產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件管理制度.doc

編號(hào)：YTJSZX/GL002技術(shù)文件及圖紙編號(hào)管理辦法編制/日期： 審核/日期： 批準(zhǔn)/日期： 2016-1-1發(fā)布 2016-1-1實(shí)施一、 目的和適用范圍 為規(guī)范管理公司的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件，本制度規(guī)定了公司設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件及外來(lái)圖紙的存檔、保管、復(fù)制、發(fā)放、更改、使用及回收處理， 望各部門(mén)互相監(jiān)督、共同遵守。本制度適用于公司所有的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的管理。 二、 職責(zé) 技術(shù)部是產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的編制、保管、發(fā)放、復(fù)制、更改、回收及歸檔管理。 各接收部門(mén)負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的正確使用及妥善保管。三、制度內(nèi)容1、 產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的編制和發(fā)放 1.1設(shè)計(jì)員按照設(shè)計(jì)程序完成對(duì)產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的設(shè)計(jì)、編制，標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱(chēng)、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)等欄中應(yīng)簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件視為無(wú)效文件，不得投放到相關(guān)部門(mén)，更不得使用；1.2經(jīng)過(guò)審核、校對(duì)、批準(zhǔn)等完整簽字后，加蓋部門(mén)印章，交資料管理員統(tǒng)一管理。1.3需要下發(fā)的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件經(jīng)過(guò)復(fù)印之后，加蓋“受控”章和“日期”章，產(chǎn)品圖樣屬于試制產(chǎn)品蓋“試制”章，經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后下發(fā)各部門(mén)，并做好發(fā)放記錄。1.4每年應(yīng)根據(jù)圖紙使用情況，將更改較多的圖紙進(jìn)行更換。1.5需向供方或外協(xié)廠提供圖紙資料，由采購(gòu)部向技術(shù)中心辦理申領(lǐng)手續(xù)，經(jīng)設(shè)計(jì)者校核、技術(shù)中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄1.6 由供方提供的外協(xié)件產(chǎn)品資料，經(jīng)技術(shù)部與供方共同確認(rèn)后移交技術(shù)中心，由技術(shù)中心復(fù)印下發(fā)有關(guān)部門(mén)。1.7外來(lái)圖紙、技術(shù)文件經(jīng)技術(shù)中心與供方共同確認(rèn)后交資料管理員管理，需要發(fā)放時(shí)，由資料管理員發(fā)放并做好發(fā)放記錄。2、產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的更改2.1更改原則技術(shù)文件的更改，不得降低產(chǎn)品質(zhì)量的規(guī)定；技術(shù)文件更改后應(yīng)正確、完整、統(tǒng)一、清晰；更改必須履行簽字手續(xù)，并保證更改前的原文件有據(jù)可查；技術(shù)文件按審批后的“更改通知單”進(jìn)行原件的更改，對(duì)已發(fā)放的文件進(jìn)行更換或更改。2.2技術(shù)文件更改方法使用技術(shù)文件更改通知單方式修改的文件，要在通知單上注明是永久更改，還是臨時(shí)更改，臨時(shí)更改要說(shuō)明有效期限。永久更改必須修改存檔圖紙、電子檔圖紙，修改量大時(shí)變更版本號(hào)。如果更改通知單注明是現(xiàn)場(chǎng)圖紙劃改的，憑批準(zhǔn)的更改通知單，交給圖紙使用部門(mén)，請(qǐng)配合提供在用圖紙更改。更改時(shí)在文件尺寸、文字、符號(hào)、圖形處，用細(xì)實(shí)線劃去，被劃去部分應(yīng)能清楚地看出更改前的內(nèi)容，然后填寫(xiě)新的尺寸、文字、符號(hào)、圖形，在更改部位附近寫(xiě)上更改標(biāo)記、劃改人署名、標(biāo)注日期。換頁(yè)或換圖更改，憑批準(zhǔn)的更改通知單換圖更改，收回的圖紙必須加蓋作廢章，標(biāo)明作廢日期，重新?lián)Q發(fā)新圖紙。新發(fā)放的圖紙標(biāo)明版本號(hào)加蓋紅色“受控”章和發(fā)放日期章。技術(shù)文件更改涉及到采購(gòu)?fù)鈪f(xié)單位的，更改通知單應(yīng)發(fā)到采購(gòu)部，由采購(gòu)部配合跟供應(yīng)商聯(lián)系配合更改。更改通知單發(fā)放必須與之前發(fā)放圖紙的部門(mén)相同。更改通知單應(yīng)編號(hào)，按年月加自由順序號(hào)，其原件存檔備查。2.3更改的標(biāo)記劃改時(shí)在靠近圖樣與文件的更改部位，寫(xiě)上更改標(biāo)記：用加圓圈的小寫(xiě)英文字母表示（如：a、b、c）。更改的內(nèi)容，如地方緊湊，允許劃掉更改部分，在附近空白處寫(xiě)上新內(nèi)容，自更改標(biāo)記處引出一條帶箭頭的細(xì)實(shí)線指向更改處。部分圖形的更改，用點(diǎn)劃線將更改部分圍上，然后用細(xì)實(shí)線打“”，另在圖紙空白處給出新圖形。整個(gè)視圖的更改，用細(xì)實(shí)線劃去，在附近或采附件給出新圖，標(biāo)明更改處數(shù)。更改標(biāo)記一般按每張圖樣或文件編排，但對(duì)多張表示同一代號(hào)的圖樣或文件，更改標(biāo)記應(yīng)按全份圖樣或文件編排，并填寫(xiě)在需要更改的各張圖樣或文件上。凡經(jīng)更改的圖樣或文件，均應(yīng)在更改欄中填寫(xiě)：A.更改標(biāo)記；B.同一標(biāo)記下的更改處數(shù)；C.更改通知單編號(hào)；D.更改人簽字；E.更改日期。當(dāng)公司的安標(biāo)產(chǎn)品在主要結(jié)構(gòu)及涉及安全設(shè)計(jì)變更時(shí)，需要安標(biāo)管理部門(mén)重新審核備案后，再由技術(shù)中心按公司程序文件的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。借（通）用件的圖樣更改應(yīng)慎重，不得破壞借（通）用件的性質(zhì)。否則，應(yīng)繪制新圖樣，另編代號(hào)，并相應(yīng)更改與其有關(guān)的一切圖樣及文件，而原通用件和借用件的圖樣仍予以保留。3、 產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的管理和存檔 3.1產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作共同的數(shù)據(jù)必須加強(qiáng)管理，技術(shù)部門(mén)應(yīng)指派一名專(zhuān)職資料管理員負(fù)責(zé)各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、存檔和保密工作，保證技術(shù)資料的完整、統(tǒng)一等。若暫時(shí)未指定資料管理員，由部門(mén)指定人員暫行代理。部門(mén)負(fù)責(zé)人和資料管理員一同負(fù)責(zé)技術(shù)資料的保密、發(fā)放和存檔。3.2資料檔案袋應(yīng)有款號(hào)，以便查找，存檔應(yīng)登記建立臺(tái)帳，按產(chǎn)品、款號(hào)分類(lèi)存放，排列整齊，標(biāo)簽清楚，取用方便。3.3每一個(gè)項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在十五日內(nèi)完成項(xiàng)目資料整理，交資料管理員備份、存檔。3.4歸檔后資料不外借，當(dāng)其他部門(mén)有特殊需要，必須出借時(shí)，必須填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借出。3.5設(shè)計(jì)更改的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件歸檔后，被替代的技術(shù)資料蓋“作廢”章，另行存放。3.6外單位提供的圖紙、資料均由管理員進(jìn)行登記分類(lèi)，建立文件目錄，用專(zhuān)用文件柜存放，并做好標(biāo)識(shí)。3.7資料管理員如對(duì)技術(shù)資料保管不善，如丟失或違反本制度時(shí)，情節(jié)輕的給予批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)處罰。 4、 產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件的回收和銷(xiāo)毀 4.1 屬下列情況應(yīng)將產(chǎn)品圖樣或技術(shù)文件收回 原自制件生產(chǎn)后改為取消該件或替代的零部件的產(chǎn)品圖樣或技術(shù)文件原自制件生產(chǎn)后改為外購(gòu)或外協(xié)生產(chǎn)的零部件的產(chǎn)品圖樣或技術(shù)文件原外購(gòu)件或外協(xié)生產(chǎn)后改為自制件的零部件的產(chǎn)品圖樣或技術(shù)文件誤發(fā)給部門(mén)的產(chǎn)品圖樣或技術(shù)文件技術(shù)資料更新、修改或其他原因需更換時(shí)，在發(fā)新版本的同時(shí)將舊版收回并 在文件發(fā)放/回收記錄內(nèi)記錄。臨時(shí)或舊版的技術(shù)更改單、技術(shù)通知單、臨時(shí)生產(chǎn)用圖及由于新文件重新制定而作廢的舊文件。4.2生產(chǎn)用圖、技術(shù)資料如有損壞或丟失，應(yīng)追求其責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定處理，并提出補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)副總批準(zhǔn)，由技術(shù)中心補(bǔ)發(fā)。圖紙?jiān)谑褂眠^(guò)程中因損壞、弄臟而殘缺不全、字跡不清無(wú)法繼續(xù)使用的，可憑舊圖紙到技術(shù)中心以舊換新。4.3各相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行收回舊版文件換發(fā)新版文件的規(guī)定和及時(shí)回收暫不使用的文件的規(guī)定。對(duì)以各種借口不執(zhí)行以上規(guī)定者，由技術(shù)中心報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理，同時(shí)技術(shù)中心應(yīng)拒不發(fā)給新文件，由此造成的一切后果與損失由不執(zhí)行上述規(guī)定者負(fù)全部責(zé)任。4.4收回的舊版文件副本，技術(shù)中心予以銷(xiāo)毀。舊版文件正本加蓋“作廢”章后，作為知識(shí)積累的需要予以保存三年，但須與其它有效文件嚴(yán)格隔離，作廢文件嚴(yán)禁使用，但用作參考時(shí)可借閱。4.5屬下列情況應(yīng)將產(chǎn)品圖片或技術(shù)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀圖紙或文件臟污、損壞，不完整、看不清尺寸、圖形的圖紙已經(jīng)多次修改，以換新版的車(chē)間回收的上年生產(chǎn)圖，有嚴(yán)重臟污的經(jīng)有關(guān)人員評(píng)審認(rèn)為無(wú)保留價(jià)值的4.6 銷(xiāo)毀 由于新技術(shù)的不斷更新，越積越多的技術(shù)資料占據(jù)不必要的空間，因此要對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行銷(xiāo)毀或清除。 需要銷(xiāo)毀的技術(shù)資料，經(jīng)資料管理員提出，部門(mén)負(fù)責(zé)人連同有關(guān)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)核對(duì)，然后將銷(xiāo)毀理由和銷(xiāo)毀文件上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 銷(xiāo)毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過(guò)粉碎機(jī)或燒掉，光盤(pán)等文件必須錘擊粉碎。5、標(biāo)準(zhǔn)資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)資料由技術(shù)中心統(tǒng)一管理，并登記造冊(cè)；標(biāo)準(zhǔn)資料一律不外借，有關(guān)部門(mén)需要相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)資料時(shí)，允許復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。要注意標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)工作，注意新舊標(biāo)準(zhǔn)的更替，及時(shí)采集、使用新標(biāo)準(zhǔn)，做好舊標(biāo)準(zhǔn)回收工作，并歸檔。 本標(biāo)準(zhǔn)由技術(shù)中心歸口管理附錄產(chǎn)品技術(shù)資料發(fā)放表序號(hào)資料