行政管理制度-1.doc

行政管理制度目 錄第一章 行政公文管理制度2第二章 會議管理辦法6第三章 印章管理辦法9第四章 辦公用品管理辦法11第五章 辦公設(shè)備管理辦法14第六章 檔案管理辦法16第七章 安全管理規(guī)定20第八章 車輛管理辦法22第九章 名片管理規(guī)定25第十章 行政費用管理辦法26第十一章 辦公環(huán)境管理辦法30第一章 行政公文管理制度1. 本辦法適用于公司行政公文的管理工作和以公司的名義對內(nèi)、對外發(fā)文的管理。2. 各部門負(fù)責(zé)行政公文的歸口管理工作。2.1 公司內(nèi)發(fā)文或外發(fā)公函需經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核報董事長批準(zhǔn)后發(fā)出；2.2 一般行政類公文由綜合部負(fù)責(zé)草擬、發(fā)送及存檔。3. 管理內(nèi)容和要求公司行政公文分二大類。一是外發(fā)文，包括各級黨政機關(guān)、業(yè)務(wù)主管單位、公司合作伙伴以及相關(guān)部門和單位發(fā)往公司的正式公文與便函；以公司名義向上級政府部門、業(yè)務(wù)主管部門發(fā)出的請示、報告、申請、工作總結(jié)、情況匯報和申報材料等；以公司名義向公司合作伙伴及相關(guān)單位發(fā)送的正式公文與便函。二是內(nèi)發(fā)文，公司對內(nèi)下發(fā)人事任免、規(guī)章制度、決議、決定、通報、通知等文件。3.1 公司接收外發(fā)文的處理 3.1.1 基本程序 登記上報批示/簽閱3.1.2 登記 收到的外來公文，由綜合部公文管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行拆封，填寫外來文處理單，附在公文的第一頁。 檢查來文的頁數(shù)，附件是否齊全，如不全時，應(yīng)向發(fā)文單位索補。 將收到的全部公文登記在收文登記薄中。 對屬于一般性業(yè)務(wù)關(guān)系的信件時，轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門。 對傳真件的重要公文，復(fù)印后收文登記。 3.1.2 上報 公文登記后，由綜合部負(fù)責(zé)人提出上報意見。 對必須在短期內(nèi)辦完的公文，應(yīng)在上報時注明催辦或注明急件。 對較復(fù)雜的公文，需請示董事長后再提出意見。 3.1.3 批示 綜合部公文管理員將公文依次報送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理、董事長進(jìn)行批示或簽閱。 在逐級審批的過程中，同意下一級的上報意見時，在意見欄中簽字；認(rèn)為擬辦意見不妥時，可重新批示或加以注明。 3.2 公司發(fā)出外發(fā)文的處理3.2.1 基本程序草擬上報批示發(fā)出3.2.2 草擬 公司主辦部門根據(jù)上級批示或工作實際需要草擬文件初稿，明確文件標(biāo)題、附件、發(fā)送范圍、擬稿部門和擬稿人。 草擬電子文稿必須從公司角度出發(fā)，做到格式規(guī)范、意見明確、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確等基本發(fā)文要求。3.2.3 上報擬稿人將擬定的文稿報部門負(fù)責(zé)人初審。3.2.4 批示各級領(lǐng)導(dǎo)對文稿內(nèi)容和形式等提出反饋意見，擬稿部門進(jìn)行修改，報總經(jīng)理、董事長確認(rèn)后發(fā)綜合部公文管理員。3.2.5 發(fā)出綜合部公文管理員接到經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)的發(fā)文后，對文稿統(tǒng)一校對、編號、套紅、打印，履行用印申請流程，蓋章、備案并外發(fā)。3.3 內(nèi)發(fā)文的處理3.3.1 基本程序草擬會簽批示發(fā)出3.3.2 草擬 公司主辦部門根據(jù)上級批示或工作實際需要草擬文件初稿，明確文件標(biāo)題、附件、發(fā)送范圍、擬稿部門和擬稿人。 草擬電子文稿必須從公司角度出發(fā)，做到格式規(guī)范、意見明確、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確等基本發(fā)文要求。3.3.3 會簽：凡涉及到其他有關(guān)部門的事宜，須加入相關(guān)負(fù)責(zé)人、分管副總進(jìn)行會簽，核稿。3.3.4 批示：董事長對擬發(fā)文件簽署具體意見。3.3.5 發(fā)出：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿，由綜合部公文管理員統(tǒng)一編號、最終校對、蓋章、發(fā)文。3.4 加密：發(fā)文確需加密的，由主辦部門提出加密意見，綜合部辦理。3.5 用?。河糜∫龅蕉苏?、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。 3.6 發(fā)文要求：發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記檔案，保證文件發(fā)放范圍及次數(shù)不出差錯。3.7 歸檔：將制成的文件按文書檔案管理的要求，整理歸檔。4公文的簽發(fā)權(quán)限4.1公司的文件的發(fā)出均須經(jīng)由董事長批準(zhǔn)（涉及安全培訓(xùn)業(yè)務(wù)方面的通知須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的除外）；4.2 已經(jīng)簽發(fā)的文稿，其他人員不得改動，確需修改的，須經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意。5. 催辦、收繳和銷毀5.1 綜合部公文管理員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，將已辦妥的公司文件和已落實上級有關(guān)要求的文件進(jìn)行收繳 (一般為月底一小清、季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。5.2 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公文管理員應(yīng)定期清理造冊，并辦理申請銷毀。第二章 會議管理辦法1. 會議分類及組織 1.1 公司會議歸納為四類：董事辦公會；專題會議；經(jīng)營例會；部門工作會。 1.2 在公司召開的會議一律由綜合部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)助作好會議工作。 2. 會議安排 2.1 董事辦公會的安排：董事辦公會由董事長主持召開，各董事參加，原則上每六個月召開一次；此外也可根據(jù)項目公司需要和董事要求臨時召開會議。綜合部做好會議安排，并記錄會議內(nèi)容。董事會決議整理后，須與會董事簽字確認(rèn)后方可存檔并予以執(zhí)行。會議內(nèi)容：確定公司重大經(jīng)營和人事決策、審定公司經(jīng)營計劃、審批各項制度的制定和修改、解決公司存在的重大問題、確定公司利潤分配等。2.2 專題協(xié)調(diào)會議的安排：原則上由公司總經(jīng)理或授權(quán)分管副總組織相關(guān)部門和人員參加召開，主要針對某一特定工作和重要里程碑節(jié)點活動工作如行政人事制度、資金計劃、工程建設(shè)、成本控制、項目拓展、營銷推廣等需多部門參與配合才能有效完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行專題研討、座談和決策。專題協(xié)調(diào)會議由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)會議室的安排，會議紀(jì)要原則上由綜合部完成，與會部門人員會簽后報總經(jīng)理簽批下發(fā)執(zhí)行，由綜合部存檔備案并負(fù)責(zé)督辦落實完成情況。2.3 經(jīng)營例會的安排：公司經(jīng)營例會包括周例會、月例會、季度會、半年會、年度會等，由綜合部負(fù)責(zé)組織召開。原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、形式組織召開。遇有重大節(jié)假日需要調(diào)整的，由綜合部另行通知。 周例會：每周二上午統(tǒng)一召開周例會。參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人。會議內(nèi)容：各負(fù)責(zé)人先匯報本周工作完成小結(jié)和下周工作計劃，并提出需公司確定解決問題及合理化建議；總經(jīng)理和董事長對完成情況、存在問題、合理化建議和下周工作重點進(jìn)行分析點評并提出具體解決意見和要求，意見不統(tǒng)一時由董事長最終確定。 月度經(jīng)營會議：每月初召開月度經(jīng)營會議。參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人。會議內(nèi)容：由各部門負(fù)責(zé)人匯報本月各項計劃完成情況，對存在的問題進(jìn)行分析，協(xié)商解決制約計劃完成進(jìn)度的問題和困難，對資金計劃進(jìn)行討論，對下個月的工作提出要求。 半年度經(jīng)營例會：每年7月初召開一次半年度經(jīng)營例會。參加人員：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人。會議內(nèi)容：總結(jié)分析半年來的經(jīng)營計劃和指標(biāo)完成情況，修正和調(diào)整年度經(jīng)營計劃指標(biāo)，部署下半年的工作。 年度工作大會：每年春節(jié)前召開一次年度工作會。年度工作會前先召開年度工作會議預(yù)備會，由董事長召集總經(jīng)理、副總經(jīng)理參加對年度工作會議議題、議程及下年度工作計劃進(jìn)行研討和確定。綜合部負(fù)責(zé)人列席會議，并負(fù)責(zé)會議紀(jì)要整理、打印、會簽、分發(fā)工作。預(yù)備會議完成后，由綜合部負(fù)責(zé)組織召開年度工作會。參加人員：公司全體成員。會議內(nèi)容：副總經(jīng)理、總經(jīng)理進(jìn)行年度述職；董事長對公司全年工作進(jìn)行點評并對下一年度工作提出要求；表彰先進(jìn)部門和優(yōu)秀員工，觀看公司年度活動。上述經(jīng)營例會主要任務(wù)是通過匯報、分析、評價工作計劃執(zhí)行情況和企業(yè)經(jīng)營活動成果，肯定成績，明確差距、揭露矛盾，確定改進(jìn)措施，以不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。2.4 部門工作例會公司各部門原則上實行月例會制度，由部門負(fù)責(zé)人主持，傳達(dá)公司決定決策內(nèi)容、按公司批準(zhǔn)的月度工作計劃進(jìn)行分解和部署安排，部門內(nèi)部信息溝通和傳遞，對外協(xié)調(diào)工作布置安排等。會議紀(jì)要由本部門人員負(fù)責(zé)起草、部門負(fù)責(zé)人審核確定后會簽存檔。3. 會議的準(zhǔn)備 3.1 會議主持人和召集部門與會人員都應(yīng)分別作好與會議有關(guān)的準(zhǔn)備工作，包括擬好會議議程、議題、匯報材料、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、核實人數(shù)等。3.2 會議召集部門需提前說明所需要使用的設(shè)備，并于會議前到綜合部領(lǐng)取，會議期間如設(shè)備出現(xiàn)損壞或丟失需由領(lǐng)取人負(fù)責(zé)賠償。3.3 使用公司會議室，如會議時間發(fā)生沖突，由綜合部專管人員根據(jù)會議的輕重緩急情況同相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。各部門必須嚴(yán)格按照約定的時間使用會議室。如因突發(fā)情況需提前、推遲或順延必須提前知會會議室專管人員。4. 會議紀(jì)律4.1 參會人員有特殊原因不能參會，要提前向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)請假，未經(jīng)批準(zhǔn)不得缺席、不準(zhǔn)派人代會。會議承辦部門無權(quán)批準(zhǔn)參會者的請假要求。4.2 參會人員要按時參加會議，并在簽到單如實填寫本人的姓名及職務(wù)。會議期間應(yīng)主動關(guān)閉通訊工具或設(shè)置為震動，不得在會場接聽電話、交頭接耳、打瞌睡或擅自離開會場，不得處理與會議無關(guān)的事項，更不能隨意出入；如有特殊情況需提前離開的，須向主持會議的領(lǐng)導(dǎo)請假。4.3 所有會議均全程禁止吸煙。第三章 印章管理辦法1. 印章的分類1.1 公司（含所屬各公司）有效印章的分類公司公章、財務(wù)專用章、法人代表手章、其他業(yè)務(wù)專用章等。1.2 公司各部門（除綜合部外）不得另外刻制各類印章。如發(fā)現(xiàn)私刻印章，要追究當(dāng)事人責(zé)任，直至移交司法機關(guān)處理。2. 印章的使用要求2.1 使用公司公章，使用人須發(fā)起用印申請。根據(jù)權(quán)限，按照公章管理規(guī)定由綜合辦公室，分管領(lǐng)導(dǎo)直至總經(jīng)理和董事長簽字批準(zhǔn)后方可使用印章。使用人未按規(guī)定履行用印申請，印章保管人有權(quán)拒絕其使用公司印章。2.2 所屬公司公章按規(guī)定經(jīng)公司董事長審批后方可使用。2.3 印章保管人要做好印章使用記錄登記，注明印章使用的時間、事由、次數(shù)及使用人。2.4 公司及所屬各公司公章、財務(wù)專用章原則上不得帶到公司或所屬各公司辦公區(qū)域以外使用。如特殊需要使用，必須經(jīng)由總經(jīng)理或所在公司法人代表（或公司總經(jīng)理）批準(zhǔn)，并由兩人同時在場使用。2.5 嚴(yán)禁加蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。2.6 違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責(zé)任。3. 印章的保管3.1 印章管理實行專人保管制3.2 印章的保管人：3.2.1 各公司公章、法人代表手章由綜合部負(fù)責(zé)人保管，董事長為保管的第一責(zé)任人。3.2.2 財務(wù)專用章由財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，董事長為保管的第一責(zé)任人； 3.2.2 各部門業(yè)務(wù)專用章由本部門負(fù)責(zé)人保管。 3.3 印章保管人要做好印章的安全保衛(wèi)工作，印章平日要入柜上鎖，發(fā)現(xiàn)印章丟失或被竊后，保管人應(yīng)立即報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并到上級部門報失，按規(guī)定進(jìn)行通報作廢。在印章的日常保管的使用中，要注意使其不受破損。3.4 未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變印章保管人。3.5 印章的移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。4 公章的刻制、啟用4.1 公司印章的刻制均須報董事長批準(zhǔn)，由綜合部開具介紹信，到公安機關(guān)相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。4.2 公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3 新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。5. 印章的收繳、報廢5.1 公司原有印章破損、遺失或因機構(gòu)變更、撤銷等原因不能繼續(xù)使用時，應(yīng)履行收繳或報廢手續(xù)。5.2 綜合部負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)統(tǒng)一收繳、保管或報廢的印章，并做好記錄。第四章 辦公用品管理辦法1 基本規(guī)定1.1 為統(tǒng)一辦公用品管理，控制成本，辦公用品由綜合部統(tǒng)一購買、管理和發(fā)放。1.2 辦公用品分為低值易耗辦公用品和專項辦公用品兩種。1.2.1 低值易耗辦公用品是指使用期限短或是一次性消耗、價值較低的物品，主要包括以下幾種：（1）一般消耗品：如鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、曲別針、圖釘、標(biāo)簽、便簽紙、橡皮擦、夾子、簽字筆、筆記本、打（復(fù)）印紙、熒光筆、修正液、各類紙張及各類辦公設(shè)備耗材（打印機、傳真機、復(fù)印機的硒鼓和墨盒）等；（2）管理消耗品（使用周期在一年以上的辦公用品）：剪刀、訂書機、打孔機、計算器、各類文件夾等。管理消耗品自第二次發(fā)放起，必須以舊換新。1.2.2 專項辦公用品指僅限于相關(guān)部門和人員使用的物品。包括以下幾種：各類電腦、打印機、復(fù)印機、家具、照相、攝像、錄音或其他影視器材等（此項管理參照辦公設(shè)備管理規(guī)定）。1.3 辦公用品購買及發(fā)放原則1.3.1 辦公用品按需購買，適量庫存，統(tǒng)一配置。原則上，新入職員工應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)辦公用品：簽字筆（紅黑各1支）；筆筒1個、計算器個、鉛筆1支、訂書機1個、文件夾1個、橡皮擦1個、軟面抄1本、剪刀1把、裁紙刀1把。1.3.2 公司辦公用品按月發(fā)放。公司各部門根據(jù)需要在當(dāng)月25日前填報辦公用品申購表，按照審批流程申領(lǐng)下月部門辦公用品。1.3.3 除每月購買、發(fā)放一次辦公用品外，原則上其他時間不予購買、發(fā)放。但在有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可直接購買、發(fā)放。2. 辦公用品的購買2.1 辦公用品采購人員在每月5日前，根據(jù)辦公用品需求，編制辦公用品購買申請表，報綜合部負(fù)責(zé)人審核、董事長批準(zhǔn)。.2.2 審批后，辦公用品采購人員要根據(jù)訂購送貨單進(jìn)行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保無誤后在送貨單上簽收，同時做好相關(guān)登記等工作。2.3 采購預(yù)算在1萬元以上的應(yīng)采取招標(biāo)方式購買，1萬元以下的應(yīng)貨比三家、擇優(yōu)購買。2.4 財務(wù)部門應(yīng)按借支流程提供辦公用品采購備用金或支票。3. 辦公用品的保管3.1 辦公用品采購人與用品管理員不應(yīng)為同一人。3.2 辦公用品到貨后，采購人員和辦公用品管理員一起驗收入庫，按規(guī)定填寫辦公用品管理臺賬。3.3 辦公用品倉庫一年盤點兩次（6月、12月）。盤點工作由財務(wù)部會計和辦公用品管理員共同完成。盤點要做到賬物一致，如不一致須查明原因。3.4 辦公用品應(yīng)單獨倉庫存放，做到類別清楚、碼放整齊。3.5 管理員必須清楚掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理，加強庫房管理和消防工作，防止失盜、失火，并實施防蟲等保全措施。3.6 其他人未經(jīng)許可不得進(jìn)入辦公用品庫房，不得擅自挪用、私用辦公用品。4. 辦公用品的發(fā)放4.1 辦公用品發(fā)放應(yīng)本著按需分配、節(jié)約使用的原則。4.2 辦公用品集中或個別發(fā)放，管理員要做好出庫登記，領(lǐng)取人要簽字確認(rèn)。5. 辦公用品報廢處理對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在報廢處理單上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項，報分管副總和總經(jīng)理書面批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。6. 其它相關(guān)規(guī)定6.1 全體員工應(yīng)合理使用，妥善保管個人使用的各種辦公用品。6.2 新員工入職，用人部門須提前申領(lǐng)新員工辦公用品。6.3 員工跨公司調(diào)動或離職，所領(lǐng)用的辦公用品及配備的辦公設(shè)備須經(jīng)綜合部清點移交后，方可辦理手續(xù)。第五章 辦公設(shè)備管理辦法1. 基本規(guī)定1.1 為合理配備、使用、保管辦公設(shè)備，降低費用支出，特制定本規(guī)定。1.2 辦公設(shè)備主要包括電腦、電話機、打印機、傳真機、復(fù)印機、照相機、攝像機、投影儀、視頻會議系統(tǒng)等。1.3 配備個人使用辦公設(shè)備，實行“誰使用，誰負(fù)責(zé)”的個人負(fù)責(zé)管理辦法，設(shè)備使用人為設(shè)備的管理人和責(zé)任人，責(zé)任人要對設(shè)備的安全使用和完好負(fù)責(zé)。1.4 各種辦公設(shè)備，如電腦、打印機、傳真機、復(fù)印機等維修工作由綜合部負(fù)責(zé)管理。1.5 綜合管理應(yīng)建立固定資產(chǎn)管理臺賬，落實辦公物資的使用人、責(zé)任人，了解各類資產(chǎn)的相關(guān)使用情況。2. 辦公電話管理2.1 公司根據(jù)工作需要情況為各部門配置內(nèi)線和外線電話。2.2 長途電話管理。各部門外線電話開通國內(nèi)長途，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理。如工作原因需要開通國際長途，報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后由綜合部負(fù)責(zé)開通。3. 辦公電腦的管理3.1 公司根據(jù)工作需要配置臺式辦公電腦。一般情況下，設(shè)計、工程、營銷、策劃、預(yù)算等專業(yè)崗位按照技術(shù)辦公標(biāo)準(zhǔn)配置，其他崗位按照普通辦公電腦配置。3.2 未經(jīng)電腦使用人同意，任何人員不得擅自使用他人電腦。3.3 除了正常維修外，員工不得私拆、私裝計算機及相關(guān)設(shè)備。3.4 嚴(yán)守電腦操作規(guī)程，及時更新殺毒軟件以避免電腦系統(tǒng)遭受損害。3.5 非工作原因，非本公司人員不得使用公司電腦。3.6 做好本部門信息的備份，防止信息丟失。3.7 工作時間嚴(yán)禁使用與工作無關(guān)的軟件或瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，嚴(yán)禁工作時間下載、觀看影視視頻和使用網(wǎng)絡(luò)游戲，嚴(yán)禁下載、觀看、傳播淫穢、色情聲像制品、電子文件和其他違規(guī)、違法電子文件。3.8 違反上述規(guī)定的人員，據(jù)情節(jié)輕重給予50500元處罰以及警告直至解雇，若構(gòu)成犯罪將依法追究刑事責(zé)任。4. 專項辦公設(shè)備管理4.1 公司打印機、傳真機、復(fù)印機、照相機、攝像機、投影儀、視頻會議系統(tǒng)等辦公設(shè)備由綜合部專項管理。4.2 個人使用期間，各類照相機、攝像機、各類影視器材等專項辦公設(shè)備丟失由使用人賠償。第六章 檔案管理辦法1. 檔案管理職責(zé)1.1 綜合部是公司檔案管理的職能機構(gòu)。全面負(fù)責(zé)公司對各類檔案的管理工作；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促、檢查各部門按本規(guī)定進(jìn)行資料收集、保管，對資料實施建檔、交檔的管理；負(fù)責(zé)檔案的保管、利用、銷毀的管理。1.2 綜合部部長：負(fù)責(zé)檔案管理制度的修改、實施檢查、糾偏等工作。1.3 財務(wù)部部長：負(fù)責(zé)保管財務(wù)檔案（會計憑證、會計帳薄等財務(wù)資料），并建立以上檔案、資料管理臺帳。財務(wù)檔案由本部門單獨保管。1.4 綜合部副部長：負(fù)責(zé)保管公司綜合檔案（行政檔案、項目檔案、合同協(xié)議、各類證照等）、人力資源檔案（員工個人檔案、薪酬福利檔案、培訓(xùn)檔案），并建立以上檔案、資料管理臺帳。1.5 其他各部門資料管理員和相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（如市場銷售員、外聯(lián)人員等）：負(fù)責(zé)建立本部門資料管理臺帳，記錄各類資料、檔案的收、存、交、借等環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)收集本部門工作過程須保留的、辦理完畢的和其它有利用查考價值的文件材料，并負(fù)責(zé)分類整理、登記目錄、暫時保管資料、按時向綜合部檔案管理員移交、本部門資料的借閱管理。移交必須按公司檔案歸檔范圍、歸檔時間的要求，及時填寫檔案移交表，完成實物資料的移交、驗收、歸檔。1.6 各部門部長對本部門的資料收集、保管、移交等資料管理全過程承擔(dān)管理責(zé)任，對資料的形成、收集、整理、保管、移交進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、查核，確保本單位/部門收集、往來的資料的及時性和完整性。2. 檔案管理的強制規(guī)定2.1 公司各類員工均不得未經(jīng)資料管理員或檔案管理員登記并同意就存放和使用（必須做到收、發(fā)兩條線管理）、或延期移交屬于檔案管理范圍內(nèi)的資料原件。無論何種渠道取得的資料原件，均必須在取件一個工作日內(nèi)發(fā)起移交流程，并在最短時間內(nèi)向檔案管理員或資料管理員移交實物。2.2 各部門資料管理員每天下班前應(yīng)清理本人當(dāng)天的應(yīng)收、應(yīng)發(fā)、應(yīng)交、應(yīng)存資料，查看是否有未分類歸集、未移交、未分發(fā)和未收齊的資料。2.3 移交檔案管理的各類資料，必須是原件或原始資料，如移交原件或原始資料的復(fù)印件，必須注明原件保管責(zé)任人。2.4 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，需要部門經(jīng)常查閱、利用的資料，部門資料管理員在原件移交前，可備份復(fù)印件部門留存，以便部門內(nèi)部員工及時借閱、提高效率。2.5 檔案查閱必須設(shè)置權(quán)限，凡無權(quán)限查閱的人員需要查閱時，需填寫檔案借閱登記表單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案借閱審批權(quán)限人同意，檔案管理員按審批的內(nèi)容提供；查閱后必須完整地歸還檔案管理員。所有檔案、資料管理員一律不能直接對外借閱檔案、資料，若有需要由本公司涉及該項業(yè)務(wù)的員工按內(nèi)部借閱程序執(zhí)行。凡借閱檔案為原件時，原則上需在當(dāng)日內(nèi)歸還檔案室，原件借出必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，再交借閱權(quán)限人審批。根據(jù)檔案密級確定檔案借閱審批權(quán)限人。絕密級：董事長；機密級：總經(jīng)理；普通級：部門負(fù)責(zé)人。2.6 資料管理員、檔案管理員崗位發(fā)生變動時，須由其直接上級與相應(yīng)行政監(jiān)交人和部門負(fù)責(zé)人共同按其所有目錄逐項監(jiān)交資料；新的接任人員必須經(jīng)相應(yīng)的行政監(jiān)交人和部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)并被相應(yīng)的行政監(jiān)交人和部門負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)合格后方可上崗。2.7 無論何時，資料管理員和檔案管理員都必須保證檔案目錄和實物檔案的一致性，不允許出現(xiàn)有目錄無實物檔案，或有檔案無目錄，或有目錄也有實物檔案但分類、編號不一致的現(xiàn)象。2.9 檔案的歸檔編號管理：2.9.1 文件檔案編號的基本標(biāo)準(zhǔn):編號說明：1）文件編號代碼格式：AAXMMCWJLBSS2）一級類目符號AA：代表公司簡稱拼音縮寫。例如：安培瑞公司為APR。3）二級類目符號XMMC：代表項目名稱，為項目名稱的拼音縮寫，例如：安全培訓(xùn)項目為PX。4）三級類目符號WJLB：代表文件類別，例如：培訓(xùn)協(xié)議為XY。5）四級類目符號SS：代表文件的自然數(shù)流水編號，從010起編。例如：重慶市安全生產(chǎn)技術(shù)培訓(xùn)有限公司培訓(xùn)部的第10份培訓(xùn)協(xié)議，其檔案編號為：APR-PX-XY-0102.9.2. 行政類檔案中的證照檔案可只設(shè)三級目錄，即由公司名稱代號+文件類別名+文件歸檔順序號組成。例如：重慶市安全生產(chǎn)技術(shù)培訓(xùn)有限公司的營業(yè)執(zhí)照為證照類檔案的第3份，其編號為：APR-ZZ-0032.9.3. 行政類文件的收發(fā)文按年歸檔，其編號由公司名稱代號+文件類別號+文件生成年份+文件歸檔順序號組成。例如：重慶市安全生產(chǎn)技術(shù)培訓(xùn)有限公司2014年的第5份收文，其編號為：APR-SW-2014-0053. 檔案管理的其他規(guī)定3.1 檔案的密級：根據(jù)其重要程度分為絕密、機密、普通檔案三級，在管理過程中主要強調(diào)機密檔案和普通檔案。3.2 檔案的保管期限：不同檔案有不同的有效期，檔案管理員在檔案到期后提請銷毀。3.3 檔案立卷、裝訂：3.3.1 機要檔案、綜合檔案（除證照類、獎牌、客戶資料）均需立卷（裝盒）保管。3.3.2 立卷時須編制好卷內(nèi)檔案目錄及內(nèi)容摘要，把文件的收/發(fā)單位、標(biāo)題、日期，以及檔案的銷毀時間等項目填寫清楚（當(dāng)有復(fù)印件存放入其它類別檔案中，必須在目錄中予以標(biāo)明）。3.3.3 填寫案卷目錄一律采用碳素墨水鋼筆或毛筆、簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。3.3.4 檔案裝訂時必須確保檔案整齊，裝訂牢固，如有皺折、破損，應(yīng)先整補，后裝訂，定期立卷。其中:會計憑證須每月裝訂；項目檔案在項目驗收后一月內(nèi)裝訂；檔案均在次年2月以前裝訂完畢。3.3.5 主類別中的檔案須是原件或原始資料，檔案除圖紙外應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙。尺寸不統(tǒng)一時必須折疊或裝裱為A4幅面的尺寸，卷厚不得超過3cm。3.3.6 卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。與同一單位簽訂的所有的補充合同、會議紀(jì)要、合同附件等文件均需與主合同裝訂在一起。3.4 檔案保管：3.4.1 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散不使檔案分散。不亂不使檔案互相混亂。不丟檔案不丟失、不泄密。不壞不使檔案遭到水害、蟲害、火災(zāi)等損壞。3.4.2 案卷以案卷號排列次序裝入專用的檔案盒（或檔案袋），置于檔案柜內(nèi)保存。3.4.3 檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司的保密規(guī)定。對公司的機密不說、不問、不外傳。嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。違反上述規(guī)定的人員，據(jù)情節(jié)輕重給予50500元處罰以及警告直至解雇，若構(gòu)成犯罪將依法追究刑事責(zé)任。 第七章 安全管理規(guī)定1. 消防管理規(guī)定1.1 建立消防管理第一責(zé)任人制度，各部門負(fù)責(zé)人為本部門辦公區(qū)域內(nèi)消防第一負(fù)責(zé)人。1.2 全體員工要樹立消防安全意識，愛護(hù)消防器材。物業(yè)公司要定期對消防安全狀況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施并通報相關(guān)人員督促改進(jìn)和落實。1.3 在固定位置安放消防器材，各部門人員不得隨意移位或挪作他用。按消防規(guī)范配備的各種滅火器材須按規(guī)定期限更換。 1.4 各辦公區(qū)域不得存放易燃、易爆物品，如進(jìn)行明火作業(yè)，應(yīng)先通知物業(yè)，在采取安全措施后進(jìn)行。 1.5 員工吸煙應(yīng)到吸煙區(qū)（點），不得在辦公區(qū)域和其他禁止吸煙的區(qū)域內(nèi)吸煙。1.6 公司所有人員須熟悉消防器材的使用及存放點，一旦發(fā)生火情，應(yīng)立即投入搶救工作。 2. 安全用電管理規(guī)定2.1 公司照明及其他用電由物業(yè)安排專人定期檢查，發(fā)現(xiàn)故障時及時排除。2.2 禁止各部門和個人擅自接駁電源或使用額外電器。2.3 下班后各部門必須關(guān)閉所有電源開關(guān)。3. 防盜管理規(guī)定3.1 個人財務(wù)應(yīng)妥善保管，發(fā)生丟失，應(yīng)立即報告各部門負(fù)責(zé)人和綜合部。3.2 員工原則上不準(zhǔn)在工作時間會客，若有特殊情況，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在指定區(qū)域會客。因工作需要的來訪者須由被訪人員陪同進(jìn)出。應(yīng)聘者須在辦公室指定的區(qū)域活動。3.3 外出或下班后，員工應(yīng)鎖好個人書桌抽屜和文件柜，最后離開的員工應(yīng)負(fù)責(zé)鎖好辦公室門窗。3.4 企業(yè)員工未經(jīng)許可不得自行配備門庭鑰匙。第八章 車輛管理辦法為進(jìn)一步加強企業(yè)內(nèi)部管理，提高工作效率，使公司車輛高效使用，公司根據(jù)“統(tǒng)一管理、費用分立、厲行節(jié)支”的原則，特制定以下車輛管理辦法。1、統(tǒng)一充值確定“中國石油天然氣股份有限公司重慶江北銷售分公司”為固定加油充值單位。加油時駕駛員應(yīng)提前提出申請加油申請，并認(rèn)真、如實填寫油卡使用登記表：加油車輛、里程數(shù)、加油量、加油金額和油卡剩余金額等。2、定點停放2.1 公司車輛不準(zhǔn)私自開回家，更不允許假公濟(jì)私使用車輛，下班后、節(jié)假日期間車輛必須停放公司車庫。如有特殊情況外，必經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方能用車。2.2 員工交通車可停放在駕駛員住家附近安全停車點，若發(fā)現(xiàn)未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意而將車輛開出私用的，將處以駕駛員每次100元的處罰。3、洗車管理3.1 駕駛員應(yīng)負(fù)責(zé)保持自己所駕駛車輛內(nèi)外的整潔與衛(wèi)生，可使用公司停車場水管進(jìn)行清洗。3.2 若因接待等特殊情況需在外臨時洗車的，報經(jīng)車隊負(fù)責(zé)人同意后付現(xiàn)洗車，并據(jù)實報銷。4、定點維修、保養(yǎng)4.1 維修維護(hù)公司指定（ ）為定點維修站，并為每輛車建立了維修檔案。若需常規(guī)保養(yǎng)時由該車駕駛員填寫車輛保養(yǎng)申請單并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后前往定點維修站處理。若維修須同車隊隊長共同前往維修站進(jìn)行檢測確認(rèn)，填寫車輛維修保養(yǎng)申請單，所需費用按流程申報后處理，車隊?wèi)?yīng)為每輛車建立維護(hù)維修檔案。未按規(guī)定處理而產(chǎn)生的維修費用由駕駛員自行承擔(dān)。4.2 常規(guī)保養(yǎng)車輛按照使用手冊規(guī)定的里程和時間進(jìn)行常規(guī)保養(yǎng)，五萬公里二級保養(yǎng)，十萬公里實行大修保養(yǎng)，新車按對頂保養(yǎng)。4.3 日常檢查車隊負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公司車輛每周的日常檢查和記錄。駕駛員必須保證車輛的車容車貌，每日發(fā)車前、收車后必須對車輛油、水、制動、水溫等進(jìn)行例行檢查。保持車輛整潔衛(wèi)生，每周必須清洗二次。5、安全管理5.1 駕駛員必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，安全行駛。公司原則上實行定人定車駕駛，如遇特殊情況需作好交接登記，以確認(rèn)交通違章的責(zé)任認(rèn)定，駕駛員如有違章罰款不予報銷。5.2 駕駛員必須遵章守紀(jì)，不違章肇事。如發(fā)生安全事故，除保險公司承擔(dān)的部分外，屬我方賠償部分的：如全責(zé)駕駛員自行承擔(dān)30%，如主責(zé)駕駛員自行承擔(dān)20%，如次責(zé)駕駛員自行承擔(dān)10%，如發(fā)生重大安全事故，須追究刑事責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。6、費用報銷車輛費用報銷前必須經(jīng)過車隊負(fù)責(zé)人登記確認(rèn)，由車隊負(fù)責(zé)人填報車輛費用月報表并明細(xì)各項費用，例：油料費、維修費、規(guī)費（養(yǎng)路費、路橋費、保險費等）、洗車費、停車費等。7、考評機制為提高駕駛員服務(wù)水平，對公司駕駛員的行為規(guī)范和崗位要求做以下考評：考評項目考評內(nèi)容懲戒標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)律性未按規(guī)定定點加油罰款100元/次未按規(guī)定定點停放罰款200元/次未按規(guī)定定點維修產(chǎn)生的費用自付私自使用他人電腦、串崗罰款50元/次公車私用罰款200元/次經(jīng)查實的違章超過1月未接收處理的罰款100元/次服務(wù)意識無故不服從部門負(fù)責(zé)人安排罰款100元/次重要接待時未著正裝罰款100元/次公務(wù)出車有效投訴罰款100元/次因工作疏忽造成不良影響罰款100元/次操作規(guī)范超速行駛罰款100元/次發(fā)生安全事故且付主要責(zé)任罰款200元/次車輛周檢不達(dá)標(biāo)（油、水、胎壓）罰款50元/次因自檢不認(rèn)真而開帶病車罰款50元/次 第九章 名片管理規(guī)定1. 名片印制范圍1.1 公司行政職務(wù)在部門負(fù)責(zé)人級及以上人員；1.2 因工作需要，需印制名片的員工。2. 名片印制要求2.1 名片按照公司統(tǒng)一要求的版式、規(guī)格進(jìn)行印制；2.2 名片上印制內(nèi)容包括：公司全稱、部門、工作職務(wù)、辦公地址、電話、傳真、郵編、網(wǎng)址、電子郵箱等。3. 名片印制審批3.1 綜合部為名片印制審核部門，負(fù)責(zé)名片的審核及印制，確保名片印制符合公司統(tǒng)一要求。3.2 行政職務(wù)在負(fù)責(zé)人及以上人員如需印制名片，需履行名片申請流程，由董事長批準(zhǔn)后，由綜合部負(fù)責(zé)印制。3.3 如工作需要，行政職務(wù)在負(fù)責(zé)人級以下人員印制名片，需履行名片申請流程，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報董事長批準(zhǔn)后交綜合部印制。第十章 行政費用管理辦法1. 本辦法適用于公司各部門各項行政管理費的開支。1.1 控制部門為綜合部和財務(wù)部。1.2 公司行政經(jīng)費主要包括：辦公費用：招待費、辦公用品費、報刊資料費、低值易耗品、辦公郵遞費、維修費、員工餐費等。辦公租住成本：異地員工住宿費、辦公水電費、辦公裝修費、物業(yè)管理費等。辦公交通通訊費用：固定電話費、網(wǎng)絡(luò)費、差旅費、市內(nèi)交通費、車輛費用等。專項稅費：中介顧問費、驗資審計費、法律顧問費、會務(wù)費等。固定資產(chǎn)費：辦公家具、辦公設(shè)備、運輸設(shè)備、電子設(shè)備、辦公軟件等單件價值在1000元以上的資產(chǎn)設(shè)備。人力資源費：員工工資、五險一金、福利補貼、招聘培訓(xùn)費、企業(yè)文化宣傳費等。2. 年度行政經(jīng)費預(yù)算2.1 每年行政經(jīng)費額度均由公司在年度經(jīng)營計劃中審定。2.2 每年年底，由公司綜合部組織公司行政經(jīng)費的預(yù)算工作。公司各部根據(jù)全年工作節(jié)點和需求提出本部門行政經(jīng)費的預(yù)算，報綜合部匯總，經(jīng)綜合部、財務(wù)部初步審核后，報公司年度資金計劃會審議。2.3 行政經(jīng)費經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、部門負(fù)責(zé)人在年度資金計劃會審議通過后，以年度經(jīng)營計劃的形式下達(dá)至公司各部門分解執(zhí)行。2.4 對各部門日常固定產(chǎn)生的行政經(jīng)費，根據(jù)業(yè)務(wù)開展實際情況，分解經(jīng)費比例。3. 月度行政經(jīng)費預(yù)算3.1 月度行政經(jīng)費按年度計劃預(yù)算。3.2 綜合部每月20日前組織次月行政經(jīng)費預(yù)算工作。各部必須在每月底根據(jù)下月工作計劃制定本部費用開支計劃，填寫月度行政費用預(yù)算表報財務(wù)部匯總，經(jīng)董事長審批后即為下月的費用開支計劃。3.3 如低于上報額度審批的，綜合部需根據(jù)各部上報額度比例進(jìn)行調(diào)整，報董事長審批后反饋各部執(zhí)行。4. 行政經(jīng)費執(zhí)行審批4.1 各部行政經(jīng)費執(zhí)行時，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政經(jīng)費管控部門、董事長審批后執(zhí)行，不得越級審批。4.2 當(dāng)行政經(jīng)費使用達(dá)到預(yù)算計劃80%時，經(jīng)費管控部門向費用執(zhí)行部門提出預(yù)警。5. 行政經(jīng)費調(diào)整5.1 公司制定預(yù)算計劃后，應(yīng)根據(jù)實際執(zhí)行情況按公司節(jié)點對年度預(yù)算計劃進(jìn)行調(diào)整。原則為半年調(diào)整一次。5.2 預(yù)算調(diào)整由公司辦公會討論報董事長審批。6 各項行政經(jīng)費管理6.1 固定資產(chǎn)、辦公用品、低值易耗品、固定資產(chǎn)采購均由綜合管理部根據(jù)計劃統(tǒng)一預(yù)算、采購、驗收、入庫、發(fā)放、報銷。6.2 車輛費用包括油費、維修費、路橋費、停車費、洗車費等統(tǒng)一由綜合管理部預(yù)算、執(zhí)行。費用的支出嚴(yán)格按車輛管理制度執(zhí)行，每月匯總報銷一次。6.3 辦公電話費、網(wǎng)絡(luò)費、辦公維修費、員工餐費、水電費、辦公裝修費、法律顧問費均由綜合管理部預(yù)算、執(zhí)行、報銷。6.4 因公務(wù)外勤需打車的市內(nèi)交通費，由部門在財務(wù)部規(guī)定的范圍內(nèi)執(zhí)行。凡公司派車均不報銷交通費。6.5 業(yè)務(wù)招待費：由各部門預(yù)算，按照財務(wù)部相關(guān)管理制度在預(yù)算內(nèi)執(zhí)行。6.6 差旅費：指因公赴市外出差，當(dāng)日不能返回的公務(wù)。由各部門預(yù)算，按財務(wù)部相關(guān)管理制度執(zhí)行。6.7 水電