常用幾個辦公軟件的結(jié)合使用和使用技巧.ppt

TCL空調(diào)事業(yè)部家用空調(diào)研發(fā)制造中心品質(zhì)管理部 常用幾個辦公軟件的結(jié)合使用和使用技巧 常用的幾個辦公軟件 1 文字出來軟件 WORK和WPS等 2 報表處理軟件 EXCEL和WPS等 3 演示文件和課件的制作 POWERPOINT等 4 流程制作軟件 VISIO WORD的使用技巧 一 多處剪切 一處粘貼用圖文場移動多個對象 圖文場是Word中另外一種剪切板 可以存儲已剪切的多個項目 你可用它移動兩個或更多不相鄰的項目 具體方法為 選中要移動的文本或圖形 再按下Ctrl F3組合鍵移至圖文場 對每個要移的項目重復(fù)此步驟 單擊要插入圖文場的位置 若插入圖文場內(nèi)容而并清空圖文場 可按下Ctrl Shift F3組合鍵 二 同時編輯長文檔的多個部分同時編輯同一文檔的多個部分 處理長文檔時可將文檔的不同部分同時顯示出來以供編輯 這里有兩種方法實現(xiàn)該功能 方法一 利用不同的窗口顯示同一文檔的不同部分 首先打開需顯示的文檔 然后單擊 窗口 菜單的 新建窗口 菜單項 這樣屏幕上就會產(chǎn)生一個新窗口 顯示的是同一文檔 你可以通過窗口切換和窗口滾動技術(shù) 使不同的窗口顯示同一文檔的不同部分 方法二 用同一窗口的子窗口顯示同一文檔的不同部分 即單擊 窗口 菜單的 拆分 菜單項 將當(dāng)前文檔窗口分割為兩個子窗口 且兩個子窗口都是激活的 你可以對任何一個子窗口獨立地進行操作 要想結(jié)束這種子窗口狀態(tài) 可以單擊 窗口 菜單的 取消拆分 菜單項 三 同時保存或關(guān)閉多個文檔同時保存多個文檔 當(dāng)同時打開了多個文檔時 若要同時保存和關(guān)閉所有文檔 可按住Shift鍵 再單 文件 菜單 這時菜單中將包含 全部關(guān)閉 和 全部保存 兩個菜單項 你只需單擊其中之一即可 WORD的其他小技巧 一 使用格式刷在Word中 可以使用 格式刷 方便地將某種格式復(fù)制到多個段落 操作方法為 1 選定要進行格式復(fù)制的文字 雙擊 格式刷 工具按鈕 這時鼠標(biāo)指針會變成格式刷形狀 2 將鼠標(biāo)移至要改變格式的段落 單擊鼠標(biāo)左鍵 或者在文檔中選定要改變格式的文字 3 重復(fù)步驟2 可進行多次復(fù)制操作 直到再次單擊 格式刷 工具按鈕完成操作 二 選定文字的技巧1 用鼠標(biāo)快速選定 雙擊鼠標(biāo)左鍵 在Word97中可選定一個由空格和標(biāo)點符號分隔的短句 在Word2000中可選定一個默認的詞 三擊鼠標(biāo)左鍵 選定一段正文 2 使用選定欄 選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄 當(dāng)鼠標(biāo)指針移到選定欄上時 指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭 這時單擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)感械恼形淖?雙擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖?三擊鼠標(biāo)左鍵可以將正在編輯的文檔全部文字選定 3 選定一列文字 將光標(biāo)置于欲選定列的任意一角 按住alt鍵后 拖動鼠標(biāo)指針至該列的對角處 可選定一列文字 4 使用快捷鍵f8 按f8第一次 打開 擴展 模式 按第二次 選中當(dāng)前詞 按第三次 選中整個句子 按第四次 選中當(dāng)前段落 按第五次 選中整個文檔 四 給跨頁的表格自動添加表頭如果你在Word中制作的表格有多頁 往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭 這時 可按以下步驟進行操作 1 選定第一頁的表頭 表頭有多行時要選定多行 2 在Word97的 表格 選單上 單擊 標(biāo)題 在Word2000的 表格 選單上 單擊 標(biāo)題行重復(fù) 五 編輯時的快速定位按下shift f5組合鍵可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置 Word能夠記憶你前三次的編輯位置 第四次按shift f5組合鍵插入點會回到當(dāng)前的編輯位置 如果是在打開文檔之后按shift f5 可以將插入點移動到上次退出Word時最近一次的編輯位置 在Word2000中靈活運用Ctrl鍵 與字母聯(lián)合使用Ctrl A 全選 Ctrl B 對所選文字設(shè)置或取消加粗 Ctrl C 復(fù)制 Ctrl D 打開字體對話框 Ctrl E 段落居中對齊 Ctrl F 查找 Ctrl G 定位 Ctrl H 替換 Ctrl I 所選文字設(shè)置或取消傾斜 Ctrl K 插入超級鏈接 Ctrl L 段落左對齊 Ctrl M 可縮進所選段落 Ctrl N 新建文檔 Ctrl O 彈出打開對話框 Ctrl P 打印 Ctrl Q 取消編號 Ctrl R 段落右對齊 Ctrl S 保存文檔 Ctrl T 設(shè)置懸掛式縮進 Ctrl U 可為所選文字設(shè)置或取消下劃線 Ctrl V 粘帖 Ctrl W 關(guān)閉文檔 Ctrl X 剪切 Ctrl Y 可重復(fù)大部分命令和操作 Ctrl Z 可撤銷最后一步編輯操作如果要撤銷多步編輯操作 可再按此快捷鍵 與光標(biāo)鍵聯(lián)合使用Ctrl 可將插入點移到上一個英文單詞或中文詞 Ctrl 可將插入點移到下一個英文單詞或中文詞 Ctrl 可將插入點移到上一個段落 Ctrl 可見插入點移到下一個段落 與部分?jǐn)?shù)字聯(lián)合使用Ctrl 0 可迅速在段前增加或刪除 磅的行距 Ctrl 1 改變段落的行距為單倍行距 Ctrl 5 改變段落的行距為 倍行距 Ctrl 2 改變段落的行距為雙倍行距 與Fn功能鍵聯(lián)合使用Ctrl F2 選擇 文件 菜單上的 打印預(yù)覽 命令 Ctrl F3 剪切至圖文場 Ctrl F4 關(guān)閉文檔 Ctrl F5 還原文檔窗口 Ctrl F6 前往下一個窗口 Ctrl F9 插入空域 Ctrl F10 將文檔窗口最大化 Ctrl F11 鎖定域 Ctrl F12 選擇 文件 菜單上的 打開 命令 與Shift Fn功能鍵聯(lián)合使用Ctrl Shift F3 插入圖文場的內(nèi)容 Ctrl Shift F5 編輯書簽 Ctrl Shift F6 前往上一個窗口 Ctrl Shift F8 擴展所選區(qū)域或塊 然后按方向鍵 Ctrl Shift F9 取消域的鏈接 Ctrl Shift F10 激活標(biāo)尺 Ctrl Shift F11 取消對域的鎖定 Ctrl Shift F12 選擇 文件 菜單上的打印命令 Ctrl Shift End 可選定從插入點到文檔結(jié)尾的文本 Ctrl Shift Home 可選定從插入點到文檔開頭的文本 與Shift 字母鍵聯(lián)合使用Ctrl shift P 在通過按 和 改變字號 Ctrl shift 增大所選文字的字號 Ctrl shift 減小所選文字的字號 Ctrl shift A 將所有選定的字母設(shè)為大寫 Ctrl shift C 復(fù)制選定內(nèi)容的格式 Ctrl shift D 段落最后一行文字占滿全行 Ctrl shift E 打開或關(guān)閉任務(wù)欄上的 修訂 標(biāo)記 Ctrl shift F 再通過按 和 改變字體 Ctrl shift H 應(yīng)用隱藏文字格式 Ctrl shift K 將所選字母中的小寫字母設(shè)成大寫 但字母字體大小不變 Ctrl shift L 應(yīng)用 列表 樣式 Ctrl shift M 取消左側(cè)段落縮進 Ctrl shift N 選定段落變?yōu)?正文 樣式 Ctrl shift Q 將所選英文字母變?yōu)镾ymbol字體 Ctrl shift S 在通過按 和 改變樣式 Ctrl shift T 減小懸掛縮進量 Ctrl shift V 對選定內(nèi)容粘帖格式 Ctrl shift W 只給字 詞家下劃線 不給空格加下劃線 Ctrl shift 顯示非打印字符 與Alt 字母鍵聯(lián)合使用Ctrl Alt D 在文章末尾插入尾注 Ctrl Alt F 在當(dāng)前頁插入尾注 Ctrl Alt K 啟動 自動套用格式 Ctrl Alt L Listnum域 Ctrl Alt M 創(chuàng)建批注 Ctrl Alt N 切換到普通視圖 Ctrl Alt O 切換到大綱視圖 Ctrl Alt P 切換到頁面視圖 Ctrl Alt Z 返回到光標(biāo)先前位置 Ctrl Alt 1 對當(dāng)前段落應(yīng)用 標(biāo)題1 樣式 Ctrl Alt 2 對當(dāng)前段落應(yīng)用 標(biāo)題2 樣式 Ctrl Alt 3 對當(dāng)前段落應(yīng)用 段落3 樣式 Ctrl Alt PageUp 將插入點移到窗口開始處 Ctrl Alt PageDown 將插入點移到窗口結(jié)尾處 Ctrl Alt 連字符 然后單擊要刪除的命令 可將此命令從菜單中刪除 Ctrl Alt F2 文件 菜單中的 打開 命令 其他Ctrl 增加所選定文字的尺寸 Ctrl 縮小所選定文字的尺寸 Ctrl 加號 選定文字變?yōu)樯蠘?biāo) Ctrl 等號 選定文字變?yōu)橄聵?biāo) Ctrl Home 回到文檔的開始處 Ctrl End 回到文檔的結(jié)尾處 Ctrl Enter 可插入分頁符 Ctrl Tab 可在表格單元中插入制表符 現(xiàn)狀描述 18 24K內(nèi)機G系列面板變形圖 客戶提供 客戶提供的照片 見下圖1 圖2 18 24K內(nèi)機G系列面板 以下簡稱面板 的進風(fēng)柵嚴(yán)重下凹 導(dǎo)致面板變形 嚴(yán)重影響外觀 不可接受 對此展開分析 圖1客訴面板變形照片1 圖2客訴面板變形照片2 問題分析 1 由于堆碼試驗中 存在面板變形 經(jīng)進一步的分析 從3月11日開始 未通過任何驗證蜂窩被改窄 見下圖3和圖4 2 從下面兩張照片看出G系列面罩比E系列面罩高 見圖5和圖6 蜂窩高度則未變化 圖3更改后的蜂窩 圖4更改前的蜂窩 G系列面罩比E系列高10mm E系列 G系列 G系列 E系列 圖5 圖6 更改前的蜂窩為寬蜂窩 蜂窩與面板的接觸面積大 受力比較均勻 不容易變形 而被更改后的窄蜂窩 蜂窩與面板的接觸面積小 而且蜂窩剛好壓到面板最薄弱的地方 面板的進風(fēng)柵而且此處無加強筋 很容易變形 見圖7和圖8 圖7更改后的窄蜂窩受力面積小 容易導(dǎo)致面板變形 圖8更改前的蜂窩受力面積大 面板變形的幾率小 分析總結(jié) G系列面板變形的重要因素有 蜂窩的寬度 高度及面板高度 蜂窩過窄造成受力不均 易變形 現(xiàn)G系列面板高10mm蜂窩還是原高度 造成面板受力 嚴(yán)重變形 改善方案一 加寬加高蜂窩及效果 改善后的蜂窩 改善前的蜂窩 根據(jù)前述分析原因 決定將蜂窩寬度改為原有寬度 高度加高10mm 見圖9和圖10 窩圖11蜂窩加寬 即恢復(fù)更改前的寬度 并加高10mm 圖12蜂窩加寬 即恢復(fù)更改前的寬度 并加高10mm 圖13加寬加高蜂窩后堆碼試驗結(jié)果面板只有輕微的變形 圖14加寬加高蜂窩后堆碼試驗結(jié)果面板只有輕微的變形 蜂窩加高10mm 面板有輕微變形 從堆碼試驗可以看出 加寬加高蜂窩后面板變形明顯改善 面板只有輕微的變形 改善方案二 方案一 加高包裝 從方案一結(jié)果中可以看到 由于蜂窩加高了10mm 而紙箱沒有相應(yīng)加高 導(dǎo)致蜂窩的高度高過紙箱的內(nèi)腔高度 打包后 蜂窩被壓變形并壓著面板 導(dǎo)致加寬加高蜂窩后 面板還是有輕微的變形 決定在方案一基礎(chǔ)上加高包裝10mm 見圖15和圖16 使蜂窩不會受到力 加高紙箱后進行堆碼試驗 試驗結(jié)果見下圖17和圖18 從上堆碼試驗可以看出 加寬加高蜂窩和加高紙箱后進行的堆碼試驗 面板變形不明顯 基本看不出面板變形的情況 圖15 圖16 圖17 圖18 包裝加高10mm 新包裝 新包裝 面板看不出變形 EXCEL使用技巧 一 兩次選定單元格有時 我們需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值 以查看引用此單元格的其他單元格的效果 但每次輸入一個值后按Enter鍵 活動單元格均默認下移一個單元格 非常不便 其實 采用兩次選定單元格方法就顯得靈活 方便 單擊鼠標(biāo)選定單元格 然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格 此時 單元格周圍將出現(xiàn)實線框 例如 相對濕度計算程序 二 任意大小的字號設(shè)置在Excel中 設(shè)置字號時一般都在工具欄的 字號 中選取 但在 字號 欄中Excel給定的字號只是用戶常用的一部分 如一號字 五號字 20磅字等 其中最大的字號為72磅 最小為5磅 如果用戶希望設(shè)置任意大小的字號或者設(shè)置一些特殊需要的特大字 則無法選擇 解決以上問題的具體操作方法如下 1 選中欲設(shè)置的文檔內(nèi)容 2 將鼠標(biāo)指向字號欄處 單擊鼠標(biāo)確認鍵 使光標(biāo)處于字號欄處 注意不是將鼠標(biāo)指向字號欄的下拉鍵處 3 刪除當(dāng)前字號值 輸入用戶需要的字號值 Excel97字號取值范圍是1 409 即可按用戶要求設(shè)置任意字號的文檔 關(guān)于顯示比例 取值范圍是10 400 和字體選擇等也可按此方法操作 其他小技巧 1 選定單元格后 鼠標(biāo)在左上角時是移動 在右下角時是復(fù)制 還可以復(fù)制計算公式 2 巧用EXCEL的函數(shù) 1 巧用IF函數(shù) 1 設(shè)有一工作表 C1單元格的計算公式為 A1 B1 當(dāng)A1 B1單元格沒有輸入數(shù)據(jù)時 C1單元格會出現(xiàn) DIV 0 的錯誤信息 這不僅破壞了屏幕顯示的美觀 特別是在報表打印時出現(xiàn) DIV 0 的信息更不是用戶所希望的 此時 可用IF函數(shù)將C1單元格的計算公式更改為 IF B1 0 A1 B1 這樣 只有當(dāng)B1單元格的值是非零時 C1單元格的值才按A1 B1進行計算更新 從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn) 2 設(shè)有C2單元格的計算公式為 A2 B2 當(dāng)A2 B2沒有輸入數(shù)值時 C2出現(xiàn)的結(jié)果是 0 同樣 利用IF函數(shù)把C2單元格的計算公式更改如下 IF AND A2 B2 A2 B2 這樣 如果A2與B2單元格均沒有輸入數(shù)值時 C2單元格就不進行A2 B2的計算更新 也就不會出現(xiàn) 0 值的提示 3 設(shè)C3單元格存放學(xué)生成績的數(shù)據(jù) D3單元格根據(jù)C3 學(xué)員成績 情況給出相應(yīng)的 及格 不及格 的信息 可用IF條件函數(shù)實現(xiàn)D3單元格的自動填充 D3的計算公式為 IF C3 60 不及格 及格 POWERPOINT使用技巧 一 在桌面上激活幻燈片放映 1 打開要保存為幻燈片放映的演示文稿 2 選擇 文件 另存為 出現(xiàn) 另存為 對話框 3 在