三生國(guó)內(nèi)大型學(xué)術(shù)會(huì)議流程ppt.ppt

三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議流程 三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 2 會(huì)議服務(wù) 3 會(huì)后跟蹤 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 會(huì)議流程圖 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 會(huì)議服務(wù) 3 會(huì)后跟蹤 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 1 1會(huì)議組織者工作 明確開(kāi)會(huì)的目的 邀請(qǐng)講者 邀請(qǐng)大會(huì)主席 參會(huì)客戶確認(rèn)和分工 安排會(huì)議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的時(shí)間 主題 受眾 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 由于講者的地位 繁忙程度及合作關(guān)系的不同 需要提前15天至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間 一般重要的會(huì)議要有備用講者 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng) 可以不設(shè) 一般大會(huì)主席的設(shè)立是出于對(duì)講者的尊重 關(guān)系的平衡 以及提高會(huì)議的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間 正式開(kāi)始時(shí)間 講者的講話時(shí)間 提問(wèn)時(shí)間茶休時(shí)間 會(huì)后餐時(shí)間 審核參會(huì)客戶品質(zhì)確定需要參加會(huì)議的部門和人員 公司內(nèi)部 召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì) 或簡(jiǎn)單協(xié)商 明確分工和職責(zé) 1 2各分工人員協(xié)作 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開(kāi)城市的資源 推薦會(huì)場(chǎng)酒店 餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商 會(huì)議組織者聯(lián)系考察 確定場(chǎng)地 1 2各分工人員協(xié)作 參會(huì)人員審核 2 審核報(bào)名表不符合要求的 與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報(bào)名表提交總監(jiān)審核 3 確認(rèn)參會(huì)名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會(huì)名單 1 受眾邀請(qǐng) 提交報(bào)名表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請(qǐng) 比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請(qǐng) 提交報(bào)名表 目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要兩次以上的確認(rèn) 即 會(huì)前七天確認(rèn) 會(huì)前四天確認(rèn) 會(huì)前一天確認(rèn) 4 根據(jù)名單安排會(huì)議生活會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票 會(huì)務(wù)通知1 參會(huì)客戶變更 需要重新審核 會(huì)前四天 不可變更參會(huì)人員 客戶因故無(wú)法參加 可取消行程 目的 保障會(huì)議品質(zhì) 1 2各分工人員協(xié)作 1 講者和主席溝通會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過(guò)片子 確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容 會(huì)前與主席溝通 確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 3 安排會(huì)議生活機(jī)票住宿餐飲用車環(huán)境 2 客戶生日 預(yù)先留意 為客戶安排生日慶賀 4 會(huì)議物品準(zhǔn)備 1 2三生自辦會(huì)議 安排會(huì)議生活 機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定 退改簽 餐飲 住宿 接送站用車 餐飲 根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)議預(yù)算定制不同的餐標(biāo)提前確認(rèn)好菜單確認(rèn)是否可自帶酒水容納人數(shù) 餐廳布置 房間 確認(rèn)房數(shù)分房單間 VIP單間的預(yù)留 標(biāo)間客的分配按照住宿時(shí)間 地區(qū)和年齡分配 房間類型的核實(shí)房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消 放置水果 歡迎信等餐飲 接送站和用車 提前與供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)項(xiàng)目和要求 司機(jī)禮儀 路線等制作接送站表 參會(huì)人員信息 具體到達(dá)離開(kāi)時(shí)間 航班班次制作接站牌 會(huì)議名稱 公司名稱 產(chǎn)品形象名稱 根據(jù)實(shí)際情況安排 根據(jù)到達(dá)離開(kāi)時(shí)間及人數(shù)安排車型起飛前3小時(shí)發(fā)送接送站短信給客戶 告知總調(diào)度聯(lián)系方式 會(huì)前四天取得客戶行程信息 聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿 接待 餐飲 用車 會(huì)前三天發(fā) 會(huì)務(wù)通知2 給銷售人員 告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間 地點(diǎn) 周邊環(huán)境 聯(lián)絡(luò)人等 會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹 1 2各分工人員協(xié)作 會(huì)議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心 數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的1 2安排即可 會(huì)議提問(wèn)及有獎(jiǎng)問(wèn)答的獎(jiǎng)品 會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買 電腦 投影儀 激光筆 麥克 無(wú)線麥克 酒店指引牌 主席臺(tái) 講臺(tái) 簽到臺(tái)鮮花 茶休 印制品 獎(jiǎng)品 禮品 儀器 酒店標(biāo)識(shí) 會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程 提前打印 攝影師 攝像師 簽到表 收據(jù) 日程 掛旗 橫幅 易拉寶 展架 歡迎卡 桌卡 DA資料制作 提前郵寄 1 2各分工人員協(xié)作 預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬 目錄 2 會(huì)議服務(wù) 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 1 會(huì)前準(zhǔn)備 3 會(huì)后跟蹤 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì) 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議 會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員參加會(huì)前動(dòng)員會(huì) 主要目的有三個(gè) 一鼓舞士氣 要求大家拿出良好的精神面貌 二是明確第二天的會(huì)議分工 做好服務(wù) 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法 公司自辦全國(guó)會(huì)議 一般會(huì)前3天開(kāi)電話會(huì)議 明確各項(xiàng)分工及進(jìn)度 會(huì)前溝通的時(shí)間和形式可根據(jù)情況由會(huì)議組織者決定 2 2會(huì)議報(bào)到日 三生自辦會(huì)議 4 客房布置 放置好水果及歡迎卡 6 會(huì)場(chǎng)布置和彩排 5 提醒服務(wù) 客房叫早短信提醒會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn) 就餐信息 2 接站 跟進(jìn)客戶航班和接站情況 調(diào)度和接待人員負(fù)責(zé) 3 報(bào)到接待 確認(rèn)房間數(shù)量 領(lǐng)取房間號(hào) 酒店大廳設(shè)置簽到臺(tái) 2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住VIP的接待 1 清單會(huì)議物資 會(huì)議報(bào)到日 VIP的接待 會(huì)議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待 會(huì)議組織者 交通 住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待 2 2會(huì)議報(bào)到日 會(huì)場(chǎng)布置和彩排 宣傳品陳列 DA資料 禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響 麥克 燈光調(diào)試 展架搭建 講臺(tái)位置 主席臺(tái) 受眾的位置 簽到臺(tái) 茶歇臺(tái) 桌卡擺放 鮮花擺放 會(huì)議流程彩排 提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排 確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo) 講者時(shí)間 點(diǎn)評(píng)流程 討論控制 會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip 要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢 以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn) 如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo) 2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 會(huì)場(chǎng)氣氛烘托 由1人負(fù)責(zé) 主要任務(wù)是 會(huì)議正式開(kāi)始前播放企業(yè) 或產(chǎn)品 宣傳片 會(huì)議過(guò)程中的專人攝像 拍照 1 接待和簽到 除專人負(fù)責(zé)簽到外 還應(yīng)安排2 3人負(fù)責(zé)接待 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù) 禮品的發(fā)放 茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo) 指示客戶洗手間的位置 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì)議組織者引導(dǎo)入座 2 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 會(huì)議開(kāi)始前提醒參會(huì)人員靜音手機(jī) 會(huì)議正式開(kāi)始后 應(yīng)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)前門 留后門供進(jìn)出 如果只有一個(gè)門 在到會(huì)率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出 更不允許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑 4 提問(wèn)和討論 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問(wèn)紙條 可安排有目的性的提問(wèn) 安排人專門記錄討論中的敏感問(wèn)題 對(duì)于解釋不充分的問(wèn)題會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通 對(duì)于提問(wèn)過(guò)多的問(wèn)題 收集起來(lái) 以后給醫(yī)生答案 增加拜訪機(jī)會(huì) 5 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放 會(huì)議資料在會(huì)議開(kāi)始前直接放在每個(gè)座位上 保證客戶可以先看到重要的資料 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資料袋中 或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶 可以適當(dāng)避免客戶提前離場(chǎng) 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù)不同的會(huì)議需要而設(shè)定不同的模式 2 3會(huì)議進(jìn)行中 會(huì)議生活服務(wù) 住宿 送站 餐飲 2 3會(huì)議收尾 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 2 會(huì)議服務(wù) 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 會(huì)后跟蹤 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 3 會(huì)后跟蹤 整理 市場(chǎng)總監(jiān) 1 整理會(huì)議文件整理會(huì)議記錄整理會(huì)議總結(jié)整理會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 通稿 回顧會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容 發(fā)宣傳文章 審核回復(fù) 會(huì)議組織者 2 銷售回訪 銷量跟蹤銷售人員第二天開(kāi)始回訪所有與會(huì)客戶 對(duì)邀請(qǐng)了而又沒(méi)參加的會(huì)議的目標(biāo)客戶也應(yīng)該回訪 回訪的重點(diǎn)是了解客戶對(duì)會(huì)議的滿意度和對(duì)我們宣傳重點(diǎn)的認(rèn)可程度 同樣 重點(diǎn)客戶需管理人員協(xié)訪 所有目標(biāo)客戶應(yīng)該在一周內(nèi)回訪完畢銷售人員在回訪完畢后 應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告并上交 并重點(diǎn)關(guān)注與會(huì)客戶在將來(lái)1 2個(gè)月的產(chǎn)出 銷售回訪銷量跟蹤 3 會(huì)議組織者回訪 銷量跟蹤會(huì)議組織者收到總結(jié)表后 檢討會(huì)議宣傳結(jié)果有沒(méi)達(dá)到 并對(duì)未來(lái)的效果進(jìn)行預(yù)估 會(huì)議組織者應(yīng)繼續(xù)關(guān)注與會(huì)客戶的產(chǎn)出1 2個(gè)月 以檢討會(huì)議的成敗 和完成最后的會(huì)議跟蹤總結(jié)銷售人員在回訪完畢后 應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告并上交 并重點(diǎn)關(guān)注與會(huì)客戶在將來(lái)1 2個(gè)月的產(chǎn)出會(huì)議組織者完成會(huì)議總結(jié) 向自己上司匯報(bào) 并通報(bào)所有內(nèi)部與會(huì)人員 會(huì)議流程圖 國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 2 會(huì)議服務(wù) 3 會(huì)后跟蹤 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 會(huì)議服務(wù) 3 會(huì)后跟蹤 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 1 1會(huì)議組織者工作 明確開(kāi)會(huì)的目的 邀請(qǐng)衛(wèi)星會(huì)講者 邀請(qǐng)大會(huì)主席 參會(huì)客戶確認(rèn)和分工 安排會(huì)議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的時(shí)間 主題 受眾 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn)與學(xué)會(huì)聯(lián)系確認(rèn)贊助的項(xiàng)目 如衛(wèi)星會(huì) 展臺(tái) 茶歇 宴會(huì) 注冊(cè)等 簽訂協(xié)議 由于講者的地位 繁忙程度及合作關(guān)系的不同 需要提前15天至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間 一般重要的會(huì)議要有備用講者 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng) 可以不設(shè) 一般大會(huì)主席的設(shè)立是出于對(duì)講者的尊重 關(guān)系的平衡 以及提高會(huì)議的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間 正式開(kāi)始時(shí)間 講者的講話時(shí)間 提問(wèn)時(shí)間茶休時(shí)間 會(huì)后餐時(shí)間 分配贊助名額審核參會(huì)客戶品質(zhì)確定需要參加會(huì)議的部門和人員 公司內(nèi)部 召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì) 或簡(jiǎn)單協(xié)商 明確分工和職責(zé) 1 2各分工人員協(xié)作 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開(kāi)城市的資源 推薦會(huì)場(chǎng)酒店 餐飲地點(diǎn)和租車供應(yīng)商 會(huì)議組織者聯(lián)系考察 確定場(chǎng)地 1 2各分工人員協(xié)作 參會(huì)人員審核 2 審核報(bào)名表不符合要求的 與相關(guān)銷售溝通返回審核后的報(bào)名表提交總監(jiān)審核 3 確認(rèn)參會(huì)名單產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑確認(rèn)參會(huì)名單 1 受眾邀請(qǐng) 提交報(bào)名表一般由一線銷售人員負(fù)責(zé)邀請(qǐng) 比較重要的目標(biāo)客戶需要管理人員協(xié)訪邀請(qǐng) 提交報(bào)名表 目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要兩次以上的確認(rèn) 即 會(huì)前七天確認(rèn) 會(huì)前四天確認(rèn) 會(huì)前一天確認(rèn) 4 根據(jù)名單安排會(huì)議生活會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后名單通知一線銷售人員聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票 會(huì)務(wù)通知1 參會(huì)客戶變更 需要重新審核 會(huì)前四天 不可變更參會(huì)人員 客戶因故無(wú)法參加 可取消行程 目的 保障會(huì)議品質(zhì) 1 2各分工人員協(xié)作 1 衛(wèi)星會(huì)講者 主席溝通會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過(guò)片子 確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容 會(huì)前與主席溝通 確認(rèn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 4 安排會(huì)議生活機(jī)票住宿餐飲用車環(huán)境 2 安排團(tuán)隊(duì)注冊(cè)注冊(cè)信息收集注冊(cè)費(fèi)用確認(rèn)注冊(cè)資料領(lǐng)取和分發(fā) 6 會(huì)議物品準(zhǔn)備 3 展臺(tái)設(shè)計(jì)和搭建展臺(tái)設(shè)計(jì)確認(rèn)形象 顏色確認(rèn)展臺(tái)搭建時(shí)間展臺(tái)位置和面積 5 VIP宴會(huì)和茶歇VIP客戶生日 1 2大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì) 安排會(huì)議生活 機(jī)票由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公司預(yù)定 退改簽 餐飲 住宿 接送站用車 餐飲 VIP宴會(huì)踩點(diǎn) 提前確認(rèn)好菜單 確認(rèn)是否可自帶酒水容納人數(shù) 餐廳布置會(huì)議期間餐飲 隨學(xué)會(huì)安排 房間 確認(rèn)房數(shù)以大區(qū)為單位確認(rèn)房間數(shù)量 從學(xué)會(huì)領(lǐng)取房間 房間類型的核實(shí)房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消 放置水果 歡迎信等餐飲 接送站和用車 如安排接送 服務(wù)同自辦會(huì)議如人數(shù)較多 提供車補(bǔ) 銷售自行安排接送 酒店到會(huì)場(chǎng)用車依照學(xué)會(huì)安排 會(huì)前四天取得客戶行程信息 聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿 接待 餐飲 用車 會(huì)前三天發(fā) 會(huì)務(wù)通知2 給銷售人員 告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間 地點(diǎn) 周邊環(huán)境 聯(lián)絡(luò)人等 會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹 1 2各分工人員協(xié)作 會(huì)議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心 數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的1 2安排即可 會(huì)議提問(wèn)及有獎(jiǎng)問(wèn)答的獎(jiǎng)品 會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買 電腦 投影儀 激光筆 麥克 無(wú)線麥克 酒店指引牌 主席臺(tái) 講臺(tái) 簽到臺(tái)鮮花 茶休 印制品 獎(jiǎng)品 禮品 儀器 酒店標(biāo)識(shí) 會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程 提前打印 攝影師 攝像師 簽到表 收據(jù) 日程 掛旗 橫幅 易拉寶 展架 歡迎卡 桌卡 DA資料制作 提前郵寄 1 2各分工人員協(xié)作 預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬 目錄 2 會(huì)議服務(wù) 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì)2 2會(huì)議報(bào)到日2 3會(huì)議進(jìn)行中 1 會(huì)前準(zhǔn)備 3 會(huì)后跟蹤 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 3 1會(huì)后總結(jié)3 2會(huì)后拜訪 銷量跟進(jìn) 2 1會(huì)前動(dòng)員會(huì) 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議 會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員參加會(huì)前動(dòng)員會(huì) 主要目的有三個(gè) 一鼓舞士氣 要求大家拿出良好的精神面貌 二是明確第二天的會(huì)議分工 做好服務(wù) 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法 2 2會(huì)議報(bào)到日 4 客房布置 放置好水果及歡迎卡 6 衛(wèi)星會(huì)會(huì)場(chǎng)查看 5 提醒服務(wù) 客房叫早短信提醒會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn) 就餐信息 2 注冊(cè)資料領(lǐng)取 3 報(bào)到接待 按照計(jì)劃由各大區(qū)到報(bào)道臺(tái)統(tǒng)一領(lǐng)取房卡 并結(jié)算應(yīng)付房間費(fèi)用 酒店大廳設(shè)置簽到臺(tái) 2人負(fù)責(zé)接待抵達(dá)客戶入住VIP的接待 1 清單會(huì)議物資展臺(tái)搭建 會(huì)議報(bào)到日 VIP的接待 會(huì)議講者和主席應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)招待 會(huì)議組織者 交通 住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP的優(yōu)待 2 2會(huì)議報(bào)到日 會(huì)場(chǎng)布置和彩排 宣傳品陳列 DA資料 禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響 麥克 燈光調(diào)試 展架搭建 講臺(tái)位置 主席臺(tái) 受眾的位置 簽到臺(tái) 茶歇臺(tái) 桌卡擺放 鮮花擺放 會(huì)議流程彩排 提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排 確認(rèn)好主席和講者引導(dǎo) 講者時(shí)間 點(diǎn)評(píng)流程 討論控制 會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip 要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢 以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn) 如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo) 2 3會(huì)議進(jìn)行中 3 會(huì)場(chǎng)氣氛烘托 由1人負(fù)責(zé) 主要任務(wù)是 會(huì)議正式開(kāi)始前播放企業(yè) 或產(chǎn)品 宣傳片 會(huì)議過(guò)程中的專人攝像 拍照 1 接待和簽到 除專人負(fù)責(zé)簽到外 還應(yīng)安排2 3人負(fù)責(zé)接待 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù) 禮品的發(fā)放 茶休點(diǎn)的準(zhǔn)備和引導(dǎo) 指示客戶洗手間的位置 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì)議組織者引導(dǎo)入座 2 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 會(huì)議開(kāi)始前提醒參會(huì)人員靜音手機(jī) 會(huì)議正式開(kāi)始后 應(yīng)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)前門 留后門供進(jìn)出 如果只有一個(gè)門 在到會(huì)率達(dá)到7成以上也應(yīng)關(guān)閉 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出 更不允許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑 4 提問(wèn)和討論 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提問(wèn)紙條 可安排有目的性的提問(wèn) 安排人專門記錄討論中的敏感問(wèn)題 對(duì)于解釋不充分的問(wèn)題會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通 對(duì)于提問(wèn)過(guò)多的問(wèn)題 收集起來(lái) 以后給醫(yī)生答案 增加拜訪機(jī)會(huì) 5 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放 會(huì)議資料在會(huì)議開(kāi)始前直接放在每個(gè)座位上 保證客戶可以先看到重要的資料 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資料袋中 或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā)禮品給客戶 可以適當(dāng)避免客戶提前離場(chǎng) 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù)不同的會(huì)議需要而設(shè)定不同的模式 2 3會(huì)議收尾 整理物資 結(jié)清會(huì)議費(fèi)用 所有房間分配完后 與酒店核實(shí)房間數(shù)量和已付費(fèi)用情況 退房日與酒店核實(shí)費(fèi)用整理相關(guān)票據(jù)和資料 需要回收的DA 禮品寄回展架搭建撤離垃圾清除 目錄 1 會(huì)前準(zhǔn)備 2 會(huì)議服務(wù) 1 1會(huì)議組織者工作1 2各分工人員協(xié)作 2 1會(huì)前