XX新能源科技公司合同內(nèi)控管理制度.doc

XX新能源科技公司合同內(nèi)控管理制度 合同內(nèi)控管理制度編制審批批準(zhǔn)年月發(fā)布年月實(shí)施X XX新能源科技股份有限公司2XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/10文文件更新一覽表版本更改原因更改頁(yè)碼更改單號(hào)實(shí)施日期修改人批準(zhǔn)人A/0首版/3XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/1011目的為了促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展，規(guī)范合同訂立、審批、履行等環(huán)節(jié)工作，促進(jìn)合同工作順利開(kāi)展，減少和避免合同糾紛，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。 22適用范圍公司各部門(mén)與公司外各類法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和非經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。 公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動(dòng)合同的管理，不適用本辦法。 33職責(zé)3.1行政中心為本公司合同管理的主管部門(mén)，其主要職責(zé)是a)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司合同的制定，組織法務(wù)顧問(wèn)對(duì)合同進(jìn)行可行性分析,避免出現(xiàn)法律漏洞；b)負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)移交的各類合同及其糾紛處理資料，進(jìn)行匯總歸檔保管，負(fù)責(zé)行政中心保管檔案的調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。 3.2合同承辦部門(mén)的職責(zé)a)根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；b)依法履行合同，及時(shí)以書(shū)面形式向公司通報(bào)合同履行中發(fā)生的重大問(wèn)題及其解決方案；c)在顧問(wèn)律師指導(dǎo)下及時(shí)收集出現(xiàn)問(wèn)題合同所涉及的證據(jù)材料；d)負(fù)責(zé)在規(guī)定年限內(nèi)保管本部門(mén)合同文本管理，以及年限期滿后的歸檔移交工作。 3.3合同承辦人員的職責(zé)a)根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜；b)草擬合同，并向合同承辦部門(mén)提供合同草稿、可行性論證及對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料，并對(duì)其真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)；c)認(rèn)真履行生效合同，隨時(shí)檢查合同履行情況；d)及時(shí)向合同承辦部門(mén)匯報(bào)合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。 3.4財(cái)務(wù)部門(mén)在合同管理中的職責(zé)a)審核合同貨款結(jié)算方式選用的合理性、資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)完整性；資金、資產(chǎn)4XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/10的用途及使用方式合法性；b)關(guān)注價(jià)款、酬金的數(shù)額是否符合市場(chǎng)價(jià)格；價(jià)款、酬金的支付方式符合財(cái)務(wù)紀(jì)律、財(cái)務(wù)法規(guī)；c)接收結(jié)算、報(bào)銷付款申請(qǐng)，審查結(jié)算申請(qǐng)合同及其他附件資料齊全后，辦理合同結(jié)算；d)財(cái)務(wù)部認(rèn)為需要審核的其它內(nèi)容。 3.5法務(wù)顧問(wèn)在合同管理中的職責(zé)a)關(guān)注交易對(duì)方資質(zhì)、信用及背景調(diào)查與資料核實(shí)。 b)對(duì)合同文本完整性、合同形式、內(nèi)容的合法性進(jìn)行全面的法律審核，并提出調(diào)整或修改建議或提示。 c)審查是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定致合同無(wú)效、部分無(wú)效等情形；d)合同文字是否規(guī)范、準(zhǔn)確，是否存在歧義或爭(zhēng)議；e)合同違約責(zé)任、合同風(fēng)險(xiǎn)提示以及管轄地選擇；f)其他合法合規(guī)性審查。 3.6生產(chǎn)、技術(shù)、品質(zhì)等部門(mén)在合同管理中的職責(zé)a)負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)銷合同中涉及產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)層面問(wèn)題條款審查，包括技術(shù)可行性分析、技術(shù)措施是否合理、技術(shù)困難和風(fēng)險(xiǎn)；b)對(duì)于采購(gòu)方要求的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、型號(hào)規(guī)格、產(chǎn)品檢測(cè)、質(zhì)量體系、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等合同或條款進(jìn)行專業(yè)性評(píng)審，并出具專業(yè)意見(jiàn)或風(fēng)險(xiǎn)提示；c)生產(chǎn)部門(mén)須根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際產(chǎn)能等因素預(yù)估供貨量及履約可行性。 44合同的委托代理4.1下列人員有權(quán)代表公司簽訂合同a)公司法定代表人；b)公司法定代表人書(shū)面授權(quán)委托的人。 4.2法人委托人的具體權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)法人委托書(shū)中注明。 法人委托人必須嚴(yán)格按照授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對(duì)外簽約。 4.3法人委托人的主要職責(zé)a)在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；5XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/10b)對(duì)所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；c)所簽合同應(yīng)及時(shí)上報(bào)；d)認(rèn)真履行已生效的合同，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的及時(shí)上報(bào)并提出處理意見(jiàn)；e)保管好本人所簽訂合同的一切資料，并及時(shí)上交歸檔。 4.4授權(quán)委托書(shū)不得轉(zhuǎn)借他人或涂改，凡調(diào)離本單位或改做其它工作失去代理?xiàng)l件的，應(yīng)主動(dòng)向合同主管部門(mén)繳銷授權(quán)委托書(shū)；不繳銷證書(shū)者，行政中心人事部門(mén)不得辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。 55合同的簽署5.1合同資質(zhì)調(diào)查5.1.1簽訂經(jīng)濟(jì)合同前，經(jīng)辦人必須了解對(duì)方的生產(chǎn)能力、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、信用等級(jí)等情況，不得與不具備法人資格和無(wú)力履行合同條款的單位簽訂合同。 5.1.2合同簽訂前，由經(jīng)辦人搜集合同訂立對(duì)方的相關(guān)主體資質(zhì)文件，確定對(duì)方是否具備履約能力。 具體方式包括但不限于a)獲取并檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證；b)獲取并檢查資質(zhì)證書(shū)；c)了解同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)；d)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查訪；e)了解同行業(yè)或同地區(qū)業(yè)務(wù)伙伴的評(píng)價(jià)。 5.2合同談判5.2.1為保證產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)正常生產(chǎn)業(yè)務(wù)開(kāi)展，采購(gòu)原輔材料過(guò)程中擬選擇新供應(yīng)商的，需要按照采購(gòu)實(shí)施及價(jià)格管理制度的相關(guān)規(guī)定，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施樣品檢驗(yàn)和試生產(chǎn)檢驗(yàn)。 5.2.2大型設(shè)備采購(gòu)安裝合同，其他重大合同的談判，由生產(chǎn)副總、PMC部門(mén)負(fù)責(zé)人、研發(fā)中心總監(jiān)、研發(fā)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)總監(jiān)等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)參與合同談判。 5.2.3重大合同談判過(guò)程由承辦部門(mén)經(jīng)辦人擬定合同談判備忘錄，記錄談判過(guò)程中涉及的重大事項(xiàng)，以及參與談判各方的意見(jiàn)。 合同談判備忘錄由記錄人、承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。 6XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/105.3合同文本5.3.1公司對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)，除標(biāo)的額較小或能即時(shí)清結(jié)的外，均須簽訂書(shū)面合同；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測(cè)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書(shū)面合同。 5.3.2凡有國(guó)家或行業(yè)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用，但在選用時(shí)，對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款，經(jīng)辦人要重點(diǎn)審查，必要時(shí)可以進(jìn)行修改，并提請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。 無(wú)示范文本的合同，由行政中心組織經(jīng)辦部門(mén)、公司法律顧問(wèn)擬定示范文本，合同條款應(yīng)經(jīng)承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 行政中心行政專員負(fù)責(zé)保存示范文本。 5.3.3簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議，必須具備下列主要內(nèi)容a)應(yīng)明確事宜(指購(gòu)銷貨物名稱、勞務(wù)項(xiàng)目等)；b)數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)、檢驗(yàn)方法等規(guī)定)以及計(jì)量(重)方式(一律實(shí)行過(guò)磅計(jì)重，不得按理論計(jì)重)；c)價(jià)款及結(jié)算方式；d)履行的期限和交貨方式、地點(diǎn)；e)違約的責(zé)任等；a)雙方協(xié)商同意的其他條款。 5.4合同的審查與審批5.4.1合同審查應(yīng)當(dāng)在合同正式簽訂前進(jìn)行。 公司合同審批的常規(guī)流程a)承辦部門(mén)經(jīng)辦人填制合同會(huì)簽表，并連同訂單或合同文本，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 b)合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)；c)財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)；d)如該合同牽涉其他業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)分送該業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)；e)合同承辦部門(mén)經(jīng)辦人將以上意見(jiàn)匯總后報(bào)公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，決定批準(zhǔn)與否。 5.4.2合同會(huì)簽表審批后，由經(jīng)辦人將合同文本提交董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)委托人簽署。 7XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/1066印章使用與登記管理6.1合同蓋章要求6.1.1合同蓋章一律填寫(xiě)申請(qǐng)。 原則上不允許在空白合同上加蓋印章，如因特殊情況確需蓋空白合同章的，必須經(jīng)公司董事長(zhǎng)書(shū)面批準(zhǔn)，印章保管人做詳細(xì)記錄并追蹤管理。 6.1.2未經(jīng)評(píng)審簽訂的合同，均為無(wú)效合同。 由此造成的經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，造成重大損失的將追究其法律責(zé)任。 6.2印章使用與登記管理6.2.1公司應(yīng)指定印章保管人，并明確規(guī)定印章保管人不能擬定合同文本a)公章由董事長(zhǎng)指定專人保管。 b)法人代表私章由董事長(zhǎng)指定專人保管。 c)財(cái)務(wù)專用章由非出納崗位人員保管。 d)合同專用章主要用于銷售合同蓋章，合同專員章保管人不得擬寫(xiě)合同文本。 e)采購(gòu)專用章采購(gòu)專用章由采購(gòu)部保管，主要用于采購(gòu)合同蓋章。 6.2.2印章使用申請(qǐng)及審批a)用章申請(qǐng)人須填寫(xiě)用章申請(qǐng)表（附件1），列明申請(qǐng)理由、蓋章文件名、份數(shù)、是否帶出公司，帶出公司使用時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容；財(cái)務(wù)部人員使用b)申請(qǐng)人所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審核用章申請(qǐng)表并簽字；c)印章管理人檢查用章申請(qǐng)表的內(nèi)容與擬蓋章的資料是否一致，審批程序是否完善，無(wú)誤后在資料上蓋章，并將用章申請(qǐng)表歸檔保存。 d)印章使用人需要將印章帶出公司使用的,用章申請(qǐng)表還需提交董事長(zhǎng)審批。 6.2.3印章使用登記印章保管人應(yīng)在用章登記簿（附件2）上記錄用章使用時(shí)間、用章文件名等信息，由用章人簽字。 77合同的履行與變更7.1合同依法生效后，既具有法律約束力。 一切與合同有關(guān)的部門(mén)和人員，應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)。 7.2合同執(zhí)行部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對(duì)方的履約情況，保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會(huì)議紀(jì)要、鑒定報(bào)告、8XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/10檢測(cè)結(jié)果等資料。 對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。 7.3合同履行部門(mén)應(yīng)指定專人管理合同，并建立合同（訂單）臺(tái)賬。 合同管理經(jīng)辦人負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對(duì)方的履約情況，保存好相關(guān)單據(jù)、信函、會(huì)議紀(jì)要、鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等資料。 對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的產(chǎn)品還要進(jìn)行保存、拍照。 合同管理經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)合同履行情況及時(shí)更新合同（訂單）臺(tái)賬。 7.4合同履行過(guò)程中合同經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)對(duì)方履約能力及資信程度下降，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，及時(shí)與合同方取得聯(lián)系，向合同方獲取相關(guān)承諾函，維護(hù)公司合法權(quán)益。 7.5履行合同過(guò)程中出現(xiàn)合同糾紛，承辦部門(mén)經(jīng)辦人應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，確定引起糾紛事宜的性質(zhì)，獲取對(duì)方的態(tài)度，并向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)情況。 7.6合同經(jīng)辦人提出解決方案，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。 協(xié)商不成需要變更或解除合同的，按照本制度第6.7條進(jìn)行。 7.7履行合同過(guò)程中若需要變更或解除合同，應(yīng)按以下方法處理e)合同經(jīng)辦人編寫(xiě)合同變更申請(qǐng)報(bào)告或合同解除申請(qǐng)報(bào)告，提交向部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核。 f)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核后，經(jīng)辦人與合同方約定上門(mén)談判，或通過(guò)電話或電子郵件溝通等方式，提出合同變更或解除，并與合同方溝通協(xié)商。 g)金額重大合同或包含重要事項(xiàng)合同由公司管理層分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人組織專業(yè)技術(shù)人員、法律顧問(wèn)參與談判協(xié)商。 h)談判協(xié)商一致后，經(jīng)辦人擬定補(bǔ)充協(xié)議或終止協(xié)議等文件。 i)需要重新簽訂合同的，執(zhí)行新合同簽訂的審批流程。 7.8財(cái)務(wù)部依據(jù)合同文本辦理相應(yīng)的結(jié)算業(yè)務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)合同未經(jīng)審查或?qū)彶椴缓细竦模坏棉k理結(jié)算。 7.9對(duì)于需要應(yīng)訴或起訴的案件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同承辦部門(mén)協(xié)助公司顧問(wèn)律師進(jìn)行證據(jù)收集、談判、參加調(diào)解和出庭。 9XX新能源科技股份有限公司合同內(nèi)控管理制度文件號(hào)編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè)1/1088合同檔案管理8.1合同檔案的范圍包括信譽(yù)調(diào)查報(bào)告或?qū)Ψ劫Y質(zhì)證明文件、合同會(huì)簽表、法人授權(quán)委托書(shū)、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過(guò)程中的信函、電報(bào)、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料、文件。 8.2合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作。 在兩個(gè)自然年度內(nèi)，各業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人保管本部門(mén)合同檔案。 每?jī)赡?，?jīng)辦人將本年已結(jié)算合同按年月分類歸檔，并移交行政中心保存。 檔案移交參照文件管理控制程序文件移交程序，填寫(xiě)文件移交登記表，移交人、接收人在文件移交登記表上簽字。 8.3行政中心合同保管人接受各業(yè)務(wù)部門(mén)移交過(guò)來(lái)的檔案后，應(yīng)編制合同備查清單（附件3），記錄合同名稱、合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、歸檔時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。 8.4歸檔合同原則上不允許外借及復(fù)印。 如因工作需要借閱合同，按文件管理控制程序中文件借閱申請(qǐng)流程借閱合同檔案。 99監(jiān)督及檢查9.1本制度經(jīng)審批并實(shí)施的當(dāng)日起，未按本制度要求進(jìn)行各項(xiàng)工作，出現(xiàn)9.2款所述情形的，根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施9.1.1造成公司重大損失以及構(gòu)成違法行為的，由公司向司法機(jī)關(guān)提起訴訟，追究其法律責(zé)任，由其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；9.1.2對(duì)公司造成損失但不構(gòu)成違法的，由責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并列入當(dāng)期績(jī)效考核；9.1.3未做成損失且未構(gòu)成違法的，列入當(dāng)期績(jī)效考核。 9.2違規(guī)情形包括9.2.1工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運(yùn)作的；9.2.2未及時(shí)提交部門(mén)工作日?qǐng)?bào)的；9.2.3未按照本制度對(duì)合同方進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查的；9.2.4合同訂立、變更、解除未按規(guī)定進(jìn)行審批的；構(gòu)成違法的，按法律規(guī)定進(jìn)行；9.2.5合同經(jīng)辦人未按規(guī)定建立臺(tái)賬；9.2.6合同業(yè)務(wù)履行完畢后，各部門(mén)未按規(guī)定歸檔、保管合同資料的；10XX新能