英文Memo備忘錄寫作指南及范例.ppt

Memo Memo Definition 也稱公務(wù)便條 公司 團(tuán)體內(nèi)部各部門之間最普通的書面交流方式 Format 由標(biāo)題和正文兩部分組成 標(biāo)題 收文人 發(fā)文人 發(fā)文日期 主題Note 備忘錄的開頭和正文之間一般要用線條隔開 或空兩格 正文部分通常不需稱呼 Sincerelyyours等結(jié)束語 說明具體內(nèi)容即可 文字要求明白易懂 不必太正式 但也不能過于口語化 正文之后無需寫祝福語 HowtowriteaMemo MemoTo From fullname positionDate Subject 名詞結(jié)構(gòu) Keytotheexercise I dliketoremindyouTodealwith handletheincreasingdailymailsfromandtooverseascompaniesandenterprises SolveitASAP 請(qǐng)以教務(wù)處的名義給學(xué)院全體師生發(fā)一份內(nèi)部通知時(shí)間 2013 4 24主題 五一勞動(dòng)節(jié)放假安排正文 為了慶祝五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié) 我院將于2013 4 29到5 1放假三天 2013 4 29和2013 4 30的課調(diào)至2013 4 27和2013 4 28補(bǔ)上 Example1 2006年6月B級(jí)實(shí)考題 假如你是銷售部經(jīng)理JohnGreen 請(qǐng)以JohnGreen的名義按照下面的格式和內(nèi)容給本公司其他各部門經(jīng)理寫一個(gè)內(nèi)部通知主題 討論2006年度第三季度銷售計(jì)劃 通告時(shí)間 2006年6月16日MemoTo ManagersofallthedepartmentsFrom JohnGreen TheSalesManager Date June16th 2006Subject Discussiononthesalesplanofthe3rdquarterin2006 內(nèi)容 本部門已制定2006年第三季度的銷售計(jì)劃 將于2006年6月19日下午1 00在本公司會(huì)議室開會(huì) 討論這一計(jì)劃 并希望各部門經(jīng)理前來參加 如不能到會(huì) 請(qǐng)?zhí)崆案嬷静块T秘書 Ourdepartmenthasmadethesalesplanofthe3rdquarterin2006 Todiscusstheplan ameetingwillbeheldintheConferenceRoomofourcorporationat1 00p monJune19th 2006 內(nèi)容 本部門已制定2006年第三季度的銷售計(jì)劃 將于2006年6月19日下午1 00在本公司會(huì)議室開會(huì) 討論這一計(jì)劃 并希望各部門經(jīng)理前來參加 如不能到會(huì) 請(qǐng)?zhí)崆案嬷静块T秘書 Itishopedthatmanagersofallthedepartmentswillcometothemeeting Ifanyonecannotattendit pleasenotifythesecretaryoftheSalesDepartmentinadvance Example2 假設(shè)你是建設(shè)銀行辦公室主任Henry 請(qǐng)你給銀行全體員工寫一則備忘錄 時(shí)間是2011年4月20 通知銀行辦公時(shí)間的調(diào)整情況 從五月一日起 銀行本部上午上班時(shí)間不變 下午改為2 00到6 00 各儲(chǔ)蓄所營(yíng)業(yè)時(shí)間仍然為8 00到5 00 望各自遵照?qǐng)?zhí)行 如有新的情況 及時(shí)與辦公室聯(lián)系 AfterMay1 theofficehoursthebankwillbeadjustedasfollows Atbankheadquarters inthemorning officehourremainthesame Intheafternoon officehoursarefrom2 00to6 00 Thebusinesshoursofeverysavingsofficeremainthesame thatis from8 00a m to5 00p m Allclerksareexpectedtoobservethenewtimetable Ifanyquestionsoccur pleaseconsulttheAdministrativeOffice Example2 MemoTo AllclerksFrom Henry DirectorofAdministrativeOffice BankofConstruction Date April20 2011Subject OfficeHourAdjustment 比較 HowtowriteaNote Format To Time Message From Example 按電話留言的格式和要求 以秘書Helena的名義 給Mr White寫一封電話留言 內(nèi)容包括 來電人 Honeywell公司的Mr Johnson來電時(shí)間 2011年1月18日上午10時(shí)事由 明天要出差去北京 因此原定于后天上午的約會(huì)只能取消 等出差回來后再約見面時(shí)間 To Mr WhiteTime 10a m January18 2011Message Mr JohnsonofHoneywellwillleaveforBeijingonbusinesstomorrow HehastocancelhisappointmentwithyouonthemorningofJanuary18 hewillcontactyouforanotherappointmentwhenheisbackFrom Helena secretary SectionDAppliedWriting MemoTo MaryFosterFrom JohnSmithDate September20 2005Subject computerI dliketoremindyouthatourofficeisinneedofanewcomputertohandlethee