行政部管理制度.docx

. 行政部管理制度 考勤管理制度考勤管理制度第一條、本公司除各部門經理外，其余員工均實行每天7個半小時、每周40小時，周六周日休息工作制。 作息時間： 所有員工：星期一至星期五9:0018:00，午休11:4513:15 部門經理：星期一至星期五9:4018:00，午休11:4513:15 午休時間按部門人員輪流分配辦公區(qū)值班。第二條、 員工上下班時必須進行指紋簽到、簽退。每天進行上下班打卡，凡考勤機沒有刷卡記錄的則記錄為未打卡，若指紋無法打卡需到前臺進行登記簽到。所有員工每月均允許有兩次遲到的機會第三條、員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。 早退：下班時間結束前半小時內提前離開公司者。下班提前半小時以上離開、經行政和部門經理批準的，按事假計；未請假者計曠工。 曠工：上班時間開始后半小時以上未到公司者，下班時間結束提前半小時以上離開公司者；超過遲到、早退時限到崗或離崗，且未提前請假的，記半天至一天曠工；以工作外出、處理客戶事宜等為由未到公司上班，經查不實的，假期屆滿未續(xù)假不到崗者；代人簽到、簽退或偽造出勤記錄者，經查明雙方均按曠工論處。 病假：提前以口頭或書面形式通知人力資源部（視病情嚴重程度決定請假形式），病假在一天以內由行政部批準，一天以上需經理批準。病假結束后需到行政部進行銷假，銷假時必須提供三級甲等以上醫(yī)院開具的診斷證明，否則按事假處理。任何醫(yī)院收據(jù)掛號單等都不能作為請病假的依據(jù)。病假可以當天申請，但必需提供醫(yī)院的診斷證明。如以病假為由，卻不能提供診斷證明的，按照請假時間的雙倍扣除。 事假：一天以內需提前請假，填寫請假單，經部門經理和行政部批準后方可休假，特殊情況不能提前請假的，需在上班后半小時內向行政部和部門經理請假，并在上班后補辦請假單；事假一天以上者，需提前由本人填寫請假單，由經理批準后方可按事假處理；未按上規(guī)定辦理的，均按曠工或缺勤處理； 缺勤：凡正式員工在工作時間未到公司并未按規(guī)定時間請病假、事假或請病假、事假未被批準的一律按缺勤處理第四條、違反勞動紀律規(guī)定： 1遲到、早退： 遲到次數(shù)每月每人累計2次可調配，第三次起每遲到一次扣工資50元整，超出三十分鐘記曠工 早退30分鐘之內（含三十分鐘）一次記50元，每月不得超過兩次，超過者給于勸退。 2.曠工 曠工者扣除當月工資的300%，兩次扣除當月工資并給于解聘處理。 曠工三天或以上的辭退，視為自愿放棄所有未結款項。 3事假： 公司員工如請事假按平均每天工資的100%扣除，請半天事假按半天工資扣除； 注：月基本工資額/22 天=每天工資。（按實際天數(shù)計算） 4病假： 正式員工享有全薪病假。全薪病假需開具醫(yī)保定點單位（三級甲等醫(yī)院）的“休假診斷證明”，特殊情況可休假后三天之內補辦。每月帶薪病假時間為一天半時間，超出此時間按照實際日期扣除基本工資； 病假醫(yī)療期滿仍不能從事原工作或調換的工作，按勞動法和公司有關規(guī)定解除勞動合同。假期屆滿不歸，又未履行補假手續(xù)的，視為曠工。 5缺勤扣除當天工資的200%，一個月內有三天以上缺勤者，扣除當月基本工資季度內缺勤累計十天者，請自動離職。第五條、全勤制度 公司規(guī)定凡在一個月內無任何遲到、早退、請假。缺勤及礦工者即為全勤，針對全勤者給于50元/月的獎勵，和工資一起累計發(fā)放。第六條、出門登記 A、拜訪客戶及公事辦理 1、凡北京市內拜訪客戶和公事辦理需匯報部門經理后填寫出門登記； 2、出門登記流程：告知部門經理-網(wǎng)上出門登記 B、出差 凡是需要出差拜訪客戶的需要報總經理批準填寫出差申請單； 技術部出差流程：銷售部需求申請-工程師填寫出差申請單-經理簽-財務部申請出差所需款項-填寫網(wǎng)上出門登記-保留出差所開發(fā)票回公司報銷使用 第六條、出門登記 A、拜訪客戶及公事辦理 1、凡北京市內拜訪客戶和公事辦理需匯報部門經理后填寫出門登記； 2、出門登記流程：告知部門經理-網(wǎng)上出門登記 B、出差 凡是需要出差拜訪客戶的需要報總經理批準填寫出差申請單； 技術部出差流程：銷售部需求申請-工程師填寫出差申請單-經理簽-財務部申請出差所需款項-填寫網(wǎng)上出門登記-保留出差所開發(fā)票回公司報銷使用 第七條、法定節(jié)假日 員工每年可以享受有薪法定假11天，如下： 元旦 1天（1月1日） 春節(jié) 3天（農歷除夕、正月初一、初二） 清明節(jié) 1天（農歷清明當日） 勞動節(jié) 1天（5月1日） 端午節(jié)1天（農歷端午當日） 中秋節(jié)1天（農歷中秋當日） 國慶節(jié)3天（10月1日、2日、3日） 1婚假 達到法定婚齡的員工（男年滿22周歲，女年滿20周歲）結婚，憑結婚證可按請假程序請法定婚假3天；男年滿25周歲，女年滿23周歲，雙方均為初婚的屬于晚婚,晚婚婚假在法定婚假之外增加7天。 2喪假 員工的父母、公婆、岳父母、夫（妻）、子女死亡，給予三天以內的喪假。如到外地辦理喪事按路程遠近另給路程假，其他親屬死亡需要本人料理的，按事假處理。 3產假、哺乳假期 女職工產假為90天，其中產前休假15天。難產的增加產假15天。晚育的女職工休90天產假后，家中仍有實際困難，經本人申請，報單位領導批準，可再增加產假一個月。如再繼續(xù)延長產假者，按勞動部門有關規(guī)定執(zhí)行。申請產假需提供“產假期證明”休假期間發(fā)放基本工資，扣除其他福利和補貼。 有不滿一周歲嬰兒的女職工，在每天的勞動時間內給予其兩次哺乳時間，每次30分鐘。兩次哺乳時間可以合并一次使用。 4有薪年假 正式員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。同時，條例還規(guī)定：國家法定休假日、休息日不計入年休假假期。 辦公移動電話使用制度 公司對手機號進行以下規(guī)定： 、一般員工手機6：0022：00保持可接通狀態(tài)； 、部門經理級別以上的員工手機保持24小時為可接通狀態(tài) 、節(jié)假日需保持正常可接通狀態(tài) 、如果在公司規(guī)定的時間內無法接通，并且經行政部門核實后，第一次取消當月話費報銷額度，第二次發(fā)現(xiàn)后取消一個季度手機報銷額并視情節(jié)給與相應的處罰 、公司員工嚴禁使用非公司手機與客戶聯(lián)系，一旦發(fā)現(xiàn)類似情況，公司將予以勸退 注：保持接通狀態(tài)的含義是可以接通，任何不在服務區(qū)、關機、無人接聽等情況均視為不可接通狀態(tài)。 筆記本使用制度 公司的筆記本屬于易損耗的物品，為了能增加筆記本的使用年限，特制定本制度： 1.實行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費重處的原則。 2.行政部簽字審批后，將采購清單交采購員進行采購，并按程序簽字。 3.部門經理督促本部門員工合理使用，不得浪費，不得從事私人業(yè)務。行政部不定期進行抽查盤點，違反者將予以重處。 4.每天下班后把自己電腦的電源線拔掉，不要直接從筆記本上把電源切斷，這樣能延長電腦的使用年限。 5.每天早上公司會派人抽查相關規(guī)定的執(zhí)行情況，如果有不拔電源的情況，每次公司會給與每人5元的處罰。如果有外出不能回來的同事，周圍的同事幫忙把電源拔掉。 6.對于筆記本的使用，公司要求不能將其帶回家或帶出公司。如果有特殊情況一定要將筆記本帶出公司，必需填寫固定資產外借單經過總經理的批準并在行政部備案。 會議室使用制度 公司為了能提高對會議室的使用效率，減少因各部門不能及時溝通而造成的時間沖突，公司對會議室的使用實行預約制。需要使用會議室的人員須先到前臺登記。如會議室沒有人使用，須先告知前臺，能讓前臺了解會議室的使用情況，從而能讓前臺更好的調配會議室 上網(wǎng)管理制度 公司網(wǎng)絡環(huán)境是為了工作而設立，為了優(yōu)化公司的網(wǎng)絡環(huán)境，制定了公司網(wǎng)絡安全規(guī)定： 公司內部人員，除了銷售人員外其他任何職務人員在辦公時間一律不得瀏覽網(wǎng)頁，特殊要求的需要填寫上網(wǎng)申請表交到行政處，由行政部批準后，交給技術部，技術部給予開通，任何未經批準私自開通瀏覽的，給予50-100元處罰. 1、公司內網(wǎng)電腦設備必須安裝SOPHOS 安全軟件，所有電腦設備接入公司網(wǎng)絡之前必須首先安裝sophos軟件。任何未安裝Sophos接入公司內網(wǎng)的行為將視為嚴重違反公司網(wǎng)絡安全規(guī)定，追究當事人和網(wǎng)絡管理員的責任，第一次發(fā)現(xiàn)給予每人每次100-200元的處罰，第二次發(fā)現(xiàn)予以辭退。 2、 為了節(jié)省網(wǎng)絡帶寬和防止電腦病毒，公司員工嚴禁在網(wǎng)上下載各種軟件，音樂，電影片斷，電影或電視劇，嚴禁在電腦設備上安裝和使用BT或訊雷等下載軟件。違者將給予100-200元處罰，第二次發(fā)現(xiàn)公司予以勸退。 3、公司電腦除了Office之外，使用人員如需安裝其他應用軟件，須填寫申請單，經行政部批準后，由技術部安裝，任何非技術部門人員，不得在公司電腦上私自安裝任何軟件，如有違反給予50-100元的處罰。 4、公司內部財務資料、商務資料、行政規(guī)章制度、銷售數(shù)據(jù)、客戶信息為公司機密資料，嚴禁將公司機密資料以任何形式帶出公司，一經發(fā)現(xiàn)，立即予以開除處理，公司保留依法追究法律責任的權力 5、 未經公司許可，任何人不得在公司內使用個人移動存儲設備（U盤，移動硬盤，MP3、MP4、個人筆記本等），禁止從公司電腦內拷貝資料，帶出公司，不得利用網(wǎng)絡向外界發(fā)送公司內部資料，盜取公司商業(yè)秘密，不得故意刪除破壞重要資料，違者立即開除，公司保留依法追究法律責任的權力 6、公司內網(wǎng)不得使用任何黑客軟件以任何形式攻擊或剽竊公司的服務器和機密文件，違者立即開除，公司保留依法追究法律責任的權力 7、公司電腦的IP地址由IT部統(tǒng)一規(guī)劃，員工不得私自更改IP地址，更不得惡意占用他人的地 8、員工不得利用他人的電腦上網(wǎng) 9、在上班期間不得瀏覽于工作無關的的網(wǎng)站，違反者給予50元處罰 10、每天下班以后要把主機、顯示器及本部門的所用的辦公設備電源拔掉，違者一次，罰款20元 11、員工辦理離職手續(xù)時，網(wǎng)管應及時解除其在公司內部各個系統(tǒng)中的登陸權限 12、 網(wǎng)管人員職責：公司的內網(wǎng)安全將由固定網(wǎng)絡管理人員負責管理。網(wǎng)絡管理員帳號只能由網(wǎng)管和技術部經理管理。網(wǎng)管和技術部經理不得向其他人員透露相關信息，如發(fā)現(xiàn)密碼泄露，將視為嚴重違反公司網(wǎng)絡安全規(guī)定，對相關人員視情節(jié)嚴重給以每人每次50-100元的處罰，如發(fā)現(xiàn)第二次公司予以勸退。 注：其中任何，如查找不到責任人，請所有部門整體承擔該處罰措施 以上規(guī)程由行政部門監(jiān)督執(zhí)行，行政部有權在任何認為有必要時候抽查員工的電腦設備使用情況，有權對上述規(guī)定作出處罰決定。 辦公室規(guī)范管理制度 為使公司辦公管理及文化建設提升一個新層次，特制定如下管理制度。 第一條、儀表規(guī)范 1.總體要求：得體、協(xié)調、整潔、大方。 2.頭發(fā)干凈，梳理整齊，男員工頭發(fā)不過耳，不得留胡子；女員工頭發(fā)整潔，整披肩或捆扎起，不得做奇異發(fā)型 第二條、公用品使用和保管 1、辦公用品包括：工作使用計算機、電話、文件筐、計算器、訂書機、桌椅等； 2、辦公用品和文件不得帶回家，若工作需要帶走時必須得到上級領導部門的許可； 3、計算機、計算器、電話、文件筐等低值易耗品領用時要在行政部簽字，認可后方可領用，公司員工每人一臺計算機登記備案后不得隨意更換； 4、公司辦公用品請愛惜使用，若出現(xiàn)非人為問題及時交公司技術部維修，若是人為原因維修所產生的費用由個人擔負； 5、各部門若需要申請采購辦公用品，需提前填寫辦公用品采購申請單，按部門，行政等流程申請簽字，最后由總經理簽字后交行政部統(tǒng)一采購； 6、公司員工應本著節(jié)約的原則使用辦公用品，若被人為損壞，應由責任人賠償； 第三條、衛(wèi)生安全規(guī)范 1、所有工作崗位上的員工都要營造安全清潔的工作環(huán)境，愛護公司公物，注重所用設備、設施的定期維修保養(yǎng)，節(jié)約用水、用電、易耗品等； 2、員工有維護良好衛(wèi)生環(huán)境和制止他人不文明行為的義務，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，不隨地吐痰，亂扔紙屑、雜物，不抽煙，如果發(fā)現(xiàn)有破壞公共衛(wèi)生現(xiàn)象有權制止并責令其打掃干凈； 3、每個人要做好個人衛(wèi)生，自己的辦公桌椅要保持清潔，桌面文件物品擺放要整齊，行政部人員有權利和義務提醒其他人員整理好個人物品； 聊天工具管理制度 聊天工具是為了給工作中帶來方便，為了嚴格管理公司內部的聯(lián)絡方式，制定公司內部工作時間使用聯(lián)絡方式： 1、北京公司內部：內部msn，即：姓名 2、公司外部聯(lián)絡工具：使用公司域名的MSN（Windows live messenger），【即：姓名】 3、公司工作時間不允許使用非公司內部域名的外部msn進行聯(lián)系，如XXXX;XXXX等等，未開通者到技術部開通，開通方式為部門主管和行政同意并發(fā)送郵件至技術部網(wǎng)絡管理專員處，開通后及時在個人計算機上對登錄密碼作出修改并記錄。 用車管理制度 為了保證公車的正常、合理使用與出行安全。特此制定用車管理規(guī)定 一、公務用車 1、公司員工在市內參加各種業(yè)務活動，在征得部門負責人同意的情況下，可申請派車； 2、公司員工遇有緊急、重要公務或因路遠等必需用車的情況時，在征得部門負責人同意的情況下，可申請派車。 3、公司員工到外地出差或開會，晚間不能回到公司車位的，先征得部門負責人同意和公司領導同意的前提下，可申請用車 4、公司組織集體活動，酌情安排用車。 二、非因公用車 1、職工因重病急診、重病住院必須用車的，經批準可以免費使用。 2、經批準的其他非因公個人用車，一律按規(guī)定收費。 三、用車手續(xù) 1、凡可預見的公務用車，請在公務前一天與行政部預約，以便安排。 2、職工非因公用車（因傷病除外），提前二天預約，由行政部酌情安排。 四、費用結算 1、用車費用的結算采取用車人簽單，按季度按部門分攤的方式進行結算。 2、用車人在每次用車前應將小表復零，用車后對里程數(shù)、過路過橋費、停車費等進行核實，并在單車行車臺帳上簽字確認。所有費用一律由用車人先行墊付，每季度初統(tǒng)一報銷 3、當二個或二個以上部門合用一輛車時，員工需在用車結束前按單程、雙程及人頭數(shù)進行費用分攤，并分別由用車人簽字認可。 4、各部門用車費用需由部門經理在每月初匯總后交行政部負責人簽字認可，否則不予結帳。 5、辦公室建立車輛的用油臺帳，每月核算一次， 6、各部門的用車費用一律納入部門成本。 7、對非因公用車，除規(guī)定免費使用的情況，一律采取用車人簽單，在用車人下月工資扣除的方式進行費用結算，但使用人需在派車單上注明“私用”。 8、用車結算價以派車單上面里程為準。 9、公司會統(tǒng)一買油卡，車廂內用油低于1/4油刻度時，請使用人負責加油，并索要發(fā)票，交回公司財務報銷。 使用人用車填寫派車單 找閆靜領取鑰匙 油量不足時將油卡充上費用 用完后把車放到公司停車 發(fā)票回到財務報銷 公司車輛管理規(guī)則 1.機動車輛由經理辦公室統(tǒng)一管理。 2.車輛的年檢、保養(yǎng)、清潔、停放以及辦理保險等車務手續(xù)由公司負責辦理。 3.駕駛員出車前必須認真做好車輛檢查，車容整潔、車況良好、部件齊全、制動有效，不允許病車上路。如有部件損壞和不安全因素隱患，應及時處理直至修復，確保安全運輸。 4.雨雪等惡劣天氣后及長途返回時，車輛外表嚴重污染的應由用車人及時清洗。 5.車輛在公司期間應停放在公司指定的停車位，外出期間駕駛員應尋找合理的停車場所停放并保證車輛的安全； 6.遇交通事故或車輛被損壞、被盜竊的，應及時報警并立即通知保險公司到場解決。 7.公車私用造成的交通事故，除保險公司理賠的費用外，由責任人負責賠償給他人和給公司造成的一切損失。 8.未經公司批準擅自用車，使用者按正常用車費用的5倍繳納車費，另外對駕駛員每次罰款200元。 9新車和大修后的車輛有一段磨合期，駕駛員必須注意控制車速及其它養(yǎng)護工作。 10節(jié)假日或業(yè)余時間車輛的使用應呈請行政部負責人核準后方可調派。 11車輛日作任務結束后和節(jié)假日應停放在公司指定場所，并將車門鎖妥。 12車輛夜間無特殊情況必須返回公司車位，如不能回到公司車位的，由使用人向部門經理以及總經理請示說明原由后可以不返回公司車位，使用人負責管理。如出現(xiàn)車輛被盜或者破損由使用人負全責 13車輛用油由駕駛員購買，油票每月月初交回行政部，如出現(xiàn)油量不足，請及時加油，不許在油量低（1/4油刻度以下視為低油量）的狀態(tài)下，將車開回。以保證下一位使用者能正常使用 物資采購管理制度 為保證公司辦公用品供應及時、正常，規(guī)范采購用品程序，特制定本制度。 第一條、本公司采購物資用品包括： 1、公司固定資產及低值易耗品； 2、辦公用品、電腦耗材等用品用具； 3、技術部材料用品（另行規(guī)定）。 第二條、采購程序： 1、每月28日前各部門上報下月辦公用品、電腦耗材、工具等物資采購月計劃表到行政部； 2、采購員預算下月采購金額，根據(jù)物資庫存現(xiàn)況進行采購物品預算； 3、總經理審批簽字后交財務部，預支采購金額； 4、行政部按計劃安排實施采購； 5、采購員根據(jù)輕重緩急完成當月之采購計劃。 第三條、臨時應急采購 1應急采購，必須具備如下條件： 行政部核實無誤，經理簽字批準； 確認物品（材料或工具）屬應急必須品，經檢查維修，仍不能正常工作。 2采購流程： 應急采購部門填寫請購單交經理核實； 部門經理核實無誤，交行政部簽字批準；交總經理簽字批準； 簽字批準后到財務部預支采購資金。 3采購員持已批準之請購單盡快采購回物資。 物品領用管理制度 第一條、物品類別 辦公用品：包括紙、筆、筆記本、計算器，等公司出資購買的辦公用品。 公用物品：包括訂書機、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等物品。 第二條 、領用原則 1辦公用品： 實行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費懲罰的原則。 本人根據(jù)工作需要，到行政部領取。 2公用物品： 每個部門（分部）領取一套作為公用。由部門（分部）經理統(tǒng)一領取，并負責保管。 部門經理督促本部門員工合理使用，不得浪費，不得帶回家或從事私人業(yè)務。行政部不定期進行抽查盤點，違反者將予以重處。 第三條 、領用程序 領用所有辦公物品需到行政部登記辦公用品領用單，由行政下發(fā)辦公物品 處分制度 有以下過失行為之一者，公司將視情節(jié)輕重、后果大小、認識態(tài)度等的不同，給予不同的處分或經濟處罰。情節(jié)觸犯國家有關法律、法規(guī)的，交由國家有關機關處罰。 玩忽職守造成事故，使公司蒙受較大經濟、名譽損失； 盜竊行為，濫用或蓄意破壞公司財產； 違反公司規(guī)定屢教不改，或違法亂紀受刑事處罰； 涂改帳目、制造假帳欺騙公司； 利用工作之便，收受他人賄賂，造成惡劣影響或侵害公司利益； 蓄意煽動員工鬧事或怠工；