OA使用管理制度-華

精品文檔OA使用管理制度一、 總則1、 為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，特制定本制度。2、 OA辦公管理系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以泛微協(xié)同辦公標準版辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高辦公整體管理水平的重要手段。二、 組織職責及權限OA系統(tǒng)的運行中，各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：1、公司決策層是公司OA系統(tǒng)的監(jiān)督、審核、審批的最終決策者。決策層包括：總經理、董事長，主要職責有：（1）負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限；（2）負責OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設計的審核；（3）負責OA系統(tǒng)核心工作流程的設計、修改；（4）負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（5）負責對系統(tǒng)內的保密設置進行定期檢查。2、人力資源部是OA系統(tǒng)的歸口管理部門，OA管理員主要職責為： （1）負責制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度； （2）負責領導、OA管理員和相關人員的培訓和技術指導工作；（3）負責OA系統(tǒng)內各大功能模塊信息內容更新的監(jiān)督；（4）負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；（5）負責對系統(tǒng)內的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監(jiān)督；（6）負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷、現(xiàn)有用戶及新增用戶的審核等管理；3、總經辦負責OA 系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：（1）負責OA系統(tǒng)軟件的維護管理；（2）負責制定OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術管理規(guī)章制度；（3）負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；（4）負責文件柜功能模塊各部門書寫權限的設置。4、其他部門主要職責為： （1）負責制定本部門OA系統(tǒng)相應管理制度； （2）負責指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；（3）部門OA管理員負責本部門參與OA系統(tǒng)人員權限變更時，及時提供給人力資源部申請調整；負責處理OA系統(tǒng)中公文流轉工作及文件夾屬性和內容的變更工作；（4）負責根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。三、 登陸管理1、系統(tǒng)正式運行后，所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。2、系統(tǒng)用戶必須建立個人密碼，及時更改、保護好個人登錄密碼。多人共用一臺計算機的，如暫停OA辦公需及時退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。3、登陸OA系統(tǒng)用戶密碼應經常更改，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾審批流程。四、 安全保密 1、 公司OA管理人員涉及修改流程及內容，必須經過部門經理、分管副總、總經理、董事長確認后方可實施，由OA管理員修改流程及表單，嚴禁擅自更改刪除，避免電子數(shù)據(jù)的失真或丟失。2、 OA管理員應認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。 3、 OA系統(tǒng)中所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息，不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。 4、 未經管理人員本人同意，任何人不得隨意讓無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容。發(fā)生泄密的情況，將按內容追究相關人員法律責任。五、 模塊功能說明（一） 我的流程 我的流程模塊設新建流程、待辦事宜、辦結事宜等，亦可進行相關流程查詢等，新建流程模塊按公司制度規(guī)定的審批流程處理。（二） 新聞公告1、 新聞公告模塊包括：RSS資訊、新聞發(fā)布、公告管理、文本聊天室和投票調查等子模塊。2、 各部門發(fā)出、報送的各類公文原則上統(tǒng)一由總經辦通過辦公自動化OA系統(tǒng)發(fā)送，其他如通知、成績公告等欄目等由分管副總確定由OA管理員統(tǒng)一上傳，并內部提醒相關人員。3、 公文簽發(fā)后，由總經辦編號、制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至各部門主要負責人和OA管理員各一份，并根據(jù)實際需要打印紙質文件若干份報出并歸檔。發(fā)文辦理程序為各部門擬稿人按發(fā)文流程，由本部門領導審核，提交分管領導、總經理、董事長閱批，后轉總經辦經理統(tǒng)一編文下發(fā)。4、 電子公文與紙質公文具有同等效力，不加蓋電子印鑒。如需要對外提供紙質文件，各部門可向總經辦申請正式文件。（三） 我的任務1、 此模塊包括：常務安排、我的計劃兩個子模塊，常務安排模塊又分為我的日程、新建日程、日程管理、我的日志、下屬工作日志等部分，我的計劃分為我的計劃、新建計劃、計劃管理等。2、 各部門推行日志管理，完善計劃管理，所有員工每天須填寫各自工作日志或提報分管領導。工作日志每天下班前填寫或提報，工作計劃每周下班前填寫或提報。（四） 我的協(xié)作公司各級領導及各部門安排及布置的日常性、緊急性等重要工作，各具體策劃組織或發(fā)布者，可通過OA提報我的協(xié)作，具體版式及內容要求詳見OA產品使用手冊。（五） 其他功能模塊詳見OA使用手冊。六、 OA辦公考核（一） 批/ 回復為實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)批/回復管理，即員工按職責對相關信息，應及時給予回復：1、 通知、企業(yè)制度、指令等欄目內容涉及全體員工的， 每個員工必須最遲在兩天內給予回復。2、 急辦的內容發(fā)布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復。須急辦或重大信息，除在OA上發(fā)布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通、傳遞，相關人員在接到通訊通知后，必須在通訊通知后一小時內給予回復。（二） OA辦公考核及獎罰為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理：1、對未按規(guī)定及時回復的由管理員進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；如若未能按照回復的規(guī)定進行相應的回復，則第一次由其分管領導在OA欄目上發(fā)布批評警告并通知，第二次未予及時批復，總經理核實后，由公司給予50元的罰款并予以通報。2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負責人經濟考核；3、發(fā)生影響OA系統(tǒng)維護管理的，視情節(jié)給予相應的考核。七、 網絡維護為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；1、 OA管理員是OA系統(tǒng)欄目、版面變更、組織架構調整、賬戶開通、注銷及修改和流程設計、修改唯一的指定人；2、 禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等。八、 應急措施應急措施是保證文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失；2、需要進行歸檔管理的資料、信息由管理員指定相關人員進行備份；3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理和資料備份，對服務器進行安全防護。九、 附則1、各部門領導對本部門在OA