新論崗位分工在內部會計控制中的運用.doc

論崗位分工在內部會計控制中的運用【內容摘要】：崗位分工是實現(xiàn)內部控制的有力保障。企業(yè)要健全和強化內部組織機構，它是企業(yè)經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分工。內部會計控制原則的內部牽制原則堅持要求不相容職務相互分離，確保不同部門與崗位之間權責分明、相互制約、互相監(jiān)督。只有嚴格將崗位職責進行逐一分離，才能發(fā)揮相互監(jiān)督、相互制約的作用。使權有所屬、責有所歸、利有所享，避免發(fā)生越權行為或爭權奪利、相互推諉、相互扯皮等現(xiàn)象，實現(xiàn)內部控制的目標，維護社會主義市場經濟秩序.【關鍵詞】：內部控制 內部會計控制 崗位分工 內部控制包括內部管理控制和內部會計控制兩個子系統(tǒng)。內部會計控制是為了提高會計信息質量、保護資產的安全、完整，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。崗位分工是現(xiàn)代內部會計控制的核心內容和存在的主要基礎。內部會計控制制度是指對崗位分工中會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制。崗位分工明確規(guī)定處理各種經濟業(yè)務的職責分工和程序方法。企業(yè)要健全和強化內部組織機構，其核心問題是合理的會計崗位分工。一、了解崗位分工，明確會計崗位職責（一）崗位分工的內容崗位分工是指在會計機構內部按照會計工作的內容和會計人員的配備情況，將會計機構的工作劃分為若干個崗位，并按崗位規(guī)定職責進行考核的責任制度。（二）會計崗位的具體分工根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和經營管理的要求以及企業(yè)實際情況，會計崗位分工如下：1、會計主管，全面負責組織領導本企業(yè)的財務會計工作，開設總分類賬及部分明細分類賬；審核記賬憑證；定期組織對賬；負責籌資與投資的核算；編制會計報表并進行必要的財務分析。2、出納崗位，負責辦理貨幣資金的收付業(yè)務，建立銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬，并根據(jù)有關貨幣資金收付憑證逐日逐筆登記，每日結出金額。負責現(xiàn)金支票和轉賬支票的簽發(fā)以及其他銀行結算憑證填制。在主辦會計監(jiān)督下與銀行對賬。3、往來結算崗位，負責辦理企業(yè)與各方面的往來結算業(yè)務。4、固定資產核算崗位，負責固定資產增減變動的核算，在建工程的核算以及固定資產折舊的計提，應建立固定資產、在建工程、累計折舊等明細，并根據(jù)有關憑證進行登記，定期與總分類賬進行核對。5、成本會計崗位，負責組織生產成本核算，包括基本生產核算和輔助生產成本核算。6、費用核算崗位，負責期間費用的核算以及營業(yè)外收支業(yè)務的核算。7、稽核崗位，負責財務稽核和會計報告工作。根據(jù)業(yè)務的繁簡和人員的多少，實行一人一崗、一人多崗或一崗多人，明確職責，各司其責，但管錢的不能管賬，管賬的不能管錢，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬面的登記工作。通過崗位分工，能夠從根本上有效地防范舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。（三）制定會計崗位原則由會計工作的特性所決定，會計人員的崗位責任制必須遵循如下原則：一是合法性原則；二是全員性原則；三是全過程原則；四是不相容職務相互分離原則；五是成本效益原則；六是不斷修訂和完善的原則。所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤與舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤與舞弊行為的職務。換言之，對不相容的職務，如果不實行相互分離的措施，就容易發(fā)生舞弊等行為。如物資采購業(yè)務，批準進行采購與直接辦理采購即屬于不相容的職務，若這兩個職務由一個人擔當，出現(xiàn)該員工有權決定采購價格、時間等，沒有其他崗位和人員的監(jiān)督、制約，就容易發(fā)生舞弊行為。二、掌握內部會計控制內涵，防范企業(yè)內控風險，加強企業(yè)內部管理（一）內部會計控制的內容內部會計控制由組織的計劃和主要或直接與保障資產和財務記錄的可靠性相關的所有方法和程序組成，一般來說包括批準和授權系統(tǒng)、保管記錄和會計報告的人物與經營或資產保管的任務相分離、對資產的實物控制和內部審計等控制手段。內部會計控制包括資產保護、保證賬目和財務報告真實性和完整性的有關方法、程序和組織規(guī)劃。一個有效的內部會計控制制度應具有按管理部門需要來保證執(zhí)行經濟業(yè)務和完成工作的職責，以及保證制度正確實施的有效程序。（二）內部會計控制的方法1、不相容職業(yè)相互分離控制，主要包括：授權批準與業(yè)務經辦、業(yè)務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業(yè)務經管與稽核檢查、授權批準與監(jiān)督檢查等；2、授權批準控制，是指單位在辦理各項經濟業(yè)務時，必須經過規(guī)定程序的授權批準；3、會計系統(tǒng)控制，其主要內容包括：建立會計工作的崗位責任制、按規(guī)定取得和填制原始憑證、設計合理的憑證格式、對憑證進行連續(xù)編號等；4、預算控制，預算由各預算單位組織實施，并輔之以對等的權、責、利關系；5、財產保全，主要包括接近控制、定期盤點控制等；6、風險控制，包括經營風險和財務風險兩大類；7、內部報告控制，有利于保證管理人員獲得與責任和權限有關的信息，暢通相關人員交流的渠道；8、電子信息技術，包括實現(xiàn)內部控制手段的電子信息化和對電子信息系統(tǒng)的控制。（三）內部會計控制制度內部會計控制制度是指那些對崗位分工中會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制。內部控制制度是單位會計基礎工作的重要組成部分，是發(fā)揮會計監(jiān)督職能的前提。企業(yè)單位制定內部控制制度的基本目的在于：保證組織機構經濟活動的正常運轉，保護企業(yè)資產的安全、完整與有效運用，提高經濟核算的正確性與可靠性，推動與考核企業(yè)單位各項方針、政策的貫徹執(zhí)行，評價企業(yè)的經濟效益，提高企業(yè)經營管理水平。隨著我國經濟體制改革的不斷深化和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，人們迫切要求規(guī)范會計行為，提高會計信息質量，強化經營管理，控制經營風險。因此，企業(yè)內部會計控制制度，有利于企業(yè)會計基礎工作，規(guī)范會計行為和管理行為，提高單位內部的管理水平，有利于規(guī)范會計工作秩序，提升企業(yè)整體管理水平。三、強化內部會計控制中的崗位分工（一）崗位分工是內部會計控制的一個重要組成部分崗位分工屬于內部會計控制方法中不相容職業(yè)相互分離，是內部會計控制的一個重要組成部分。其主要特征是對有關責任進行分配，是單獨的一個人或一個部對任何一項或多項經濟業(yè)務活動無完全處理權，必須經過其他部門和人員的查證、核對。從橫向來看，至少要經過兩個相互之間沒有隸屬關系的部門或崗位，使一個部門的工作或記錄受另一個部門的工作或記錄的牽制，借以相互制約，防止或盡早發(fā)現(xiàn)問題。從縱向來看，至少要經過上下兩級，是上級受下級的牽制、監(jiān)督，各有顧忌，不敢隨意妄為。崗位分工可以使每項經濟業(yè)務的處理既不會被一個人所包辦，也不會因多人經手而沒有互相牽制、監(jiān)督，造成損失，從而確保每項經濟活動業(yè)務必須經過兩個或兩個以上的人員處理，達到相互監(jiān)督、相互制約、糾錯防弊的目的。（二）崗位分工是實現(xiàn)內部控制的有力保障企業(yè)要健全和強化內部組織機構，是企業(yè)經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下，處理每項經濟業(yè)務的全過程，或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責，起到相互控制的作用。授權進行某項經濟業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與記錄該項業(yè)務的職務要分離；保管某項財產的職務與記錄該項財產的職務要分離等。崗位分工是基于這樣的假設，企業(yè)內任何一項業(yè)務不能由一個人單獨操作，必須由兩個以上的人來辦理，而且經辦人員只能在自己的職權范圍內做出處理，即兩個人無意識同犯一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大于兩個人。這就形成一個互相交叉、互相制約、互相檢查的內部控制過程。如果突破這個假設，不相容職務的分離就不能起到作用。內部會計控制應當保證單位內部設計會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督，起到內部牽制的目的。四、強化內控基礎，努力實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定經營，健康發(fā)展（一）我國企業(yè)內部會計控制的現(xiàn)狀我國企業(yè)普遍認識到內部控制的重要性，但作為內部控制認識不夠：側重于企業(yè)外部環(huán)境的梳理，而忽視了內部各環(huán)節(jié)、各崗位的牽制；側重于經營環(huán)節(jié)的程序控制，而忽視了企業(yè)整體的協(xié)調；側重于內部控制制度的學習，而忽視了執(zhí)行制度的人的素質提高；側重于對貨幣、實物的控制，而忽視了企業(yè)文化環(huán)境的建設等。盡管是必需，但企業(yè)在內控建設方面的意識和積累畢竟還很薄弱，具體到推進企業(yè)內部控制的時候，往往會非常困惑。首先，當前中國企業(yè)對風險管理、對內部控制的認識還是比較淺顯，要么理解成財務控制，要么理解成審計手段，很多企業(yè)都是在經營風險暴露之后才開始關注到這個問題。（二）內部控制弱化的主要原因內部控制弱化的主要原因為以下幾個方面：1、控制環(huán)境基礎薄弱。控制環(huán)境是內部控制的基礎，直接關系到企業(yè)內部控制的執(zhí)行和貫徹。它涵蓋對建立、加強或削弱特定政策程序及其效率產生影響的各種因素，包括企業(yè)管理人員的品行、操守、價值觀、素質和能力，管理人員的管理哲學、經營觀念，以及企業(yè)各種規(guī)章制度、信息溝通體系、業(yè)績評價機制等。控制環(huán)境基礎薄弱的一個重要表現(xiàn)是未能很好的堅持崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，以及不相容職務相互分離的基本原則。內部會計控制應當保證單位內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督、起到內部牽制的目的。反之，則達不到相互制約、相互監(jiān)督，內部牽制的目的。2、企業(yè)內控部門責權不對稱，內部控制和監(jiān)督不力。這里說的內部控制主要是指內部會計控制。作為承擔內部控制主要部門的財會、審計部門存在嚴重的責權不對稱現(xiàn)象。內審部門形同虛設，內部審計作為內部控制的重要組成部分，是企業(yè)改善經營管理、提高經濟效益的自我需要。但是，在我國企業(yè)的內部審計并沒能真正履行其應有的職能。責權不對等。權力、義務與責任對等是內部控制的基本原則之一。而目前有關法規(guī)中明確內部控制機構既代表國家執(zhí)行行政監(jiān)督職責，又要為企業(yè)領導加強經營管理、提高經濟效益提供服務。這種理論上的雙向服務機制將內部控制機構經濟責任和義務確定得大于其實際的功能和擁有的權力，只能把內部控制機構置于一個兩難的境地。3、風險管理組織和體制不健全。缺乏包含決策、管理和具體執(zhí)行層在內的完整的風險管理組織。內部審計限于財務報表審計和經濟責任審計，缺乏對風險管理情況的檢查和監(jiān)督。缺乏系統(tǒng)的成套風險管理體制，識別影響企業(yè)達標的風險進行監(jiān)控及管理。沒有將風險管理的手段和內控程序融入到管理與業(yè)務的制度與流程中。五、加強內控措施，落實相關管控風險，完善管控方法(一)相關機構加強監(jiān)管如果披露虛假會計信息，管理當局應承擔相應的責任。因其有責任建立內部控制，并保證內部控制的有效運行。如果出現(xiàn)沒有授權的經營活動，導致會計信息失真，就說明沒有履行內部控制制度的責任，也應承擔責任。同時要加大對會計師事務所的處罰力度，使得注冊會計師更為謹慎執(zhí)業(yè)，保持其執(zhí)業(yè)的規(guī)范性和獨立性，形成一種拒絕虛假會計信息的機制。(二)建立優(yōu)化的組織機構和高效的運作程序優(yōu)化的組織結構是指明確授權形式和授權對象及組織行為的分配，例如一個人只能有一個直接上司，明確誰該向誰負責。高效的運作行為則是指在規(guī)范前提下的高效，包括嚴格的授權、明確的責任，責任到人。（三）完善資源政策及激勵約束機制一個好的人事政策和實務，能確保執(zhí)行企業(yè)內部控制的人員具有勝任能力和正直品行。公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司的有關雇用、培訓、待遇、業(yè)績考評及晉升等激勵政策和程序的合理程度。特別是要把工作的重點放在提高會計人員素質。嚴把用人關，對重要崗位的會計人員的配備和會計主管人員的選拔應全面考察其德、能、才、績等綜合素質。同時，要多層次、多方位地加強崗位和在職人員的培訓，提高會計人員的業(yè)務素質，加強職業(yè)品德教育，形成以自我控制為主、自檢紀律為主要手段的內部會計控制制約機制，使之不敢、不愿參與財務報告造假。（四）強化內部審計強化內部控制系統(tǒng)是需要被監(jiān)督的，作為內控的監(jiān)督最主要且重要的形式便是內部審計。應在企業(yè)內部建立一個不依附于任何職能部門的并且相對獨立的內部審計機構，來統(tǒng)一管理企業(yè)的內部審計工作和協(xié)調外部注冊會計師的審計工作，獨立的行使審計監(jiān)督權，并為改進內部控制提出建設性意見。內部審計機構的人員應由獨立于業(yè)務會計人員之外的會計人員組成。在我國，內部審計的主要目標除了核查企業(yè)會計賬目外，還包括對內部控制制度執(zhí)行情況進行檢查，監(jiān)督單位內部各項規(guī)定的落實和執(zhí)行情況，幫助管理當局監(jiān)督和評估控制政策和程序的有效性，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時反饋，為改進單位內部控制提供建設性意見。（五）明確企業(yè)重要部門的不相容職務的分工1、明確財務部門的崗位分工，并進行崗位輪換，既能起制約作用，又能及時發(fā)現(xiàn)制度漏洞，不斷完善管理和控制制度。2、明確存貨和固定資產管理部門的崗位分工，切實保證企業(yè)存貨和固定資產的安全與完整。3、明確采購、銷售管理部門的崗位分工，保證經營過程中物資供應以及能夠客觀、及時的反映客戶的意見和建議，不斷完善工作。（六）控制企業(yè)授權批準授權批準的控制要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權批準范圍、權限、程序、責任等內容，單位內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任，經辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務。企業(yè)要明確一般授權和特別授權的責任和權限，以及每筆經濟業(yè)務的授權批準程序，并按照規(guī)定的權限和程序執(zhí)行。內部會計控制不單純是狹義的會計控制，還包括資產控制和為保護財產安全而實施的內部牽制，因此，各企業(yè)都要把內部會計控制作為單位管理的一種重要手段。明確企業(yè)內部各部門的性質與職責，明確各部門和人員應承擔的責任，賦予其相應的權力，規(guī)定操作規(guī)程和處理手續(xù)，制定追究責任的措施和獎懲，使得權有所屬、責有所歸、利有所想，使內部會計控制在