檔案培訓內(nèi)容

精品文字 成功不是偶然而是必然 閱讀使人快樂 成長需要時間 檔案培訓內(nèi)容 一 文件歸檔的鑒定一 文件歸檔的鑒定 一是鑒定歸檔文件是否有保存價值 就是用來確定歸檔文 件的整理范圍 二是確定文件歸檔后保管期限的長短 文件類范圍 文件類范圍 1 本公司制定的法規(guī)政策性文件材料 2 本公司召開重要會議 舉辦重大活動等形成的主要文件 材料 3 本公司職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料 4 本公司關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復 批示 重要的報告 總結(jié) 綜合統(tǒng)計報表等 5 本公司機構(gòu)演變 人事任免等文件材料 6 上級部門制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務的重要文件材料 7 同級部門 下級部門關(guān)于重要業(yè)務問題的來函 請示與 本公司的復函 批復等文件材料 科技文件類范圍科技文件類范圍 科技文件紙質(zhì)載體的主要有文字文件 圖樣文件和其他形式的文件 有機械制造業(yè) 建筑業(yè)和其他專 業(yè)科技文件 生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量類范圍 生產(chǎn)技術(shù)質(zhì)量類范圍 生產(chǎn)準備 生產(chǎn)安全 生產(chǎn)組織 生產(chǎn)調(diào)度工作 技術(shù)質(zhì)量方面有產(chǎn)品設計任務書 設計鑒定及審批 技術(shù) 協(xié)議書 技術(shù)條件 產(chǎn)品圖紙 產(chǎn)品變更圖 產(chǎn)品變更報告單 精品文字 成功不是偶然而是必然 產(chǎn)品工藝類 產(chǎn)品的市場調(diào)研 立項論證 設計 試驗報告 質(zhì)量分析 標準化審查報告 試制總結(jié) 鑒定書 計量化驗類 報告書 產(chǎn)品的檢驗 包裝 產(chǎn)品的鑒定 產(chǎn)品質(zhì)量事故分析 及處理報告 市場銷售類范圍 市場銷售類范圍 產(chǎn)品的市場調(diào)研 考察 開發(fā)及相關(guān)文 件 產(chǎn)品協(xié)議及各類合同的簽訂 產(chǎn)品銷售與售后服務 市場 反饋情況 經(jīng)營管理類范圍 經(jīng)營管理類范圍 會計類相關(guān)的各類統(tǒng)計報表 資產(chǎn)管理 房產(chǎn)管理 資本運作 對外投資 股權(quán)管理 多種經(jīng)營管理 產(chǎn)權(quán)變動 清產(chǎn)核資 屬于企業(yè)的所有知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及 其管理 財務管理 資金管理 成本價格管理 招投標項目管 理 本公司房屋買賣 土地征用 重要的合同協(xié)議 資產(chǎn)登記 等憑證性文件材料 采購管理類有物資采購申請 批準 采購調(diào)研 物資報價 采購合同 物資保存 供應和流通 基建工程管理有征用土地批準文件及拆遷 補償協(xié)議書 承發(fā)包合同 協(xié)議書 招標 投標文件 施工執(zhí)照 基建施工管理有開工報告 工程技術(shù)要求 技術(shù)交底 圖 紙會審紀要 原材料及構(gòu)件出廠證明質(zhì)量鑒定 建筑材料試驗 報告 設計變更 工程更改洽商單 施工定位測量 地質(zhì)勘察 隱蔽工程驗收報告 工程記錄及觀測 檢查評定材料 交工驗 收記錄證明 竣工報告 竣工驗收報告 竣工圖 精品文字 成功不是偶然而是必然 設備管理類范圍 設備管理類范圍 購置設備的申請 批復 購置設備的協(xié) 議及合同等 自制設備儀器的各種裝配圖 部件圖 零件圖和 技術(shù)文件 外購設備的隨機文件等 設備儀器安裝 調(diào)試和驗 收過程中形成的各種技術(shù)性 憑證性文件材料 設備的操作規(guī) 程 設備運行 維修 保養(yǎng) 重大事故的記錄等 設備改進 改裝的技術(shù)文件 設備的技術(shù)革新文件 設備報廢申請 鑒定 及審批的文件材料等 二 歸檔文件的整理方法二 歸檔文件的整理方法 歸檔文件整理可以按年度進行 也可以隨辦隨歸檔 即文 件辦理完畢后及時進行歸檔處理 隨辦隨歸檔既有利于歸檔文 件的齊全完整 又減輕了工作人員年終文件整理歸檔工作的負 擔 注意事項 1 嚴格登記 登記做到 家底清楚 有據(jù)可查 2 及時收集歸檔 確保歸檔內(nèi)容完整的關(guān)鍵 3 嚴格檢查 逐項進行檢查是否符合歸檔要求 4 妥善管理 分類明確 有目可查 運轉(zhuǎn)有序 保 管安全 5 注意常用借閱的檔案 如設備使用說明書應及時 進行入檔 并留有復印件以備設備維修 避免存檔后再借閱頻 繁 減少存檔期限 而技術(shù)性資料則由技術(shù)部可根據(jù)技術(shù)保密 程度自行進行復印存檔 凡是入檔后的技術(shù)保密性文件將嚴格 按照檔案管理規(guī)定進行管理 精品文字 成功不是偶然而是必然 三 歸檔文件的修整與裝訂三 歸檔文件的修整與裝訂 為了保證檔案能夠長期保存和有效提供利用 在裝訂前必 須對不符合要求的歸檔材料進行修整 要求 1 修裱破損文件 對破損 殘缺的文件進行修裱 力爭恢 復文件原有面貌 2 復制字跡模糊或易褪變的文件 檔案字跡的耐久性是關(guān) 系到檔案壽命長短的重要因素 因此我們在文件形成過程中 應杜絕純藍墨水 紅墨水 復寫紙 圓珠筆 印臺油 鉛筆等 不耐久的材料 在檔案中發(fā)現(xiàn)不耐久的字跡材料應復制 3 超大紙張的折疊 標準 A4 紙 但是如有大于 A4 規(guī)格 的圖表 需要加以折疊 盡量減少折疊次數(shù) 折疊痕跡盡量避 開圖表字跡 文件頁數(shù)較多時 最好采用單張折疊 方便利用 4 去除易腐蝕性金屬物 以鐵 鋁等金屬為主制做的訂書 釘 曲別針 大頭針等易氧化 腐蝕文件紙張 四 歸檔手續(xù)四 歸檔手續(xù) 1 歸檔文件必須達到完整 準確經(jīng)過系統(tǒng)整理 編目 2 填寫歸檔移交清單 由歸檔者填制一式兩份 寫明歸檔 類別 名稱 明細 日期 歸檔時交接雙方按清單核查清楚 雙方簽字 各留一份