公司會議流程及注意事項

CompanyMeeting 學習目標 1 召開公司會議的程序 2 公司會議中應注意的地方 Contentintroduction 目錄 1會議文化造就一流企業(yè) 2三星是這樣召開會議的 3不開無準備的會議 4會議求同存異 5會議的實行方法 6會議發(fā)言與傾聽藝術 以最快的速度了解一個公司 方法就是參加幾次職員會議因為 在召開會議的方式和水平中 溶入了該公司的一切記住 會議文化就是企業(yè)文化的主宰 能夠成為強大有力的競爭武器 為了打造實力強大的公司 必須通過精心安排的主題 簡單明了的討論和徹底的準備來提高會議效果 WrongMeetingTypes Don tknowwhyopenameeting不知道為何召開會議 Don tknowwhattodiscuss不知道問題是什么 Don tknowhowtodealwithproblems沒有對策 Don thaveanyconclusion沒有結論 Havenocontrolabouttime沒有時間概念 Justlisten notjoinin如同聽證會 Justtakenotes notthinkaboutit如同教育 Don tknowwhybethere參加者不知道自己為何到這里來 Doesmeetingpainful verbosity冗長 boring枯燥無味 Wastetime浪費時間 Depressed心情郁悶 Lowefficiency效率不高 常見會議問題 Operatefavorablecompanymeeting經(jīng)營良好的企業(yè)會議 時間 地點 人物 內(nèi)容 問題 結論 執(zhí)行等進行記錄 并分發(fā)相關人員 創(chuàng)造高效率 建設性的會議文化 存在幾處必須重點考慮的地方 必須使會議參加者明確了解會議議題并對之進行準備 在會議結束之后 應當將整理好會議內(nèi)容 三星會議之根本 三星將召開會議時最為基本的思想和行動原則整理成3 3 7原則 讓所有子公司 的職員熟記并付諸行動 3waysOfThinking 3Principles 7Rules 3種思考 3個原則 7條規(guī)定 三星會議之根本 要召開計劃好的會議 而不是即興會議 三星會議之根本 3waysOfThinking 3種思考 三星會議之根本 3Principles 3個原則 如果是必須召開的會議 就要更加高效率地召開 7條規(guī)定 三星會議之根本 7Rules 傳達會議內(nèi)容 并能夠反映在工作中 制訂會后執(zhí)行細則 召開會議時遵循3 3 7原則 將會議內(nèi)容 Word 向會場外 Window 的相關者傳達并反映到工作 Work 中的會議文化 可以稱為三星的3元會議文化 會議內(nèi)容必須聯(lián)系工作 因工作不同而多樣化的會議 頭腦清醒 不拖拖拉拉 效率更高 在有產(chǎn)品的地方召開會議 早起型企業(yè) 早間會議 將效率提高兩倍的站立式會議 人的大腦最活躍的時間是在站立的狀態(tài)下 減少開會時間 開會次數(shù) 提高開會效率 適合開緊急會議 感性充電蒸氣浴會議 人的大腦在放松的狀態(tài)下可以激發(fā)出最優(yōu)秀的想法 因工作不同而多樣化的會議 會議與其說是工作的延續(xù) 不如說是一種文化 最大限度地調整好會議氣氛 會議成功有80 在于準備 Meetingpreparation籌劃會議 確定內(nèi)容方向 準備資料 會議主持者在會議開始之前 應當立足于5WlH這6條原則進行事先討論 5W1H 尋求為什么必須召開這個會議 是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案 Why What 對議題是否符合會議目的進行檢查 Where 對是否有能夠容納所有人的場所進行確認 When 對會議時間如何 是否很好地遵循時間進行確認 Who 讓適合議題的人出席會議 How 對如何得出符合議題的結論進行討論 Clearthepurposeofthemeeting明確會議的目的 抓準會議核心 不偏離主題 會議準備從會議目的開始 會議必須存在目的 遵循目的的會議形式 信息傳達類型 問題解決型 發(fā)現(xiàn)整理問題 制訂解決對策 制訂執(zhí)行計劃 制訂計劃或日程并對合并的項目進行整理 訂立計劃型 利益調整型 調整個人或組織之間利害得失 情緒協(xié)調 Pickupparticipant選定參加者 讓必要的人參加會議 僅讓對實現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議 對會議參加者進行選擇的條件 僅讓對實現(xiàn)會議目的不可或缺的人參加會議 讓具有決定權的人參加 即便是其他部門的人 如果與會議有關系 也讓其參加 讓對會議主題存在強烈疑問的人參加 讓與會議主題有關的專家參加 讓能夠正確表達自己意見的人參加 Priorannouncement對會議事先進行公告 通知與會人員時間 地點 內(nèi)容 應當記入事前通知的項目 做好有目的的開會 事先傳達議題 分發(fā)資料是給出現(xiàn)場優(yōu)秀意見的保證 Handoutmaterialsinadvance事先分發(fā)會議資料 嚴格遵守時間 提煉重點 精化主題 避免無謂討論 有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間嚴格遵守時間 遲到是不行的要確定要結束的時間并在最后做出結論 Timedistribution分配時間 通過會議內(nèi)容 大小 人數(shù) 層次 靈活選擇會場 布置環(huán)境 Preparemeetingroom準備會場 管控會議主題 時間 情緒 調動與會人員參與合作 會議主持者必須具備的條件 成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責 了解會議的目的 準備適當?shù)馁Y料 絕對不要遲到 圍繞主題積極發(fā)表見解 參加者必須具備的條件 了解會議的目的是什么如果其他企業(yè)或新面孔參加會議 則一定要準備名片準備可證明自己意見的資料絕對不要遲到為信守一切諾言而行動不要失去會議方向 與會議準備同樣重要的是會議的開端 Donotlossthedirection不要失去會議方向 會議中重要的是結論 灌輸式傳達會議一NO 而且 在其中融入討論文化 形成團隊化企業(yè)文化的范例就是 要求水平而不是垂直關系 自律而不是指示 討論式會議一Yes 引導進行建設性爭論 這種做法可以營造討論的環(huán)境 把辦公室改成簡易會議室 使職員可以隨時交換意見 提出批評 進行爭論 鼓勵思想沖突 制止感情沖突 鼓勵思想沖突 鼓勵思想沖突 創(chuàng)造使參加者能夠以對等立場召開會議的氣氛很重要 以對等立場召開會議 促進自由溝通 活躍發(fā)言 充分激發(fā)員工想象力 不要有含糊不清的表達 在公司中是不可以進行這種含糊不清的表達 在會議中沉默就是怠工 會議應當是雙向的 否則的話就無法實現(xiàn)會議目的之一 對智慧和想法進行聚積 認同并尊重對方 尊重對方 在會議中必須認同并尊重這樣的事實 在會議中不時做出反應 聲音 眼神 體態(tài) 以發(fā)出 等方式傳達對與會者講演的反應 點頭 是表達熱忱必不可少的方式 消除陳述意見者對自己談話是否被很好理解 而感到不安 煩惱情緒 在會議中不時做出反應 小小的稱贊可以創(chuàng)造愉快而活躍的工作環(huán)境 工作效率也必然會上升 會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人 參與意見人的表現(xiàn) 想遠離會議的表現(xiàn) 不管怎么優(yōu)秀的結論 如果不付諸實行 就會最終成為浪費時間和經(jīng)費的空談 Sumuptheimportantdetails概括重要內(nèi)容 會議主持有必要在會議結束之前 明確指出已確定實行的事項和尚未形成結論的事項 Takeminutes寫成會議錄 包括對會議內(nèi)容摘要和結果進行整理包括有關哪些事交給誰 何時完成 如何進行反饋 在會議結束之后 應當寫成整理有會議內(nèi)容的會議錄 利用群件共享信息 根據(jù)需要傳達所收集的信息并應用在工作中將需要傳達的信息通過群件共享傳達 并應用到工作中 Deliverthemeetingcontent傳達會議內(nèi)容 發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內(nèi)部系統(tǒng) 群件 Evaluatethemeeting評價會議 對會議進行評價的最普遍方法就是由參加者進行評價 評價的最簡單方法就是 在會議結束后返回的同時進行反饋 通過這種反饋來完善不足之處 創(chuàng)造能夠確立新的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術的機會 會議評價是促成高效型會議的核心 Executethedecideditems實行決定事項 在召開會議時就應當決定好任務分擔和責任體制以便在會后執(zhí)行時進行跟蹤調查 會后切實整理會場 在使用會議室時 連會后的會場整理都切實做到是一個很好的習慣 會議追求的是質量 不是數(shù)量 與十次毫無進展的會議相比 一次高效的會議不管是在費用上還是在成效上都是強的多 學會表達 學會傾聽 會議是服務于參加者的 會議的所有參加者都應當做優(yōu)秀的發(fā)言著和優(yōu)秀的傾聽者 參加者不進行發(fā)言和傾聽的會議就如一潭死水 會議中表達自己意見的要領 從重要部分說起 從肯定性方面說起 有邏輯地 簡單地表達 一句話表達一種想法 思考發(fā)言提綱 使聽者能夠理解 使用切合業(yè)務的表達 表達要領 發(fā)揮好傾聽作用的要領 沒有規(guī)矩 不成方圓 無論做任何事都要遵循一定的行為準則 方能高效的完成 會場秩序 1