公司業(yè)務檔案管理制度.doc

九、業(yè)務檔案管理制度第一章 總 則第一條 為了維護XXXXXXX有限公司及委托單位的利益和合法權益，規(guī)范本公司的業(yè)務檔案管理，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法，結合本公司的具體情況，特制訂本制度。第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對項目進行市場調查、數(shù)據(jù)分析等績效評價活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條 本公司各類業(yè)務檔案的所有權歸本公司所有。各類業(yè)務檔案由辦公室統(tǒng)一管理，對各類業(yè)務檔案進行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。第四條 本公司業(yè)務檔案實行集中統(tǒng)一管理，接受同級檔案行政管理部門、山東省財政廳等有關部門的監(jiān)督、指導。第二章 業(yè)務檔案的收集與管理 第五條 檔案收集：業(yè)務檔案是本公司業(yè)務活動中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業(yè)務活動的真實記錄。業(yè)務人員在辦理業(yè)務過程中，所需文件，權屬證明、會計資料和其他相關資料應收集充分，以備核查和調閱。第六條 歸檔收集范圍：各項績效評價報告印稿，績效評價工作底稿及業(yè)務資料、報表等，包括綜合類、業(yè)務類及備查類工作底稿。第七條 業(yè)務檔案管理的基本內容包括：按照業(yè)務檔案管理規(guī)范化、科學化、制度化要求，對業(yè)務報告、工作底稿等業(yè)務文件材料進行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。第八條 各業(yè)務人員在業(yè)務工作結束后，必須將業(yè)務工作過程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進行收集、分類、整理后及時向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或將信息私留。第九條 各業(yè)務項目小組，在每個業(yè)務項目完成后，由項目負責人指定專人，按照業(yè)務類工作底稿和備查類工作底稿分別進行整理。業(yè)務類工作底稿按照業(yè)務工作底稿目錄的順序排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規(guī)范整潔。第十條 各類業(yè)務檔案歸檔內容包括以下四類：1、 相應項目當期檔案紙質版。2、 永久性檔案紙質版（即備查工作底稿檔案）。3、 留存正式的績效評價報告。報告已正式簽字蓋章生效。4、 底稿電子版。第十一條 業(yè)務檔案的立卷程序包括以下工作：1、 組卷：按照委托單位項目號劃分，原則上組成一個案卷。2、 公司承接績效評價項目按照年度及項目號排序，卷內的材料按照工作底稿目錄的內容排序。3、 業(yè)務檔案復核：檔案歸類、整理完成后，項目負責人對工作底稿全面審核確認無誤后，在相應位置簽字；立卷人將項目復核后的檔案交至檔案復核人，在相應位置簽字。4、 業(yè)務檔案裝訂：業(yè)務檔案復核完畢后，去除所有文件材料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務類別、期間、冊書、歸檔日期、歸檔人等相關信息。永久性檔案需單獨裝訂成冊，并注明檔案類別。5、 業(yè)務檔案移交：業(yè)務檔案立卷完畢后，應及時將業(yè)務檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管理員需驗收確認無誤后歸檔。第十二條 各業(yè)務類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗收后，按照業(yè)務項目和業(yè)務報告文號順序編制案卷目錄。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對驗收合格的業(yè)務檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認。 第十三條 移交后的各業(yè)務類檔案，檔案室人員根據(jù)移交清單，按照檔案的類別編制皓誠投資咨詢有限公司檔案目錄，編制好的檔案目錄，驗收合格后正式歸檔保存。第十四條 公司業(yè)務檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應辦理檔案交接手續(xù)，安排有關人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接受人、監(jiān)交人均在移交表上簽章。移交人必須辦理完移交手續(xù)后方可一離開。若有一方未按照規(guī)定移交檔案，將追究其責任。第十五條 業(yè)務人員調（離）職之前，須有檔案管理員在問詢業(yè)務人員所在部門經(jīng)理意見后在人員調離簽單中簽署業(yè)務檔案移交檢查是否符合規(guī)定的意見。凡有未交業(yè)務檔案的，應補交相應的業(yè)務檔案；凡造成業(yè)務檔案丟失且無法彌補的，按照有關規(guī)定辦理；業(yè)務檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理員方可在人員調離簽單中簽署業(yè)務檔案移交檢查符合規(guī)定的意見；否則，簽署不符合規(guī)定的意見，人力資源部不辦理調動和解聘手續(xù)。第三章 業(yè)務檔案的保存 第十六條 為保證業(yè)務完整性、保密性和方便實用性，本公司業(yè)務檔案統(tǒng)一存放于檔案室。 第十七條 正式歸檔后的各類業(yè)務檔案，由檔案室管理員進行分類整理，統(tǒng)一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務檔案完好無損。第四章 業(yè)務檔案的利用 第十九條 業(yè)務檔案的利用是指對業(yè)務檔案的借閱、復印和摘錄等。第二十條 事公司內部人員借閱業(yè)務檔案要嚴格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制業(yè)務檔案借閱審批表，經(jīng)經(jīng)理和項目負責人審批后方可借閱。借閱責任人及部門經(jīng)理應對所借閱檔案負完全責任（包括安全性、完整性、保密性等）。第二十一條 對借閱的業(yè)務檔案及本公司內有關文件，需做到嚴格保密，對失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽的，應追究當事人的責任，并視其情節(jié)的輕重給予通報批評和經(jīng)濟處罰。第二十二條 對于繼續(xù)為上年客戶提供服務的項目，永久性檔案可在借閱使用后在檔案負責人監(jiān)督下將內容進行更新，隨本期項目重新立卷歸檔；同時注銷以前年度永久性檔案存檔記錄編號。第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務工作需要查閱公司檔案時，須經(jīng)該項目負責人所在部門的部門負責人審批，其他咨詢類公司人員等因業(yè)務工作需要查閱事務所檔案時，須經(jīng)該項目負責人所在部門的部門負責人審批后，由有關部門代為辦理借