文書與檔案基礎(chǔ)(第二版)知識歸納 第4章

文書與檔案基礎(chǔ)(第二版)知識歸納 第4章 第四章文件的與歸檔凡是反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍 1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料； 2、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件； 3、上級機關(guān)普發(fā)的、非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件； 4、黨和國家領(lǐng)導人、人民代表、上級機關(guān)領(lǐng)導等視察、檢查本地區(qū)本機關(guān)工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特上級機關(guān)殊保存價值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料； 5、本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿、印本和上級機關(guān)的發(fā)文； 6、上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機關(guān)的文件（包括報紙、刊物）。 1、本級人代會、政協(xié)、顧委、黨、政、工、青、婦領(lǐng)導機關(guān)召開代表大會、代表會議、工作會議的全套會議文件，以及各種聲像材料（由召開機關(guān)收集歸檔）； 2、本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）、行政領(lǐng)導會議文件材料，本機關(guān)召開的工作會議、專業(yè)會議材料； 3、本機關(guān)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿； 4、本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復文件，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復文件； 5、本機關(guān)及其內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告； 6、反映本機關(guān)業(yè)務(wù)活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文件材料； 7、本機關(guān)檢查下級機關(guān)工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料； 8、本機關(guān)或本機關(guān)匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）； 9、本機關(guān)形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；機 10、本機關(guān)黨委、團委、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料；關(guān) 11、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導的指示和本機關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、文統(tǒng)計分析材料等；件 12、機關(guān)領(lǐng)導人公務(wù)活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關(guān)帶回的與本機關(guān)有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材材料；料 13、本機關(guān)及本機關(guān)批準的有關(guān)區(qū)或變化，解決山林、地界、水利糾紛，征用土地以及基本建設(shè)工程施工、竣工、購置的本級機關(guān)大中型設(shè)備的文件材料，本機關(guān)直接管理的科研、生率、建設(shè)項目的科技文件材料歸 14、本機關(guān)成立、合并、撤銷、更改名即、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件料；檔 15、本機關(guān)制訂的工作條例、章程、剖度等文件材料；范 16、本機關(guān)（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機關(guān)（本行業(yè)）重要活動事牛的剪報、聲像材料、榮譽獎勵圍證書，有紀念紅義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料； 17、本機關(guān)（包括上報和下批）干部主免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)平定、聘任，黨員、團員、干部、工人名冊、報交，紀律檢查，治安保衛(wèi)以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、離休、復員、轉(zhuǎn)業(yè)、下殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等的文件才料； 18、本機關(guān)及本機關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根； 19、本機關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊； 20、本機關(guān)編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本，出版物的定稿、樣本； 21、本機關(guān)與有關(guān)機關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料； 22、本機關(guān)與外國簽訂的條約、議定書、協(xié)定、合同、換文（正本、副本）和機關(guān)外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄、聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等； 23、各種普查工作中形成的文件材料； 24、按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。 1、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；同級機關(guān)和 2、有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本機關(guān)工作檢查形成的重要文件；非隸屬機關(guān) 3、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)、人機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。 1、下級機關(guān)報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算等文件 2、直屬單位報送的重要的科技文件材料；下級機關(guān) 3、下級機關(guān)報送的法規(guī)性備案文件。 1、上級機關(guān)任免、獎懲非機關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料； 2、上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；上級機關(guān) 3、上級機關(guān)征求意見未定稿的大件。 1、重份文件；不 2、無查考利用價值的事物性、臨時性文件；歸 3、未經(jīng)會議討論；未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件除）鉛印檔文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）文本級機關(guān) 4、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；件 5、無特殊保存價值的來信，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；材 6、機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；料 7、本機關(guān)負責人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；的 8、為參考目的從各方面收集的文件材料。 范圍同級機關(guān)和 1、參加非主管機關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬機關(guān) 2、非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。 1、下級機關(guān)送來參閱的簡報、情況反映、不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料； 2、越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；下級機關(guān) 3、下級機關(guān)抄報備案的一般性文件材料。 標準是文件材料本身是否有保存價值。 凡是反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各項工作和活動基本情況，具有查考、利用價值的文件材料，包括本單位生產(chǎn)企事確定標準經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等主要工作和活動中加以貫徹文件材料和涉及重要問題的文件材料等，都屬于歸檔范圍。 業(yè)單凡是相互抄送，無需辦理和為了參考、利用而收集的文件材料、重份材料以及其他一些不具有查考、利用價值的事務(wù)位文性、臨時性文件材料，均不屬于歸檔范圍。 件材 1、研究和分析本單位各項工作和活動的具體輸內(nèi)容和程序，從而掌握各項工作和活動中應(yīng)產(chǎn)生和形成的各種文件材料的料的具體條目；歸檔 2、針對本單位各種文件材料的內(nèi)容特點和利用價值，考慮到具體工作利用的實際需要，逐一確定每個文件具有保存價基本方法范圍值、應(yīng)當歸檔的文件材料及其保管期限； 143、要從本單位長遠發(fā)展的需要出發(fā)，確定文件材料的歸檔范圍。 文件歸檔的范圍概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據(jù)其固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程稱為立卷必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷；立卷的必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存；涵義必須是按照文件之間的自然聯(lián)系和形成規(guī)律組合案卷（立卷是文書處理工作的最后一個重要環(huán)節(jié)，是文書處理結(jié)束的標志）概念就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。 簡言之就是按文件特征分類和組卷立卷特征立卷按文件的問題特征立卷（運用比較廣泛，成為常用的立卷特征）按文件的作者特征立卷按文件的名稱特征立卷按文件的時間特征立卷按文件的地區(qū)特征立卷按文件的通訊者特征立卷按文件的其他特征立卷現(xiàn)行機關(guān)單位檔案一般先按檔案的門類不同分為文書檔案、科技檔案和各種專門檔案立卷特征在文“年度組織機構(gòu)”分類法（適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多且較為穩(wěn)定的大中型現(xiàn)行機關(guān)）立卷特件分類中的結(jié)“年度問題機構(gòu)”分類法（適用于內(nèi)設(shè)機構(gòu)較少且經(jīng)常變化的中小型現(xiàn)行機關(guān)）“組織機構(gòu)年度”分類法（機構(gòu)多穩(wěn)定的大型機關(guān)或機構(gòu)少不穩(wěn)定的撤銷機關(guān)）征的靈合運用形式“問題年度”分類法（適用于檔案數(shù)量不多，內(nèi)設(shè)機構(gòu)不穩(wěn)定的撤銷機關(guān)）活和結(jié)合運用立卷特征在組一般應(yīng)以按問題特征組卷為主；立卷工作卷中具體運用抓一組文件的主要共同點或聯(lián)系點進行組卷；應(yīng)注意的問題根據(jù)文件的類型，靈活運用相應(yīng)的文件特征組卷。 要以便于及時歸卷和調(diào)整,節(jié)省人力、時間,提高工作效率為前提；以能熟悉掌握文件的處理情況和形成過程為條件；以各個機關(guān)單位不同的具體實際情況為依據(jù)。 立卷環(huán)節(jié)文書處理部門立卷的選擇集中式（一般機關(guān)都可選擇的簡明而理想的模式）部門式誰辦誰立卷（適用于專業(yè)性很強的機關(guān)單位的業(yè)務(wù)文件材料的立卷）組織型文件處理部門與機關(guān)分工型檔案室結(jié)合立卷兼職型立卷工作會議立立卷業(yè)務(wù)培訓卷立卷的的準備工作文件材料的收集和清理機關(guān)檔案室（人員）的業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督組織協(xié)助立卷部門組織立卷的準備工作；工機關(guān)檔案室在立卷工作中的作用進行立卷工作的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督；作為機關(guān)立卷提供良好的后勤服務(wù)概念立卷人員按照當年擬訂（修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。 為了加強文件的日常管理；有利于文件材料的齊全完整，防止文件散失或堆積；方便平時查找利用；并為立卷歸檔工作奠定基礎(chǔ)建立和健全平時歸檔制度；要有平時歸檔的物質(zhì)條件；注意平時的清查和歸卷。 15平時歸卷目的措施立卷類目的概念立卷類目的作用是機關(guān)文件處理部門根據(jù)機關(guān)工作活動和文件材料形成的規(guī)律進行預(yù)測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷條款、立卷計劃等立卷工件立卷類目是平時立卷的依據(jù)和保證；立卷類目可以方便在立卷過程中文件的查找利用；立卷類目為年終歸檔打下了基礎(chǔ)。 立卷類目編制過程擬（立卷類目每個機關(guān)都應(yīng)編制相應(yīng)的立卷類目修）訂立的擬制立卷類目一般應(yīng)在文件形成的前一年的年底或當年年初編制為宜卷類目立卷類目應(yīng)打印發(fā)至機關(guān)各個部門（有關(guān)人員）和機關(guān)檔案室，并組織學習研究編制立卷本機關(guān)工作職能和任務(wù)，內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和任務(wù)；類目的依本機關(guān)年度工作計劃和工作實際，研究年內(nèi)可能形成文件的數(shù)量和類型；本機關(guān)上一年度立卷情況；據(jù)本機關(guān)檔案分類方案、機關(guān)提出檔案保管期限和文件分類組卷的業(yè)務(wù)知識等立卷類目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容類號類目名稱條款號條款名稱保管期限備注文件的文件處理部門根據(jù)機關(guān)文件（檔案）的分類方案和立卷類目，將辦理完畢的機關(guān)文件材料歸入所屬的類目中的一個立卷工作環(huán)節(jié)。 主要包括歸類歸類區(qū)分門類和載體、歸大類、歸條目和就是按照一定的原則和方法，區(qū)分不同的保存價值，將已歸類的、具有共同文件特征的一組文件組合成一組卷個有機聯(lián)系的文件組（即案卷）的一項具體立卷工作環(huán)節(jié)。 包括以下工作組卷確定共同特征的文件組區(qū)分文件的保存價值檢查文件的完整情況排列文件的先后順序初擬案卷題名定卷確定案卷的保管期限分析案卷文件內(nèi)容；設(shè)定案卷的保管期限；填入“立卷流程單”。 又稱案卷名稱,是對卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和成分的高度概括,是案卷最重要的組成部分,是案卷的靈魂。 也是直接查找檔案的向?qū)?，是案卷科學分類、系統(tǒng)編目、登記以及編制各種檢索工具的主要依據(jù)。 政治上體現(xiàn)黨和政府的方針政策和法律規(guī)章。 （注意政治上的正確性和嚴肅性）內(nèi)容上要準確，文字上要簡明。 （案卷標題的字數(shù)一般以不超過50字為宜）要求擬寫案要反映立卷特征和卷內(nèi)文件排列的規(guī)律。 卷標題應(yīng)注意合乎語法，并正確使用標點符號。 具基本結(jié)構(gòu)必須符合“三要素”的基本要求。 “三要素”作者（或時間、地區(qū)、通訊者）問題、名稱體立卷程序編制卷內(nèi)文件目錄注意的問題標明作者標明問題標明名稱標明時間標明通訊者標明地區(qū)內(nèi)容與格式；順序號；是卷內(nèi)文件排列順序的編號,又稱為件號。 每一份文件占一個順序號。 文號是文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文號，又稱發(fā)文號。 文號一般包括代字、年度和發(fā)文順序號。 責任者是指對文件負有責任的單位或個人，即文件的署名者，通常稱作者。 題名是指文件的標題、是卷內(nèi)文件目錄的主要部份。 日期是指文件形成時間（以文件簽發(fā)日期為準），即落款日期。 頁號；是指卷內(nèi)文件頁的順序號。 應(yīng)填寫每份文件的起止號或起始號。 備注填寫需要說明的事項。 案卷的編目與編號細致、準確、統(tǒng) 一、有序，禁忌漏號、空號、重號；頁號應(yīng)統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字按順序編號。 要求凡是載有信息的卷內(nèi)文件，無論正、反頁面均以頁為單位編號；凡一頁貼有小張條的，小張條也應(yīng)以頁面為單位編號。 卷內(nèi)文件編號可使用鉛筆、號碼機、或鋼筆等書寫。 卷內(nèi)文件的編號左側(cè)裝訂的案卷，正頁在右上角、反頁在左上角編號；右側(cè)裝訂的案卷，正頁在左上角、反頁在右上角編號；位置照片、圖表文件等材料，下面難于編號的，可在背面左上角編號；案卷卷內(nèi)文件編號完成后，應(yīng)在“立卷流程單”上相關(guān)欄內(nèi)填寫頁數(shù)。 的編號歸檔號也叫文書處理號，就是在立卷過程中，由立卷人按照立卷的分工和分類組卷的原則給定文件組（案卷）的臨時編號。 內(nèi)部機構(gòu)代號（或代號）順序號歸檔號的編制類號順序號年度流水號檔號填寫卷內(nèi)備考表備考表的結(jié)構(gòu)本卷情況說明立卷人檢查人立卷時間構(gòu)成全宗名稱、類目名稱、案卷題名、文件起止時間、文件總頁數(shù)、保管期限、歸檔號、檔號去除金屬物取齊裝訂貼封（訂卷要求“三眼一線”）填寫與填寫案卷封面裝訂案卷的裝訂歸檔粘貼案卷標簽機關(guān)文件處理部門一般在文件形成后第二年上半年向機關(guān)檔案部門移交歸檔；時間會計文檔在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管可1年；照片和磁性檔案要隨時歸檔的案卷和有關(guān)材料應(yīng)齊全、完整；歸檔的案卷和有關(guān)材料應(yīng)符合有關(guān)標準及規(guī)范；要求按時歸檔；嚴格辦理歸檔交接手續(xù)。 內(nèi)容和步驟編制移交案卷目錄撰寫立卷說明（立卷說明又知名稱立卷小結(jié)或立卷總結(jié)，它是年度立卷工作結(jié)束的標志之一）移交與歸檔手續(xù)16總原則案卷質(zhì)量一般要求一般內(nèi)容是指案卷質(zhì)量必須符合立卷的基本原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管利用。 1、要符合規(guī)范化、標準化 2、歸檔的案卷應(yīng)齊全完整組卷合理保管期限劃分準確卷內(nèi)文件的排列合理卷內(nèi)目錄清晰備考表填寫完整案卷封面填寫清楚案卷題名擬寫清楚檔號編制正確裝訂結(jié)實整齊字跡材料符合耐久性的要求簡化立卷水法；立卷改革的立卷技術(shù)的普及；目的立卷工作現(xiàn)代化 （1）繼承和發(fā)揚正確的傳統(tǒng)立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，與現(xiàn)代科學管理的方法和手段相適應(yīng)。 將傳統(tǒng)的立卷工作賦予現(xiàn)代化的內(nèi)涵，與當前機關(guān)辦公現(xiàn)代化和檔案管理現(xiàn)代化融為一體。 （2）電子計算機輔助立卷方式代替手工廣方式。 電子計算機的應(yīng)用是現(xiàn)代化的標志之一。 目前，電子計算機還不能立卷改革的完全代替手工組卷，但是電子計算機輔助立卷已成為可能。 應(yīng)逐步推廣電子計算機輔助立卷，擴大電子計算機輔助立方向卷的范圍，最終用電子計算機完全代替手工立卷。 （3）立卷工作與檔案工作一體化。 由于電子計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文件和電子計算機網(wǎng)絡(luò)上就可以實現(xiàn)轉(zhuǎn)化，文件和檔案的一體化趨勢明顯。 在采用先進的技術(shù)和手段的基礎(chǔ)上，文件處理、立卷和檔案管理將渾然一體，立卷工作與檔案工作一體已是大勢所趨。 立卷以一件事情或一個問題為項目進行組卷的方法。 改一事一卷特點卷內(nèi)文件內(nèi)容單一；組卷容易；方法簡單；易操作；但案卷數(shù)量過多。 革就是單純按文件的主題（問題）立卷的方法。 優(yōu)點便于組卷、擬案卷題名和查找利用，有利于保密，方便復印、縮微、照相、鑒定和遺漏文件補充，有利于延長檔案壽命和按專題編制文件匯編與檢索工具，有利于文件、檔案的電腦管理，有利于平時歸卷。 缺點卷薄且多，立卷原則較為機械，不便編號和管理。 方法區(qū)分主題（問題）類型，采取不同立卷原則。 保持案卷內(nèi)容的單一性一般平均每個案卷內(nèi)只有10份左右文件（3040頁）不同保管價值的文件適當分開。 用軟紙做卷皮，用細線把案卷裝訂成冊，再裝入