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文檔簡介
同學(xué)們大家早上好 1 項目管理I西安石油大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院管理科學(xué)與工程系 2 第四章項目范圍管理 主要內(nèi)容 項目范圍管理概述 項目范圍變更控制學(xué)習(xí)目標(biāo) 理解項目范圍和項目范圍管理 理解項目范圍分解的依據(jù)與方法 理解項目范圍變更的原因 理解項目范圍變更控制的工具與方法 3 第四章項目范圍管理目錄 4 1項目范圍管理概述 4 1 1項目范圍和項目范圍管理 4 1 2項目范圍管理的作用 4 1 3項目范圍定義的依據(jù)與方法 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果 4 2項目范圍變更控制 4 2 1項目范圍變更控制的主要工作 4 2 2項目范圍變更的原因 4 2 3項目范圍變更控制的依據(jù) 4 2 4項目范圍變更控制的工具與方法 4 2 5項目范圍變更控制的結(jié)果 4 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 一 項目范圍和項目范圍管理項目管理的首要工作任務(wù)就是進(jìn)行項目范圍管理 項目范圍 ProjectScope 是指為了成功地實現(xiàn)項目目標(biāo)所必須完成的 全部且最少的工作 在這個定義中有如下兩層含義 全部的 指實現(xiàn)該項目目標(biāo)所進(jìn)行的 所有工作 任何工作都不能遺漏 否則將會導(dǎo)致項目范圍 萎縮 ProjectScopeShrink 最少的 是指完成該項目目標(biāo)所規(guī)定的 必要的 最少量 的工作 不進(jìn)行此項工作就無法最終完成項目 工作范圍不包括那些超出項目可交付成果需求的多余工作 否則將導(dǎo)致項目范圍 蔓延 ProjectScopeCreep 5 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 一 項目范圍和項目范圍管理例如 某項目的目標(biāo)是 用600萬元在6個月內(nèi)修建一幢2層豪華別墅 這個目標(biāo)是一個較為籠統(tǒng)的概念 項目組織還需要根據(jù)該項目目標(biāo)來確定項目的具體工作 即界定項目的范圍 該項目的范圍可能包括 建筑面積為600m2 別墅共有6間臥室 2個客廳 2個廚房 4個衛(wèi)生間 一個健身房和一個地下室 庭院面積為800m2 包括一個200m2的露天游泳池 一個300m2的花園 一個50m2的車庫 通過對項目范圍的界定 項目組織就能明確項目所要完成的各項工作了 6 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 一 項目范圍和項目范圍管理 產(chǎn)品范圍和項目范圍注意區(qū)分產(chǎn)品范圍和項目范圍的概念 產(chǎn)品范圍 ProductScope 是指客戶對項目最終產(chǎn)品或服務(wù)所期望包含的特征和功能的總和 產(chǎn)品范圍的完成情況是參照客戶的要求來衡量的 項目范圍 ProjectScope 是為了交付滿足產(chǎn)品范圍要求的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的全部工作的總和 項目范圍最終是以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)而確定的 產(chǎn)品范圍對產(chǎn)品要求的深度和廣度決定了項目工作范圍的深度和廣度 項目范圍的完成情況則是參照計劃來衡量的 7 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 一 項目范圍和項目范圍管理 項目范圍管理 ProjectScopeManagement 項目范圍管理實質(zhì)上是一種功能管理 它是對項目所要完成的工作范圍進(jìn)行管理和控制的過程和活動 包括確保項目能夠按要求的范圍完成所涉及的所有過程 項目范圍管理的內(nèi)容 把客戶的需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷椖慨a(chǎn)品的定義 根據(jù)項目目標(biāo)與產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu) 把項目產(chǎn)品的定義轉(zhuǎn)化為對項目工作范圍的說明 通過工作分解結(jié)構(gòu) 定義項目工作范圍 項目干系人認(rèn)可并接受項目范圍 授權(quán)與執(zhí)行項目工作 并對項目進(jìn)展進(jìn)行控制 8 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 一 項目范圍和項目范圍管理 項目管理過程 盡管圖對每個獨立的工作過程作了明確的界定 但是在實踐中它們是以各種形式重疊并相互影響的 9 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 二 項目范圍管理的作用 為項目實施提供工作范圍的框架項目范圍管理最重要的作用就是為項目實施提供了一個項目工作范圍的邊界和框架 并通過該邊界和框架去規(guī)范項目組織的行動 在澄清了項目工作范圍和條件之后 就可以讓人們放棄不必要的工作和各種不切合實際的想法 提高資金 時間 人力和其他資源估算的準(zhǔn)確性項目的具體工作內(nèi)容明確以后 項目組織就可以依據(jù)各項具體工作來規(guī)劃其所需的資金 時間 人力和其他資源 這樣對整體和各項工作的需求估計就準(zhǔn)確多了 10 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 二 項目范圍管理的作用 確定進(jìn)度測量和控制的基準(zhǔn)項目范圍是項目計劃的基礎(chǔ) 項目范圍確定了 就為項目進(jìn)度計劃的執(zhí)行和控制確定了基準(zhǔn) 便于對項目的實施進(jìn)行有效的控制 從而可以采取相應(yīng)的糾偏行動 有助于清楚地分派責(zé)任一旦項目范圍界定了 也就確定了項目的具體工作任務(wù) 為進(jìn)一步分派任務(wù)奠定了基礎(chǔ) 11 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 三 項目范圍定義的依據(jù)與方法1 范圍定義的依據(jù) 1 范圍說明書范圍說明書為將來項目實施提供了基礎(chǔ) 其內(nèi)容包括 項目合理性說明 即解釋為何要進(jìn)行這一項目 為以后權(quán)衡各種利弊關(guān)系提供依據(jù) 項目成果的簡要描述 可交付成果清單 項目目標(biāo)的實現(xiàn)程度 12 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 三 項目范圍定義的依據(jù)與方法1 范圍定義的依據(jù) 2 制約因素制約因素是限制項目團(tuán)隊行動的因素 例如 項目預(yù)算將會限制項目團(tuán)隊對項目范圍 人員配置以及日程安排的選擇 3 假設(shè)前提假設(shè)是指為了制定計劃而考慮假定某些因素將是真實的 符合現(xiàn)實的和肯定的 例如 如果項目的某個關(guān)鍵人物到位的時間不確定 項目小組將假設(shè)項目某一特別的開始日期 作為關(guān)鍵人物到位的時間的假定 假設(shè)常常包含一定程度的風(fēng)險 4 其他計劃結(jié)果其他知識領(lǐng)域的結(jié)果也可以作為確定范圍定義所應(yīng)考慮的因素 5 歷史資料其他項目的相關(guān)歷史資料 特別是經(jīng)驗教訓(xùn) 也應(yīng)在確定范圍定義時考慮 13 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 三 項目范圍定義的依據(jù)與方法2 項目范圍定義的方法項目范圍定義是一項非常嚴(yán)密的分析 推理和決策工作 因此需要采用一系列的邏輯推理的方法和分析識別的技術(shù) 這項工作中經(jīng)常使用的關(guān)鍵技術(shù)方法主要包括 1 專家判斷每一個應(yīng)用領(lǐng)域都有一個可提出詳細(xì)項目范圍說明書部分內(nèi)容的專家 2 利益相關(guān)者分析是識別各種各樣利益相關(guān)者的影響和利益 并將其需要 愿望與期望形成文件 14 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 三 項目范圍定義的依據(jù)與方法2 項目范圍定義的方法 3 方案識別用來提出執(zhí)行與實施項目工作的不同辦法的一種技術(shù) 最常用的是頭腦風(fēng)暴法與橫向思維 4 成果分析通過對預(yù)期成果的分析可以加深對項目成果的理解 預(yù)測其結(jié)果 確定多余的 沒價值的結(jié)果 可以用價值工程法 5 成本效益分析通過估算項目實施方案的內(nèi)部成本與收益 以及外部成本與收益 計算項目投資的收益率 投資回收期等財務(wù)指標(biāo) 估計項目方案 15 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 三 項目范圍定義的依據(jù)與方法3 范圍定義的結(jié)果 1 項目范圍說明書詳細(xì)地說明了項目的可交付成果和為提交這些可交付成果而必須開展的工作 包括項目的合理說明 項目成果的簡要描述 項目可交付成果 項目目標(biāo)的實現(xiàn)程度和附加說明等 2 項目范圍管理計劃是項目管理計劃的組成部分 它包括 如何管理變更的請求 范圍穩(wěn)定性評價等 16 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 四 項目范圍分解的依據(jù)與方法通過范圍分解 可以把項目工作分成較小和更便于管理的多項工作 每下降一個層次意味著對項目工作更詳細(xì)的說明 1 范圍分解的依據(jù) 1 項目范圍說明書它可以幫助項目利益相關(guān)者就項日范圍達(dá)成共識 為項目實施提供了基礎(chǔ) 2 項目范圍管理計劃 17 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 四 項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 1 工作分解結(jié)構(gòu) WorkBreakdownStructure WBS 工作分解結(jié)構(gòu)是項目管理中的一種基本方法 它主要應(yīng)用于項目范圍管理 是一種在項目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包的方法 它按照項目發(fā)展的規(guī)律 依據(jù)一定的原則和規(guī)定 進(jìn)行系統(tǒng)化的 相互關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)的層次分解 結(jié)構(gòu)層次越往下層則項目組成部分的定義越詳細(xì) WBS最后構(gòu)成一份層次清晰的結(jié)構(gòu) 可以具體作為組織項目實施的工作依據(jù) 18 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 1 工作分解結(jié)構(gòu) 19 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 四 項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 2 工作分解結(jié)構(gòu)的分解原則 對項目的各項活動按實施過程 產(chǎn)品開發(fā)周期或活動性質(zhì)等分類 在分解任務(wù)的過程中不必考慮工作進(jìn)行的順序 不同的項目分解的層次不同 不必強(qiáng)求結(jié)構(gòu)對稱 把工作分解到能以可靠的工作量估計為止 在確定最低一級的具體工作時 應(yīng)能分配給某個或某幾個人 20 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 3 工作分解結(jié)構(gòu)的步驟工作分解結(jié)構(gòu)是按照各任務(wù)范圍的大小從上到下逐步分解的 工作分解的步驟包括 總項目 子項目或主體活動 主要的活動 次要的活動 工作包 21 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 3 工作分解結(jié)構(gòu)的步驟 22 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 3 工作分解結(jié)構(gòu)的步驟WBS起源于美國軍方武器裝備的型號研制 23 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 3 工作分解結(jié)構(gòu)的步驟WBS通常是一種面向 成果 的 樹 其最低層是細(xì)化后的 可交付成果 該結(jié)構(gòu)組織和確定了項目的整個范圍 但WBS的形式并不僅限于 樹 狀 還有多種形式 24 25 26 27 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 4 工作包工作包是完成項目目標(biāo)所要進(jìn)行的相關(guān)工作活動的集合 為項目控制提供充分和合適的管理信息 它位于工作分解結(jié)構(gòu)的最底層 也是工作分解結(jié)構(gòu)最低層次的可交付成果 建立有效工作包的原則如下 28 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 4 工作包建立有效工作包的原則如下 工作包應(yīng)該是可確定的 特定的 可交付的獨立單元 工作包中的工作責(zé)任應(yīng)落實到具體的單位或個人 工作包的大多數(shù)工作應(yīng)該適用相同的工作人員 從而提高人員之間的溝通 工作包應(yīng)與特定的WBS單元直接相關(guān) 并作為特定的WBS單元擴(kuò)展 工作包單元的周期應(yīng)是最短周期 應(yīng)明確本工作包與其他工作包之間的關(guān)系 能確定實際的預(yù)算和資源需求 29 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 5 工作分解結(jié)構(gòu)的編碼運用特定的規(guī)則對分解結(jié)構(gòu)圖中的各個結(jié)點進(jìn)行編碼 可簡化項目實施過程中的信息交流 制定項目的成本 進(jìn)度和質(zhì)量等計劃時不但可以利用編碼代表任務(wù)名稱 而且可以根據(jù)某任務(wù)的編碼情況推斷出該任務(wù)在工作分解結(jié)構(gòu)圖中的位置 這就要求在工作分解結(jié)構(gòu)中每個結(jié)點的編碼保持一致性 工作分解結(jié)構(gòu)的編碼方法有很多種 最常見的方法是利用數(shù)字進(jìn)行編碼 下面以一個4層的工作分解結(jié)構(gòu)為例來說明如何編碼 30 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 5 工作分解結(jié)構(gòu)的編碼 31 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 5 工作分解結(jié)構(gòu)的編碼 32 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法2 范圍分解的工具和技術(shù) 5 工作分解結(jié)構(gòu)的編碼 33 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法3 責(zé)任分配矩陣 RAM ResponsibilityAssignmentMatrix 責(zé)任分配矩陣是一種將所分解的工作任務(wù)落實到項目有關(guān)部門或個人 并明確表示出他們在組織工作中的關(guān)系 責(zé)任和地位的方法和工具 它是在工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上建立的 以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中每項活動或工作所需的人員 34 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法3 責(zé)任分配矩陣 35 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法4 項目行動計劃表項目行動計劃表是指以工作分解結(jié)構(gòu)圖為基礎(chǔ) 將項目的一系列活動或任務(wù)進(jìn)一步細(xì)分 并按內(nèi)在的層次關(guān)系把持續(xù)時間 緊前任務(wù)和所需的資源等 匯總并記錄所形成的表格 36 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法4 項目行動計劃表制造機(jī)器人項目的行動計劃表 37 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 4項目范圍分解的依據(jù)與方法一個組織過去所實施項目的工作分解結(jié)構(gòu)常??梢宰鳛樾马椖康墓ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)的樣板 雖然每個項目都是獨一無二的 但仍有許多項目彼此之間都存在著某種程度的相似之處 許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)的或半標(biāo)準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)作為樣板 38 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果項目范圍確認(rèn)是指項目利益相關(guān)者 項目提出方 項目承接方 項目使用方等 對于項目范圍的正式認(rèn)可和接受的工作過程 項目確認(rèn)要明確所有與項目有關(guān)的工作均已包括在項目范圍中 并且與項目無關(guān)的工作均未包括在項目范圍中 不僅要確認(rèn)項目的整體范圍 還要對分解后的子工作范圍進(jìn)行確認(rèn) 39 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果項目范圍確認(rèn)是指項目利益相關(guān)者 項目提出方 項目承接方 項目使用方等 對于項目范圍的正式認(rèn)可和接受的工作過程 項目確認(rèn)要明確所有與項目有關(guān)的工作均已包括在項目范圍中 并且與項目無關(guān)的工作均未包括在項目范圍中 不僅要確認(rèn)項目的整體范圍 還要對分解后的子工作范圍進(jìn)行確認(rèn) 40 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果1 范圍確認(rèn)的依據(jù) 1 項目章程 2 項目范圍說明書 3 項目范圍管理計劃 4 項目工作分解結(jié)構(gòu)圖 5 相關(guān)的支持細(xì)節(jié)等 41 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果1 范圍確認(rèn)的依據(jù) 1 項目章程 2 項目范圍說明書 3 項目范圍管理計劃 4 項目工作分解結(jié)構(gòu)圖 5 相關(guān)的支持細(xì)節(jié)等 42 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果2 項目范圍確認(rèn)的主要方法和工具項目范圍確認(rèn)的主要方法有項目范圍核檢表 從整體上對目標(biāo)是否明確 目標(biāo)因素是否合理 約束和假定條件是否符合實際等項目范圍進(jìn)行核檢 和項目工作分解結(jié)構(gòu)核檢表 以工作結(jié)構(gòu)分解圖為依據(jù) 檢查項目交付物描述是否清楚 工作包分解是否到位 層次分解結(jié)構(gòu)是否合理等工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行核檢 43 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果3 項目范圍確認(rèn)的結(jié)果 1 項目工作分解結(jié)構(gòu) WBS 圖WBS圖是通過分解技術(shù) 將項目任務(wù)按照其內(nèi)在性質(zhì)和內(nèi)在結(jié)構(gòu)逐層細(xì)化而形成的示意圖 呈分級樹形結(jié)構(gòu) 該圖涵蓋了項目的所有工作任務(wù) 即確定了項目的整個范圍 直觀地說明了每個獨立的工作任務(wù)在項目中的地位 2 項日工作分解結(jié)構(gòu)詞典項目工作分解結(jié)構(gòu)詞典是對項目工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行說明的文件 它詳細(xì)說明了工作分解結(jié)構(gòu)中所有工作包的重要情況 一般來講 項目工作分解結(jié)構(gòu)詞典應(yīng)該包含如下幾項基本的工作信息 工作細(xì)節(jié) 前期工作投入 工作產(chǎn)出 人員聯(lián)系 持續(xù)時間 需要的資源 緊前和緊后工作等 44 第四章項目范圍管理 4 1項目范圍管理概述 4 1 5項目范圍確認(rèn)的依據(jù) 方法和結(jié)果4 項目范圍確認(rèn)工作的成果最后應(yīng)有正式的項目確認(rèn)文件 表明項目范圍已被項目所有的利益相關(guān)者確認(rèn) 同時這也是項目溝通管理中的正式文件之一 45 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 1項目范圍變更控制的主要工作項目范圍變更控制 Projectscopecontrol 是指當(dāng)項目范圍發(fā)生變化時對其采取糾正措施的過程以及為使項目朝著目標(biāo)方向發(fā)展而對某些因素進(jìn)征調(diào)整而引起起的項目范圍變化的過程項目范圍變更控制的主要工作如下表所示 46 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 1項目范圍變更控制的主要工作 47 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 2項目范圍變更的原因項目干系人常常由于各種原因要求對項目范圍進(jìn)行修改 造成范圍變更的原因很多 主要有 1 項目的外部環(huán)境發(fā)生變化 如政府的有關(guān)規(guī)定發(fā)生變化 2 在項目范圍計劃或定義時出現(xiàn)錯誤或遺漏 3 項目團(tuán)隊提出了新的技術(shù) 手段或方案 4 項目實施的組織本身發(fā)生了變化 5 客戶對項目或項目產(chǎn)品的要求發(fā)生變化 48 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 3項目范圍變更控制的依據(jù)1 項目工作分解結(jié)構(gòu)項目工作分解結(jié)構(gòu)是確定項目范圍的基準(zhǔn) 它定義了完成項目所需的所有工作任務(wù) 如果實際工作超出或沒有達(dá)到工作分解結(jié)構(gòu)的要求 就認(rèn)為項目的范圍發(fā)生了變化 這時 就要對工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改和調(diào)整 2 項目執(zhí)行情況報告項目執(zhí)行情況報告包括兩部分 一是項目的實際完成情況 二是有關(guān)項目范匿 進(jìn)度 成本和資源變化的情況 執(zhí)行情況報告還能使項目團(tuán)隊注意到一些可能在未來會導(dǎo)致項目范圍發(fā)生變化的因素 49 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 3項目范圍變更控制的依據(jù)3 項目范圍的變更申請項目范圍的變更申請是指對可能擴(kuò)大或縮小項目的范圍所提出的要求 項目范圍的變更申請可以采取很多形式 如口頭的或書面的 直接的或間接的 從內(nèi)部開始的或從外部開始的等 4 項目范圍管理計劃項目范圍管理計劃對如何控制范圍的變化做了規(guī)定 它可以是正式計劃或非正式計劃 也可以是詳細(xì)性描述或是基于項目需要的一個大致的約定 50 第四章項目范圍管理 4 2項目范圍變更控制 4 2 4項目范圍變更控制的工具與方法1 項目范圍變更控制系統(tǒng)項目范圍變更控制系統(tǒng)規(guī)定了項目范圍變更的基本控制程序 控制方法和控制責(zé)任等 它包括范圍文件系統(tǒng) 項目執(zhí)行跟蹤系統(tǒng) 偏差系統(tǒng) 項目范圍變更申請和審批系統(tǒng)等 在項目執(zhí)行
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