OA 自動(dòng)化辦公系統(tǒng).doc

OAOA ，辦公自動(dòng)化，OA是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Action(審定通知程序，審定通知行為)的縮寫，是國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審查意見書的英文翻譯。1、OA基本概念OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。 但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多， 那到底辦公自動(dòng)化應(yīng)該包含那些內(nèi)容： 廣義講，對(duì)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。 狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。 2、協(xié)同OA定義協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。 在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。 3、協(xié)同管理定義在協(xié)同OA的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識(shí)管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上。 總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源(人、財(cái)、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。 編輯本段二、 OA由來和發(fā)展歷程基本界定OA系統(tǒng)以后，我們再回顧一下OA系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡(luò)。（下文如果非特指，辦公自動(dòng)化即指狹義的OA系統(tǒng)）。 1、中國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請(qǐng)示匯報(bào)。另外，當(dāng)時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級(jí)別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。此時(shí)的OA系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實(shí)辦公就是辦文。 2、隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)的知識(shí)管理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級(jí)結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動(dòng)，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。 在此種情況下，OA作的所有工作不過是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動(dòng)化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的OA產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境。這也是我們的客戶對(duì)OA不滿意的焦點(diǎn)所在。 辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了五個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在20世紀(jì)80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90年代；第三個(gè)階段，即在21世紀(jì)初期，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。弟五個(gè)階段，也就是移動(dòng)化階段。隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，OA進(jìn)入了移動(dòng)化階段。移動(dòng)OA使得辦公人員可以在任何時(shí)間任何地方使用OA，同時(shí)也引入了基于GPS的考勤、現(xiàn)場信息采集、移動(dòng)審批等等移動(dòng)功能，把OA應(yīng)用推向了新的額高度。 OA整體價(jià)值點(diǎn)協(xié)同OA從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來看，可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)： (1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化 這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。 (2). 知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化 使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。 (3). 信息發(fā)布平臺(tái) 內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。? (4). 內(nèi)部通訊平臺(tái) 建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。 (5). 輔助辦公 它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。 (6). 信息集成 我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。? (7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公 就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 2、協(xié)同OA選型上OA條件： 如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問題： (1). 了解自己的需求 是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。 (2). 組織保障 OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。 很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒. OA規(guī)劃： 在具備上OA的兩個(gè)本條件后，同時(shí)需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？ 系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？ 在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。 許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？ 誤區(qū)： 用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。 誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？ 首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好； 其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的； 再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期； 最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。 因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。 誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？ 首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩； 再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大； 最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。 選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。 其實(shí)，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的小公司， 80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10，價(jià)格至少會(huì)增加100300，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。 需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。 誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好 選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？ 首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己； 其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高； 再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)； 最后，產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化，開發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒有成本優(yōu)勢。 我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，在線試用了一下，簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢一分貨”，小心被奸商砸著。 對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA，除滿足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的協(xié)同管理，同時(shí)具有易上手、不限用戶、權(quán)限管理、簡易客戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為7200元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。 誤區(qū)四：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？ 首先，質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒有保障； 其次，隱性成本。有的軟件看起來便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得11800元，還有比這個(gè)更高的用戶費(fèi)呢。 最后，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無底洞。 記住，過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。 還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。 誤區(qū)五：系統(tǒng)案例越多越好 在選擇OA產(chǎn)品時(shí)單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對(duì)于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時(shí)的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個(gè)最有說服力的例子就是，3年前出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例肯定比今年新推出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例多得多?？墒?年前的電腦，3年前的電視機(jī)還有人要嗎?同樣，在移動(dòng)OA領(lǐng)域，技術(shù)的進(jìn)步更是日新月異，智能機(jī)和3G的引入就是最近一兩年出現(xiàn)的，顯然基于非智能機(jī)和非3G環(huán)境的設(shè)計(jì)在技術(shù)的先進(jìn)性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動(dòng)OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動(dòng)OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動(dòng)OA多的多，但是現(xiàn)在這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進(jìn)步以指數(shù)級(jí)增長的今天，一味地追求案例多，只會(huì)選擇到一個(gè)技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對(duì)不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn)。 誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？ 首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式； 再次，OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。 因?yàn)镺A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造，所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動(dòng)上除舊納新。 所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單，也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。 為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。 誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？ 首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍睿?其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件； 最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。 誤區(qū)八：選一個(gè)OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個(gè)軟件來解決問題么？ 首先，管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行； 其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來完成； 再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。 所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。 誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？ 首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中； 其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新； 再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。 任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。 誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩，找個(gè)完善的OA來省卻諸多煩心事？ 首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的； 其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)； 再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。 其實(shí)從長遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說明還是值得去做的。 總結(jié)來說，選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，買軟件之前一定先問問自己：我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價(jià)格的OA必須形成清晰的分析報(bào)告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。 3、協(xié)同OA需求建議在實(shí)施一套OA系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，細(xì)化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意： (1).需求陷阱-貪大求全 內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？ 我們來看看，首先你搜集上來的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。 其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？ (2). 需求分析建議 所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。 4、OA實(shí)施注意事項(xiàng)及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享科學(xué)的選型，只是走完了OA系統(tǒng)建設(shè)的第一步，接下來，最重要的環(huán)節(jié)，便是實(shí)施。多數(shù)OA系統(tǒng)的實(shí)施周期都很長，好的實(shí)施服務(wù)，也是企業(yè)選擇OA系統(tǒng)需要重點(diǎn)考慮的因素。 l 目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。 l 推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。） l 站在收益的高度來看待OA實(shí)施，就是說實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?l 不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來了?？v觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無甚例外。 l 不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是某些應(yīng)用可能會(huì)帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。）比如論壇、即時(shí)溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。 l 協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時(shí)有四五百人在線，用戶對(duì)OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。 5、協(xié)同OA失敗常見原因分析首先協(xié)同OA實(shí)施上線時(shí)，大家就會(huì)有本位的思想在左右著日常實(shí)施工作的開展： (1). 認(rèn)為OA項(xiàng)目一上馬就可以見效； (2). 認(rèn)為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作； (3). 認(rèn)為OA只是IT類部門的事情； (4). 認(rèn)為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中； (5). 認(rèn)為OA項(xiàng)目可以在短時(shí)間內(nèi)一步到位； 同時(shí)，也忽略了OA項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施推廣過程中沒有加以控制和改進(jìn)，如： (1). 領(lǐng)導(dǎo)不重視 (2). 項(xiàng)目目標(biāo)太大 (3). 項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程 (4). 項(xiàng)目人員變動(dòng) (5). 需求不斷變更 (6). 不改變辦公習(xí)慣 (7). 項(xiàng)目前熱后冷 編輯本段六、OA市場的情況經(jīng)過20多年的發(fā)展，OA產(chǎn)品表現(xiàn)的越來越理性，市場表現(xiàn)度呈穩(wěn)定上升趨勢，一些老的品牌從高端定做向普及型產(chǎn)品過渡，一些后起之秀在技術(shù)研發(fā)和市場把握上當(dāng)仁不讓，今天的OA市場格局終于進(jìn)入了大浪淘沙后繁榮健康的階段。 近兩年OA行業(yè)不管是在概念還是在技術(shù)內(nèi)容、市場營銷、售后服務(wù)等各個(gè)方面都發(fā)生了明顯的變化，已從單純的“傳統(tǒng)辦公”到“協(xié)同辦公”軟件，再到“協(xié)同管理”軟件，乃至到集多種軟件功能于一身的“協(xié)同軟件”。 從廠商的產(chǎn)品更新來看，OA軟件業(yè)進(jìn)入了快速增長期，呈現(xiàn)多版本化、多功能化的明顯趨勢，大大提升了產(chǎn)品的人氣和知名度。從產(chǎn)品看到市場，這幾年國內(nèi)OA市場可謂烽煙四起，群雄逐鹿。據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，國內(nèi)OA軟件廠商約有400多家，但相對(duì)成熟穩(wěn)定、有一定品牌影響力的OA廠商數(shù)量不過二十幾家。國內(nèi)OA市場一個(gè)明顯的發(fā)展趨勢就是具有核心技術(shù)的廠商逐漸成為市場的主導(dǎo)，市場份額逐步向這樣的廠商集中。以泛微代表的主流長生，已經(jīng)具備了成為協(xié)同軟件領(lǐng)導(dǎo)廠商的條件。 OA市場也終于迎來了真正意義上的營銷大戰(zhàn)。國內(nèi)OA廠商是有人歡喜有人憂，一方面以泛微等一些有實(shí)力的廠商紛紛加緊搶占市場份額，而一批實(shí)力弱小的廠商在激烈的市場競爭中轉(zhuǎn)型或倒閉。上百家新老OA商展開了激烈競爭，價(jià)格戰(zhàn)、廣告戰(zhàn)、促銷戰(zhàn)此起彼伏。促銷活動(dòng)也是名目繁多免費(fèi)試用、按揭購買、買一贈(zèng)一等，著實(shí)令人眼花繚亂。 另外，OA市場表現(xiàn)出對(duì)中小企業(yè)的強(qiáng)烈興趣。與此同時(shí)，各家廠商把超低的價(jià)格作為普及OA的殺手锏，各廠商針對(duì)中小企業(yè)的OA市場需求，推出了標(biāo)準(zhǔn)版、普及版，泛微更是推出了更具成本優(yōu)勢的saas 產(chǎn)品 e-office，希望能夠通過自身的產(chǎn)品優(yōu)勢，利用有競爭力的價(jià)格搶占中小企業(yè)市場。 在OA領(lǐng)域，Lotus Notes/Domino 是一個(gè)世界領(lǐng)先的企業(yè)級(jí)通訊、協(xié)同工作及Internet/Intranet平臺(tái)；具有完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制；尤其適合于處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)、建立工作流應(yīng)用、建立各類基于Web的應(yīng)用。它全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享，內(nèi)含強(qiáng)大的電子郵件功能及工作流軟件開發(fā)環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)群組協(xié)同工作、辦公自動(dòng)化的最佳開發(fā)環(huán)境。 lotus notes 主導(dǎo)了OA市場的走向，于此同時(shí)，國內(nèi)軟件廠商杭州龍峰連科技有限公司開發(fā)的Fnotes 1800 協(xié)同軟件可以lotus notes 相媲美。Fnotes 1800 可以完成：團(tuán)隊(duì)日常溝通(郵件、日志）、問題管理(bug跟蹤)、需求管理、項(xiàng)目管理、費(fèi)用報(bào)銷、共享文件夾（TeamRoom)等常見應(yīng)用及相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析評(píng)價(jià)系統(tǒng)，并且可以自擴(kuò)展到客戶、銷售、物品管理等領(lǐng)域； 可完全替代notes、用戶體驗(yàn)效果更好，使用上更簡潔、全中文界面、更加符合國人的使用習(xí)慣；架構(gòu)上使用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，更開放、使用門檻降低、擴(kuò)展功能成本更低；界面上取notes/outlook之長，每個(gè)人都有自己的個(gè)性化工