西軟-客房中心系統(tǒng)使用說明.doc

第六章 客房中心系統(tǒng)使用說明2第一節(jié) 房態(tài)管理21.1 實時房態(tài)表的查看21.2 修改房態(tài)21.2.1 在“實時房態(tài)表-2”上直接修改21.2.2單擊“客房” “房態(tài)修改”31.3 維護房處理51.3.1 設(shè)定維護房51.3.2 解除維護房61.3.3 歷史維護房查詢6第二節(jié) 客房帳務(wù)72.1入帳處理72.1.1帳務(wù)錄入72.1.2帳務(wù)修改92.1.3細(xì)帳查詢112.1.4結(jié)帳12第三節(jié) 失物招領(lǐng)管理123.1拾物登記123.2遺失報告管理133.3失物招領(lǐng)管理14第六章 客房中心系統(tǒng)使用說明第一節(jié) 房態(tài)管理 保證房態(tài)的正確，是客房中心工作中非常重要的一項，所以客房中心的操作人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地修改房態(tài)，以保證前廳接待處的順利賣房。1.1 實時房態(tài)表的查看 客房中心系統(tǒng)提供了五張實時房態(tài)表，即實時房態(tài)表1-5，你可以根據(jù)酒店的實際情況選擇一種實時房態(tài)圖。除了“實時房態(tài)表-2”外，其余四張與預(yù)訂接待系統(tǒng)的實時房態(tài)表基本是一致的，具體內(nèi)容請參照預(yù)定接待系統(tǒng)中的說明。在平面房態(tài)房上，還可查閱需查房、送水、加床、VIP的客房信息，與此對應(yīng)的功能體現(xiàn)在屏幕右邊的按鈕上。1.2 修改房態(tài)修改房態(tài)可以直接在“實時房態(tài)表-2”上進行，也可以選擇“客房” “房態(tài)修改CTRL+ALT+F3”。1.2.1 在“實時房態(tài)表-2”上直接修改單擊 “查詢” “實時房態(tài)表-2”，或者直接按鍵盤上F6，即可打開實時房態(tài)表-2，改方法適用于單個房間的房態(tài)修改,如圖1-1所示。A0508房被選中，單擊右鍵出現(xiàn)快捷菜單，比較發(fā)現(xiàn)有些命令與C區(qū)相同VC代表空的干凈房，OC代表在住干凈房，OD代表在住臟房,VD代表空臟房。C區(qū) 命令欄圖1-1在平面實時房態(tài)表上把光標(biāo)定位在某臟房處（即VD房，圖中用藏青色顯示），單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)一菜單屏幕如圖(1-2)。選擇設(shè)置干凈房，房態(tài)就由臟房改變?yōu)楦蓛舴?。這也是系統(tǒng)建議的方式，只是在成批修改上較為麻煩。您也可單擊某房號，再單擊右邊的“置干凈房”或“置臟房”功能按鈕來實現(xiàn)。1.2.2單擊“客房” “房態(tài)修改”（1）、單擊“客房” “房態(tài)修改”或按CTRL+ALT+F3（適用于批量修改房態(tài)），出現(xiàn)如圖1-2的“批量房態(tài)修改”。圖1-2（2）、如果是修改某一間客房的房態(tài)，例如：要把原為臟房的A0524房間修改成干凈房。具體操作步驟如下：單擊1.設(shè)置干凈房，在A區(qū)輸入房號A0524，然后按回車或單擊右邊的確認(rèn)按鈕。當(dāng)屏幕中標(biāo)志欄出現(xiàn)成功字樣，就表示房態(tài)修改成功了，如圖1-3所示。A區(qū) 可以輸入房號或者是樓號等進行查詢圖1-3 把干凈房設(shè)置成臟房的方法和上類似，只要首先單擊2.設(shè)置臟房即可。批量修改：有些時候逐間修改房態(tài)顯得較麻煩，比如有一樓層的臟房全打掃干凈了，我們就可以一起批量修改。在圖1-3中，在A區(qū)內(nèi)輸入樓層號，單擊“確認(rèn)”鍵，這樣在左邊就列出了所有滿足條件的房號，標(biāo)志顯示為“待定”。對不需要修改的房號，可用4.刪行取消該房號選擇。如按3.確認(rèn)則把待定的房間設(shè)置為你所需的狀態(tài)。5.取消則取消以前的選擇操作。以上的操作可多次重復(fù)進行。注意：如要在設(shè)置干凈房和設(shè)置臟房之間轉(zhuǎn)換，可點擊上面的標(biāo)簽，也可以按Shift鍵加1或2鍵。1.3 維護房處理 飯店在營業(yè)過程中，因為各種各樣的原因，客房的設(shè)施有時會破壞，這樣的房間是不能出售給客人的，需要由工程部進行維修。在維修期間，客房中心的操作員應(yīng)把該房間修改成維護狀態(tài)，以使前臺不能出售該房間。1.3.1 設(shè)定維護房單擊“客房” “新建維護房”，也可以直接在圖1-1所示的房態(tài)表上選中某一房間并單擊右鍵，選擇其中的”設(shè)置維護房”。兩種方式都可以打開客房維修單，如圖1-4所示。圖1-4 在如圖1-4所示的維修單上，輸入相應(yīng)的單據(jù)號碼、房號、維修的起止日期、維修類型（系統(tǒng)設(shè)置了維修、大修、壞房、鎖房四類）、維修原因等，并選擇“存盤（S）”。界面就改變成如圖1-5所示，“取消”則刪除該維修單（把狀態(tài)改為“O”）；“叫號”用于選擇另外的維修單。圖1-5 1.3.2 解除維護房方法一：（1） 單擊“客房”模塊下的維護房查詢，出現(xiàn)如圖1-6的界面；（2） 選擇要解除維護的房號，如圖1-6藍(lán)色顯示的A0433房間即被選中，雙擊，系統(tǒng)出現(xiàn)如上圖1-5的客房維修單，單擊解除（J）；（3） 系統(tǒng)出現(xiàn)如圖1-7的提示框，單擊是（Y），維護房解除成功；圖1-6 圖1-7 同樣，對維護房的修改也可以在此窗口中完成。如有時某一間維護房，維修的內(nèi)容有所修改，就可在選中該維修單，對所需內(nèi)容加以修改，并存盤退出就可以了。方法二：直接在房態(tài)表上選中要解除維修的房間，單擊鼠標(biāo)右鍵，當(dāng)系統(tǒng)提示確信要解除維護房時，選擇“是 Y”就可以了。1.3.3 歷史維護房查詢 可以查詢到所有狀態(tài)下的維護房，可以按照維修單號、維修單號、維修原因等條件進行查詢，如圖1-8所示：此區(qū)域，用鼠標(biāo)單擊可以選擇維修單的狀態(tài)圖1-8第二節(jié) 客房帳務(wù)根據(jù)飯店管理需要，有時客房中心也需要處理一部分客人的帳務(wù)，主要是輸入客人的洗衣費用、客房購物以及賠償?shù)?。?dāng)然它沒有前臺收銀那么復(fù)雜，但也要求客房中心的操作人員快速準(zhǔn)確地進行錄入，因為通?？腿嗽谇芭_退房并通知結(jié)帳時，樓層服務(wù)員才去查房。2.1入帳處理2.1.1帳務(wù)錄入單擊“客房”模塊下的單擊子菜單入帳處理，屏幕上出現(xiàn)如圖2-1的界面。 在這個界面上出來可以新建、修改、銷單、結(jié)帳等。圖（2-1）的界面上，鼠標(biāo)左鍵雙擊客房酒吧，出現(xiàn)如圖提示的A、B兩個區(qū)的信息輸入框。（1）在A區(qū)輸入NO、地點、優(yōu)惠，其中單號無法輸入也不需要輸入，系統(tǒng)會在保存后自動產(chǎn)生一個單號，其中“地點”欄輸入房間號碼。優(yōu)惠：指的是打折的百分比，如九折，就輸入0.1，如有折扣，則必須輸入優(yōu)惠的理由，F(xiàn)1可獲得幫助。如果沒有折扣，此項不填。（2）在B區(qū)輸入物品的代號、名稱、數(shù)量、價格等時，為了方便操作員的輸入，操作員可以把光標(biāo)停留在代碼的位置，按F1，系統(tǒng)將會彈出菜譜代碼幫助（如圖2-2所示）；此時操作員單擊某物品，B區(qū)將自動錄入該物品的信息。這種情況下，系統(tǒng)默認(rèn)物品是一件，操作員可以根據(jù)實際情況進行修改。此操作可以重復(fù)進行。其中：金額：指的是發(fā)生費用的數(shù)量。 服務(wù)費：加收的服務(wù)費，一般系統(tǒng)安裝后已設(shè)定，系統(tǒng)會自動計算顯示，也可以人工修改。B區(qū) 雙擊客房購物或者客房洗衣后才出現(xiàn)的物品信息輸入框A區(qū)圖2-1 圖2-2 所有信息輸入完畢，單擊右邊的存盤，存盤的同時，系統(tǒng)將自動產(chǎn)生一個單號，并提示“是否立即入賬”，點擊“是”，即完成入賬處理。如圖2-3所示?；疑@示的命令是無效命令圖2-3 帳務(wù)處理此時操作員可以對帳單進行修改、銷單或者結(jié)帳。2.1.2帳務(wù)修改客房中心帳務(wù)雖然簡單，但有時也會出現(xiàn)這樣、那樣的錯誤，如房號輸入錯誤、費用明細(xì)輸入錯誤等，這就要求操作員掌握基本的錯帳處理方法。1）未結(jié)帳前錯誤信息的修改：單擊圖（2-3）右邊的修改，系統(tǒng)界面跳回到如圖2-1的帳務(wù)輸入界面。帳務(wù)的修改也分成兩塊，A區(qū)的信息可以直接進行修改，修改完成后必須存盤,修改的信息才有效.但是B區(qū)如果營業(yè)項目錯誤或是數(shù)量錯誤，需要雙擊將營業(yè)項目作廢，然后重新入筆正確的數(shù)據(jù)。如下圖顯示:圖2-4如果整單帳務(wù)錄入完畢后,未結(jié)帳,發(fā)現(xiàn)整單帳務(wù)數(shù)據(jù)需要刪除,則單擊銷單，系統(tǒng)彈出提示框，如圖2-5所示。單擊是（Y），銷單成功。圖2-52）如果客房帳務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)前臺，則需要輸入和錯誤單據(jù)對應(yīng)的負(fù)數(shù)單據(jù)：操作步驟：（1）、單擊“客房中心”模塊下的“本日細(xì)帳查詢”，打開如圖2-5“帳務(wù)查詢”窗口，輸入查詢條件，找到錯誤單據(jù)進行核對數(shù)據(jù)，如果操作員記住了錯誤的數(shù)據(jù)，則可以直接進行操作步驟（3）的相關(guān)操作；圖2-6（2）、單擊“檢索”,找到目標(biāo)帳務(wù)，雙擊可打開看明細(xì)，如圖2-7所示；圖2-7（3）、核實確認(rèn)后，回到客房入帳界面,重新輸入一筆負(fù)數(shù)單據(jù)，需要注意的是,必須輸入同樣的房間和同樣的明細(xì)賬目,這樣帳務(wù)才能到同一房間里去而且數(shù)據(jù)也可以一正一負(fù)的體現(xiàn)出來，操作如圖2-8所示。圖2-8（4）、點擊”存盤”，系統(tǒng)提示是否入賬點擊”是”，登帳務(wù)成功。2.1.3細(xì)帳查詢2.1.3.1本日細(xì)帳查詢單擊“客房” “本日細(xì)帳查詢”，打開如圖2-9所示查詢界面。圖2-9輸入相應(yīng)的查詢條件，單擊“檢索”，即可查到滿足條件的帳單。輸入條件越多查詢結(jié)果越準(zhǔn)確。若不輸任何條件直接單擊“檢索”，系統(tǒng)顯示所有本日細(xì)帳。對找到的記錄，可單擊上部的標(biāo)題欄目進行排序（按升序），再點擊一下改為降序排列；也可雙擊所需菜單，或在該菜單下按“打開”，查閱具體的明細(xì)情況。2.1.3.2 歷史細(xì)帳查詢歷史細(xì)帳查詢的界面和使用方法與當(dāng)日細(xì)帳查詢一致，請參見上節(jié)。2.1.4結(jié)帳客房就提供一種結(jié)帳方式，那就是轉(zhuǎn)房帳。一般在入賬存盤后系統(tǒng)會提示“是否立即入賬”，點擊“是”就完成了結(jié)帳的操作。如果存盤后沒有立即入賬，那就可以點擊“結(jié)帳”按鈕，來完成客房結(jié)帳的操作。第三節(jié) 失物招領(lǐng)管理失物招領(lǐng)可以分為兩類：拾物登記和遺失報告登記。3.1拾物登記用于對服務(wù)員或客人揀到的物品進行登記管理，以便將來歸還給失主。單擊主菜單其他業(yè)務(wù)拾物登記單新增，打開拾物登記單，其格式如圖3-1所示。拾物登記單的操作方法比較簡單，只需按要求填入相應(yīng)的內(nèi)容即可。圖3-1 3.2遺失報告管理用于客人遺失物品事件的管理登記，其遺失報告單如圖3-2所示。具體的操作方法也比較簡單，只需按要求填入相應(yīng)的內(nèi)容即可。圖3-23.3失物招領(lǐng)管理如以前登記失物的失主已找到，首先是找到該失物登記單，按領(lǐng)?。↗）按鈕，出現(xiàn)如圖3-3的失物領(lǐng)