jī)連接線 電話線 網(wǎng)線等應(yīng)盡量隱蔽于電腦桌下 保持外觀整齊 辦公椅 辦公椅上不得堆放物品 下班后或長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)座位應(yīng)將辦公椅推至辦公桌前 辦公衛(wèi)生 辦公區(qū)域范圍 標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任劃分參照 辦公區(qū)域衛(wèi)生管理制度 辦公區(qū)域每周一次大清掃 大周每周五14點(diǎn) 14 30點(diǎn) 小周周六14點(diǎn) 14 30點(diǎn) 有地毯的房間每月安排專人對(duì)地毯進(jìn)行除塵 每季度全面清洗一次 管理部門可根據(jù)本區(qū)域?qū)嶋H情況制定獎(jiǎng)懲措施 人事行政部將不定期檢查 如有不合格 人事行政部門有權(quán)責(zé)令整改并對(duì)區(qū)域負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰 辦公環(huán)境衛(wèi)生管理 行政事務(wù)管理規(guī)定 每月底由人事行政部排出下月值班表 具體要求如下 1 每個(gè)工作日確保一人值班 值班人員早上提前15分鐘開(kāi)門 下班后最后離開(kāi)鎖門 如果有加班人員要做好交接 值班人員仍屬第一責(zé)任人 2 負(fù)責(zé)當(dāng)天茶座室開(kāi)水 打掃小會(huì)議室衛(wèi)生 3 下班后至各辦公室檢查窗 燈 空調(diào) 電器 廚房燃?xì)馐欠耜P(guān)閉 發(fā)現(xiàn)未關(guān)及時(shí)關(guān)閉并次日提醒該辦公室人員進(jìn)行整改 并關(guān)閉空調(diào)總閘 4 如果因值班工作不到位 出現(xiàn)事故或投訴情況的 將追責(zé)并另處罰連續(xù)值班一星期 值班 集團(tuán)衛(wèi)生責(zé)任表 1 公司人員不得擅自接受外單位及私人的打印任務(wù) 發(fā)現(xiàn)按1元 張 A4 2元 張 A3 處以罰款 特殊情況下需向人事行政部報(bào)備方可打印 2 對(duì)打錯(cuò)或多余紙張的處理 不可外傳文件予以碎紙銷毀 無(wú)關(guān)緊要文件疊放在廢紙?zhí)?供下次翻面打印 3 加強(qiáng)節(jié)約意識(shí) 可以雙面打印的資料原則上雙面打印 對(duì)內(nèi)部文件優(yōu)先使用廢紙打印 文印室管理 違制處罰 一 公文 集團(tuán)各部門在執(zhí)行本制度過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò) 則給予責(zé)任人50元 次的處罰 若造成嚴(yán)重后果 除賠償經(jīng)濟(jì)損失以外 并處罰款200元 次 通報(bào)批評(píng)或降職降薪處理 二 檔案 提交部門未及時(shí)提交檔案而導(dǎo)致檔案室檔案缺失 由提交部門負(fù)責(zé)找回 未造成損失處以通報(bào)批評(píng)并處經(jīng)濟(jì)罰款50 200元 造成損失視情節(jié)處罰賠償損失的30 100 故意損毀檔案造成損失的處罰賠償損失的100 200 重要檔案每月10日前各人事行政部未提交掃描件至集團(tuán)人事行政部備份的處以通報(bào)批評(píng) 監(jiān)管發(fā)現(xiàn)未及時(shí)歸還且未催收對(duì)檔案管理員處以通報(bào)批評(píng) 如因此造成檔案遺失將視情節(jié)進(jìn)行處罰50 500元 檔案管理員對(duì)未及時(shí)歸還檔案進(jìn)行催收 借閱人不予執(zhí)行的 對(duì)借閱人處以通報(bào)批評(píng) 如因此造成檔案遺失將視情節(jié)進(jìn)行處罰50 500元 因檔案管理員管理不善導(dǎo)