設(shè)想很多公司中會(huì)發(fā)生的這么一個(gè)場(chǎng)景報(bào)銷(xiāo)出差費(fèi)用首先..doc

設(shè)想很多公司中會(huì)發(fā)生的這么一個(gè)場(chǎng)景：報(bào)銷(xiāo)出差費(fèi)用。首先員工必須填寫(xiě)一張出差費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，自己計(jì)算出總金額。同時(shí)他必須記住費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的有關(guān)規(guī)定。當(dāng)他填完表單，自己核算一遍，發(fā)現(xiàn)一個(gè)計(jì)算錯(cuò)誤，不得不重新填寫(xiě)一張單子，因?yàn)樨?cái)務(wù)規(guī)定單據(jù)不得涂改。然后他把單子交給部門(mén)經(jīng)理審批。而此時(shí)經(jīng)理正忙于做部門(mén)預(yù)算，這可比一張幾百元的報(bào)銷(xiāo)單重要多了。因此報(bào)銷(xiāo)單在經(jīng)理的桌子上擱了一個(gè)星期。當(dāng)他著手處理這張報(bào)銷(xiāo)單時(shí)，已經(jīng)忘了是為了哪樁業(yè)務(wù)而發(fā)生的費(fèi)用，于是他打電話(huà)給員工來(lái)確認(rèn)這件事。這位員工這時(shí)正在給一個(gè)客戶(hù)打電話(huà)，于是經(jīng)理給他一個(gè)電話(huà)留言。最后員工給經(jīng)理回電話(huà)說(shuō)明情況，經(jīng)理在報(bào)銷(xiāo)單上簽了字。接著報(bào)銷(xiāo)單交到了財(cái)務(wù)部門(mén)的出納手上。出納按慣例全部重新計(jì)算一遍，確認(rèn)沒(méi)有任何差錯(cuò)后，將報(bào)銷(xiāo)單放入下一批付款的單據(jù)隊(duì)列中。員工一直沒(méi)等到錢(qián)，擔(dān)心會(huì)不會(huì)出差錯(cuò)，于是打電話(huà)給財(cái)務(wù)部門(mén)，請(qǐng)他們查一查，出納幫他在一大堆單據(jù)里面找了半天，查到了那張報(bào)銷(xiāo)單，便告訴員工再等兩天就可以拿到錢(qián)了。等員工拿到這筆錢(qián)可能已經(jīng)是他開(kāi)始填報(bào)銷(xiāo)單兩個(gè)星期以后的事情了。公司在處理這張報(bào)銷(xiāo)單上所花費(fèi)的時(shí)間和金錢(qián)與區(qū)區(qū)幾百元的報(bào)銷(xiāo)金額是不相稱(chēng)的。然而往往并沒(méi)有意識(shí)到在這方面的浪費(fèi)，的確也沒(méi)有辦法來(lái)知道處理一張報(bào)銷(xiāo)單的開(kāi)銷(xiāo)有多大。報(bào)銷(xiāo)是一個(gè)很簡(jiǎn)單的行政類(lèi)流程，公司內(nèi)還存在著比報(bào)銷(xiāo)復(fù)雜得多的流程，在每個(gè)流程上浪費(fèi)的時(shí)間金錢(qián)累積起來(lái)是一個(gè)可觀(guān)的數(shù)字。工作流自動(dòng)化軟件將徹底解決這個(gè)問(wèn)題。仍以報(bào)銷(xiāo)為例，采用東蘭公司的工作流自動(dòng)化軟件以后，員工出差回來(lái)后，電腦上的任務(wù)列表里已經(jīng)有了一張空白報(bào)銷(xiāo)單，系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)員工出差前在出差申請(qǐng)流程中輸入的信息將相關(guān)輸入項(xiàng)填好，員工只需要輸入他必須提供的信息。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出總金額，決無(wú)計(jì)算差錯(cuò)。如果員工在規(guī)定的時(shí)間里沒(méi)有填報(bào)銷(xiāo)單，系統(tǒng)會(huì)用Email發(fā)出催辦信。填完后員工點(diǎn)擊“確定”按鈕，這張電子化的報(bào)銷(xiāo)單立即流轉(zhuǎn)到部門(mén)經(jīng)理那里，出現(xiàn)在經(jīng)理的任務(wù)列表上。經(jīng)理如果在規(guī)定的日期之前沒(méi)有處理，系統(tǒng)會(huì)給出警告。經(jīng)理不必打電話(huà)問(wèn)員工為哪樁業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)，因?yàn)閳?bào)銷(xiāo)是出差費(fèi)用流程的一部分，這張報(bào)銷(xiāo)單是系統(tǒng)根據(jù)先前批準(zhǔn)的出差申請(qǐng)而生成的。經(jīng)理處理后，報(bào)銷(xiāo)單流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部的出納那里，出納不必檢查有沒(méi)有計(jì)算錯(cuò)誤，因?yàn)榭隙ㄊ钦_的。員工很快就拿到了報(bào)銷(xiāo)的錢(qián)。這張報(bào)銷(xiāo)單的有關(guān)數(shù)據(jù)最后自動(dòng)傳遞給公司的財(cái)物軟件。整個(gè)過(guò)程高效而簡(jiǎn)潔，沒(méi)有差錯(cuò)。手工處理的工作流，特別是對(duì)于那些需要參與人員閱讀或填寫(xiě)數(shù)據(jù)的流程，當(dāng)一個(gè)處理者看完或填寫(xiě)了他對(duì)應(yīng)的部分后，這些資料與數(shù)據(jù)需要手動(dòng)傳遞到下一個(gè)處理者手中。在這種場(chǎng)合中，每一個(gè)參與者都必須進(jìn)行處理流程的培訓(xùn)。為了了解任務(wù)的狀態(tài)，必須挨個(gè)詢(xún)問(wèn)，通常很不方便，有時(shí)還會(huì)發(fā)生丟失資料的情況，處理結(jié)果還是以文檔方式歸檔的，給查詢(xún)、報(bào)表及知識(shí)的再利用帶來(lái)許多不便，而且因?yàn)槿狈μ幚磉^(guò)程的記錄，處理的周期與成本、員工的效率都很難度量。企業(yè)處理表單中投入的成本如單據(jù)轉(zhuǎn)送、查詢(xún)、延誤、遺失、重復(fù)填表等，往往造成無(wú)形的管理黑洞，吞噬企業(yè)利潤(rùn)與降低競(jìng)爭(zhēng)力。許多公司存在著以下一些情況：很多時(shí)間與精力浪費(fèi)在表單的傳遞上；審批過(guò)程效率低下，與高效的企業(yè)形象不符；公司有規(guī)定的業(yè)務(wù)流程，但常常不能按規(guī)定實(shí)施；因沒(méi)有處理過(guò)程的記錄，使效率低下的狀況得不到改變；數(shù)據(jù)沒(méi)有歸檔，知識(shí)得不到再利用；處理時(shí)間、費(fèi)用、效率等不容易度量；關(guān)鍵業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)常常