流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)第三方監(jiān)管報(bào)告-合肥人力資源和社會(huì)

0 合肥東方英才人才有限公司合肥東方英才人才有限公司 流動(dòng)流動(dòng) 人員檔案管理服務(wù)人員檔案管理服務(wù) 第三方績(jī)效報(bào)第三方績(jī)效報(bào) 告告 安徽遠(yuǎn)創(chuàng)人力資源管理有限公司評(píng)估組安徽遠(yuǎn)創(chuàng)人力資源管理有限公司評(píng)估組 2016 年年 11 月月 合肥東方英才人才有限公司合肥東方英才人才有限公司 流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)流動(dòng)人員檔案管理服務(wù) 第三方績(jī)效評(píng)估第三方績(jī)效評(píng)估 根據(jù)合肥市人力資源和社會(huì)保障局 甲方 和安徽遠(yuǎn) 創(chuàng)人力資源管理有限公司 乙方 簽訂的 流動(dòng)人員檔案 管理服務(wù)第三方績(jī)效評(píng)估購(gòu)買合同書 約定的權(quán)利義務(wù) 安徽遠(yuǎn)創(chuàng)人力資源管理有限公司 以下簡(jiǎn)稱遠(yuǎn)創(chuàng)人力 對(duì) 合肥東方英才人才有限公司 以下簡(jiǎn)稱東方英才 流動(dòng)人 員檔案管理服務(wù) 進(jìn)行第三方績(jī)效評(píng)估 接受評(píng)估任務(wù)后 遠(yuǎn)創(chuàng)人力成立以總經(jīng)理?xiàng)钕仍茷榻M長(zhǎng) 總經(jīng)理助理唐燕嵐 為副組長(zhǎng)的評(píng)估組 評(píng)估組依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)并與委托方 充分溝通 制定 流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)第三方績(jī)效評(píng)估 實(shí)施方案 根據(jù)監(jiān)管方案和監(jiān)管指標(biāo) 評(píng)估組查閱收集 臺(tái)賬資料 組織項(xiàng)目組成員兩次赴現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地評(píng)估 分 別對(duì)檔案保管 檔案服務(wù)等工作進(jìn)行查看 并抽查部分檔 案托管人員進(jìn)行問卷回訪 嚴(yán)格按照 流動(dòng)人員檔案管理 服務(wù)監(jiān)管指標(biāo)體系 進(jìn)行加權(quán)打分 據(jù)統(tǒng)計(jì) 截至監(jiān)管之 日止 東方英才共保存檔案 86111 份 一 總體評(píng)估情況一 總體評(píng)估情況 一 項(xiàng)目實(shí)施基本情況 一 項(xiàng)目實(shí)施基本情況 1 1 前期準(zhǔn)備階段前期準(zhǔn)備階段 1 1 成立項(xiàng)目組 成立項(xiàng)目組 東方英才成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組 及管理網(wǎng)絡(luò)小組 由公司董事長(zhǎng)林鋼擔(dān)任工作領(lǐng)導(dǎo)小組組 長(zhǎng) 對(duì)檔案管理工作集中統(tǒng)一管理 檔案管理部門負(fù)責(zé)人 錢慧捷擔(dān)任檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組組長(zhǎng) 相關(guān)檔案工作人員任 組員 由工作組負(fù)責(zé)對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督 指導(dǎo)和檢查 網(wǎng)絡(luò)小組負(fù)責(zé)具體檔案管理工作的實(shí)施 2 2 準(zhǔn)備工作 準(zhǔn)備工作 在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中 東方英才組 織相關(guān)人員貫徹學(xué)習(xí)了 中華人民共和國(guó)檔案法 安 徽省檔案管理?xiàng)l例 和 安徽省流動(dòng)人員人事檔案管理服 務(wù)規(guī)范 等法律法規(guī) 組織檔案室工作人員學(xué)習(xí)了 中共 中央組織部 人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加 強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知 人社部發(fā) 2014 90 號(hào) 和 關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理 服務(wù)的通知 人社廳發(fā) 2016 75 號(hào) 等文件 人事代理部現(xiàn)有專門從事檔案管理工作人員 8 名 其 中 有 7 人取得安徽省人力資源和社會(huì)保障廳頒發(fā)的人力 資源服務(wù)職業(yè)資格證書 中級(jí)職稱 2 人 黨員 4 人 全部 具有大專以上學(xué)歷 均與東方英才簽訂了正式勞動(dòng)合同 與該公司其他部門專業(yè)技術(shù)管理人員享受同等待遇 3 3 建立檔案管理制度 建立檔案管理制度 東方英才在制度管理方面投 入了相當(dāng)?shù)木?建立了檔案管理制度 包括 檔案管理 服務(wù)工作規(guī)范制度 和 檔案管理工作人員崗位責(zé)任制度 等制度 對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作中服務(wù)規(guī)范 檔案轉(zhuǎn)入 轉(zhuǎn)出 檔案材料收集 檔案鑒定 檔案利用 檔案保管 檔案保密 檔案室安全保衛(wèi)與消防等方面做了規(guī)定 強(qiáng)調(diào) 了檔案管理的重要性 并制定了相應(yīng)的工作制度 如 微 笑之星 的評(píng)比等 2 2 檔案設(shè)備管理檔案設(shè)備管理 1 1 檔案庫(kù)房情況 檔案庫(kù)房情況 根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要和相關(guān) 規(guī)定 使用了專用檔案庫(kù)房 安裝了防盜門窗及報(bào)警系統(tǒng) 晚間安排專人值班 但庫(kù)房?jī)?nèi)配備的是普通滅火器 庫(kù)房 辦公室 閱覽室三分開 閱覽室也用來保存檔案材料的索 引等文檔 檔案管理人員有值日值班制度 定期檢查 基 本具備檔案保管的基本條件 2 2 庫(kù)房裝具設(shè)備情況 庫(kù)房裝具設(shè)備情況 庫(kù)房?jī)?nèi)配置的是鐵質(zhì)檔案柜 未使用密集柜 安裝了柜式空調(diào)和除濕機(jī) 辦公室配備了 電腦 復(fù)印機(jī) 傳真機(jī) 掃描儀等基本辦公設(shè)備 3 3 檔案室信息化處理設(shè)備情況 檔案室信息化處理設(shè)備情況 東方英才自主研發(fā) 的檔案管理軟件雖有待完善 但基本建立了企業(yè)網(wǎng)站和流 動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù) 修建了計(jì)算機(jī)檔案管理 專用數(shù)據(jù)庫(kù)房 將紙質(zhì)檔案和電子檔案分類保存完善 檔 案信息庫(kù)設(shè)置工號(hào)和密碼 非檔案工作人員不能使用 能 根據(jù)檔案信息變化隨時(shí)進(jìn)行更新維護(hù) 基本保證了檔案信 息系統(tǒng)安全 3 3 檔案業(yè)務(wù)管理檔案業(yè)務(wù)管理 1 1 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況 檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況 東方英才建立了一系列 的檔案保管制度 基本能及時(shí)完成檔案的歸檔 入庫(kù)和整 理工作 高校整體轉(zhuǎn)入的檔案 由雙方檔案工作人員清點(diǎn) 復(fù)核后填寫交接單并簽字留存?zhèn)洳?個(gè)人辦理檔案轉(zhuǎn)入的人員 由檔案工作人員負(fù)責(zé)鑒定 審核轉(zhuǎn)入檔案的真實(shí)性 完整性 檢查材料內(nèi)容是否完整 齊全 規(guī)范真實(shí) 文字清楚 缺少的檔案材料 工作人員 能及時(shí)告知并要求補(bǔ)全 難以補(bǔ)全的 能要求存檔人現(xiàn)場(chǎng) 簽字確認(rèn) 檔案接收登記以后 由登記人員與檔案保管人員辦理 入庫(kù)交接手續(xù) 在檔案轉(zhuǎn)入交接單上簽字 入庫(kù)檔案錄入 數(shù)據(jù)庫(kù)并入柜 各類交接材料分類編號(hào)裝訂 按照轉(zhuǎn)入年 份類別及時(shí)存入檔案盒內(nèi)入庫(kù)備查 東方英才在庫(kù)房?jī)?nèi)張貼檔案資料存放示意圖 對(duì)存放 個(gè)人檔案和外包單位檔案的檔案柜分別標(biāo)識(shí) 檔案柜有編 號(hào) 排放基本有序 未霉變 蟲蛀等不良現(xiàn)象 2 2 檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì) 檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì) 東方英才建立了檔案統(tǒng)計(jì)簿 冊(cè)和檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬 并按年份整理裝訂成冊(cè) 監(jiān)管過程中未發(fā)現(xiàn)隨意銷毀檔案的現(xiàn)象 檔案管理人員根據(jù)每月統(tǒng)計(jì)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出 數(shù)據(jù)上報(bào)蜀山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 根據(jù)安徽省流動(dòng) 人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)表要求填報(bào)檔案數(shù)量及時(shí)上報(bào) 主管部門 4 4 檔案開發(fā)管理檔案開發(fā)管理 1 1 檔案開發(fā)利用服務(wù) 檔案開發(fā)利用服務(wù) 能夠按照檔案利用制度為有 關(guān)單位和代理人員提供檔案的借閱 復(fù)制 咨詢等開發(fā)利 用服務(wù) 根據(jù)現(xiàn)存外包檔案和個(gè)人代理檔案編制了總目錄 和分類目錄等工具 方便工作人員為閱檔人員調(diào)取檔案 有獨(dú)立的閱檔室進(jìn)行閱檔 能根據(jù)檔案實(shí)際記載出具檔案 證明材料 需復(fù)印檔案材料的 會(huì)在復(fù)印件上注明用途及 復(fù)印日期 并加蓋公章 檔案利用完成后能及時(shí)將檔案整 理入庫(kù) 服務(wù)內(nèi)容包括 為代理人員出具存檔 政審 婚育等 相關(guān)證明 登記政審時(shí)間 人員名單等信息 流動(dòng)黨員的 黨組織關(guān)系接轉(zhuǎn) 預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正手續(xù)等 2 2 提高檔案人員整體素質(zhì) 提高檔案人員整體素質(zhì) 東方英才編制了 人事 代理部檔案管理培訓(xùn)手冊(cè) 教材 在部門內(nèi)部不定期開展 業(yè)務(wù)培訓(xùn) 要求每位員工都能熟悉各崗位工作程序 不斷 提高代理部工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力 加強(qiáng)工作人 員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí) 在檔案管理服務(wù)中能夠履行登記手續(xù) 符合接收要求 的檔案由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)入登記并簽字確認(rèn) 檔案室工作人 員簽字交接后能夠及時(shí)將信息登記 輸入人事檔案信息管 理系統(tǒng)后入庫(kù)管理 辦理檔案轉(zhuǎn)遞時(shí) 由工作人員出具 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單 隨同檔案一并轉(zhuǎn)出 并 由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)出登記并簽字確認(rèn) 存檔備查 但檔案號(hào) 未能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理 仍使用流水號(hào)編制 3 3 改善服務(wù)流程 改善服務(wù)流程 工作人員告知服務(wù)對(duì)象其申辦事 項(xiàng)所需的全部資料后 能主動(dòng)介紹下一步應(yīng)如何辦理 能 夠通過網(wǎng)絡(luò) 郵箱發(fā)送等途徑 為代理人員提供所需資料 窗口設(shè)置了意見本 用以了解對(duì)方需求并幫助解決 東方 英才在網(wǎng)站設(shè)立了人事代理專欄 設(shè)置了業(yè)務(wù)介紹 服務(wù) 流程 表格下載 黨務(wù)指南 網(wǎng)上黨校 黨組織等活動(dòng)專 欄 窗口提供免費(fèi)復(fù)印服務(wù) 前臺(tái)張貼辦事指南和辦事地 址 印制服務(wù)指南和溫馨提示便民條 東方英才網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) 的通知通告專欄會(huì)定期公布人事代理業(yè)務(wù)信息 代理人員 可以通過網(wǎng)絡(luò)留言咨詢 在線客服 黨員 QQ 群等網(wǎng)絡(luò)途徑 和東方英才相關(guān)人員保持聯(lián)系 溝通較為順暢 檔案管理 訊息也能利用網(wǎng)絡(luò) 顯示屏和通知單等形式公布 公布較 為及時(shí) 二 主要問題 二 主要問題 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 項(xiàng)目中主要存在以下問題 1 1 基礎(chǔ)設(shè)施方面存在的問題基礎(chǔ)設(shè)施方面存在的問題 一是基礎(chǔ)設(shè)施不完全符合要求 一是基礎(chǔ)設(shè)施不完全符合要求 根據(jù) 安徽省流動(dòng)人 員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范 和 政府購(gòu)買社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目評(píng) 估監(jiān)督實(shí)施細(xì)則 的相關(guān)規(guī)定 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全 可靠的專用檔案庫(kù)房 配置檔案密集架 東方英才庫(kù)房環(huán) 境相對(duì)來說略有不足 基礎(chǔ)條件有所欠缺 使用的是鐵皮 檔案柜且較為陳舊 多層堆疊使得放在頂端檔案柜的文件 不利于查找和保養(yǎng) 二是防護(hù)設(shè)施不完全符合要求 二是防護(hù)設(shè)施不完全符合要求 根據(jù) 安徽省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范 規(guī)定 檔案庫(kù) 房要注意防火 防潮 防蛀 防盜 防光和防高溫等要求 應(yīng)安裝火災(zāi)報(bào)警裝置 配備氣體裝置 并按設(shè)備要求定期 檢查 更換 應(yīng)安裝溫濕度記錄儀器 配備加濕機(jī) 去濕 機(jī)等設(shè)備 應(yīng)定期施放驅(qū)蟲藥劑 使用防霉防蟲物品 應(yīng) 配備排風(fēng)扇 空調(diào)等通風(fēng)降溫設(shè)備 并定期檢修 保養(yǎng) 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 東方英才的滅火器是普通干粉滅火器 未按要 求使用氣體滅火裝置 除濕器相對(duì)較舊 效果不明顯 無(wú) 加濕設(shè)備 空調(diào)未及時(shí)開啟 雖然地面涂有防水水泥和防 水漆 但墻面未做防潮處理 檢查過程中也并未看到相應(yīng) 的防蛀 防腐設(shè)施 東方英才檔案庫(kù)房保管條件與主管部 門要求的的相關(guān)規(guī)定有一定的距離 需要加以整改 2 2 檔案管理方面存在的問題檔案管理方面存在的問題 一是檔案的擺放問題 一是檔案的擺放問題 監(jiān)管發(fā)現(xiàn) 東方英才的檔案擺 放相對(duì)來說比較擁擠 不利于查閱 標(biāo)簽過于老化 目前 也暫無(wú)更新計(jì)劃 后期標(biāo)簽脫離后將不利于查找 抽查 53961 54150 的文檔時(shí)發(fā)現(xiàn) 54033 檔案重復(fù) 后經(jīng)核實(shí) 其中的一個(gè)檔案編號(hào)錯(cuò)誤 抽查 69401 69600 檔案時(shí) 發(fā) 現(xiàn) 69512 和 69522 檔案混淆 二是檔案的順序問題 二是檔案的順序問題 監(jiān)管 發(fā)現(xiàn) 東方英才的檔案有缺失的現(xiàn)象 后經(jīng)查驗(yàn)發(fā)現(xiàn)缺失 的檔案已轉(zhuǎn)入代理單位的檔案柜內(nèi)或已轉(zhuǎn)出 但在檔案柜 和現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)識(shí)中無(wú)任何體現(xiàn) 3 3 電子檔案方面存在的問題電子檔案方面存在的問題 一是電子檔案的軟件系統(tǒng)相對(duì)簡(jiǎn)陋 一是電子檔案的軟件系統(tǒng)相對(duì)簡(jiǎn)陋 監(jiān)管發(fā)現(xiàn)東方英 才保存電子檔案的電腦相對(duì)來說比較老化 軟件系統(tǒng)配置 相對(duì)來說較低的 并且網(wǎng)速較慢 查閱的時(shí)候不是很流暢 二是關(guān)于電子檔案存檔的功能較少 二是關(guān)于電子檔案存檔的功能較少 只有簡(jiǎn)單的目錄 對(duì) 于檔案的歸檔沒有詳細(xì)的進(jìn)行目錄編寫 不能準(zhǔn)確地反映 紙質(zhì)檔案的具體信息以及存儲(chǔ)位置 不利于檔案管理人員 以及使用人員的存儲(chǔ) 查閱和使用 二 項(xiàng)目評(píng)分情況二 項(xiàng)目評(píng)分情況 評(píng)估組根據(jù) 流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)監(jiān)管體系 獨(dú)立 加權(quán)打分 東方英才 流動(dòng)人員檔案管理服務(wù) 考核得分 為 73 4 分 監(jiān)管結(jié)果為良好 表 1 東方英才檔案管理監(jiān)管情況 二級(jí) 指標(biāo) 分配 分值 考核 分值 主要扣分項(xiàng) 1 1 管理體制7 分 5 8 流動(dòng)人才檔案與托管單位檔案分別保存 但使用統(tǒng)一流水號(hào) 1 2 隊(duì)伍建設(shè)7 分 5 中級(jí)職稱為經(jīng)濟(jì)師 檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)無(wú)記錄 1 3 制度建設(shè)6 分 5 4 檔案管理制度在企業(yè)管理制度和企業(yè)文化 中的落地措施不明確 2 1 檔案用房10 分 5 8 庫(kù)房硬件設(shè)施有所欠缺 需加強(qiáng) 2 2 裝具設(shè)備10 分 6 庫(kù)房設(shè)備有較多不足 需增加 3 1 歸檔工作8 分 6 歸檔管理制度需進(jìn)一步細(xì)化 3 2 整理與編目5 分 4 檔案排列有誤差 3 3 保管工作10 分 7 6 檔案存放過于擁擠 3 4 鑒定統(tǒng)計(jì)3 分 2 6 臺(tái)帳統(tǒng)計(jì)內(nèi)容未能及時(shí)反饋至系統(tǒng) 交接 花名冊(cè)簽名不規(guī)范 3 5 檔案數(shù)字化12 分 9 檔案未能實(shí)現(xiàn)電子化 管理軟件待完善 4 1 利用服務(wù)10 分 8 6 調(diào)卷速度可進(jìn)一步提高 4 2 編研工作10 分 6 4 登記表填寫不規(guī)范 流程需嚴(yán)格遵守 4 3 檔案展覽2 分 1 2 滿意度調(diào)查中有反應(yīng)咨詢辦理程序時(shí)未被 告知更換辦公地址 合計(jì)100 分73 4 分 一級(jí)指標(biāo)得分情況分別是 組織管理考核得分 15 75 分 目標(biāo)分值 20 分 目標(biāo)達(dá)成度為 78 75 目標(biāo)達(dá)成度為考核 得分除以目標(biāo)分值 下同 完成情況良好 保管保護(hù)條 件考核得分 12 分 目標(biāo)分值 20 分 目標(biāo)完成度為 60 主要扣分項(xiàng)為庫(kù)房硬件設(shè)施 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)考核得分 29 5 分 目標(biāo)分值 35 分 目標(biāo)完成度為 84 29 完成情況良好 開發(fā)利用考核得分 16 5 分 目標(biāo)分值 25 分 目標(biāo)完成度為 66 主要扣分項(xiàng)為檔案保管人員調(diào)卷速度和檔案轉(zhuǎn)出登記 不明晰 三 對(duì)策建議三 對(duì)策建議 一 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè) 一 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè) 要加大東方英才流動(dòng)人員人事檔案管理工作的投入 建立堅(jiān)固 防火 防潮的專用檔案庫(kù)房 配置去濕 防火 防蛀 防高溫等設(shè)備 配備檔案所需的設(shè)備設(shè)施 提高檔 案信息資源開發(fā)利用的速度 定期檢驗(yàn)維修庫(kù)房?jī)?nèi)必要設(shè) 備設(shè)施 努力改善流動(dòng)人員人事檔案管理的保管保護(hù)條件 二 加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè) 二 加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè) 一是一是選擇政治上可靠 作風(fēng)正派 責(zé)任心強(qiáng)的人員從 事檔案工作 注意對(duì)他們的教育培養(yǎng) 關(guān)心他們工作 生 活 充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性 二是二是加強(qiáng)檔案管理 人員和相關(guān)人員政策業(yè)務(wù)培訓(xùn) 增加業(yè)務(wù)知識(shí) 不斷提高 業(yè)務(wù)技能 提高調(diào)檔 查檔速度 三是三是檔案管理人員應(yīng)保 持相對(duì)穩(wěn)定 明確專職檔案保管人員工作職責(zé) 四是四是建立 激勵(lì)約束機(jī)制 落實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理人員應(yīng)有的待 遇 使其安心本職工作 愛崗敬業(yè) 樂于奉獻(xiàn) 為檔案事 業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn) 三 加強(qiáng)宣傳 提高流動(dòng)人員檔案管理意識(shí) 三 加強(qiáng)宣傳 提高流動(dòng)人員檔案管理意識(shí) 利用多種方式宣傳檔案管理 人事代理方面的政策 要多形式 多渠道地積極宣傳 流動(dòng)人員人事檔案管理暫