如何編寫(xiě)質(zhì)量體系文件(doc 15頁(yè)).doc

淺談關(guān)于質(zhì)量管理體系的四個(gè)階層文件 網(wǎng)站上常常見(jiàn)到關(guān)于質(zhì)量管理體系的四個(gè)階層文件，為此，做一簡(jiǎn)要說(shuō)明：1、首先要按照標(biāo)準(zhǔn)4.1條建立實(shí)實(shí)在在的一個(gè)由過(guò)程，其中包括外包的過(guò)程，組成的質(zhì)量管理體系。這是實(shí)體；我們建立體系的精力應(yīng)當(dāng)放在這方面，不應(yīng)當(dāng)把精力放在寫(xiě)體系文件。2、然后，按照標(biāo)準(zhǔn)第4.2.1條確定哪些是必須要求文件化。也就是形成文件。不是所有過(guò)程都必須形成文件的。前面講的質(zhì)量管理體系這個(gè)實(shí)體用質(zhì)量手冊(cè)來(lái)描述，叫第一階層文件。為了描述體系4.1.a必要的過(guò)程，往往用流程圖來(lái)描述各個(gè)過(guò)程相互關(guān)系和作用。但是，標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有要求一定有流程圖。用其他方式也是可以的。3、要理解過(guò)程模式系統(tǒng)管理和過(guò)去的職能模式的層級(jí)管理是不同的。過(guò)程模式系統(tǒng)管理要求各個(gè)職能為過(guò)程做貢獻(xiàn)，提供各自的服務(wù)，確保過(guò)程滿足顧客要求，達(dá)到使顧客滿意目的。而過(guò)去的職能模式，特別是給各個(gè)職能確定目標(biāo)和任務(wù)后，往往會(huì)以自己為中心，向其他職能提出要求。這樣就違背了質(zhì)量管理八大原則中的以顧客為中心和過(guò)程模式系統(tǒng)管理原則了。4、通常每個(gè)過(guò)程都涉及到幾個(gè)職能部門(mén)所必須要完成的，或者提供服務(wù)的工作。很多工作往往是”您中有我，我中有您“。通常利用團(tuán)隊(duì)方式來(lái)共同完成過(guò)程中交給各個(gè)職能的工作任務(wù)。我們可以用程序文件來(lái)描述過(guò)程。也就是用過(guò)程來(lái)說(shuō)明各個(gè)職能之間相互關(guān)系和作用，這些工作完成的途徑是什么樣的。程序文件就成了第二階層的文件。通過(guò)程序，明確各個(gè)職能之間的分工、關(guān)系、接口、合作方式等等。譬如，發(fā)現(xiàn)不合格品如何處理，往往會(huì)涉及到制造、設(shè)計(jì)、檢驗(yàn)、采購(gòu)、顧客代表等等各個(gè)職能。就必須要用符合標(biāo)準(zhǔn)8.3條要求的書(shū)面程序來(lái)處理。5、當(dāng)各個(gè)職能部門(mén)通過(guò)程序明確各自的工作任務(wù)，相互的聯(lián)系、分工和責(zé)任以后，具體如何來(lái)執(zhí)行、完成程序明確的這些任務(wù)，就用第三階層文件，統(tǒng)稱叫作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。實(shí)際名稱很多，可以自己規(guī)定。譬如，不合格品處理過(guò)程中確定需要設(shè)計(jì)確定是否讓步通過(guò)，或者決定返工，返工后再檢驗(yàn)；或者需要設(shè)計(jì)發(fā)一文件來(lái)返修處理。這些在程序文件中規(guī)定了。那么，具體如何返工、如果發(fā)文件，由制造、設(shè)計(jì)部門(mén)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)來(lái)解決。設(shè)計(jì)發(fā)出文件過(guò)程一定又要涉及到其他部門(mén)。應(yīng)當(dāng)有其他的程序文件來(lái)規(guī)定，有關(guān)職能如何會(huì)簽這些文件等。6、因?yàn)椋鳂I(yè)指導(dǎo)書(shū)只涉及本職能的工作，實(shí)際上也是按照過(guò)程模式來(lái)管理的。也有輸入、輸出、資源和活動(dòng)、測(cè)量指標(biāo)等。因?yàn)橹皇悄骋宦毮懿块T(mén)來(lái)完成的，為了區(qū)別過(guò)程，往往叫“作業(yè)”所以叫“作業(yè)指導(dǎo)書(shū)”。干的時(shí)候涉及到其他職能關(guān)系在程序文件中已經(jīng)規(guī)定。作為ISO小組，管理者代表就是協(xié)調(diào)好程序有關(guān)各個(gè)方面的工作。然后，某一作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中具體工作可以交給該職能部門(mén)來(lái)加強(qiáng)管理。因此，有人叫“作業(yè)管理”。我們常常聽(tīng)到基礎(chǔ)管理就是指作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化所必須的各種基礎(chǔ)來(lái)保證作業(yè)處于受控制的狀態(tài)下運(yùn)作。再把成功的作業(yè)在質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面制定標(biāo)準(zhǔn)，然后要求其他操作者向最好的學(xué)習(xí)，最好的也要不斷改進(jìn)它。提高質(zhì)量、縮短周期、降低成本、改進(jìn)服務(wù)，各個(gè)方面都有指標(biāo)，要求他們自己來(lái)展示業(yè)績(jī)的持續(xù)改進(jìn)。所以，作業(yè)管理是管理的基礎(chǔ)。7、通常把工作記錄、外來(lái)文件等作為第四階層文件。它們的特點(diǎn)是不能對(duì)這些文件做更改的。也就不存在版本管理和控制的問(wèn)題，在文件控制方面和前者有所不同。所以，把記錄和外來(lái)文件作為第四階層文件了。8、標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有要求文件一定要分四個(gè)階層。大公司可能有五層、甚至更多。小公司可能只有三層或者更少。譬如，把程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)合起來(lái)。有的把作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄也合起來(lái)。都是可以的。標(biāo)準(zhǔn)使用者自己認(rèn)為采用什么樣的文件效率、效益高，就可以采用它。標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有規(guī)定文件一定要有幾個(gè)階層。 9、標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有要求文件的名稱必須采用質(zhì)量手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄。現(xiàn)有的文件，如果內(nèi)容滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，名稱叫什么都可以。因此，沒(méi)有必要為了名稱，格式統(tǒng)一而重新編寫(xiě)文件。當(dāng)然，文件控制要滿足標(biāo)準(zhǔn)4.2.3條4.2.4條要求。10、回頭再?gòu)?qiáng)調(diào)，應(yīng)當(dāng)把精力放在建立以預(yù)防為主的質(zhì)量管理體系，實(shí)在的高質(zhì)量的體系，而不要把精力放在寫(xiě)文件。更不能把別人的文件抄過(guò)來(lái)，強(qiáng)制推行。如何編寫(xiě)質(zhì)量體系文件1.質(zhì)量體系文件的作用（1）.QS文件確定了職責(zé)的分配和活動(dòng)的程序。（2）.是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。（3）.QS文件是企業(yè)開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。（4）.QS文件是質(zhì)量審核的依據(jù)。（5）.QS文件使質(zhì)量改進(jìn)有章可循。2.質(zhì)量體系文件的層次第一層：質(zhì)量手冊(cè)第二層：程序文件第三層：第三層文件通常又可分為：管理性第三層文件（如：車(chē)間管理辦法、倉(cāng)庫(kù)管理辦法、文件和資料編寫(xiě)導(dǎo)則、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)細(xì)則等）技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程、抽樣標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程等）注：表格一般歸為第三層文件。3.編寫(xiě)質(zhì)量體系文件的基本要求a）符合性-應(yīng)符合并覆蓋所選標(biāo)b）準(zhǔn)或所選標(biāo)c）準(zhǔn)條款的要求；d）可操作性-應(yīng)符合本企業(yè)的實(shí)際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，e）而f）不g）是越多越嚴(yán)就越好；h）協(xié)調(diào)性-文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，i）避免產(chǎn)生不j）一致的地方。針對(duì)編寫(xiě)具體某一文件來(lái)說(shuō)，k）應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，l）盡量不m）要敘述不n）在該文件范圍內(nèi)的活動(dòng)，o）以免產(chǎn)生不p）一致。4.編寫(xiě)質(zhì)量體系文件的文字要求a）職責(zé)分明，b）語(yǔ)氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類(lèi)詞語(yǔ)）；c）結(jié)構(gòu)清晰，d）文字簡(jiǎn)明；e）格式統(tǒng)一，f）文風(fēng)一致。5.文件的通用內(nèi)容a）編號(hào)、名b）稱；c）編制、審核、批準(zhǔn)；d）生效日期；e）受控狀態(tài)、受控號(hào)；f）版本號(hào)；g）頁(yè)碼，h）頁(yè)數(shù)；i）修訂號(hào)。6.質(zhì)量手冊(cè)的編制（1）.質(zhì)量手冊(cè)的結(jié)構(gòu)（參考）：-封面-前言（企業(yè)簡(jiǎn)介，手冊(cè)介紹）-目錄1.0-頒布令2.0-質(zhì)量方針和目標(biāo)3.0-組織機(jī)構(gòu)3.1-行政組織機(jī)構(gòu)圖3.2-質(zhì)量保證組織機(jī)構(gòu)圖3.3-質(zhì)量職能分配表4.0-質(zhì)量體系要求4.1-管理職責(zé)（示例）1.-目的2.-范圍3.-職責(zé)4.-管理要求5.-引用程序文件4.2-質(zhì)量體系4.20-統(tǒng)計(jì)技術(shù)5.0-質(zhì)量手冊(cè)管理細(xì)則6.0-附錄（2）.質(zhì)量手冊(cè)內(nèi)容概述封面：質(zhì)量手冊(cè)封面參考格式見(jiàn)附錄A。前言：企業(yè)簡(jiǎn)介：簡(jiǎn)要描述企業(yè)名稱、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)歷史沿革；隸屬關(guān)系；所有制性質(zhì)；主要產(chǎn)品情況（產(chǎn)品名稱、系列型號(hào)、）；采用的標(biāo)準(zhǔn)、主要銷(xiāo)售地區(qū)；企業(yè)地址、通訊方式等內(nèi)容。手冊(cè)介紹：介紹本質(zhì)量手冊(cè)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)及所引用的標(biāo)準(zhǔn)；手冊(cè)的適用范圍；必要時(shí)可說(shuō)明有關(guān)術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、縮略語(yǔ)。頒布令：以簡(jiǎn)練的文字說(shuō)明本公司質(zhì)量手冊(cè)已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢，并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實(shí)施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述，并予親筆手簽姓名、日期。質(zhì)量方針和目標(biāo)（略）組織機(jī)構(gòu)：行政組織機(jī)構(gòu)圖、質(zhì)量保證組織機(jī)構(gòu)圖指以圖示方式描繪出本組織內(nèi)人員之間的相互關(guān)系。質(zhì)量職能分配表指以表格方式明確體現(xiàn)各質(zhì)量體系要素的主要負(fù)責(zé)部門(mén)、若干相關(guān)部門(mén)。質(zhì)量體系要求：根據(jù)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，簡(jiǎn)要闡述對(duì)每個(gè)質(zhì)量體系要素實(shí)施控制的內(nèi)容、要求和措施。力求語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要、精煉準(zhǔn)確，必要時(shí)可引用相應(yīng)的程序文件。質(zhì)量手冊(cè)管理細(xì)則：簡(jiǎn)要闡明質(zhì)量手冊(cè)的編制、審核、批準(zhǔn)情況；質(zhì)量手冊(cè)修改、換版規(guī)則；質(zhì)量手冊(cè)管理、控制規(guī)則等。附錄：質(zhì)量手冊(cè)涉及之附錄均放于此（如必要時(shí)，可附體系文件目錄、質(zhì)量手冊(cè)修改控制頁(yè)等），其編號(hào)方式為附錄A、附錄B，以此順延。7.程序文件的編制（1）.程序文件描述的內(nèi)容往往包括5W1H：開(kāi)展活動(dòng)的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時(shí)（When）何地（Where）誰(shuí)（Who）來(lái)做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄（How）等。（2）.程序文件結(jié)構(gòu)（參考）：-封面-正文部分：-1.目的-2.范圍-3.職責(zé)-4.程序內(nèi)容-5.質(zhì)量記錄-6.支持性文件-7.附錄（3）.程序文件內(nèi)容概述封面：程序文件封面格式可參考附錄A。正文：程序文件正文參考格式見(jiàn)附錄B（也可作為手冊(cè)正文參考格式）。目的：說(shuō)明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)。范圍：說(shuō)明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程、活動(dòng)）范圍。職責(zé)：說(shuō)明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。程序內(nèi)容：詳細(xì)闡述活動(dòng)開(kāi)展的內(nèi)容及要求。質(zhì)量記錄：列出活動(dòng)用到或產(chǎn)生的記錄。支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號(hào)方式為附錄A、附錄B，以此順延。8.第三層文件的編制要求a)應(yīng)符合“三”、“四”條款要求；b)應(yīng)包括第“五”條款所列出的通用內(nèi)容；c)正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式?？尚袝r(shí)，可適當(dāng)參考程序文件格式；9.質(zhì)量體系文件的編號(hào)（示例）：ABC-XXXX-X修訂狀態(tài)（僅用于質(zhì)量記錄表格）分序號(hào)（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件不需分序號(hào)）順序號(hào)企業(yè)代號(hào)注：國(guó)家有編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)或有原編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)的文件（如圖紙等）按原有編號(hào)方法。XXX公司文件編號(hào)：QWJ-01XXX文件（文件名稱）（第版）（受控狀態(tài)章）受控號(hào)：編寫(xiě)審核批準(zhǔn)生效日期XXX公司第層文件文件編號(hào)：QWJ-01版本號(hào)：1XXX文件修訂號(hào)：0iso質(zhì)量管理體系怎么運(yùn)行的一、如何建立質(zhì)量管理體系 1.要認(rèn)真學(xué)習(xí)ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，建立清晰的管理層次質(zhì)量管理工作紛繁復(fù)雜，長(zhǎng)期以來(lái)難以形成清晰的管理層次。特別是隨著企業(yè)規(guī)模的加大，涉及的部門(mén)增多，質(zhì)量管理的層次更為復(fù)雜。因此，必須建立清晰明確的質(zhì)量管理層次。 2.要建立金字塔式的質(zhì)量管理體系文件在建立質(zhì)量體系文件時(shí)，要按照ISO9000質(zhì)量管理體系理論企業(yè)的實(shí)際要求，將管理體系文件分為四層，構(gòu)成一個(gè)質(zhì)量管理體系文件的金字塔。 3.制定質(zhì)量管理體系文件的主要依據(jù)（1）ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)；（2）啤酒生產(chǎn)規(guī)范；（3）相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)。4.要制訂質(zhì)量管理體系的第二、三層次文件 質(zhì)量管理體系的第二層次文件包括“過(guò)程控制程序”、“監(jiān)視和測(cè)量控制程序”等操作性文件。質(zhì)量管理體系的第三層包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及其它規(guī)定和制度。 二、制訂質(zhì)量管理體系文件要注意的問(wèn)題 在ISO9000：2000標(biāo)準(zhǔn)中提出了八項(xiàng)質(zhì)量管理原則，它吸收了全面質(zhì)量管理的精髓，是全球質(zhì)量管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是管理工作的科學(xué)理論和指導(dǎo)思想。鴻博咨詢公司認(rèn)為在制定質(zhì)量管理體系文件時(shí)，要按照ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求，將八項(xiàng)管理原則融入到質(zhì)量管理的范疇，貫穿于質(zhì)量管理體系文件中，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際要求，編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件。質(zhì)量管理體系文件應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題： 1.堅(jiān)持ISO9000質(zhì)量管理體系的宗旨，強(qiáng)化為客戶服務(wù)的理念I(lǐng)SO9000質(zhì)量管理體系的原則之一是以客戶為中心。鴻博咨詢公司認(rèn)為所謂的服務(wù)理念，是指一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，形成的一系列的有關(guān)服務(wù)的意識(shí)、規(guī)范、原則、思維方式的總和?？己梭w系要更加科學(xué)，更加貼近客戶需求。 2.將ISO9000的過(guò)程控制方法融入質(zhì)量管理體系文件中在ISO9000：2000質(zhì)量管理體系的八項(xiàng)原則中，有兩項(xiàng)與“過(guò)程方法”相關(guān)。鴻博咨詢公司認(rèn)為過(guò)程方法的目的是獲得持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)態(tài)循環(huán)，并使企業(yè)有效地提高服務(wù)質(zhì)量和控制成本。在質(zhì)量管理體系文件中，要制訂質(zhì)量客戶投訴處理規(guī)定，鴻博咨詢公司認(rèn)為明確質(zhì)量管理部門(mén)和市場(chǎng)部門(mén)處理客戶投訴的工作流程，強(qiáng)調(diào)為市場(chǎng)服務(wù)的理念。質(zhì)量管理部門(mén)不僅要關(guān)注產(chǎn)品的質(zhì)量指標(biāo)，而且要關(guān)注客戶的投訴，及時(shí)處理客戶投訴的質(zhì)量問(wèn)題。 3.將ISO9000的PDCA循環(huán)控制融入到質(zhì)量管理體系文件中ISO9000質(zhì)量管理體系中的PDCA（策劃實(shí)施檢查改進(jìn)）是一個(gè)動(dòng)態(tài)循環(huán)過(guò)程，是一個(gè)閉環(huán)控制過(guò)程。在工作中要強(qiáng)化工作流程的閉環(huán)控制。一個(gè)閉環(huán)流程既可能是一個(gè)具體事件，也可能是一個(gè)過(guò)程，它包括：策劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)四個(gè)子過(guò)程。鴻博咨詢公司認(rèn)為一個(gè)閉環(huán)流程可能在一個(gè)部門(mén)內(nèi)部，也可能跨在幾個(gè)部門(mén)之間。在部門(mén)之間不僅要保證正向渠道的暢通，而且要注意反饋渠道的暢通，只有兩個(gè)渠道都暢通，才能形成一個(gè)完整的閉環(huán)控制流程。每一次循環(huán)的結(jié)束，都會(huì)有新的收獲，每一次循環(huán)的開(kāi)始，都站在一個(gè)新的起點(diǎn)，形成了良性循環(huán)。 三、質(zhì)量體系的運(yùn)行出現(xiàn)“亞健康”現(xiàn)象的原因 當(dāng)前，大多數(shù)的啤酒企業(yè)都已搭上了質(zhì)量管理體系的班車(chē)，有些啤酒企業(yè)從此走上了良性發(fā)展之路，而有些企業(yè)，雖然通過(guò)了質(zhì)量體系認(rèn)證，但企業(yè)的質(zhì)量管理水平和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)卻沒(méi)有提高，從而導(dǎo)致體系的運(yùn)行出現(xiàn)“亞健康”，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1.體系疲勞化，流于形式主義。不少獲證企業(yè)求證心切，照抄照搬標(biāo)準(zhǔn)或“范本”條款。 2.證書(shū)成了“假文憑”，體系退化。有章不循，內(nèi)審走過(guò)場(chǎng)，管理評(píng)審形式化。 3.體系空殼運(yùn)行，沒(méi)有實(shí)際針對(duì)目標(biāo)。質(zhì)量方針和目標(biāo)與企業(yè)的日常運(yùn)作相脫節(jié)現(xiàn)象十分嚴(yán)重，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)質(zhì)量管理體系產(chǎn)生質(zhì)疑，最終導(dǎo)致質(zhì)量體系運(yùn)行出現(xiàn)“亞健康”現(xiàn)象的發(fā)生。 四、如何走出質(zhì)量體系“亞健康”的泥潭 在通過(guò)了ISO9000質(zhì)量管理體系的企業(yè)中，有的企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量大幅度的提高，經(jīng)濟(jì)效益十分顯著；而有的企業(yè)卻面貌依舊，產(chǎn)品質(zhì)量平平。究其原因，除體系本身的客觀原因外，主要還是企業(yè)自身的原因造成的。 質(zhì)量管理體系的核心是“程序”，即按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束自己的行為，這就要求企業(yè)的所有人員依法行事，求真務(wù)實(shí)，真抓實(shí)干且持之以恒。什么是受控文件、非受控文件控制？謹(jǐn)記牢牢把握“要求”這兩個(gè)字，無(wú)論是法律法規(guī)、還是內(nèi)控文件，還有顧客的要求等等，也就是必須執(zhí)行的就是受控文件。內(nèi)部文件要編、審、批、發(fā)、改、廢，外來(lái)文件識(shí)別并控制其分發(fā)。 一般包括： 1.法律、法規(guī)及地方主管部門(mén)（政府、建設(shè)廳、質(zhì)檢站、安監(jiān)站、環(huán)保局等）的規(guī)定； 2.國(guó)家、地方、行業(yè)現(xiàn)行有效的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)； 3.企業(yè)有關(guān)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全規(guī)章制度和程序文件； 4.項(xiàng)目部施工組織設(shè)計(jì)（質(zhì)量計(jì)劃）、施工方案、管理方案、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)； 5.施工圖、變更、洽商、監(jiān)理通知及顧客其他要求。 我審核時(shí)自始至終掌握一個(gè)原則，從來(lái)不開(kāi)Q4.2.3（E/OHS 4.4.5） 條款的不符合，沒(méi)意思，交流一下就可以了，現(xiàn)在需要的是增值審核，重點(diǎn)應(yīng)放在7章、8章。什么是受控文件？原則上所有的文件都應(yīng)受控，否則又有什么必要形成文件呢？口頭說(shuō)一下就可以了。形成文件的目的就是為了避免口說(shuō)無(wú)憑，這包括書(shū)面的通知和來(lái)往的函件?，F(xiàn)在的問(wèn)題是如何控制。有些審核員認(rèn)為一定要在文件上蓋個(gè)受控章并編號(hào)，才叫處于受控狀態(tài)，這是不對(duì)的。根本沒(méi)必要去做這些無(wú)聊的事情。發(fā)一個(gè)文件，只要上面注明是那個(gè)部門(mén)發(fā)出的（別人對(duì)文件有疑問(wèn)時(shí)知道找誰(shuí)咨詢），何時(shí)發(fā)出的及何時(shí)開(kāi)始生效（文件的時(shí)效性），發(fā)放時(shí)有記錄（知道發(fā)給誰(shuí)了，有問(wèn)題及時(shí)回收、變更），就可以了，這就已經(jīng)處于受控狀態(tài)下。外審時(shí)一般不會(huì)在這個(gè)問(wèn)題上糾緾，除非公司內(nèi)部的程序文件規(guī)定了受控文件應(yīng)該蓋受控章什么的，然后那些文件應(yīng)該受控又定義得不清不楚，那就怪不得審核員了。一、文件受控受控文件在 GB/T19000-2000、GB/T19001-2000以及 GB/T19023-2003等標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有明確的定義，這些標(biāo)準(zhǔn)中只提到文件控制的概念，因而關(guān)于受控文件的說(shuō)法各不相同。一種觀點(diǎn)認(rèn)為：受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改，對(duì)通過(guò)其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來(lái)文件，都可視為非受控文件。另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為，外來(lái)文件也是受控文件。筆者贊同第一種觀點(diǎn)。從 GB/T19023-2003 標(biāo)準(zhǔn) 6.5 條款可知：用于投標(biāo)、顧客非現(xiàn)場(chǎng)使用及其他特殊發(fā)放的文件，不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制，對(duì)此類(lèi)文件應(yīng)作為非受控文件明確標(biāo)識(shí)。由此可見(jiàn)，非受控文件的重要特征是此類(lèi)文件不要求對(duì)其更改進(jìn)行控制，其含義有兩點(diǎn)：其一，對(duì)更改進(jìn)行控制既沒(méi)有必要，也沒(méi)有意義。如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量月報(bào)、與季節(jié)有關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等，此類(lèi)文件是有時(shí)效性的，到期自動(dòng)作廢，不必回收，更沒(méi)必要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改控制。其二，組織無(wú)權(quán)進(jìn)行更改控制。如國(guó)家的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)備儀器的說(shuō)明書(shū)、手冊(cè)等文件，組織只能進(jìn)行標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制使用，并及時(shí)跟蹤相關(guān)文件的最新版本。GB/19023-2003 標(biāo)準(zhǔn)6.5條款的“注”指出，如果沒(méi)有對(duì)此類(lèi)文件實(shí)施有效的控制，可能會(huì)造成作廢文件的誤用?？梢?jiàn)，對(duì)非受控文件也必須進(jìn)行有效控制，以避免作廢文件的誤用，只是其內(nèi)容可不實(shí)施更改控制。組織對(duì)文件的控制體現(xiàn)在許多方面，而不僅僅在于控制其更改，非受控文件并不是不需要進(jìn)行控制的文件。受控文件的重要特征是組織能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改控制。受控文件的重要特征是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改。對(duì)于外來(lái)識(shí)別后需要列入體系的文件，組織一般只進(jìn)行識(shí)別、控制、分發(fā)和保存，并跟蹤外來(lái)文件的版本更新。這些是對(duì)文件的控制，但不能說(shuō)該文件受控。受控文件：在管理體系有關(guān)文件中須對(duì)文件的編寫(xiě)、審查、批準(zhǔn)、發(fā)布、編目、標(biāo)識(shí)、歸檔、使用、處理、更改進(jìn)行控制的文件；非受控文件：涉及管理體系有關(guān)文件中無(wú)須進(jìn)行更改追蹤控制的文件。記得咨詢老師以前講課時(shí)，我也問(wèn)過(guò)，他說(shuō)：對(duì)于多現(xiàn)場(chǎng)的，需要更改控制及追溯的文件都必須受控。因此，個(gè)人結(jié)合本公司的現(xiàn)狀，擬在討論會(huì)上作一個(gè)發(fā)言，個(gè)人認(rèn)為：1、凡是有文件編號(hào)的（如*第23號(hào)行政發(fā)文）無(wú)須再加蓋受控章；但作為受控文件管理，需要列入受控文件清單。2、凡是關(guān)于什么通知之類(lèi)的文件，還有諸如什么關(guān)于什么指導(dǎo)意見(jiàn)之類(lèi)的文件就不屬于受控文件了，因?yàn)樗恍枰玫礁目刂?，?dāng)然因?yàn)橛新淇畈块T(mén)，其追溯問(wèn)題就保證了。3、凡是送發(fā)給外部的文件和資料均不受控，因?yàn)槟遣簧婕案目刂茊?wèn)題。4、其余的我想都要受控了，并且加蓋受控章（蓋章保險(xiǎn)一點(diǎn)，并且多數(shù)資料上都是用此方法）。哈哈，好象接受了拐子馬兄的一次審核啊，非常感謝！是啊，我又重新閱讀了9000標(biāo)準(zhǔn)的文件控制內(nèi)容，總的感悟是文件控制的目的就是“獲得有效并保持一致”。對(duì)，只要達(dá)到了這點(diǎn)，無(wú)論采取什么辦法，都是可以的（但要滿足標(biāo)準(zhǔn)4.2.3中的abcdefg）。我想我會(huì)再改進(jìn)一下的，其實(shí)我們以前的文件管理還比較規(guī)范，都是正常的審批發(fā)放，登記，只是大家在受控與非受控上概念有爭(zhēng)議。但是這個(gè)問(wèn)題根本沒(méi)有資料來(lái)明確定義，所以想要徹底搞清楚，當(dāng)然是各說(shuō)各有理了。正如你所說(shuō)，最簡(jiǎn)單有效的就是最好的管理辦法。再次感謝！送到外部的文件相對(duì)來(lái)說(shuō)要慎重一些，本來(lái)是應(yīng)該受控的。有人說(shuō)一些純經(jīng)濟(jì)方面的文件（比如催收工程款）和質(zhì)量、安全、環(huán)境無(wú)關(guān)，可以不列入受控文件。這真是開(kāi)玩笑，錢(qián)這么重要的東西不受控，你還控制什么？有什么必要為了貫標(biāo)而貫標(biāo)呢？其實(shí)只要手續(xù)不要搞得那么復(fù)雜，所有的文件都受控又有什么關(guān)系呢？未貫標(biāo)前所有的文件都處于受控狀態(tài)下，貫標(biāo)后卻要硬搞一個(gè)非受控文件出來(lái)，那不是吃飽飯沒(méi)事干嗎？ 有點(diǎn)羅嗦了。主要是一說(shuō)起這個(gè)問(wèn)題我就很生氣，大家之所以煩貫標(biāo)，有一半的原因就出在文件控制上，我說(shuō)這話一點(diǎn)都不過(guò)分。對(duì)于文件控制,我們