如何處理負(fù)庫存.doc

一、如何減少負(fù)庫存，按照負(fù)庫存產(chǎn)生的原因來分析1、出入庫單據(jù)差錯(cuò)1）收貨差錯(cuò)（數(shù)量錯(cuò)、晚入庫）首先需要保證入庫單據(jù)輸入的即時(shí)性，這必須要在管理上限定，例如前面兄臺(tái)所說的在收貨點(diǎn)設(shè)立收貨電腦，必須先錄入收貨單據(jù)，然后憑借打印出的收貨單據(jù)來作為供應(yīng)商結(jié)算憑證，這就可以保證了錄入的即時(shí)性，至于錄入錯(cuò)誤，如果數(shù)量錄入錯(cuò)了的話，則打印出的收貨單據(jù)總金額會(huì)和供應(yīng)商送貨憑證不符，立刻就可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)然，也可以將供應(yīng)商送貨憑證上總金額錄入，與計(jì)算出的作對(duì)比，然后自動(dòng)提示。2）退廠、調(diào)撥、配送、領(lǐng)用、損益等其他庫存操作類單據(jù)數(shù)量出錯(cuò)（出庫數(shù)量輸入多了或入庫數(shù)量輸入少了）對(duì)于這一類的操作，如果是連鎖體系內(nèi)部的配送、調(diào)撥等因?yàn)橛惺肇浄降尿?yàn)貨過程，所以錯(cuò)誤都可以即時(shí)發(fā)現(xiàn)；而對(duì)于和供應(yīng)商、批發(fā)商之間的退廠、批發(fā)等操作，則因?yàn)橐蛴螕?jù)作結(jié)算憑證，所以也能發(fā)現(xiàn)；對(duì)于損益等操作則應(yīng)根據(jù)損益金額來確定審核權(quán)限，例如超過300元的必須由部門經(jīng)理審核，這樣就可以嚴(yán)格報(bào)損機(jī)制，盡量減少錯(cuò)誤。2、盤點(diǎn)差錯(cuò)：盤點(diǎn)的差錯(cuò)體現(xiàn)在幾個(gè)環(huán)節(jié)，我們以抄表盤為例。0）盤點(diǎn)前首先要注意商品歸位問題,需要將賣場(chǎng)內(nèi)散放、堆頭、花車內(nèi)的商品先歸位到原位，或在商品主區(qū)域下貼上堆頭的位置，避免漏盤等現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，對(duì)于系統(tǒng)要支持對(duì)于已售未提、自動(dòng)累加等功能的支持。1）首先是空白盤點(diǎn)表抄錯(cuò)，對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)，如果有商品定位管理，則可以分貨架按從上到下，從左到右的順序打印出來，如果沒有定位管理，則可以考慮采購(gòu)12臺(tái)盤點(diǎn)機(jī)，然后在盤點(diǎn)前按照貨架順序從上到下，從左到右將商品掃描進(jìn)去，再按此順序打印出空白盤點(diǎn)表來，這樣就可以避免抄空白盤點(diǎn)表的錯(cuò)誤。這就要求系統(tǒng)能夠分貨架導(dǎo)入盤點(diǎn)機(jī)的掃描定位表，后面還要用于盤點(diǎn)表錄入的時(shí)候。2）漏盤、錯(cuò)盤：因?yàn)榍懊嬉炎隽松唐窔w位，并按照商品的定位順序打印出了空白盤點(diǎn)表，所以漏盤和錯(cuò)盤的現(xiàn)象可以大大減少。3）條碼錄入錯(cuò)、漏錄：因?yàn)榍懊嬲f了，空白盤點(diǎn)表已經(jīng)按照實(shí)現(xiàn)掃描定位好的順序打印出來了，所以輸入的時(shí)候先輸入貨架號(hào)，然后顯示當(dāng)初打印的順序，最后直接錄入數(shù)量即可，不存在錯(cuò)碼和漏錄的問題。當(dāng)然，為了防止對(duì)錯(cuò)行，要求每錄入57行用目光核對(duì)一次。4）數(shù)量錄入錯(cuò)誤：可設(shè)定一個(gè)統(tǒng)計(jì)員，對(duì)每張盤點(diǎn)表上的商品數(shù)量，在最下面人工統(tǒng)計(jì)出一個(gè)合計(jì)數(shù)，然后盤點(diǎn)表錄入的時(shí)候底下顯示合計(jì)數(shù)，錄完一頁就檢查一下是否正確，當(dāng)然，盤點(diǎn)表要支持分頁顯示和錄入。5）盤點(diǎn)數(shù)量錯(cuò)誤：設(shè)定商品的復(fù)盤警戒限，當(dāng)最后調(diào)整的時(shí)候，如果報(bào)損數(shù)超過復(fù)盤警戒，則以紅色顯示，并集中打印出來作復(fù)盤單，對(duì)這些商品進(jìn)行復(fù)盤。對(duì)于升益的商品，則一定要進(jìn)行復(fù)盤。6）前面的兄弟說的對(duì)，高頻率、小區(qū)域的部分盤點(diǎn)方法是減少盤點(diǎn)錯(cuò)誤的最好方法，大規(guī)模的盤點(diǎn)是很容易造成工作失誤的，不說別的，光是商品歸位和點(diǎn)數(shù)就已經(jīng)夠吐血的了。3、銷售錯(cuò)品、商品丟失：吳兄說的沒錯(cuò)，除了加強(qiáng)收銀員培訓(xùn)和保安防損以外沒有別的方法，當(dāng)然，對(duì)于貴重商品應(yīng)建立抽盤制度，特別是小便利店，這樣可以即時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題。4、保質(zhì)到期：保質(zhì)到期需要進(jìn)行報(bào)損或退貨，不過如果軟件支持按保質(zhì)期最近先出的庫存管理方式（和核算方式是先進(jìn)先出還是移動(dòng)平均沒有關(guān)系）和理貨員每日按保質(zhì)期整理商品的管理制度，則可以較為有效的控制商品到期的問題。5、生鮮加工和損耗：這是一個(gè)大問題，我們來按業(yè)界的幾種處理模式來分析一下，當(dāng)然，只討論自營(yíng)生鮮，聯(lián)營(yíng)金額管理就不說了。1）二次加工處理法：就是使用商品加工單來錄入原材料品種和數(shù)量以及最后的成品品種和數(shù)量，對(duì)原材料記錄成本加工移轉(zhuǎn)出庫，對(duì)成品記錄加工成本入庫，保證成本的平衡。當(dāng)然，可以對(duì)成品預(yù)先定義配方表，然后自動(dòng)預(yù)估出消耗的原材料，并通過原材料盤點(diǎn)來產(chǎn)生加工損耗成本。這方法多用于超大型的超市和配送加工中心，管理成本要求較高。2）盤點(diǎn)倒推法：就是不作商品加工單，成品銷售時(shí)也不扣減庫存，而是實(shí)行每日盤點(diǎn)制度，盤點(diǎn)時(shí)根據(jù)原材料消耗（就是盤點(diǎn)差異）和剩余成品數(shù)、已銷成品數(shù)來自動(dòng)生成一張成品加工單，作加工成本移轉(zhuǎn)，然后再處理成品銷售成本。當(dāng)一種原料用于多種成品時(shí)需要進(jìn)行加權(quán)平均分?jǐn)偂?）實(shí)時(shí)成本移轉(zhuǎn)：制訂商品配方表，銷售時(shí)根據(jù)配方表直接扣減原料成本，產(chǎn)生預(yù)估銷售成本，等定期盤點(diǎn)的時(shí)候?qū)︻A(yù)估成本和實(shí)盤成本的差額作損耗處理。這種方法對(duì)配方表的合理性要求較高，否則容易產(chǎn)生負(fù)庫存。其實(shí)這種方法多用于處理捆綁商品和包裝商品，象前面有位兄弟說的他們負(fù)庫的產(chǎn)生是門店沒有即時(shí)作包裝分拆單，其實(shí)那是完全沒有必要的，在零售的時(shí)候，如果一種條碼對(duì)應(yīng)多種包裝，則應(yīng)當(dāng)作一碼多品處理，應(yīng)彈出選擇，如果大包裝碼和小分拆開的小包裝碼不同那就應(yīng)直接用包裝碼銷售，銷售的時(shí)候按包裝內(nèi)容來直接扣減最小單位庫存。當(dāng)然捆綁商品也是一樣，只不過是按捆綁配方表來扣減被捆綁商品庫存而已。4）零庫存法：一種盤點(diǎn)倒推法的簡(jiǎn)化方法，就是每日不盤點(diǎn)商品庫存，而是假設(shè)商品盤點(diǎn)庫存0，則一次性將庫存成本全部結(jié)轉(zhuǎn)為銷售成本，當(dāng)然剩余的幾天如果沒有進(jìn)貨只有銷售的話，這幾天的銷售成本都是0，因?yàn)橐呀?jīng)在第一天都結(jié)轉(zhuǎn)過去了，這種方法其實(shí)對(duì)于日配生鮮來說是完全可行的，因?yàn)榭偭渴瞧胶獾?，就是?duì)于幾天進(jìn)一次貨的商品來說其實(shí)也是可行的，雖然銷售成本和毛利分配按日來看不大均勻，但按月來看則是完全均衡的。這適用于管理的簡(jiǎn)化。當(dāng)然，一種優(yōu)化的處理方法是日均分?jǐn)偡ǎ褪侵付ㄔ撋唐返倪M(jìn)貨周期，例如3天，則每日分?jǐn)偝杀镜?/3，這樣就會(huì)分?jǐn)偟妮^為均衡，當(dāng)然對(duì)軟件要求就更高了。5）對(duì)于豬的加工其實(shí)也很好理解，準(zhǔn)確的說其本質(zhì)就是多種成品（豬蹄、豬肉等）共用一種原材料（生豬），如果你們是配送中心加工則用第一種二次加工法，如果是賣場(chǎng)內(nèi)現(xiàn)賣現(xiàn)砍，那后面的三種方法都可以，只不過對(duì)于該原材料（生豬）成本在各成品中的分配要按成品的售價(jià)金額作加權(quán)平均分配而已。至于小刺猬的魚丸，如果你們?cè)瓉硎潜P點(diǎn)報(bào)損的話，那用盤點(diǎn)倒推法就可以了，不要對(duì)原料損耗作報(bào)損，而是應(yīng)記錄為加工成本轉(zhuǎn)出，這是不同的財(cái)務(wù)科目，而且會(huì)影響基于損耗率的考核。6）綜上所屬，根據(jù)不同的應(yīng)用情況和管理水平可選擇不同的方法來控制生鮮的成本和負(fù)庫存，其實(shí)除了實(shí)時(shí)成本移轉(zhuǎn)法會(huì)產(chǎn)生生鮮負(fù)庫存外，其他都是根據(jù)實(shí)盤和損耗倒推的，都不會(huì)產(chǎn)生負(fù)庫存。其中零成本法是綜合管理成本最低的方法，也比較有效，建議使用。二、產(chǎn)生負(fù)庫如何處理1、首先應(yīng)建立每日負(fù)庫處理流程，對(duì)于商品設(shè)定負(fù)庫警戒限，對(duì)于負(fù)庫超標(biāo)的商品分商品部類打印出來。首先檢查是否有進(jìn)貨單據(jù)沒有錄入，然后檢查退廠、報(bào)損等單據(jù)，最好你的系統(tǒng)能支持在雙擊負(fù)庫查詢中某一行的時(shí)候顯示出本日（或2日）內(nèi)的庫存出入明細(xì)，這樣方便核對(duì)。排除這些情況后則應(yīng)對(duì)這些負(fù)庫商品進(jìn)行抽盤，及時(shí)調(diào)整。2、負(fù)庫銷售的成本處理：負(fù)庫銷售時(shí)必須要作暫估成本處理，這涉及到兩個(gè)因素，就是暫估成本的所屬供應(yīng)商和成本價(jià)，對(duì)于不同的核算方法可選擇不同的方式，對(duì)于平均類算法（日平均、移動(dòng)平均），多使用當(dāng)前平均成本價(jià)，而對(duì)于批次核算法（先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、精確批次）則多使用最新進(jìn)價(jià)或合同進(jìn)價(jià)作為預(yù)估