0110公司檔案管理實施辦法.doc

檔案管理實施辦法制訂部門：總裁辦/ 文件編號：FDG-D0110/ 版次：02第一章 總則第一條 目的加強公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)本公司實際情況，特制定本辦法。第二條 范圍適用于集團總部及各分公司檔案管理。第二章 檔案的分類及歸檔第三條 設(shè)立檔案室，并指定專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司文書、音像、技術(shù)、實物等檔案的管理工作，各部門指定檔案專門負(fù)責(zé)人，做好本部門檔案建設(shè)，并協(xié)助公司檔案管理員做好檔案管理工作。第四條 檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司檔案由公司檔案室統(tǒng)一管理，各部門檔案負(fù)責(zé)人每月10號前將上月已整理好的原始檔案移交辦公室（文書檔案，部門自留復(fù)印件），并辦理好交接手續(xù)。各部門不能按要求及時向檔案室移交文檔的，根據(jù)具體情況對負(fù)責(zé)人處于50-150元的罰款。第五條 公司文書檔案包括：1. 重要的會議材料，包括會議通知、報告、決定、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報及會議紀(jì)要等。2. 總部下發(fā)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。3. 各分公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)客戶（政府部門）的往來文書及電子文檔。4. 各分公司的請示與總部的批復(fù)。5. 各分公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。6. 各分公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計、報表、票據(jù)材料、廣告材料、簡報、本公司有業(yè)務(wù)來往的客戶信息。7. 各分公司與有關(guān)客戶簽訂的合同、協(xié)議書等。8. 各分公司人事任免及員工處罰、處分的文件資料。9. 各分公司員工人事檔案及工資、福利文件資料。10. 財會資料。11. 各分公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的文件資料。12. 素材資源、設(shè)備的圖紙說明，其它技術(shù)方面的科技研發(fā)資料。13. 重要的報刊資料。14. 其它具體保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。第六條 各部門均應(yīng)指定檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件資料，并保持相對穩(wěn)定，人員變動應(yīng)及時通知檔案室。各部門要建立健全平時歸卷制度，及時對處理完畢或批存的文件資料做好歸檔。第七條 在工作活動中一項工作由幾個部門參與辦理而形成的文件資料由會議主辦部門收集歸檔。第八條 歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第九條 文件資料歸檔時，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文件有密切聯(lián)系的，也可隨絕密文電立卷。第十條 不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議資料放在會議開幕年，其它文件立卷按歸類有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條 已歸檔的文件應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第十二條 已歸檔的文件應(yīng)按照排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第十三條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式（各公司自行擬定）逐件填寫文件目錄，填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第十四條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置于卷尾。第十五條 案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第十六條 案卷在裝訂前，卷內(nèi)的文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第十八條 文件點收：1文書結(jié)案后，原稿由各檔案管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存印本。如 因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門主管同意后妥善保存，并辦好手續(xù)，檔案室以印本歸檔。2文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。文件和辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。有價證券或其他貴重物品應(yīng)退回經(jīng)辦部門，由經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收。第十九條 文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1. 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)左上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。2. 檔案分類：檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。以下編號方式供各公司參考：檔案目次（阿拉伯?dāng)?shù)字）檔案卷次（阿拉伯?dāng)?shù)字） 小類號大類號部門代號（英文字母）3. 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)含糊。4. 檔案各級分類名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類名稱及其代表數(shù)字編號依順序排列，以便查閱。5. 檔案編號應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時可隨時作增補之用。6. 檔案各級分類名稱及編號一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第二十條 檔案借閱1. 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案部門主管批準(zhǔn)，方可借閱。2. 檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和清潔，不得私自影印、復(fù)印或翻版，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。3. 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副 本、摘錄等形式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)核對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示無誤。4. 檔案一般不可借出檔案室，如有特殊情況，可作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。5. 借閱檔案要妥善保管，若有遺失將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，則令其賠償一切損失。6. 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外企業(yè)須借閱檔案須報本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只限查閱無密級檔案。第二十一條 檔案保存1. 永久保存：公司章程，股東名冊、組織規(guī)程及辦事細(xì)則，董事會股東紀(jì)錄，會計年報，政府機關(guān)核準(zhǔn)文件，不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證，工程設(shè)計圖，其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2. 10年保存：預(yù)算、決算書類，會計憑證，事業(yè)計劃資料，其他經(jīng)核定需保存10年的文書。3. 5年保存：期滿或解決之合約，其他經(jīng)核定保存5年的文書。4. 1年保存，結(jié)案后無長期保存必要的。5. 各種規(guī)章制度由規(guī)章制度管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。第二十二條 檔案清理與清潔1. 檔案管理人中應(yīng)隨時擦拭及維護檔案清潔，以防蛀蟲腐朽。每年定期清理一次，已到保存期的檔案應(yīng)給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2. 保管期限屆滿的文件，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值的，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第三章檔案驗收考核辦法第二十三條 集團對分公司的以上歸檔工作和歸檔情況進行月度抽查；對抽查中出現(xiàn)不合格的檔案資料，總裁辦勒令其整改。第二十四條分公司各部門每月未按時移交歸檔，則對該部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、總經(jīng)理加倍處以50-4000元額度不等的連帶經(jīng)濟罰款，因管理不善造成檔案文獻資料嚴(yán)重流失者，將實施行政處罰并暫停發(fā)放全部工資第二十五條因管理不善導(dǎo)致屬公司重大商業(yè)機密性質(zhì)的產(chǎn)品設(shè)計與工藝方案、技術(shù)圖紙文件、科研檔案如專利技術(shù)資料、重大基建項目中如隱蔽工程圖紙和會計憑證、帳簿、報表檔案（即附表中所列04、05、06、07、08大類）嚴(yán)重流失者，將處以4000元以上罰款和追究相應(yīng)的法律責(zé)任。附件檔案分類表、檔案結(jié)構(gòu)圖第二十六條 本辦法由總裁辦擬訂并報請總裁辦公會議通過后生效實施。 東莞市方達集團有限公司二OO六年六月一日東莞市方達集團有限公司方達集團檔案分類及歸檔范圍表一級類目二級類目三級類目（歸檔基本范圍）行政總務(wù)類01行政管理011）國家法律事務(wù)文件，董事會文件、公司章程 2）企業(yè)各種規(guī)章制度、規(guī)定3）各種外部獎罰記錄、各種檢舉、投訴材料 4）企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作 5）合理提案、建議材料 6）各級會議文件、通知、報告及執(zhí)行情況記錄材料人事管理021) 公司組織結(jié)構(gòu)、人員編制及崗位職責(zé) 2）在職員工人事檔案 3） 員工招聘、錄用、調(diào)配工作計劃、記錄 4）考勤記錄、各種內(nèi)部獎罰記錄 5）員工工資發(fā)放記錄等 6）其他員工人事資料培訓(xùn)管理031)員工培訓(xùn)計劃 2)在職培訓(xùn)記錄 3)培訓(xùn)教材等 4)其他外來培訓(xùn)資料宣傳管理041）企業(yè)涉外活動記錄、文件 2）各種對外大型活動會議文件、方案3） 對外宣傳資料(照片資料、聲像資料、實物獎牌、獎杯、證書等)4） 種網(wǎng)絡(luò)、電子類宣傳資料 5）其他宣傳資料（如簡介、指南、菜譜等）電腦管理051）電腦配置計劃與工作記錄 2）電腦硬件、軟件、耗材配置資料與更新記錄3）網(wǎng)站建設(shè)與公司網(wǎng)絡(luò)辦公自動化有關(guān)材料 4）互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)材料 5）各種電腦信息、資料、圖片、圖紙等電子類檔案 6）其他后勤管理061) 員工生活福利 2）員工食堂 3）員工住房 4）保潔保安 5）其他車輛管理071) 車輛購買申請 2)維修保養(yǎng)記錄 3)交通安全記錄 4)車輛使用記錄 5）其他經(jīng)營管理類02決策管理011) 企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策性文件、資料2) 企業(yè)發(fā)展規(guī)劃 3）經(jīng)營目標(biāo)管理文件 4）其他決策性文件材料企業(yè)管理021) 企業(yè)整頓和企業(yè)升級（如酒店星級評定） 2)經(jīng)濟責(zé)任制管理，目標(biāo)責(zé)任合同3)企業(yè)管理現(xiàn)代化工作計劃 4)其他計劃管理031) 企業(yè)中、長期計劃，年（季）度、月度工作計劃2) 各項專項發(fā)展計劃，全面計劃管理工作等資料 3）其他統(tǒng)計管理04各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析工作等審計管理051) 年度、季度、月度審計工作計劃與執(zhí)行情況匯報資料2) 各專項審計工作的正式審計報告 3）記錄材料、調(diào)查材料 4）原始材料、參考數(shù)據(jù)性資料等 5）其他審計材料財務(wù)管理061) 財務(wù)基礎(chǔ)管理資料(含預(yù)、決算、計劃、控制、檢查、分析等各種財務(wù)資料)2) 上交工商、稅務(wù)、銀行及其他部門的年度、季度、月度及專項報告資料3) 投資項目報告有關(guān)全過程資料、融資項目有關(guān)全過程資料4) 兼并、轉(zhuǎn)讓、出售企業(yè)有關(guān)全過程資料5) 各種項目資產(chǎn)管理及資金、獎金管理有關(guān)計劃與執(zhí)行情況資料6) 其他財務(wù)有關(guān)資料采購管理071）中期和短期采購計劃 2）采購合同、采購申請書3） 各種發(fā)貨單、收貨單、驗收單、進貨通知單、差錯登記簿4）商品購進分析和相應(yīng)的統(tǒng)計、調(diào)研材料、分析報告 5）其他采購資料銷售管理081) 營銷工作年度、季度、月度計劃、總結(jié)材料2) 市場分析、客戶資料、客戶意見反饋記錄 3）營銷過程管理資料及文4）發(fā)貨單、委托代銷商品單 5)銷售日報表、登記簿、明細(xì)帳、匯總表 6）銷售合同全過程資料 7）宣傳廣告，產(chǎn)品宣傳畫冊 8)促銷活動方案資料9)售后服務(wù)工作有關(guān)資料 10）其他生產(chǎn)管理類03生產(chǎn)管理011）生產(chǎn)計劃與組織，調(diào)度工作等資料 2）生產(chǎn)過程組織與記錄文件 3）其他作業(yè)管理021）作業(yè)方法、技術(shù)改進措施 2）各種產(chǎn)品工藝規(guī)程全套文件3）作業(yè)技術(shù)訣竅和技術(shù)創(chuàng)新與建議 4）工裝作業(yè)技術(shù)改進文件 5）其他質(zhì)量管理031）企業(yè)質(zhì)量管理工作年度、季度、月度工作計劃與總結(jié)2）企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量改善建議與提案 3）企業(yè)全面質(zhì)量管理有關(guān)文件資料4）產(chǎn)品質(zhì)量檢測和控制等資料 5）重特大質(zhì)量事故投訴及處理資料 6）其他計量管理041）產(chǎn)品計量檢測工作年度、季度計劃 2）計量器材使用說明書、配件清單3）計量器材的損耗記錄與校正、檢測、使用記錄 4）其他標(biāo)準(zhǔn)管理051）國際標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)、部標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)等2）正在使用、執(zhí)行的規(guī)格、規(guī)則、技術(shù)要求等規(guī)范性文獻3）與標(biāo)準(zhǔn)化工作有關(guān)的包括標(biāo)準(zhǔn)形成過程中的各種記錄、檔案4）宣傳推廣標(biāo)準(zhǔn)手冊如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測標(biāo)準(zhǔn)、包裝標(biāo)準(zhǔn)、性能試驗標(biāo)準(zhǔn)、分析標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等 5）其他信息管理061）生產(chǎn)信息管理工作文件 2）各類數(shù)據(jù)管理、科目電子類檔案數(shù)據(jù)庫資料3）電子計算機系統(tǒng)及生產(chǎn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理有關(guān)資料，電子類產(chǎn)品生產(chǎn)檔案資料4）各公司庫存圖書，包括市場經(jīng)濟方面圖書、各種專著、產(chǎn)品目錄、數(shù)據(jù)庫圖書、各種手冊、名錄、年鑒等工具書 5）期刊6）刊載與公司有關(guān)的法律法規(guī)、廣告、新聞等經(jīng)營管理活動的報紙 7）其他倉儲管理071）倉儲業(yè)務(wù)計劃 2）保管作業(yè)檔案（保管卡、盤點表、對帳記錄） 3）出庫作業(yè)檔案（裝運單、啟運單） 4）運輸計劃資料（流轉(zhuǎn)計劃、業(yè)務(wù)調(diào)撥計劃、水陸貨運計劃等） 5）調(diào)運業(yè)務(wù)檔案（貨運單、運輸交接單） 6）調(diào)運統(tǒng)計檔案 7）其他倉儲業(yè)務(wù)檔案勞動管理081）勞動定額、定員有關(guān)文件記錄 2）勞動調(diào)配，勞動工資發(fā)放記錄3）勞動保護等各種文件和處理記錄 4）其他安全管理091）安全生產(chǎn)記錄、安全教育活動資料 2）各種工傷事故及處理記錄 3）其他能源管理101）政府有關(guān)能源節(jié)能文件 2）能源消耗定額管理，節(jié)能降耗等資料 3）其他環(huán)境管理111）政府有關(guān)環(huán)境保護文件 2）環(huán)境檢測與控制，污染治理等資料 3）其他產(chǎn)品管理類04產(chǎn)品管理011）各種產(chǎn)品開發(fā)過程資料2）各種產(chǎn)品設(shè)計圖紙、電子類設(shè)計稿、產(chǎn)品設(shè)計大綱與修改變動記錄的圖紙3）產(chǎn)品設(shè)計、加工工藝 4）產(chǎn)品生產(chǎn)工裝圖紙（包括底圖、藍圖、白圖）5）產(chǎn)品加工制造過程記錄及資料 6）產(chǎn)品檢驗過程及結(jié)果記錄資料7）產(chǎn)品包裝設(shè)計與實物效果圖資料 8）商標(biāo)管理和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程資料9）產(chǎn)品目錄、單項產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品說明書、企業(yè)介紹和廣告性廠刊10）其他產(chǎn)品介紹資料科 研 管理類05科研管理011） 科研項目內(nèi)課題立項、研究準(zhǔn)備 2）科研項目研究試驗3)項目總結(jié)鑒定及成果報獎 4)項目推廣應(yīng)用報告5)項目研究與管理的全過程有關(guān)資料 6) 項目其他材料科技管理021）新產(chǎn)品開發(fā)計劃文件及新產(chǎn)品創(chuàng)意原始文件有關(guān)資料、新項目原始文件2）科技成果使用及管理記錄，技術(shù)引進、革新和新技術(shù)、合理化建議3）專利申請書、專利說明書、專利公報、專利檢索工具，以及專利使用的全過程資料、專利證書 4）商標(biāo)管理文件5）科技成果轉(zhuǎn)讓記錄及有關(guān)政策性資料 6）其他知識產(chǎn)權(quán)管理及有關(guān)資料技術(shù)管理031）包括項目技術(shù)圖樣 2）項目開發(fā)報告 3）項目可行性研究報告4）項目設(shè)計任務(wù)書、計算書 5）產(chǎn)品生產(chǎn)方案6）項目及產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝方案 7）產(chǎn)品試制記錄和鑒定報告 8）其他設(shè)備儀器類06設(shè)備管理011） 含設(shè)備、儀器購置計劃與合同全過程資料2） 設(shè)備、儀器安裝調(diào)試記錄3） 設(shè)備、儀器運行、維護修理和設(shè)備、儀器管理等全過程4） 設(shè)備、儀器的圖紙、說明書5） 設(shè)備、儀器安裝規(guī)程、維修記錄 6）其他基建管理類07基建管理011)建設(shè)前期(立項、規(guī)劃、選址、征地、基建計劃、報建、招投標(biāo)、工程承包、工程地質(zhì)及水文地質(zhì)勘察等)有關(guān)全套資料2）設(shè)計全套資料(初步設(shè)計與