OA智能化的協(xié)同辦公與管理系統(tǒng)需求文檔.doc

智能化的OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)1智能化的OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)簡介 辦公自動化信息中心，是高效率、低成本、跨區(qū)域管理的辦公自動化解決方案，是以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)軟件，集中了成熟的數(shù)據(jù)技術與管理思想，能有效提高企業(yè)的內(nèi)部管理和工作效率，降低經(jīng)營成本。 方案基于Internet技術，完全采用B/S體系結構的辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)使得信息在部門內(nèi)部和部門之間傳遞效率極大提高，信息傳遞過程中耗費降到最低。辦公人員得以從繁雜的日常辦公事務處理中解放出來，參與更多的富于思考性和創(chuàng)造性的工作。 方案開發(fā)費用低廉，易于實施，員工可以在任何地方利用任何一臺可上網(wǎng)的電腦參與公司工作，突破區(qū)域限制，真正實現(xiàn)移動辦公；可根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點、管理模式進行定制。2.OA實現(xiàn)目標 提高辦公效率辦公系統(tǒng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術，改變了傳統(tǒng)的辦公方式，將辦公系統(tǒng)建立在互聯(lián)網(wǎng)上，使辦公系統(tǒng)實現(xiàn)移動化、實時化、高效化、無紙化，用計算機網(wǎng)絡技術來推動現(xiàn)代辦公效率的提高。 文件管理自動化通過系統(tǒng)，將公司所有文件發(fā)布到系統(tǒng)中，一方面實現(xiàn)了文件的存檔，另一方面方便了公司員工查詢，可建立各種不同目錄和數(shù)量的文件柜。文件管理自動化將為貴公司節(jié)省大量紙張、復印、文件柜等辦公費用。 規(guī)范工作流程可將公司工作流程文件放入系統(tǒng)，便于各級部門的審批、查閱，規(guī)范公司各崗位的工作規(guī)范。個人信息和日程管理，協(xié)助員工工作更出色 節(jié)省企業(yè)的辦公費用節(jié)省支出，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志； 新的信息交流方式，全面的資源和信息共享單位各級部門之間及員工通過電子郵件，BBS、即時信息、手機短信息發(fā)送等方式互相交流，改善了單位的通訊環(huán)境。單位內(nèi)部各部門、員工之間信息和資源的全面共享，消除信息孤島。 良好的協(xié)同工作環(huán)境在網(wǎng)上各部門之間實現(xiàn)科學、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工作環(huán)境，讓工作組的所有人員都能掌握工作進度，發(fā)揮群體工作的威力，讓企業(yè)更具活力。 實現(xiàn)基于電腦網(wǎng)絡的知識管理和網(wǎng)絡培訓通過辦公系統(tǒng)提升企業(yè)員工的素質；利用公共信息庫，共享信息和知識，將所有員工的智慧積累和發(fā)揚。 內(nèi)部網(wǎng)與INTERNET的平滑集成改善了單位與外部的信息交流方式，提高自身形象，增強企業(yè)市場競爭力。可實現(xiàn)遠程對異地子公司的報表匯總、指令發(fā)布、技術支持等。 高效的決策支持辦公系統(tǒng)為管理層隨時隨地、方便安全的查詢掌握全局的業(yè)務、財務、人事情況，為領導者決策調整提供支持。為各機關和企業(yè)等提供高效、安全、智能化的網(wǎng)絡辦公環(huán)境，加強辦公流程的管理，增強辦公的協(xié)調性，擴大信息通道，從而提高單位的在線管理水平。 3.可實現(xiàn)特點 基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓。 設置靈活、完善的安全管理和審批、工作流機制，可靈活設置審批路徑、審批權限等工作流程。 具有良好的適應性，客戶端零維護，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護過程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔波。 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。 提供用戶權限、數(shù)據(jù)加密、并結合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的安全管理機制，為系統(tǒng)正常運轉提供安全保障。 良好的系統(tǒng)開放能力和可擴展性，使企業(yè)輕松架構Internet應用。 4.軟件功能項目描述：OA辦公自動化系統(tǒng)為提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用、全面提升企業(yè)的核心競爭力而設計。該系統(tǒng)通過提供完善的管理與統(tǒng)計功能，實現(xiàn)無紙化辦公、節(jié)省資源、優(yōu)化企業(yè)管理流程，提高企業(yè)的管理水平和決策能力。將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務，整體提高了企業(yè)辦事效率和對信息的可控性，使企業(yè)管理趨于完善。該系統(tǒng)適用于企業(yè)、事業(yè)單位、政府機關用戶的辦公管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括: 用戶管理、信息管理、郵件系統(tǒng)、審批流程、表單自定義、智能搜索等管理模塊，涵蓋辦公管理的各項事務，實現(xiàn)提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用，具有功能完善、技術先進、操作方便、高效安全、易于實施等特點。該系統(tǒng)構建在關系型數(shù)據(jù)庫基礎上，采用J2EE體系構建應用，主要采用B/S模式的多層應用結構和Struts2.3+Hibernate3.5+Spring3.2三大開源框架，以模型組建方式開發(fā)、以Web方式部署，功能強大，維護方便具有廣泛的適用性、可靠安全性和可擴展性。 功能模塊描述：模塊功能規(guī)則人力資源管理部門管理部門列表：列表顯示所有部門、上級部門、負責人新建部門：可以指定上級部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理修改部門：修改頁面顯示部門信息供修改部門的上級部門要在下拉框中默認顯示要顯示該部門的職位、負責人，并可以修改刪除部門：有員工的部門不能刪除，必須先刪除員工有下級部門的部門必須先刪除下級部門員工管理列表員工：分頁顯示員工信息新建員工：新建員工時可以指定部門和職位刪除員工：員工不能真正從數(shù)據(jù)庫刪除，只能標記為不可用員工離職和復職：將員工表示為離職，可以將離職的員工恢復原職人事檔案管理實現(xiàn)檔案信息管理與統(tǒng)計分析合同到期、員工轉正、退休的預警記錄勞動合同、技術合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終止，并可設置到期提醒功能考勤管理實現(xiàn)上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記，支持設置排版類型、考勤管理人員、免簽人員、上下班登記的時間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析與管理人員考核，支持考核指標集定義、考核任務管理，有助于將員工考核、管理人員考核日常化培訓管理對培訓計劃、計劃審批、培訓流程、員工培訓記錄等進行管理，支持及時信息提醒招聘管理發(fā)布招聘信息，不同的職位、人以不同的方式發(fā)送隨時顯示職位空缺，提供基本信息、職位說明，對職位的具體要求,申請該職位必備條件等的管理分類建立應聘人員檔案庫，便于查詢檢索可根據(jù)自定義規(guī)則，批量安排面試時間錄用人員自動轉入員工信息庫，未被錄用的錄入可備用人才庫里權限管理角色管理可以添加、刪除角色角色成員管理角色列表中點成員管理彈出頁面通過兩個多選下拉框實現(xiàn)選擇成員并能顯示已有成員，能設置成功雙擊角色，展開顯示成員角色權限管理角色列表中點權限設置彈出頁面列出所有功能，通過復選框選擇默認已選擇已分配的功能可以再分配功能并能保存成功權限控制對不需要進行權限控制的功能，所有用戶均可訪問對需要控制的功能，必須是授權用戶才能訪問無權訪問時，跳到提示無權限的頁面信息管理信息交流有信息編輯器（fckeditor），編輯后的信息可通過新聞、公告、通知、電子期刊、大事記發(fā)布各種信息文件，與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。用戶可以根據(jù)本身實際情況自定義信息欄目名稱、層次結構，可設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理 可瀏覽、修改和刪除信息文章管理、文章的發(fā)布、刪除、下載都可以有嚴格的權限設置。文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文件格式。欄目自定義管理可擴展欄目，可以在其中設置各種欄目，并上傳相關文檔。可自行對欄目（包含一二級欄目）進行排序，可修改欄目名稱，可以指定人員對欄目進行維護，包括設置欄目、訪問權限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權限訪問者可以下載其中文件。檔案管理按訪問權限查閱內(nèi)部公用文檔等信息?？啥x無限級子目錄，嚴密的權限控制，可分別授予用戶添加、查看、修改、刪除、打印等權限圖書管理對圖書資料的登記入庫、借閱、歸還的全面管理，提供方便的檢索功能車輛管理對單位的車輛狀況，修理及使用情況進行登記管理，可完成用車申請、審批、調整用車時間、派車、收車的整個過程資源管理能定義各種資源條目（如電腦等固定資產(chǎn)），根據(jù)不同的資源制定資源相關的字段。實現(xiàn)對企業(yè)資源的登記、維護、外借、歸還、損壞、報廢等管理。會議管理對單位內(nèi)的相關會議及其內(nèi)容進行登記和管理，同時可以查詢顯示會議室的相關信息，完成各種會議的申請，向相關人員發(fā)送會議通知記錄查詢會議安排、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀要、會議信息查詢、記錄會議室狀況下載中心單位可以將平時積累的文摘、收集的信息、經(jīng)常需要使用到的工具、文件、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進行統(tǒng)一管理，便于需要的時候及時查閱下載，而不必再東尋西找，浪費時間。系統(tǒng)運行中需要下載的OA助手、控件等也在此下載。工作日程可以按日、周、月計劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項任務的內(nèi)容、狀態(tài)和時間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調整進度，及時跟進，徹底執(zhí)行，確保各項工作的順利完成。工作計劃做出本周、本月、本季度或本年等的工作計劃，任務目標等，在目標的指導下開展工作。工作總結個人可以增加自己的工作總結，并可將個人工作計劃轉為總結，每天增加的總結會立刻形成在“周報”中，部門負責人可查看本部門員工的工作總結，單位領導可查看整個單位的工作總結。個人考勤包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、個人考勤查詢等內(nèi)容。上下班登記相當于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。在個人辦公中的“今日外出人員”可以方便用戶查詢當日員工外出情況。智能搜索智能搜索引擎幫助用戶從龐大的資料庫中，使用搜索的方法快速獲取有用的信息把最相關的結果排在最前面支持相關度檢索算法，通過對全局所有文檔建立索引，使用智能算法，實現(xiàn)相關度檢索結果4.1 人力資源管理 4.1.1、用戶信息管理：用戶列表，錄入用戶信息 4.1.2、部門管理： 對企業(yè)部門的組織架構進行劃分和設定，包括：設定部門名稱、部門負責人、以及各部門的層次架構，從而建立起各部門之間的關聯(lián)關系。 部門列表：列表顯示所有部門、上級部門、負責人新建部門：可以指定上級部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理修改部門：修改頁面顯示部門信息供修改部門的上級部門要在下拉框中默認顯示要顯示該部門的職位、負責人，并可以修改刪除部門：有員工的部門不能刪除，必須先刪除員工有下級部門的部門必須先刪除下級部門 4.1.3、員工管理：新建員工：可以在新建員工同時指定賬號密碼一起保存可以同時錄入員工的多個工作經(jīng)歷一起保存刪除員工：有申請單未審批的具有審批權限的審批人不能刪除，并列出待審的申請單，可以同時錄入員工的工作信息并一起保存員工列表：樹形顯示部門，點擊樹中部門列出部門下員工可以根據(jù)姓名、部門、職位、學歷等任意查詢員工不能真正從數(shù)據(jù)庫刪除，只能標記為不可用姓名提供輸入建議（SearchSuggest）員工調動：在員工列表點調動彈出頁面選擇目標部門、職位 職位通過部門過濾 可在員工列表中點員工查看調動歷史，可以調動成功員工離職/復職：可將員工設為離職， 可將離職的員工改為復職。 4.1.4、人事檔案管理及勞動合同管理： 實現(xiàn)檔案信息管理與統(tǒng)計分析合同到期、員工轉正、退休的預警。記錄勞動合同、技術合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終止，并可設置到期提醒功能。建各種不同合同版本，供訂立、變更、解除、批轉。 勞動合同分類統(tǒng)計，并轉入檔案等模塊， 合同到期自動提示。 4.1.5、考勤管理： 對單位考勤的全方面管理，包含記錄員工的考勤異常情況，設置休息日，記錄請假信息，設置上下班簽到簽退時間，生成考勤日報、月報，查詢、自定義打印統(tǒng)計報表。實現(xiàn)上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記，支持設置排版類型、考勤管理人員、免簽人員、上下班登記的時間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析與管理人員考核，支持考核指標集定義、考核任務管理，有助于將員工考核、管理人員考核日?；?。1) 績效考核系統(tǒng)設計了一個用戶可以自己定義績效考核的項目和績效考核的類別的平臺；提供了可以滿足關鍵指標KPI、平衡積分卡BSC、目標管理OPM、經(jīng)濟增長值EVA的各種考核方式的考核設置模式。2) 考核可按不同的職務設置不同的考核標準、考核試卷、考核時間。3) 系統(tǒng)提供多種考評方式供用戶根據(jù)實際情況選擇。4) 考核的結果可按部門及個人進行查詢，按業(yè)績態(tài)度，能多個方面排序。 4.1.5、勞資管理：允許設置工資項目、定義計算公式，通過管理工資流程，實現(xiàn)部門效益工資上報、財務錄入、統(tǒng)計分析、工資條通過內(nèi)部郵件和手機短信發(fā)放 4.1.6、福利管理：對員工各類保險的投保、退保、月繳納情況進行登記，打印統(tǒng)計報表；可自定義保險的名稱以及相關的參數(shù) 4.1.7、培訓管理：對培訓計劃、計劃審批、培訓流程、員工培訓記錄等進行管理，支持及時信息提醒 4.1.8、招聘管理：1) 部門的崗位需求登記、審批流程。時信息提醒2) 發(fā)布招聘信息，以不同職位、人數(shù)而選擇不同招聘方式把信息發(fā)出去。3) 隨時顯示職位空缺信息，針對不同的職位空缺，提供基本信息、職位說明、對職位的具體要求、申請該職痊必備條件等的管理。4) 分類建立應聘人員檔案庫，便于查詢檢索。 5) 可根據(jù)自定義規(guī)則批量安排面試時間，相關人員面試后評價自動存儲并匯總到人力資源部門。6) 錄用人員數(shù)據(jù)自動轉人員工信息庫。7) 未錄用人員轉入后備人才庫，以備今后查詢。4.2 權限管理4.2.1、角色管理：可以添加、刪除角色4.2.2、角色成員管理：角色列表中點成員管理彈出頁面通過兩個多選下拉框實現(xiàn)選擇成員并能顯示已有成員，能設置成功。雙擊角色，展開顯示成員4.2.3、角色權限管理：角色列表中點權限設置彈出頁面列出所有功能通過復選框選擇默認已選擇已分配的功能可以再分配功能并能保存成功4.2.4、權限控制：對不需要進行權限控制的功能，所有用戶均可訪問對需要控制的功能，必須是授權用戶才能訪問無權訪問時，跳到提示無權限的頁面4.3 信息管理 4.3.1、信息交流：有信息編輯器，編輯后的信息可通過新聞、公告、通知、電子期刊、大事記發(fā)布各種信息文件，與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。用戶可以根據(jù)本身實際情況自定義信息欄目名稱、層次結構，可設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理可瀏覽、修改和刪除信息 4.3.3、企業(yè)論壇：可以隨時發(fā)表相關的意見或針對某一問題進行討論 4.3.4、文章管理： 4.3.5、信息交流： 4.3.6、信息交流： 4.3.7、信息交流： 4.3.8、信息交流： 4.3.9、信息交流： 4.3.1、信息交流： 4.3.1、信息交流： 4.3.1、信息交流： 4.3.1、信息交流：檔案管理模塊基于知識管理模式，既支持傳統(tǒng)以案卷為模式的管理，也支持以知識庫為模式的檔案管理，同時支持最新的單文檔案卷管理模式。各種重要文獻（包括收文、發(fā)文、會議紀要、刊物信息等等），以及自定義流程生成的文檔資料，都可以匯總到檔案管理模塊，進行統(tǒng)一、高效、標準的管理。該模塊支持三級目錄管理：檔案種類（全宗）目錄-案卷級目錄-文件級目錄，可以對文字、圖片、文件、實物等檔案類型進行管理。l 檔案管理包括全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、外來文件管理等部分，從檔案著錄、文件自動歸檔到主題詞自動標引、檔案信息統(tǒng)計、檔案檢索、打印輸出等。l 可由檔案管理員在后臺管理定義基礎數(shù)據(jù)，包括主題詞、檔案密級。l 檔案管理系統(tǒng)提供了很強的自定義功能，包括定義檔案的分類、案卷的字段以及字段的相關屬性、卷內(nèi)文件的字段以及字段的相關屬性。l 在使用檔案前，需要由檔案管理員定義檔案分類以及分類下的案卷字段、文件字段。l 檔案有二級分類，兩級分類下都可定義檔案的案卷字段、文件字段。如果一級分類已經(jīng)定義字段，在這個一級分類下不能再增加二級分類。l 案卷字段和文件字段定義包括了可以增加字段，指定字段的名稱，指定字段的類型、長度；可以指定在編輯時的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果選擇的是下拉列表則需要對應數(shù)據(jù)詞典；可以指定控件的長度是一行還是半行；可以指定該字段是否出現(xiàn)在案卷管理或者卷內(nèi)文件管理的列表中，同時可以指定寬度以及在列表中的順序，寬度為0時表示不指定寬度。字段定義中不能刪除字段，如果一個字段已經(jīng)不需要，可在“需要”屬性中選擇。l 后臺管理中的數(shù)據(jù)詞典對應字段定義中的數(shù)據(jù)詞典。l 對于密級高的保密檔案我們提供了閱讀權限和借閱審批授權的功能。l 后臺管理中的借閱流程提供了借閱審批流程模板。針對某一密級下的某一分類可套用一個審批流程模板。l 在閱讀權限里可針對某一密級下的某一分類指定可以閱讀該類檔案的人員、職務；如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項，則需要選擇“授權人員”，指定的授權人員擁有可以授權其他人員閱讀本類檔案的權限，這在檔案借閱審批流程的默認流程中使用。l 指定某類檔案的閱讀權限后，才可以指定借閱流程。默認流程由申請人發(fā)向部級部門負責人、再發(fā)到授權人。在系統(tǒng)管理中指定了部門級別的部門為部級部門。部級部門負責人為申請人所在部門及直系上級部門中是部級的部門負責人；如果有多個直系上級部門是部級部門時，只選擇最高級別的部門。如果默認流程不能滿足要求，則可以使用自定義的審批流程模板。l 檔案管理系統(tǒng)還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺的銷毀流程中定義檔案銷毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理中可進行銷毀檔案申請，可同時選擇多個全宗、案卷或者文件，在填寫銷毀原因后，可套用審批模板也可以直接選擇審批人員。相關檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理”中進行。審批辦結后，檔案管理人員在銷毀管理的申請列表中點擊“查看”進入，可進行銷毀操作，銷毀時需要填寫銷毀說明，銷毀操作有記錄。l 檔案管理中全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、收文管理等模塊均提供了詳盡的統(tǒng)計、查詢、打印、打印設置、分頁、點擊標題排序的功能。l 全宗管理提供了全宗的著錄、編制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。l 案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇不同的分類進入案卷。著錄檔案時可設定是否提醒功能，提醒的時間參照是“有效期限”，可設定提前多少天提醒。對于可查看的案卷，提供了“借閱”的功能；對于不能查看的案卷，提供了“申請”的功能，申請通過后才有“借閱”功能。點擊案卷名稱可進入該案卷的卷內(nèi)文件。l 卷內(nèi)文件管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇案卷下拉列表進入該案卷下的文件，也可以通過點擊案卷樹進入文件。當檔案分類和案卷眾多時。l 案卷樹將很實用。卷內(nèi)文件有附件、編輯器。l 公文管理、公告等歸檔將進入檔案的歸檔文件管理。歸檔文件著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一起。著錄后不再出現(xiàn)在歸檔文件列表中，在查看相關的卷內(nèi)文件時，可直接查看歸檔文件信息。歸檔文件支持附件、正文。l 收文管理可以自行添加，在著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一起。l 著錄后不再出現(xiàn)在收文管理列表中，在查看相關的卷內(nèi)文件時，可直接查看收文文件信息。收文管理支持附件，有統(tǒng)計功能。在著錄前可進行傳閱，可以查看到傳閱的接收情況。接收人員在收文管理的接收傳閱中可以接收到傳來的文件。l 當用戶在案卷管理、卷內(nèi)文件管理針對具體檔案提出借閱申請或者借閱后，管理人員在借閱管理中進行審批和操作。借閱管理中可以查看到借閱歷史情況，這里包括已經(jīng)取消的、已經(jīng)歸還的以及已經(jīng)否決的；管理人員在借閱辦理中操作借閱情況，如取消借閱、借閱登記、歸還登記；在借檔案列出了登陸用戶本身已經(jīng)提出的申請和在借的檔案，自己可做取消操作。即時通訊以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會在瞬間收到提示，離線用戶在登錄時會得到提示。l 將其他模塊與此功能結合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統(tǒng)將以即時通訊的方式告知用戶。l 可以用于掌握同事的動向，當同事外出或離線時可以在第一時間知道他的行蹤。l 并支持信息群發(fā)，可以選擇某個部門、全體員工或自行選擇多人進行群發(fā)。l 可結合手機短信模塊，將消息發(fā)送到用戶手機上。l 信息到達時有聲音提示。日程安排用戶可以通過查看日歷、選定日程表的不同時段來安排每天的事件，私人約會和任務。l 可將公告欄、郵件的有關內(nèi)容轉入日程。l 可設置定時提醒。l 可為他人安排日程。l 對一些不定時的日程，可設置為全天事件。l 對于重復性的日程，如周例會等，可設置定期重復日程安排。通訊薄通訊薄幫助用戶對名片或通訊錄進行登記、管理和查詢，可根據(jù)需要將名片設為共享或私有。此通訊錄集成了個人通訊錄、員工通訊錄、公共通訊錄三部分。既可獨立使用，又可被電子郵件等模塊調用。l 通訊錄查詢分為匹配查詢、模糊查詢和全文索引晃，每個人都能看到自己的名片夾 及共享的名片夾。l 普通用戶可在個人通訊錄添加通訊信息(可根據(jù)需要設置為私有或共享)；授權用戶 可在公共通訊錄添加人員通訊信息。內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有用戶通訊信息（從人事檔案中直接生成）。l 在相應的通訊錄中均可實現(xiàn)對聯(lián)系組和聯(lián)系人的分類和管理。且每個通訊錄組可指 定一個或幾個工作人員對信息進行維護。l 可將OUTLOOK通訊錄導入進來。通訊錄可實現(xiàn)轉發(fā)功能。l 并可將通訊錄設置成名片格式。l 可以按字段排序(系統(tǒng)里絕大部分模塊都可以按字段排序)。手機短信完美的集成了手機短信的服務及功能，用于系統(tǒng)內(nèi)的信息傳遞與溝通，允許用戶有選擇的將重要或緊急的內(nèi)容通過該功能通知相關人員，為移動辦公奠定最初的基石。l 實現(xiàn)與極品協(xié)同辦公系統(tǒng)中公文流轉、會議通知、郵件系統(tǒng)、工作流等的短信提醒。l 可以進行短信的群發(fā)，可對發(fā)送短信數(shù)目控制、發(fā)送情況統(tǒng)計。三、公共信息公共信息是整個系統(tǒng)的重要組成部分，可以發(fā)布各類信息，是單位信息發(fā)布的平臺，使單位的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等能快速傳播；收集單位的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內(nèi)部的知識庫，實現(xiàn)知識的快速傳播與共享，從而提高團隊的學習能力，快速響應能力，提高員工技能素質。系統(tǒng)將公共信息分為：公告欄、論壇、知識管理、規(guī)章制度、常用電話、郵編區(qū)號、列車航班、天氣預報、政策法規(guī)、意見箱。公告欄公告欄主要用于發(fā)布重要、正式信息，如新聞、重要決策、通知等。公告欄內(nèi)根據(jù)自己的需要定制多個欄目，授權人員可在相應欄目或發(fā)布管理文章。l 電子公告支持全文檢索功能，可按標題、日期、作者等進行檢索、查詢自己感興趣 的公告。l 可以按發(fā)布日期、標題、作者等字段進行排序。l 能分等級下發(fā)，可帶附件下載，分等級查看，可回執(zhí)。l 未讀的公告以“new”顯示，并可將重要公告置頂。 論壇論壇是員工之間相互溝通和協(xié)作的渠道, 在這里員工可提出問題，或答復他人的問題，也可以就某個問題共同參與，展開討論。論壇可設置多個版面，用戶可在各版面提出話題參與討論，發(fā)帖子時采用實名記錄制。l 論壇功能強大，支持表情、同主題閱讀、精華區(qū)、被閱讀次數(shù)、回貼數(shù)、檢索（根據(jù)作者、日期、標題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發(fā)表的文章。論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個版面可由管理員設置版主，負責對該版文章的管理。辦公自動化信息交流模塊圖 信息交流用來發(fā)布各種信息文件，企業(yè)可以根據(jù)自己的實際需要自行進行欄目的分級設置。 可設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理。 可以根據(jù)實際情況定義信息欄目名稱（如新聞、公告、規(guī)章制度、通報.），系統(tǒng)支持多層次目錄結構，同時支持按目錄授權訪問。 文檔的授權可以按人員、部門、職務、分組、角色、項目組等多種方式指定，更方便企業(yè)管理。 內(nèi)部消息：與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系統(tǒng)的事務消息發(fā)送，如工作跟蹤督辦。 常用鏈接：可以將單位經(jīng)常使用的各類相關站點進行設置。 企業(yè)論壇：可以隨時發(fā)表相關的意見或針對某一問題進行討論。 信息交流功能信息發(fā)布新聞：有相關權限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務、行政、人事等單位的相關新聞，被指定接收的用戶可以隨時查看，第一時間了解單位動態(tài)。支持新聞評論，可以直接在新聞及新聞評論中上傳文件和圖片，可以對重要的新聞進行置頂，有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個閱讀者的閱讀時間，在發(fā)布新聞之前，可以設定審批流程，可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關新聞。公告：有相關權限的用戶可以選擇對某個人、某些人、某個部門或全體人員發(fā)送各種通告、制度、會議等消息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的公告，可以在發(fā)送公告時設置自動回復以確認指定接收人員是否收到，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通，協(xié)同工作?？梢詫χ匾墓孢M行置頂。有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個閱讀者的閱讀時間。在發(fā)布公告之前，可以設定審批流程，可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關新聞。通知：有相關權限的用戶可以對指定人員發(fā)送通知，并可以隨時查閱自己已發(fā)和已收的通知，對需要留存的通知進行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時設置該通知同時以短信形式發(fā)送給指定人員，有效結合當前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時。可以對重要的通知進行置頂。有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個閱讀者的閱讀時間。在發(fā)布通知之前，可以設定審批流程，可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關通知。電子期刊：可以在其中設置各種欄目，并上傳相關文檔。可以指定人員對月刊進行維護，包括設置欄目、訪問權限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權限訪問者可以下載其中文件。大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件，建立單位的歷史檔案?？梢栽诎l(fā)表大事記時直接記錄事件內(nèi)容，也可以上傳相關文檔。大事記在發(fā)表后所有人員都可以發(fā)表相關評論，有相關權限的用戶可以對事件記錄及評論進行維護。便于單位的宣傳和新進員工的培訓。大事記中可以插入圖片及附件。內(nèi)部公告信息管理 公告通知為組織機構的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的新聞簡報、技術交流、內(nèi)部公告事項及時傳播，使機構成員能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。 管理員可以根據(jù)實際需要進行欄目的分級設置，設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限、顯示模板，實現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的發(fā)布管理。 文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文件格式，并可設置各種顯示模板和樣式。 可設定有效期限、發(fā)布范圍，重要公告可集成短信通知提醒。 內(nèi)部消息 內(nèi)部消息是實現(xiàn)的內(nèi)部短消息，成員間可相互發(fā)送內(nèi)部短消息進行溝通或傳遞文件。 內(nèi)部消息也用于系統(tǒng)的工作任務跟蹤、重要審批需要辦理、待辦工作到達、會議通知、會議變更、重要文檔提醒閱讀等消息的通知。 用戶能夠方便地相互發(fā)送短信，可以單發(fā)、群發(fā)短信，并支持郵件副本、手機短信副本的發(fā)送。 深 圳 升 藍 0 7 5 5 - 8 8 2 9 0 3 6 1 內(nèi)部文章管理 文章的發(fā)布、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。 文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、圖片等各種文件格式，并可設置各種顯示模板和樣式。 文章分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。 文章上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。 文章查閱：用戶可以根據(jù)權限閱讀或下載相關文件。 文章上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。 文章查閱：用戶可以根據(jù)權限閱讀或下載相關文件。 升 藍 軟 件 w w w . h i - b l u e . c o m 企業(yè)內(nèi)部論壇 論壇是一種常見的互動交流服務，為用戶、員工、客戶提供討論和交流。 商業(yè)論壇不同于普通性質的論壇，相比之下，商業(yè)論壇更安全可靠，界面簡潔，與普通論壇相比，商業(yè)論壇有更強大的功能，如可以與電子商務、內(nèi)容管理、企業(yè)知識管理、OA、CRM系統(tǒng)集成，可以實現(xiàn)知識互助、全文檢索、培訓、項目團隊協(xié)作、客戶服務、技術支持等。 商業(yè)論壇對客戶可協(xié)助企業(yè)增強業(yè)務的互動性，提高客戶滿意程度，及時反映用戶的信息。 在內(nèi)部實現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，提高內(nèi)部交流的效率。 深 圳 升 藍 0 7 5 5 - 8 8 2 9 1 0 5 2 文章的發(fā)布和編輯 圖文混排或提供豐富、個性、時尚的信息元素，因此對信息進行格式化信息高效傳達的重要方式。 信息編輯器就能夠方便、快速的對網(wǎng)站信息內(nèi)容進行編輯加工，不需要專業(yè)知識，也能發(fā)表圖文并茂的專業(yè)級的信息內(nèi)容。 提供類似于word所見即所得的編輯器。 支持html代碼。 可插入表情、多圖、flash，可上傳圖片，可鏈接其他網(wǎng)站的圖片。 可在線排版或者編輯圖片和表格的大小。 支持上傳附件或批量上傳附件。 支持草稿功能（即未寫完成暫存功能）。 h t t p : / / w w w . h i - b l u e . c o m RTX 即時消息、視頻會議 通過RTX的互聯(lián)方案，可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外的交流。 支持語音、視頻進行即時對話。 可以搭建起了企業(yè)之間、企業(yè)與個人之間的溝通的橋梁。 具有會議預定與定時提醒，文字、語音、視頻交流，電子白板、遠程協(xié)作，完整的會議記錄與回放。 有關RTX的詳細介紹，參閱“系統(tǒng)擴展”部分的RTX介紹。手機短信收發(fā) 手機短信功能可用于向由系統(tǒng)向成員根據(jù)定義的流程，發(fā)送工作任務跟蹤、重要審批需要辦理、待辦工作通知、會議通知、重要文檔提醒閱讀等系統(tǒng)消息。 短信功能也可以用于內(nèi)部成員之間消息溝通，組織機構中的成員能夠方便地相互發(fā)送手機短信，支持單發(fā)、群發(fā)。 短信功能也可以向客戶目錄、聯(lián)系人目錄或供應商目錄發(fā)送系統(tǒng)定義的消息，或用戶輸入的消息內(nèi)容，支持單發(fā)、群發(fā)。 成員可以按組級別分配每月可發(fā)送的短信數(shù)量。 短信功能的服務器端需要一臺專用手機用