征稿管理專家說(shuō)明書.doc

貴鶴科技【貴鶴】征稿管理專家說(shuō)明書1.概介軟件名稱：征稿管理專家版本編號(hào)：V1.0版權(quán)所有：黔中客征稿管理專家專為組稿代理設(shè)計(jì)，是完全針對(duì)組稿代理工作實(shí)際而設(shè)計(jì)的一款管理軟件，以征稿管理為核心，輔以作者管理、下級(jí)合作人管理、期刊聯(lián)系人管理、期刊管理、郵件群發(fā)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及用于廣告短信群發(fā)的手機(jī)號(hào)批量提取等功能，是期刊雜志或報(bào)紙組稿代理們的理想工具。軟件耗時(shí)兩年多，積聚了十余名軟件工程師的心血，還有數(shù)十名組稿代理的積極建議，以及兩年來(lái)參與測(cè)試的組稿代理們的辛勤勞動(dòng)。鑒于此，懇求各用戶一定注冊(cè)正版軟件，以支持我們團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，以便有資金進(jìn)一步優(yōu)化該軟件。軟件界面友好，功能布局既美觀，又實(shí)用，在測(cè)試中獲得了一致好評(píng)。界面如下圖：2.軟件操作指南2.1 征稿管理征稿管理功能是軟件的核心功能，包括文稿處理流程、收款交款處理、信息修改等主要操作。2.1.1 征稿管理概介征稿管理為軟件核心功能，包括新稿登記、代寫安排、稿件送審、收款登記、交款登記、撤退稿登記、退款登記、寄刊登記等常用功能。界面如下：2.1.2 稿件處理流程操作【新稿登記】新稿登記時(shí)，作者名和文章標(biāo)題為必填項(xiàng)。如果是代寫的文章，就暫時(shí)用一個(gè)臨時(shí)標(biāo)題來(lái)代替，如某作者要寫有關(guān)高中語(yǔ)文的論文，你就可記為“高中語(yǔ)文論文”。文章編號(hào)會(huì)在點(diǎn)新增后自動(dòng)生成。其他項(xiàng)目可以根據(jù)自己的實(shí)際需要選填。“推薦人”欄目如果是本人親自收稿，可以留空，也可以填上其他個(gè)性的標(biāo)記，如“本人”之類的，但一定要與其他真正的推薦人相區(qū)別。這樣以便于統(tǒng)計(jì)時(shí)準(zhǔn)確。稿件登記一定“一文一記”，不能“一記多文”。如果一個(gè)人要發(fā)兩篇文章，就應(yīng)該記錄兩條數(shù)據(jù)?！敬鷮懓才拧啃枰才糯鷮懙奈恼虏胚M(jìn)入此環(huán)節(jié)。只有新登記的標(biāo)識(shí)為“新稿件”的記錄才能進(jìn)入代寫安排，在界面中依次填入“代寫人”和“送寫時(shí)間”即可。至于產(chǎn)生的代寫費(fèi)用，可以通過(guò)【交款登記】或【其他開支】登記來(lái)記錄。【代寫完成登記】安排了代寫的文章才會(huì)進(jìn)入此環(huán)節(jié)。代寫完成的稿件，如果還要安排發(fā)表，只需要選中“代寫完成登記”。如果只安排代寫，不安排發(fā)表的稿子，需要選中“已完結(jié)稿件”。（【注】只有標(biāo)注為“已完結(jié)稿件”的稿子才能進(jìn)入統(tǒng)計(jì)范圍。）代寫完成的稿件，如果需要改標(biāo)題，可通過(guò)【信息修改】按鈕打開修改界面進(jìn)行修改?！舅蛯彽怯洝咳绻盐恼陆唤o期刊聯(lián)系人（上級(jí)代理或雜志編輯等，統(tǒng)稱期刊聯(lián)系人），就需用到此項(xiàng)。只有標(biāo)記為“新稿件”、“代寫完成稿件”、“待出刊稿件”（有的文章送A刊不過(guò)，然后轉(zhuǎn)送B刊，所以“待出刊稿件”也可以重新送審）等的文章才能執(zhí)行此操作。送審登記中，期刊聯(lián)系人、審稿結(jié)果、送審時(shí)間、安排刊期等項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫。【出刊登記】出刊登記項(xiàng)目只能針對(duì)待出刊稿件。包括出刊時(shí)間和樣刊數(shù)量?jī)身?xiàng)?！炯目怯洝勘静僮髦荒茚槍?duì)“待寄刊稿件”。對(duì)同一個(gè)作者，可多次寄刊，相應(yīng)地可記錄多次。記錄前點(diǎn)“新增”按鈕，即可自動(dòng)生成編號(hào)、寄刊人等信息?！班]遞單位”是指負(fù)責(zé)郵遞包括的單位，如中國(guó)郵政、圓通、順豐等。其他需填項(xiàng)目一看即可明白，此不贅言。特別需要強(qiáng)調(diào)的是，如果刊物已經(jīng)寄送完畢并且確認(rèn)作者已收到，可點(diǎn)“稿件完結(jié)標(biāo)注”按鈕，將稿件標(biāo)注為“已完結(jié)稿件”，這樣才能使文章進(jìn)入統(tǒng)計(jì)范圍?！境吠烁宓怯洝勘静僮髦荒茚槍?duì)“新稿件”或“待出刊稿件”。注明撤退稿原因和應(yīng)退款金額等信息即可。2.1.3 賬務(wù)處理流程【收款登記】收款登記可針對(duì)任何一個(gè)環(huán)節(jié)中的文章進(jìn)行。每篇文章可對(duì)應(yīng)多條收款記錄，因此可有效記錄分期付款的情況。收款合計(jì)值形成每一篇文章的總收入。收款登記中，“交款人”往往是文章作者或推薦文章的人，即為文章出資金的人；交款方式包括銀行網(wǎng)點(diǎn)存入、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬、支付寶轉(zhuǎn)賬等多種方式，可通過(guò)下拉列表選擇，也可手動(dòng)輸入；收款事由根據(jù)自己的喜好來(lái)填，如“版面費(fèi)”、“代寫費(fèi)”等；收款賬號(hào)指系統(tǒng)用戶本人收款的賬號(hào)，可以是銀行卡號(hào)，也可以是支付寶、財(cái)付通等特別號(hào)。至于“備注”，就隨你便?！窘豢畹怯洝看隧?xiàng)也可針對(duì)任何一篇文稿進(jìn)行。一般主要記錄向期刊聯(lián)系人（期刊編輯或上級(jí)代理）繳交的費(fèi)用，或請(qǐng)寫手寫稿的費(fèi)用。可多次繳交，對(duì)應(yīng)就有多次記錄。每篇文章對(duì)應(yīng)的將款總額形成該文的主要支出，即數(shù)據(jù)表中的“實(shí)交款”，加上【其他開支】項(xiàng)，形成總支出?！酒渌_支登記】所謂其他開支，是圍繞一篇文稿所形成的零星支出，比如快遞費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)等。只要你愿意記，所有零星的開支都可以記入。但所記一定要與對(duì)應(yīng)的文章相關(guān)?！就丝畹怯洝看瞬僮髦会槍?duì)已撤退稿件，所以退款之前一定要先執(zhí)行【撤退搞登記】操作。稿件撤退了，錢當(dāng)然是要退給別人的，至于退多少，就由你和對(duì)方商定，并在撤退稿登記時(shí)注明。退款可一次性退清，也可多次退清，反正記一次還是記多次，隨性?？傆?jì)退了多少，還差多少，你不用管，系統(tǒng)會(huì)幫你計(jì)算。（但原各位組稿人實(shí)踐中都不會(huì)遇到撤退稿的事件！煮熟的鴨子都飛走，畢竟非人所愿。不過(guò)現(xiàn)實(shí)中總會(huì)有這種可能，所以軟件還是增加了此功能。）2.1.4 其他操作【信息修改】如果登記后有信息需要修改，可通過(guò)此功能完成。打開界面后，相關(guān)的操作一看就懂，不用贅述。此功能可針對(duì)任何一個(gè)環(huán)節(jié)的稿件?！敬蛴?shù)據(jù)】這個(gè)操作也要說(shuō)明么？呵呵，就不用了。傻傻的點(diǎn)擊按鈕即可，然后根據(jù)提示操作?！静榭丛敿?xì)信息】這個(gè)沒(méi)有按鈕，是在右鍵菜單中。在表單上點(diǎn)右鍵可看到?！緞h除當(dāng)前記錄】如果某篇稿件你想刪除掉，請(qǐng)?jiān)诒碇袉螕粲益I，點(diǎn)“刪除當(dāng)前記錄”看看什么效果?！緦?dǎo)出到EXCEL】如果想把表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到EXCEL表格中編輯作他用，很簡(jiǎn)單，在表上右鍵?！净謴?fù)當(dāng)前稿件】此操作只針對(duì)已撤退的稿件。如果飛走的熟鴨子又飛回來(lái)咋辦呢？即某篇已撤退的稿件突然之間又要你進(jìn)行安排，咋整？重新記錄當(dāng)然廢神廢事，那就右鍵，選擇“恢復(fù)當(dāng)前稿件”。執(zhí)行此操作后，對(duì)應(yīng)稿件又變成“新稿件”。2.2 期刊管理2.2.1 期刊操作期刊管理首頁(yè)是期刊詳情展示，包括的期刊信息很多，你一看便知，都是組稿代理組稿過(guò)程中經(jīng)常需要參考或及時(shí)向作者提供的信息。其中包括期刊公章圖片。此功能僅供參考。期刊公章如涉及違法，請(qǐng)勿隨便添加。由此產(chǎn)生的法律后果，概于本軟件無(wú)關(guān)。如果添加新期刊，直接點(diǎn)擊“添加新期刊”按鈕，如果是修改已存在的期刊信息，則點(diǎn)擊“修改期刊信息”按鈕。期刊信息也可以導(dǎo)出到EXCEL中進(jìn)行編輯。比如你想制作一個(gè)期刊宣傳列表單，就可使用此功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出。2.2.2 期刊收款賬號(hào)點(diǎn)擊“添加或修改賬號(hào)”，可進(jìn)入期刊收款賬號(hào)管理界面，可在此界面中添加或修改期刊的收款賬號(hào)，一般主要指上級(jí)代理的個(gè)人賬號(hào)或雜志社編輯部財(cái)務(wù)賬號(hào)等。2.3 期刊聯(lián)系人管理期刊聯(lián)系人包括期刊編輯、上級(jí)代理或組稿人等，此模塊的管理其實(shí)就是針對(duì)他們的通迅錄管理，當(dāng)然也包括了誠(chéng)信等級(jí)及其他個(gè)性信息管理等內(nèi)容。此模塊數(shù)據(jù)也可以導(dǎo)出到EXCEL中進(jìn)行編輯作他用。2.4 下級(jí)合作人管理下級(jí)合作人指用戶發(fā)展的下級(jí)組稿代理人，即下家。管理的主要內(nèi)容包括基本信息和其他個(gè)人信息等。其他個(gè)人信息可以添加或修改界面中直接從RTF文件中導(dǎo)入。2.5 作者管理作者管理主要是作者的基本信息和通迅聯(lián)絡(luò)信息，以備寄刊時(shí)聯(lián)系或以后作征稿宣傳。2.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析要了解一段時(shí)間中盈利情況，可通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析來(lái)進(jìn)行。一共有三個(gè)角度的統(tǒng)計(jì)：按推薦人統(tǒng)計(jì)，按期刊統(tǒng)計(jì)，按年月統(tǒng)計(jì)。每個(gè)角度的統(tǒng)計(jì)又可分為全范圍統(tǒng)計(jì)和時(shí)間段統(tǒng)計(jì)。默認(rèn)為全范圍統(tǒng)計(jì)。但當(dāng)數(shù)據(jù)時(shí)間跨度很大時(shí)，或統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目特別多時(shí)，全范圍統(tǒng)計(jì)的結(jié)果在統(tǒng)計(jì)圖中顯示將因?yàn)楹苊芏床磺?。系統(tǒng)提供了三種統(tǒng)計(jì)圖，分別是柱圖、餅圖、曲線圖。三種圖不能共現(xiàn)，每次只能顯示一種圖。選中需要顯示的圖，取消其他圖的選中狀態(tài)，即可顯示需要的圖。在統(tǒng)計(jì)圖上單擊右鍵，可以打印圖表。如需要將圖用于電子文檔，可通過(guò)截圖實(shí)現(xiàn)。2.7 廣告郵件群發(fā)很多廣告郵件群發(fā)軟件是要收費(fèi)的，本系統(tǒng)免費(fèi)附贈(zèng)此功能。不過(guò)該功能是通過(guò)后臺(tái)端口發(fā)郵件，很容易被殺軟識(shí)別為木馬或風(fēng)險(xiǎn)軟件。對(duì)此請(qǐng)用戶自己斟酌使用。迷信殺軟的用戶最好不要使用此功能。如果非要使用此功能，最好將軟件添加為信任文件。郵件群發(fā)時(shí)，發(fā)信服務(wù)器根據(jù)自己的郵箱所在網(wǎng)站進(jìn)行選擇，軟件中內(nèi)置了常用的郵件服務(wù)器。端口號(hào)一般默認(rèn)為25，少數(shù)有差異。具體可在網(wǎng)上查閱有關(guān)資料。發(fā)信服務(wù)賬號(hào)即是你的郵箱符號(hào)之前的部分。發(fā)送服務(wù)密碼呢，你如果不知道的話，我就更不知道了。收件信箱可以手動(dòng)一條一條地加入，也可以直接從TXT文檔中載入，不過(guò)TXT文檔中的郵箱一定要一個(gè)郵箱占一行，否則導(dǎo)入會(huì)出錯(cuò)。發(fā)送郵件前別忘了填主題和內(nèi)容。你要發(fā)空郵件我們倒也沒(méi)有意見。2.8 手機(jī)號(hào)提取考慮到短信群發(fā)要另外交錢給運(yùn)營(yíng)商，我們?cè)谲浖袥](méi)有加入短信群發(fā)功能。但考慮到用戶可能要購(gòu)買某些運(yùn)營(yíng)商的群發(fā)服務(wù)，為此我們?cè)O(shè)計(jì)了手機(jī)號(hào)批量提取功能。該功能可分類將需要的手機(jī)號(hào)全部提取出來(lái)，用戶復(fù)制后可直接用于有關(guān)短信群發(fā)軟件。此功能從主頁(yè)【輔助功能】中進(jìn)入。2.9 征稿記事該功能也在輔助功能中。主要用于征稿管理過(guò)程中的一些臨時(shí)記事，該功能界面其實(shí)就是一個(gè)記事本，不過(guò)多了加密功能，所記內(nèi)容可以加密存盤，使別人無(wú)法查看真實(shí)信息。要查看加密過(guò)的內(nèi)容，也可通過(guò)此界面解密打開。3系統(tǒng)基本信息配置管理3.1 從EXCEL導(dǎo)入數(shù)據(jù)該功能執(zhí)行前，請(qǐng)確保有EXCEL表格中的數(shù)據(jù)列名與接收數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)字段名一致。數(shù)據(jù)庫(kù)字段信息會(huì)在界面中顯示。載入EXCEL表格時(shí)，請(qǐng)一定填寫列名所在行號(hào)，而且要填準(zhǔn)確，要不然就會(huì)讀出錯(cuò)誤的列名。在執(zhí)行導(dǎo)入前，請(qǐng)確保導(dǎo)出的列和接收數(shù)據(jù)的字段數(shù)量一致，名稱一致。3.2 用戶管理此功能從【系統(tǒng)功能】中打開。界面一看就懂，只是要強(qiáng)調(diào)的是：新添加的用戶不能是“admin”。其他用戶也不能重名。每個(gè)用戶都應(yīng)授予相應(yīng)的權(quán)限。3.3 期刊信息配置期刊管理中有關(guān)期刊類別、期刊級(jí)別、出刊周期的選項(xiàng)源于此，請(qǐng)務(wù)必在使用系統(tǒng)前進(jìn)行配置。3.4 系統(tǒng)用戶轉(zhuǎn)款賬號(hào)配置自己的賬號(hào)管理，主要用于將款登記中轉(zhuǎn)出賬戶列表選擇。先配置好，登記時(shí)就能節(jié)約不少時(shí)間。3.5 密碼修改修改密碼前，一定要輸入舊密碼。用戶初始密碼與用戶名相同。3.6 其他系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)備份：一鍵備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)到指定的位置。數(shù)據(jù)恢復(fù)：將備份的數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入到系統(tǒng)，覆蓋系統(tǒng)中原有的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)初始化：清空系統(tǒng)中的除系統(tǒng)用戶之外的所有數(shù)據(jù)。此操作一定要小心，執(zhí)行之前一定要確保系統(tǒng)中沒(méi)有需要保留的數(shù)據(jù)。4.注冊(cè)說(shuō)明軟件有兩種版本，一是機(jī)器碼注冊(cè)版，二是加密狗版。機(jī)器碼注冊(cè)版需要用戶安裝軟件后，將軟件所獲取的機(jī)器碼復(fù)制發(fā)給我們，我們生成注冊(cè)碼后發(fā)還給用戶，用戶注冊(cè)后即可使用。一個(gè)注冊(cè)碼只能注冊(cè)一臺(tái)電腦。這種注冊(cè)方式使用時(shí)受制于具體的某臺(tái)電腦。加密狗版直接購(gòu)買USB加密狗，使用時(shí)只要插上加密狗即可，不受電腦限制。軟件有試用版本，試用版本有很多功能限制。注冊(cè)后即可使用所有功能，而且還能享受永久免費(fèi)升級(jí)服務(wù)即其他