淺談成教學(xué)生檔案的特點(diǎn)及管理.doc

第15 卷第2 期湖南大學(xué)學(xué)報(bào)( 社會科學(xué)版) Vo1. 15, No. 22 0 0 1 年6 月Journal of Hunan U niversity (Social Science Edit ion) Jun. 2 0 0 1淺談成教學(xué)生檔案的特點(diǎn)及管理李春湘, 陳樹勛, 李凡成(湖南中醫(yī)學(xué)院成教學(xué)院, 湖南長沙, 410007)摘要 簡述了成教學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案、學(xué)生德育檔案、畢業(yè)學(xué)生信息反饋檔案等范疇, 成教學(xué)生檔案有個(gè)體檔案內(nèi)容的不確定性、個(gè)體檔案管理過程的復(fù)雜性和延續(xù)性、畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放時(shí)間上的緊迫性等特點(diǎn), 個(gè)體檔案因其高于畢業(yè)文憑的真實(shí)性和可信度而成為學(xué)生就業(yè)、晉升的有效憑證、整體檔案有為成教學(xué)院接受上級評估驗(yàn)收、為領(lǐng)導(dǎo)對于未來辦學(xué)的科學(xué)決策、為學(xué)生補(bǔ)辦檔案、為甄別偽造文憑和檔案提供依據(jù)等作用。因此, 應(yīng)從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對成教學(xué)生檔案管理工作的重視、加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的制度建設(shè)、規(guī)范學(xué)生檔案的管理、檔案管理人員要加強(qiáng)自身建設(shè)等角度來加強(qiáng)成教學(xué)生檔案的管理。關(guān)鍵詞 成人教育; 學(xué)生檔案; 檔案管理中圖分類號 G275. 9文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號100821763 (2001) 0220206203學(xué)生檔案是教學(xué)及主管部門在招生、教學(xué)、學(xué)生管理過程中形成的、直接涉及到學(xué)生個(gè)人學(xué)籍、學(xué)習(xí)、德育等方面的歷史記錄。廣義上的學(xué)生檔案分為個(gè)體檔案和整體檔案。狹義的學(xué)生檔案專指直接涉及到學(xué)生個(gè)人且應(yīng)歸入學(xué)生人事檔案袋的個(gè)體檔案; 學(xué)生的個(gè)體檔案一般存放在學(xué)生工作單位的人事部門, 而整體檔案一般由學(xué)校永久地保存。本文擬簡述成教學(xué)生檔案的范疇、特點(diǎn)、作用,以求采取更有效的辦法加強(qiáng)對成教學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。一、成教學(xué)生檔案的范疇成教學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案、學(xué)生德育檔案、畢業(yè)學(xué)生信息反饋檔案, 列表如下:成教學(xué)生檔案一覽表個(gè)體檔案 整體檔案學(xué)籍檔案考生報(bào)名登記表學(xué)生(轉(zhuǎn)、休、復(fù)) 學(xué)材料第二學(xué)歷材料學(xué)生登記表新生錄取名單審批表新生注冊表學(xué)生學(xué)籍表(卡)新生名冊學(xué)籍處理決定學(xué)習(xí)檔案畢業(yè)實(shí)習(xí)成績考核冊畢業(yè)論文及評語畢業(yè)學(xué)生成績表考試證登記冊學(xué)生成績冊函授生作業(yè)情況登記本考場記錄本教學(xué)巡視情況記錄畢業(yè)論文答辯情況登記本畢業(yè)生名冊畢業(yè)證書登記冊學(xué)位獲得者名冊學(xué)生畢業(yè)決定續(xù)表個(gè)體檔案整體檔案德育檔案學(xué)生在校獎(jiǎng)勵(lì)材料學(xué)生在校處分材料入黨入團(tuán)材料畢業(yè)生登記表學(xué)生證登記冊學(xué)生宿舍巡視記錄德育學(xué)分評分表學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)決定學(xué)生活動記錄學(xué)生紀(jì)律處分決定學(xué)生會議記錄學(xué)生干部名冊學(xué)生入黨積極分子及黨員名冊畢業(yè)生信息反饋檔案畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查計(jì)劃、總結(jié), 使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的評估意見, 畢業(yè)生在單位獲得的榮譽(yù)、成果業(yè)績等材料。二、成教學(xué)生個(gè)體檔案的特點(diǎn)成教學(xué)生的整體檔案內(nèi)容及管理辦法與普教學(xué)生的整體檔案內(nèi)容及管理辦法基本一致。在此, 本人只談成教學(xué)生個(gè)體檔案的特點(diǎn)。1.個(gè)體檔案內(nèi)容的不確定性普教大學(xué)生一般來源于中學(xué)生, 高校錄取時(shí)檔案隨人一起走, 進(jìn)入大學(xué)后中學(xué)時(shí)期的檔案一應(yīng)俱全。而因?yàn)槌山虒W(xué)生來源于普教統(tǒng)招后的落榜生、來源于以待提高學(xué)歷的在職職工、來源于社會青年, 學(xué)校及教育主管部門在錄取成教學(xué)生時(shí)也放棄了對中學(xué)時(shí)期檔案的要求, 因此, 成教學(xué)生進(jìn)校時(shí)除了一張考生報(bào)名登記表統(tǒng)一放在學(xué)校的招生辦外, 沒有個(gè)人的檔案袋。從上表個(gè)體檔案所列內(nèi)容來看, 成教學(xué)生內(nèi)部不同的生源、不同的學(xué)歷層次、不同的學(xué)習(xí)形式會導(dǎo)致學(xué)生個(gè)體檔案內(nèi)容的差異, 其差異表現(xiàn)為通過成招考試錄取的學(xué)生的學(xué)籍材料是考生報(bào)名登記表, 攻讀第二學(xué)歷的學(xué)生, 其學(xué)籍材料是成人高校第二專業(yè)學(xué)歷教育招生報(bào)名表, 短期培訓(xùn)班學(xué)員、自考助學(xué)班學(xué)生無學(xué)籍檔案, 進(jìn)修學(xué)生進(jìn)校至少一年后才有學(xué)籍檔案, 函授學(xué)生、短期培訓(xùn)班學(xué)員無實(shí)習(xí)檔案, 由于轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等原因就會導(dǎo)致學(xué)籍等一系列檔案材料的變更。成教學(xué)生的入學(xué)目的和動機(jī)、經(jīng)歷、文化基礎(chǔ)以及在大學(xué)里受到與普教學(xué)生不一樣的待遇等, 決定了成教學(xué)生特殊的個(gè)性; 成教學(xué)生之間家庭生活條件、受社會環(huán)境影響的程度不同, 這些都決定了他們在相同的教育氛圍中個(gè)性心理、學(xué)習(xí)毅力、學(xué)習(xí)成績、德育水平等方面的差異, 從而影響其行為的發(fā)生, 也使其學(xué)習(xí)檔案、德育檔案內(nèi)容存在著較顯著的不確定性。 2.個(gè)體檔案管理過程的復(fù)雜性和延續(xù)性近年來, 為滿足社會青年、高考落榜學(xué)生的求學(xué)愿望, 成教學(xué)院開始招收進(jìn)修學(xué)生。進(jìn)修學(xué)生的滲入, 客觀上造成同一年級學(xué)生檔案呈滾筒式管理; 生源質(zhì)量的參差不齊, 導(dǎo)致留級或不能按時(shí)畢業(yè)或中途淘汰的也不少, 不便于對成教學(xué)生的平時(shí)建檔工作, 這樣既增加了學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性, 又造成了學(xué)生檔案管理的延續(xù)性。成教學(xué)生畢業(yè)后工作單位短期內(nèi)難于落實(shí), 即使落實(shí)了母校也難于了解到信息, 這就為檔案的郵寄增加了難度。另外, 為避免檔案路途丟失, 近年來,成教學(xué)院一般不負(fù)責(zé)郵寄學(xué)生檔案, 而是由學(xué)校封好蓋章后再由學(xué)生本人簽名領(lǐng)取。然而學(xué)生對于檔案重要性的認(rèn)識并不深刻, 有些學(xué)生特別是函授生,畢業(yè)多年, 學(xué)習(xí)期間的檔案一直放在學(xué)校, 直到要在單位晉級、晉升職稱或轉(zhuǎn)干時(shí), 才想起到學(xué)校來拿檔案。這樣, 既不便于單位對學(xué)生的了解甚至延誤了學(xué)生本人在單位的發(fā)展, 也造成了學(xué)校學(xué)生檔案的大量積壓。檔案員深感成教學(xué)生檔案“內(nèi)容不多, 管理不易”的困惑。3.畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放時(shí)間上的緊迫性與普教大學(xué)畢業(yè)生一樣, 成教畢業(yè)生的主要檔案材料如畢業(yè)生成績表、畢業(yè)論文及評語、畢業(yè)實(shí)習(xí)成績考核冊、畢業(yè)生登記表等大多數(shù)是在臨近畢業(yè)時(shí)形成的。因此“突擊建檔”成為學(xué)生檔案的一大顯著特點(diǎn)。由于脫產(chǎn)學(xué)生后期實(shí)習(xí)任務(wù)的艱巨, 往往直到臨畢業(yè)前幾天才從實(shí)習(xí)醫(yī)院趕回學(xué)校,有些學(xué)生忙于找工作單位, 實(shí)習(xí)結(jié)束后也不按時(shí)回校填寫有關(guān)材料, 有些學(xué)生檔案意識淡薄, 實(shí)習(xí)的有關(guān)考核鑒定材料也不按時(shí)帶回學(xué)校, 這就使得學(xué)生在后期學(xué)習(xí)期間形成的檔案難于及時(shí)到位, 也同時(shí)影響了檔案的質(zhì)量和整理工作。三、成教學(xué)生檔案的作用1. 個(gè)體檔案的作用學(xué)生個(gè)體檔案體現(xiàn)了大學(xué)生在校三年五載的全部學(xué)習(xí)、生活情況, 是學(xué)生一生中最重要的一段歷史的真實(shí)記載, 是學(xué)生在校努力奮斗的勞動成果?；谄渚哂锌陀^真實(shí)性和全面可信度, 因此, 它成為學(xué)生走向社會、向社會推介自己的最有效的證明材料, 成為學(xué)生畢業(yè)后招工錄干、走上工作單位后晉職晉級的最有效憑證, 它的作用和可信性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過畢業(yè)文憑。2. 整體檔案的作用學(xué)生整體檔案對于學(xué)生個(gè)人、對于高校搞好成人教育更有重要的作用:(1) 整體檔案為成教學(xué)院定期接受上級教育主管部門對函授、夜大學(xué)的辦學(xué)水平的檢查、評估和驗(yàn)收提供了可靠的依據(jù)。(2) 為成教學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)對于未來辦學(xué)的科學(xué)決策提供依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展, 社會組織形式的多樣化、就業(yè)崗位和就業(yè)方式的多樣化、工作類型的多樣化對人才的需求, 使成人教育的改革日益顯示其必要性和緊迫性。例如, 用人單位對成教畢業(yè)生的評估意見、使用情況, 成教畢業(yè)生在社會發(fā)揮作用、取得業(yè)績和成果的情況, 函授學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況等, 促使成教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對教學(xué)課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃修改、教學(xué)內(nèi)容的調(diào)整、教學(xué)方法和手段的更新以及如何加強(qiáng)成教學(xué)生素質(zhì)教育等方面的思考和決策。(3) 由于自然災(zāi)害如洪災(zāi)、火災(zāi)等的影響, 有可能造成畢業(yè)學(xué)生人事檔案的損害、丟失, 成教學(xué)院保存好學(xué)生的整體檔案, 便于為畢業(yè)學(xué)生補(bǔ)辦有關(guān)個(gè)體檔案提供依據(jù)。(4) 正是人們認(rèn)識了學(xué)生個(gè)體檔案在就業(yè)、晉升中的重要作用, 因而近年來市場上出賣假文憑、假檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生, 擾亂了人才招聘和正常的晉升工作秩序。保存好學(xué)生的整體檔案對于甄別偽造文憑和檔案, 抵制不正之風(fēng), 對于維護(hù)成人教育的聲譽(yù)起了重要的作用。四、如何加強(qiáng)對成教學(xué)生檔案的管理多年來, 由于人們對成人教育本身存在認(rèn)識上的誤區(qū), 對成教學(xué)生檔案管理方面也就難免存在不足。隨著成人教育的蓬勃發(fā)展, 特別是近年來對于在職繼續(xù)教育的重視, 人事部門在專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升方面對于繼續(xù)教育的硬性要求等, 促使人們不斷接受成人教育, 因而加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理成為成人教育形勢發(fā)展的必然要求。1. 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對成教學(xué)生檔案管理工作的重視學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要配備專門的檔案室, 分年級、班級配備專柜, 檔案室要有防潮、防火、防盜設(shè)施, 檔案員平時(shí)要做好防蟲工作。有條件的學(xué)校最好對檔案實(shí)行電腦管理。學(xué)校要配備相對固定的專職檔案管理員, 同時(shí)要委派相關(guān)工作人員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)平時(shí)檔案的收集工作。要加強(qiáng)對檔案管理人員的政治思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn), 支持和理解他們的工作, 關(guān)心他們的生活、職稱的晉升、各項(xiàng)待遇的落實(shí), 提高他們的工作積極性。專職檔案管理員的工作應(yīng)相對固定。學(xué)校要在新生入學(xué)教育、平時(shí)的政治思想教育工作中加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識的滲透。教育學(xué)生把檔案視為自己的勞動成果, 督促學(xué)生畢業(yè)時(shí)按時(shí)提走自己的檔案, 最大限度地減少學(xué)生個(gè)體檔案的積壓。2.加強(qiáng)學(xué)生檔案工作的制度建設(shè), 規(guī)范學(xué)生檔案的管理成教學(xué)生檔案管理作為成人教育管理工作的重要組成部分, 要有相應(yīng)的管理制度并列入成人教育各項(xiàng)管理制度文件匯編之中。檔案管理制度必須體現(xiàn)下述內(nèi)容: 學(xué)生檔案的范疇及質(zhì)量要求、歸檔的時(shí)間和保管方法、學(xué)生個(gè)體檔案的領(lǐng)取辦法、學(xué)生個(gè)體檔案的補(bǔ)辦程序、專職和兼職檔案管理員的職責(zé)、對檔案管理工作的獎(jiǎng)懲辦法等。制度的作用重在落實(shí), 成教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅(jiān)持制度執(zhí)行上的連續(xù)性和堅(jiān)定性的統(tǒng)一, 不以檔案形成科室、檔案管理員或?qū)W生不切實(shí)際的主觀意志為轉(zhuǎn)移, 同時(shí)注意調(diào)查研究, 根據(jù)形勢的發(fā)展和需要修改和完善管理制度。檔案管理員要克服因檔案管理過程的繁瑣而帶來的畏難情緒, 堅(jiān)持管理制度的堅(jiān)定性和學(xué)生主體地位的靈活性的統(tǒng)一, 在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn), 為制度的不斷完善提供客觀依據(jù), 為制度的貫徹執(zhí)行把好關(guān)。對于在檔案工作中出現(xiàn)的有影響的失職行為要從嚴(yán)處理。3.檔案管理人員要加強(qiáng)自身建設(shè)成教學(xué)生檔案在一定程度上反映了成人教育的管理能力和水平, 對于引導(dǎo)社會和用人單位了解學(xué)校具有廣告效用。因此, 檔案撰寫人員和管理人員對學(xué)生檔案的數(shù)量和質(zhì)量要從嚴(yán)從高要求。形成檔案的科室即招生、教學(xué)、學(xué)生管理有關(guān)部門要樹立正確的檔案意識和為學(xué)生服務(wù)的思想, 力爭學(xué)生檔案數(shù)量上的“全”和質(zhì)量上的“精”。杜絕以畢業(yè)時(shí)間在即、工作忙等為借口, 對學(xué)生檔案采取的敷衍塞責(zé)或任務(wù)式行為。成教學(xué)生檔案管理人員要培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感, 辦事要細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn), 對檔案的質(zhì)量要把好“入口關(guān)”。同時(shí)要注意鉆研業(yè)務(wù)知識, 深入了解學(xué)生的實(shí)際情況, 平時(shí)加強(qiáng)與招生、教務(wù)、學(xué)生辦工作人員的聯(lián)系, 對不同來源、不同層次、不同類別的學(xué)生應(yīng)該有的檔案資料要做到心中有數(shù), 尤其要對進(jìn)修生、轉(zhuǎn)校、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)年級班級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、讀雙學(xué)歷等學(xué)生的情況了如指掌, 對學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料, 入黨入團(tuán)材料要根據(jù)上級有關(guān)文件精神及學(xué)校的檔案管理規(guī)定辦理。要重視平時(shí)的建檔工作, 盡量減輕因?qū)W生畢業(yè)或年終突擊建檔而帶來的壓力和負(fù)擔(dān), 以盡量消除檔案的遺漏現(xiàn)象, 把好檔案的“出口關(guān)”。要加強(qiáng)對整體檔案作用的認(rèn)識, 督促相關(guān)科室按時(shí)移交檔案資料, 要統(tǒng)一對這些檔案進(jìn)行甄別、整理、編目、立卷歸檔。加強(qiáng)與學(xué)校綜合檔案室的聯(lián)系,自覺接受其業(yè)務(wù)指導(dǎo), 按時(shí)向其移交相關(guān)的檔案。8 0 2 湖南大學(xué)學(xué)報(bào)( 社會科學(xué)版) 2001 年 1995-2005 Tsinghua Tongfang Optical Disc Co., Ltd. All ri