Hy2003酒店管理系統(tǒng)-接待管理使用說明書

店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 1 頁 共 43頁 目錄 第一章 系統(tǒng)介紹 二章 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境 、 服務(wù)器環(huán)境 、 工作站環(huán)境 三章 系統(tǒng)管理 、 長包房管理 、 銷售部、訂房部與前臺接待處的工作銜接 、 接待處工作規(guī)程 四章 預(yù)訂客人入住 五章 上門客人入住 、 上門散客的快速入住 、 上門散客的普通入住 、 上門團(tuán)隊(duì)入住 六章 已入住客人的修改 、 入名單 、 主要信息 、 訂房 、 歷史 、 客帳 、 事件跟蹤 、 活動計(jì)劃 、 附屬檔案 、 次要信息 、 遺失 0、 租借 1、 照片 7 二、 住店客人 、 修改 、 延住 、 客戶檔案 、 打印 、 接口 、 同住 、 換房 、 入住 、 集中修改 0、 連房 /掛帳 1、 2、 提示 3、 操作稽核 4、 簽單 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 2 頁 共 43頁 15、 查房 、在房態(tài)圖上修改住店信息 七章 其它 、 房態(tài)圖快捷操作 、 功能 、 工具 、 空房表 、 租房計(jì)劃 、 租房指南 、 最新情況統(tǒng)計(jì) 、 客房統(tǒng)計(jì) 、 按月出租分析 、 客戶查詢 、 客人到離店查詢 、 歷史客人查詢 0、 事件跟蹤 1、 遺失物品 2、 出租物品 3、 制房卡 4、 讀簽單卡 5、 批處理留言 6、 批處理電話 7、 鎖房管理 8、 查房 9、 連房 0、 操作稽核 1、 報(bào)表 2、 記事本 3、 計(jì)算器 4、 版本信息 、 特殊檔案 、 黑客檔案 、 受控信用檔案 、 事件 、 接口 、 門鎖 、 電話 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 3 頁 共 43頁 第一章 系統(tǒng)介紹 華儀接待管理系統(tǒng)主要完成幾方面的功能：一、預(yù)訂客人入??；二、上門客人入?。蝗⒁讶胱】腿说男畔⑿薷奶幚?；四、其它處理。 第二章 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境 一、 服務(wù)器環(huán)境： 操作系統(tǒng)： T/2000 據(jù)庫系統(tǒng)： 000 二、 工作站環(huán)境： 8 /000 第三章 系統(tǒng)管理 一、長包房管理 長包房一般由銷售部、接待處或帳務(wù)處派專人統(tǒng)一管理。 每個(gè)長包房都必須有長包房登記單，上面必須注明合同有效起止日期、房價(jià)、房數(shù)、房間類型、附加設(shè)備、簽單情況、付款周期、付款日期、付款方式等重要信息。 長包房間中的住客可能會經(jīng)常變換。為了方便管理和查詢，所有離店客人必須辦理離店手續(xù)，所有住店客人必須填寫住宿登記單。所有客人登記單必須同長包房登記單一起放入客戶檔案中妥善保存。 長包房無 論占用多少房間，都應(yīng)以團(tuán)隊(duì)形式建立，而且團(tuán)隊(duì)名稱最好統(tǒng)一以“ 頭。這樣既容易區(qū)分公付、自付帳目，有利于帳務(wù)處結(jié)算；又容易對長包房進(jìn)行統(tǒng)一管理。 長包房一般以預(yù)結(jié)方式結(jié)算房費(fèi)。 長包房有獨(dú)立的用房及帳目報(bào)表。 在系統(tǒng)中，長包房客人的占房信息中必須設(shè)置“長包房”屬性。 二、銷售部、訂房部與前臺接待處的工作銜接 1、協(xié)議公司、旅行社檔案資料由銷售部負(fù)責(zé)提供并建立。 2、飯店配備訂房部時(shí)： 1）、銷售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂并填寫預(yù)訂單； 2）、訂房部負(fù)責(zé)預(yù)訂單的輸入，同時(shí)建 立相應(yīng)的公付簽單信息； 3）、訂房部負(fù)責(zé)對近期應(yīng)到預(yù)訂、特別是 訂進(jìn)行分帳戶、分房處理； 4）、訂房部負(fù)責(zé)將明日應(yīng)到預(yù)訂單及報(bào)表提交前臺接待處； 5）、前臺接待處負(fù)責(zé)為預(yù)訂客人辦理入住手續(xù)。 3、飯店沒有配備訂房部時(shí)： 1）、銷售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂并填寫預(yù)訂單； 2）、銷售部負(fù)責(zé)預(yù)訂單的輸入，同時(shí)建立相應(yīng)的公付簽單信息； 3）、銷售部負(fù)責(zé)對近期應(yīng)到預(yù)訂、特別是 訂進(jìn)行分帳戶處理； 4）、銷售部負(fù)責(zé)將明日應(yīng)到預(yù)訂單及報(bào)表提交前臺接待處； 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 4 頁 共 43頁 5）、前臺接待處負(fù)責(zé)為明日或今日應(yīng)到預(yù)訂進(jìn)行分房處理； 6）、前臺接待處負(fù)責(zé)為預(yù)訂客人辦理入住手續(xù)。 4、其它注意事項(xiàng)： 1）、預(yù)訂單信息一定要及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，以便各部門對飯店出租情況進(jìn)行整體預(yù)測和調(diào)整安排。 2）、銷售部在訂單到期前一周或前三天完成對預(yù)訂單的核實(shí)工作。 3）、手工預(yù)訂單的內(nèi)容必須填寫齊全，各項(xiàng)審批手續(xù)完備。 4）、 人的預(yù)訂必須設(shè)置 志，并提前做好房間的預(yù)留工作。 5）、必須明確規(guī)定簽單控制和 哪個(gè)部門設(shè)置、哪個(gè) 部門檢查。 6）、必須明確出現(xiàn)意外情況時(shí)（例如：預(yù)訂提前或延期到店、房價(jià)修改、加房減房等）各部門處理辦法。 三、接待處工作規(guī)程 1、接待處各崗位的崗位責(zé)任 1）、早班主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)安排操作員打印本日應(yīng)到團(tuán)隊(duì)、散客名單，為本日接待工作做好充分準(zhǔn)備。 2）、早班主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)核對接收到的預(yù)訂單和預(yù)訂報(bào)表。對于出現(xiàn)疑問的預(yù)訂單必須及時(shí)與銷售部或訂房部聯(lián)系進(jìn)行確認(rèn)。 3）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)安排操作員打印空房表。 4）、如果訂房處不負(fù)責(zé)預(yù)訂分房的話，主管領(lǐng)班應(yīng)負(fù)責(zé)安排專人根 據(jù)空房表為本日應(yīng)到預(yù)訂單分房。 5）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)經(jīng)常與會議或團(tuán)隊(duì)聯(lián)系人聯(lián)系，了解房間使用情況和客人需求。 6）、操作員負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)。 7）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)填寫房價(jià)折扣、或增補(bǔ)房費(fèi)的調(diào)帳通知單，由本部門經(jīng)理或大堂經(jīng)理簽字同意后移交帳務(wù)處。 8）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)整理住宿登記單、預(yù)訂單、團(tuán)隊(duì)房號表等各種資料，并統(tǒng)一移交帳務(wù)處保存。 9）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)檢查當(dāng)班操作員工作情況，負(fù)責(zé)檢查填寫工作日志，并與下一班主管領(lǐng)班辦理交接手續(xù)。 10）、晚班操作員負(fù)責(zé)與客房部 配合核對房態(tài)和客人住店情況。 11）、晚班操作員負(fù)責(zé)核對現(xiàn)住房數(shù)、人數(shù)、房價(jià)、 置是否正確。 12）、晚班操作員負(fù)責(zé)整理當(dāng)日所有遺留事務(wù)。 2、接待處工作注意事項(xiàng) 1）、操作員必須按規(guī)定為客人登記，并按規(guī)定內(nèi)容及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)。特別注意房價(jià)、 2）、操作員應(yīng)利用空房表或房態(tài)圖、并使用快速入住功能給客人分房入住。 3）、已分房預(yù)訂客人入住時(shí)，應(yīng)先集中入住，然后再逐一修改客人信息。 4）、操作員應(yīng)熟練掌握復(fù)制、同住、集中 修改等功能作用，提高工作效率。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 5 頁 共 43頁 第四章 預(yù)訂客人入住 當(dāng)要對預(yù)訂客人進(jìn)行入住處理時(shí)，可以有兩個(gè)途徑：一是通過點(diǎn)擊“訂單處理”進(jìn)入圖 4示界面；二是通過點(diǎn)擊“接待管理” 后進(jìn)入“房態(tài)圖”，在右下角的“ T 功能”中，點(diǎn)擊“ 2 預(yù)訂入住”后，系統(tǒng)也同樣進(jìn)入圖 4示界面。 圖 4入圖 4，其操作步驟為：第一步：確定要入住訂單的查詢條件，點(diǎn)擊“ S 查找”，然后選擇要入住的訂單，點(diǎn)擊“ O 確認(rèn)”；第二步：如果 該訂單已分房，不需要做其它處理時(shí)，使用“入住”功能，對要入住的客人進(jìn)行入住操作即可，如果沒有分房，則必須要先分房?，F(xiàn)分別說明如下： 第一步：圖 4，分為三部分：上部分為查詢條件部分；中間為訂單列表部分；下部分為訂單統(tǒng)計(jì)信息和命令按鈕。其中： 查詢條件。在此部分主要用于確定查詢訂單的條件。首先選擇要查找訂單的狀態(tài)，共有如下狀態(tài)：“預(yù)訂”、“取消”、“失約”、“候補(bǔ)”、“現(xiàn)住”、“離店”。選擇好狀態(tài)后，再確定要找訂單的其它條件：“訂單號”、“客人姓名”、“團(tuán)隊(duì)名稱”、“接待單位”、“ 當(dāng)日核實(shí)”、“有無訂金”、“聯(lián)系人”、“到店日期”、“離店日期”、“留房時(shí)間”、“銷售員”、“國籍”、是否“當(dāng)日應(yīng)到預(yù)訂”。其中：客人姓名、團(tuán)隊(duì)名稱、接待單位等系統(tǒng)會根據(jù)內(nèi)容自動模糊查詢。 當(dāng)上述條件確定后，點(diǎn)擊“ S 查找”，則系統(tǒng)將符合條件的訂單在“預(yù)訂列表”中列出。圖4左下角顯示上述訂單的統(tǒng)計(jì)信息：“訂單數(shù)”、“房數(shù)合計(jì)”、“人數(shù)合計(jì)”，右下角的各命令如下： 1） P 打印。用于打印上述列表或選定訂單的回執(zhí)。 2） Q 取消。用于取消選定的訂單。（只有該訂單全為預(yù)訂時(shí)，才可能取消）。 3） C 核實(shí)。用于對選 定的預(yù)訂單進(jìn)行核實(shí)。 4） O 確定。用于對選擇的訂單進(jìn)行進(jìn)一步處理。 5） T 轉(zhuǎn)候補(bǔ) /轉(zhuǎn)預(yù)訂。用于將普通預(yù)訂轉(zhuǎn)成候補(bǔ)或?qū)⒑蜓a(bǔ)轉(zhuǎn)成普通預(yù)訂。 當(dāng)點(diǎn)擊圖 4的“ O 確定”按鈕后，系統(tǒng)進(jìn)入圖 4示的“信息列表”界面。 第二步：分房。用于對已預(yù)訂的客人分房。只有先進(jìn)行分房之后，才可以進(jìn)行入住處理。共有 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 6 頁 共 43頁 兩種分房方法：一是手工分房；二是自動分房。分別說明如下： 圖 4） 手工分房。這種分房方式易于控制，一般建議使用此種方法。其界面如圖 4示。 圖 4 選房。在此確定要用于分配房間的條件。條件確定后，點(diǎn)擊“ U 更新”，則將符合條件的房間在“ 2 分房”欄列出。 分房。用于顯示可用于分房的房號及其狀態(tài)。同時(shí)用于確定分配的房號。在房號前的方框內(nèi)挑“”則表示分此房間。 訂房信息。用于顯示該訂單的訂房信息。 占房信息。用于顯示所選中房間內(nèi)的住客情況及預(yù)訂情況。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 7 頁 共 43頁 客房信息。用于查看所選房間的詳細(xì)信息。其詳細(xì)內(nèi)容如圖 4示。 圖 4 客人檔案。用于顯示該訂房客人的檔案資料。 確認(rèn)選擇。當(dāng)分房信息填寫完成后，點(diǎn)擊“確認(rèn)選擇”則系統(tǒng)將根據(jù)各選項(xiàng)進(jìn)行自動分房。 2） 自動分房。其界面如圖 4示。填寫好下述各項(xiàng)后，點(diǎn)擊“ O 確認(rèn)”，則系統(tǒng)根據(jù)要分的“房數(shù)”及“起始房號”進(jìn)行房號分配。此過程的可控制性不如手工分房。 圖 4三步：入住。當(dāng)分好房后，客人到店時(shí)，直接可以做入住處理。點(diǎn)擊“入住”后，進(jìn)入如圖4示。 圖 4圖 4，根據(jù)選擇客人情況，點(diǎn)擊“ N 取消入住”、“ I 選中的入住”、“ J 未選中的入住”及“ K 全部入住”即可。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 8 頁 共 43頁 第五章 上門客人入住 上門客人包括：上門散客的快速入住、上門散客的普通入住及上門團(tuán)隊(duì)入住?，F(xiàn)分別說明如下： 一、 上門散客的快速入住 點(diǎn)擊“接待管理”后，入圖 5示的房態(tài)圖界面。 圖 5圖 5的空房上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，點(diǎn)擊其中的“快速開房”，則進(jìn)入圖 5此界面下，輸入“離店日期” 、“姓名”、“證件類型”、“證件號”、“房價(jià)代碼”及“地址”，然后點(diǎn)擊“ O 入住”即可。如果有門鎖接口，則可通過“ M 制卡”制作門卡，用“ P 打印”按鈕打印住宿登記單，如果該房間需要再住人，則可使用“ S 同住”將該客人入住。當(dāng)快速開房完成后，點(diǎn)擊“ C 返回”，則系統(tǒng)提示“是否填寫詳細(xì)訂單？”，點(diǎn)擊“ Y 是”則進(jìn)入訂單界面，否則返回。（注：只有當(dāng)系統(tǒng)參數(shù) 時(shí)，才有此提示，否則無此提示。） 圖 5 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 9 頁 共 43頁 二、 上門散客的普通入住 在進(jìn)行上門客人的入住處理時(shí)，如果時(shí)間足夠，則可用此功能處理，否則就應(yīng)使用“快速開房”功能。 點(diǎn)擊圖 5右下腳的“ T 功能”，彈出快捷菜單，然后選擇“ 1 客人登記”，則進(jìn)入圖 5 圖 5此界面下，輸入“接待單位”、“中文名”或“英文名”，“國籍”、“地區(qū)”、“性別”、“離店日期”、“房間等級”、“房數(shù)”、“人數(shù)”、“房價(jià)代碼”、“實(shí)際房價(jià)”、“付款方式”、用房類型、“備注”、“留房日期”、“留房時(shí) 間”等信息，然后點(diǎn)擊“ 存”。其中紅字部分必須要輸。 保存完成后，接著必須要進(jìn)行簽單設(shè)置，且要做正確，否則將對帳的正確性產(chǎn)生影響。點(diǎn)擊“ 單”則進(jìn)入圖 5示界面，進(jìn)行簽單處理。其中：“ 分列出了可簽單的帳項(xiàng)，“ 2 選擇簽單模板”用于直接選用已設(shè)好的簽單模板，“ 3 客人簽單信息”用于設(shè)置個(gè)人簽單，“ 4 團(tuán)主簽單信息”用于設(shè)置團(tuán)主簽單。設(shè)置簽單的具體過程如下： 1） 散客簽單：表示該客人在酒店消費(fèi)時(shí)，有哪些消費(fèi)是可以掛帳的。 2） 團(tuán)主簽單信息：表示當(dāng)為團(tuán)隊(duì)客人時(shí)，團(tuán)主支付的帳。 簽單的具體操作如下： 將 帳項(xiàng)設(shè)置為可簽單。首先在“帳項(xiàng)”框中將可簽單的帳項(xiàng)挑“”，如果是全部可簽，則可使用“ S 全選”將全部帳項(xiàng)選中，如果是全部不可簽（即所有消費(fèi)只能現(xiàn)付），則可使用“ U 不選”將所有帳項(xiàng)前的“”去掉，再在“客人簽單信息”中選擇要掛到的帳本，然后點(diǎn)擊“ 。 將該帳設(shè)置為不可簽單。操作為：如果是取消單個(gè)帳項(xiàng)，則先在客人或團(tuán)主簽單信息的相應(yīng)帳本中選擇要取消簽單的帳項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“ D 如果將該帳本中的所有帳都設(shè)置為不可簽單，則先在客人或團(tuán)主簽單信息中選擇相應(yīng)的帳本，然后點(diǎn)擊“ C 清空”即可。 簽單限額。表 示該帳戶的掛帳限額。當(dāng)帳戶余額超過此限額時(shí)，則系統(tǒng)會提示超限額。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 10 頁 共 43頁 套用現(xiàn)有簽單模板。指該種簽單方式已經(jīng)設(shè)置好，此時(shí)此帳戶的簽單剛好與設(shè)置的一樣，則此時(shí)在“選擇簽單模板”中選擇相應(yīng)的模板，則系統(tǒng)會自動套用該模板的簽單。 圖 5） F 帳本設(shè)置。用于增加、修改或刪除帳本。每個(gè)帳戶最多可以設(shè)置 10 個(gè)帳本（ A帳本名稱由系統(tǒng)自動給出。當(dāng)點(diǎn)擊“ F 帳本設(shè)置”時(shí)，進(jìn)入如圖 5示界面。其中：“轉(zhuǎn)帳帳戶”表示將該帳本與相應(yīng)的帳戶關(guān)聯(lián)起 來，這樣設(shè)置后，當(dāng)前臺收銀轉(zhuǎn)帳時(shí)，就可以加快結(jié)帳速度。 圖 5） 當(dāng)做團(tuán)隊(duì)客人的稱單時(shí)，一般是個(gè)人與團(tuán)主帳戶的簽單不要重復(fù)。但如果重復(fù)之后，可通過參數(shù) 加以控制：當(dāng) 時(shí)，將所簽帳項(xiàng)簽到團(tuán)主，當(dāng) 時(shí)，將所簽帳項(xiàng)簽到個(gè)人。 三、 上門團(tuán)隊(duì)入住 在圖 5示中，除了輸入上門散客的資料外，還應(yīng)輸入“團(tuán)隊(duì)名稱”信息，然后保存即可，同時(shí)還需要做團(tuán)主的簽單，簽單見前部分的簽單信息即可。 注意：團(tuán)隊(duì)與散 客的區(qū)別就在于：在“團(tuán)隊(duì)名稱”中有內(nèi)容的就是團(tuán)隊(duì)，否則就是散客。因此，在散客轉(zhuǎn)團(tuán)隊(duì)時(shí)，只需在圖 5示圖的“團(tuán)隊(duì)名稱”中輸入團(tuán)隊(duì)名稱，然后重新修改好簽單信息即可。當(dāng)“團(tuán)隊(duì)名稱”為空時(shí)，則即為散客。當(dāng)團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)散客或散客轉(zhuǎn)團(tuán)隊(duì)后，必須修改簽單信息。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 11 頁 共 43頁 第六章 已入住客人的修改 當(dāng)需要對已入住的客人資料進(jìn)行修改時(shí)，可以按以下方法進(jìn)行。 一、 當(dāng)進(jìn)行快速開房后，需要對客人檔案進(jìn)行詳細(xì)處理時(shí)，可使用“入名單”進(jìn)行處理。 點(diǎn)擊“入名單”后，系統(tǒng)進(jìn)入如圖 6示界面。在此輸入要修改客人的房號。如果該房間有多個(gè)客人，則系統(tǒng) 進(jìn)入圖 6示“信息列表”界面，在此選擇要修改的客人，然后選擇“客人檔案”的“客人詳細(xì)檔案”，則系統(tǒng)進(jìn)入圖 6示界面；當(dāng)只有一個(gè)客人時(shí)，則系統(tǒng)直接進(jìn)入如圖 6示的“客人檔案”處理界面，在此可按下述說明對客人詳細(xì)檔案進(jìn)行處理； 圖 6 6 6 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 12 頁 共 43頁 1、主要信息：用于保存該 客人的基本資料。其詳細(xì)內(nèi)容如圖 6示。在填寫客人檔案時(shí)，原則上是盡可能使信息完整。其中： 當(dāng)證件類型為中國身份證時(shí)，在號碼處，可以輸入 15 位或 18 位的身份證號，系統(tǒng)會根據(jù)證件號碼自動識別“生日”、“性別”及客人“地址”等信息。 “國別”、“地區(qū)”請選擇正確，否則將影響相應(yīng)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。 “選房要求”、“客房服務(wù)”及“接待服務(wù)”將取自于訂單的相應(yīng)備注內(nèi)容，亦可在此輸入后，在訂單的相應(yīng)備注項(xiàng)下可顯示其內(nèi)容。 “黑客”前挑“”則表示該客人為黑客，系統(tǒng)將在圖 6示界面的“狀態(tài)”欄顯示“ B” “禁止掛帳”前挑“則表示此客人將禁止掛帳，系統(tǒng)將在圖 6示界面的“狀態(tài)”欄顯示“ $” “保密”前挑“”則表示此客人為保密客人，系統(tǒng)將在圖 6示界面的“狀態(tài)”欄內(nèi)顯示“ K” “遺失物品標(biāo)志”，當(dāng)前面有“”時(shí)，表示此客人有在酒店有遺失物品 “掃描”表示當(dāng)有身份證掃描接口時(shí)，則可用此功能對身份證進(jìn)行掃描，從而系統(tǒng)可對掃描的信息進(jìn)行分析，自動提取姓名、證件類型、證件號碼、生日、性別、地址等信息。 “可超預(yù)訂”前挑“”則表示當(dāng)此客人進(jìn)行預(yù)訂時(shí)，如果該等級客房已沒有時(shí)，還可進(jìn)行超預(yù)訂。 “入境日期”、“入境口岸”、“簽證機(jī)關(guān)”等請選擇正確，否則會對公安局發(fā)送系統(tǒng)產(chǎn)生影響。 2、訂房：表示該客人的訂房信息。在此列出了該客人的所有住店信息，其內(nèi)容如圖 6示。 圖 6、歷史：用于顯示該客人的歷史統(tǒng)計(jì)信息和歷次住店信息。其內(nèi)容分上下兩部分：第一部分為“客人歷史統(tǒng)計(jì)”信息，主要是住店、消費(fèi)等的統(tǒng)計(jì)信息；第二部分為該客人的歷次住店情況。其內(nèi)容如圖 6示。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 13 頁 共 43頁 圖 6、客帳：用于顯示該客人的各帳本的總數(shù)及各帳本的各明細(xì)帳。其內(nèi)容分為上下兩部分：第一部分為各帳本的統(tǒng)計(jì)信息，第二部分為各帳本的明細(xì)帳。其內(nèi)容如圖 6示。 圖 6 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 14 頁 共 43頁 5、事件跟蹤：用于查看或?qū)υ摽腿说氖录櫺畔⑦M(jìn)行處理。 事件跟蹤是飯店銷售部門對宴會、會議等大型活動進(jìn)行配合安排的一種傳遞方式。安是通過事件這一功能將由銷售部或宴會預(yù)訂部等部門事先談好并需其它部門配合完成的工作內(nèi)容或工作指令計(jì)算機(jī)進(jìn)行自 動傳遞，各相關(guān)部門可通過計(jì)算機(jī)及時(shí)了解情況進(jìn)行工作準(zhǔn)備。這樣即節(jié)省了辦公費(fèi)用，又提高了工作效率。 其界面如圖 6示。其中： 圖 6A 增加。用于增加該客人的事件跟蹤信息。 點(diǎn)擊“ A 增加”后，系統(tǒng)進(jìn)入如圖 6示界面，首先在“ 1、基本信息”部分輸入該事件基本信息，然后“保存”，再在“ 2 協(xié)作部門執(zhí)行內(nèi)容”部分輸入“協(xié)作部門”、“執(zhí)行日期”、“時(shí)間”及“執(zhí)行內(nèi)容”，點(diǎn)擊“ 2 保存”即可?？捎迷摲椒▽⑺袇f(xié)作內(nèi)容輸入。 圖 6E 修改。用于對已有的事件進(jìn)行修改。其方法與界面和“ A 增加”相同。 V 查看。用于對選定的事件進(jìn)行查看。 D 刪除。將無用的事件刪除。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 15 頁 共 43頁 6、活動計(jì)劃：活動計(jì)劃是指銷售員對客銷售活動安排。例如：電話回訪、贈送節(jié)日禮物、邀請客人參加生日宴會等都屬于活動計(jì)劃。此功能用于增加、修改、刪除活動計(jì)劃。其界面如圖6示。其中： 圖 6A 增加：用于增加新的活動計(jì) 劃。在圖 6面下，點(diǎn)擊“ A 增加”后，在新的空白行中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“ S 保存”即可。 E 修改：用于對已有的計(jì)劃進(jìn)行修改。在圖 6表下，先選擇要修改的記錄，然后點(diǎn)擊“ 然后對要修改的內(nèi)容進(jìn)行修改，點(diǎn)擊“ S 保存”后即修改完成。如果該活動已經(jīng)完成，則可通過修改功能將“完成標(biāo)志”欄挑“”，在“備注”欄輸入活動的詳細(xì)說明，然后點(diǎn)擊“ S 保存”即可。 D 刪除：用于對無用的記錄進(jìn)行刪除。在圖 6表下，先選擇要刪除的氯，然后點(diǎn)擊“ D 刪除”即可。 7、附屬檔案。用于客人主要信 息之外檔案的處理。其內(nèi)容如圖 6示。在處理時(shí)，先在“檔案選擇”欄選擇要處理的檔案，然后通過“ A 增加”、“ E 修改”及“ D 刪除”功能在“表中數(shù)據(jù)”欄對相應(yīng)的附屬檔案進(jìn)行處理。 圖 6 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 16 頁 共 43頁 8、次要信息。用于對主要信息及附屬檔案之外的信息進(jìn)行處理。其界面如圖 6示。 圖 6：“附屬檔案”和次要信息都必須要先在系統(tǒng)設(shè)置中做好設(shè)置后才能在此處使用。 9、遺失。用于對遺失物品進(jìn)行管理。當(dāng)客人在住店期間有物品遺失后，可通過此功能將此遺氧化物品記錄下來，如果此物品找到，則可通過“修改”功能在“已找到”欄挑“”。其主要內(nèi)容如圖 6示。 圖 6掛失：用于增加新的遺失物品。其內(nèi)容如圖 6示。在輸入時(shí)請將各項(xiàng)內(nèi)容輸入完整。如果此物品已找到，則在“已找到”標(biāo)志處挑“”，否則就空著。 圖 6 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 17 頁 共 43頁 修改：用于對已有遺失物品進(jìn)行修改。當(dāng)遺失物品找到后，或要對遺失物品進(jìn)行修改時(shí)，就可用該功能進(jìn)行處理。其處理界面如圖 6示。 刪除：當(dāng)遺失物品已經(jīng)找到，或者不再需要該物品信息時(shí)，就可用此功能將其刪除。 圖 60、租借。用于客人租借物品的管理。當(dāng)客人有租借物品時(shí)，就可用此功能進(jìn)行管理。其中： 圖 6A 租借。用于對租借物品進(jìn)行登記。其界面如圖 6示。 B 歸還。當(dāng)租借物品已歸還之后，點(diǎn)擊此按鈕即可。點(diǎn)擊后，系統(tǒng)將在圖 6示中的“已歸還”中打“”，同時(shí)在“歸還日期，操作員”中加入當(dāng)前操作員的信息。 E 修改。用于對當(dāng)前租借物品進(jìn)行修改。其界面如圖 6示。 D 刪除。用于將無用的租借物品信息刪除。 11、照片。用于記錄該客人照片信息。其界面如圖 6示。在“照片路徑”處選擇照片文件。則其圖片將顯示在下面灰色框內(nèi)。在做此操作前，必須先將照片生成 片文件。放在相應(yīng)的文件夾下。 圖 6 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 18 頁 共 43頁 二、 住店客人。 如果要對現(xiàn)住客人的信息進(jìn)行修改。則可按下述過程進(jìn)行。 圖 6擊“住店客人”后，系統(tǒng)進(jìn)入如圖 6示界面，在此界面下，首先選擇是“個(gè)人”還是“團(tuán)隊(duì)”帳戶，以及是“現(xiàn)住”還是“離店”狀態(tài)，然后確定查詢條件，其中“中文名”、“英文名”系統(tǒng)可以自動進(jìn)行模糊查詢，如果上述條件還不準(zhǔn)確，還可以確定“其他”部分的條件。當(dāng)上述條件完全確定后，點(diǎn)擊“ S 查找”，則系統(tǒng)進(jìn)入如圖 6示的信息列表界面。 圖 6 6方列出了很多功能，現(xiàn)只對接待中用到的功能進(jìn)行說明。 1、 修改。主要用于對該客人的住店信息進(jìn)行修改。其詳細(xì)內(nèi)容如圖 5示。 店管理系統(tǒng) 接待管理使用說明書 第 19 頁 共 43頁 1）當(dāng)修改了房間等級后，則在“原等級”中會將修改前的等級顯示出來，當(dāng)“實(shí)際房價(jià)”與“協(xié)議價(jià)”不等時(shí)，則會在一黃色的燈顯示在“實(shí)際房價(jià)”右邊，點(diǎn)擊該燈可以顯示房價(jià)調(diào)整的“授權(quán)人”和“調(diào)整原因”。（當(dāng)系統(tǒng)參數(shù) 時(shí) ，修改房間等級時(shí)必須輸入授權(quán)人， =0 時(shí)不要求輸入； 時(shí)，房價(jià)與標(biāo)準(zhǔn)房價(jià)不一致時(shí)是必須輸入授權(quán)人， =0 時(shí)不要求輸入。） 2、 延住。用于對要延住的客人快速延住。如圖 6示，在空白處輸入要延住的天數(shù)，然后回車即可。 圖 6、 客戶檔案。主要用于客戶檔案的修改與完善，及和該客戶有關(guān)信息的查詢。在此可對四種檔案進(jìn)行處理：客人簡單檔案、客人詳細(xì)檔案、團(tuán)隊(duì)檔案、接待單位檔案?，F(xiàn)分別說明如下： 1） 客 人簡單檔案。此功能下只是對該客人的簡要信息進(jìn)行處理，其界面如圖 6示。 圖 6此只需填寫最關(guān)鍵的信息。以便于快速修改客人的檔案資料。其中當(dāng)證件類型為中國身份證時(shí)，在號碼處，可以輸入 15 位或 18 位的身份證號，系統(tǒng)會根據(jù)證件號碼自動識別“生日”、“性別”及客人“地址”等信息。當(dāng)前客人簡單信息修改完成保存后，可點(diǎn)擊“下一個(gè)”或“前一個(gè)”對另外客人的簡單資料進(jìn)行處理。 2） 詳細(xì)檔案。詳情請見第六章第一部分。 3） 團(tuán)隊(duì)檔案。主要 用于對團(tuán)隊(duì)檔案進(jìn)行處理。其界面如圖 6示。處理方法與客人的詳細(xì)檔案