激勵技巧大全09.doc

17 / 18導 言作為一名部門主管，你除了要為部門的經(jīng)營策略、業(yè)務數(shù)量、客戶關(guān)系等問題殫精竭慮，還需要關(guān)注的就是怎樣處理好你與你的部下的關(guān)系。能否建立一個關(guān)系融洽、積極進取的團隊，很大程度上取決于你是否善于與部下進行溝通，取決于你是否善于運用溝通技巧。下達命令的技巧命令是主管對部下特定行動的要求或禁止。命令的目的是要讓部下照你的意圖完成特定的行為或工作；它也是一種溝通,只是命令帶有組織階層上的職權(quán)關(guān)系；它隱含著強制性，會讓部下有被壓抑的感覺。若主管經(jīng)常都用直接命令的方式要求員工做好這個，完成那個，也許部門看起來非常有效率，但是工作品質(zhì)一定無法提升。為什么呢?因為直接命令剝奪了部下自我支配的原則，壓抑了部下的創(chuàng)造性思考和積極負責的心理，同時也讓部下失去了參與決策的機會。命令雖然有缺點，但要確保部下能朝組織確定的方向與計劃執(zhí)行，命令是絕對必要的，那么你要如何使用你的命令權(quán)呢?命令的目的是要讓部下照你的意圖完成指定的行為或工作，因此你下達命令時應該考慮下列兩點：(一)正確傳達命令意圖你下達命令時，要正確地傳達命令，不要經(jīng)常變更命令；不要下一些自己都不知道原由的命令；不要下一些過于抽象的命令，讓部下無法掌握命令的目標；不要為了證明自己的權(quán)威而下命令。正確地傳達命令的意圖，是比較容易做到的，你只要注意“5W2H”(具體內(nèi)容見下表)的重點，相信你就能正確地傳達你的意圖。【自檢】例題：“張小姐，請你將這份調(diào)查報告復印2份，于下班前送到總經(jīng)理室交給總經(jīng)理；請留意復印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給客戶參考?！弊鳂I(yè)：請一位學員根據(jù)我們所說的5W2H方法將該案例進行劃分，體會該方法所傳遞的重點。Who(執(zhí)行者)：_What(做什么)：_How(怎么做)： _When(時間)：_Where(地點)：_Howmany(工作量)：_Why(為什么)：_參考答案Who: 張小姐What: 調(diào)查報告How: 復印品質(zhì)好的副本W(wǎng)hen: 下班前Where: 總經(jīng)理室Howmany: 2份Why: 要給客戶參考(二)如何使部下積極接受命令如何能提升部下積極接受命令的意愿呢?你可用提升部下意愿的溝通方式替代大部分的命令。對“命令”的含義我們應該打破固有的窠臼，不要陷于“命令服從”的固有認知。命令應該是主管讓部下正確了解他的意圖，并讓部下容易接受及愿意去執(zhí)行?；蛟S你會說，主管有職位的權(quán)力，不管部下是否有意愿，他都必須要執(zhí)行。的確，部下懼于主管的職權(quán)，他必須要執(zhí)行，但有意愿下的執(zhí)行及沒意愿下的執(zhí)行，其執(zhí)行的結(jié)果會產(chǎn)生很大的差異。有意愿的部下，會盡全力把命令的工作做好；沒意愿的部下，心里只想能應付過去就好。那么，如何提升部下執(zhí)行命令的意愿呢?你必須注意下列5個傳達命令的溝通技巧：1.態(tài)度和善，用詞禮貌就像在前面談到的問題一樣，在我們身邊，作為一名主管，你在與下屬溝通的時候可能會忘記使用一些禮貌用語，如“小張，進來一下”，“小李，把文件送去復印一下”。這樣的用語會讓下屬有一種被呼來喚去的感覺，缺少對他們起碼的尊重。因此，為了改善和下屬的關(guān)系，使他們感覺自己更受尊重，你不妨使用一些禮貌的用語，例如:“小張，請你進來一下”、“小李，麻煩你把文件送去復印一下?！币涀?，一位受人尊敬的主管，首先應該是一位懂得尊重別人的主管。2.讓部下明白這件工作的重要性下達命令之后，告訴部下這件工作的重要性，如：“小王，這次項目投標是否能成功，將決定我們公司今年在總公司的業(yè)績排名，對公司來說至關(guān)重要。希望你能竭盡全力爭取成功?！蓖ㄟ^告訴部下這份工作的重要性，以激發(fā)部下的成就感。讓他覺得“我的領導很信任我，把這樣重要的工作交給了我，我一定要努力才不負眾望?！?.給部下更大的自主權(quán)一旦決定讓部下負責某一項工作，就應該盡可能的給他更大的自主權(quán)，讓他可以根據(jù)工作的性質(zhì)和要求，更好的發(fā)揮個人的創(chuàng)造力。例如：“這次展示會交由你負責，關(guān)于展示主題、地點、時間、預算等請你作出一個詳細的策劃，下個星期你選一天我們要聽取你的計劃。”還應該讓部下取得必要的信息，例如:“財務部門我已經(jīng)協(xié)調(diào)好了，他們會提供一些必要的報表?！?.共同探討狀況、提出對策即使命令已經(jīng)下達，下屬也已經(jīng)明白了他的工作重點所在，我們也已經(jīng)相應的進行了授權(quán)，但也切不可就此不再過問事情的進展，尤其當下屬遇到問題和困難，希望我們協(xié)助解決時，更不可以說“不是已經(jīng)交給你去辦了嗎？”我們應該意識到，他之所以是你的下屬，就是因為他的閱歷、經(jīng)驗可能還不如你，那么這時候我們應該和下屬一起共同分析問題，探討狀況，盡快提出一個解決方案。例如：“我們都了解了目前的狀況是這樣的，我們來討論一下該怎么做?”5.讓部下提出疑問可詢問部下有什么問題及意見，如：“小王，關(guān)于這個投標方案，你還有什么意見和建議嗎？”你可采納部下好的意見，并稱贊他。例如：“關(guān)于這點，你的意見很好，就照你的意見去做。”上述這5個傳達命令的溝通技巧能提升部下接受命令、執(zhí)行命令的意愿，你的意圖才能被部下積極的執(zhí)行，你的部門才會被部下感覺到是一個開放、自由、受尊重的工作環(huán)境?！咀詸z】請回想一下你在贊美或批評你的部下時是否有以下的行為?你常常贊美你的部下嗎?你對他們的贊美是發(fā)自內(nèi)心的嗎?你能針對部下的具體行為及時加以贊美嗎?你喜歡當眾贊美或批評你的部下嗎?當部下不在場的時候，你還會贊美他嗎?你常常因為害怕影響與部下的關(guān)系而不愿當面批評他嗎?你的批評常常令你的部下難堪嗎?你在批評部下的時候能做到對事不對人嗎?【參考答案】是；是；是；否；是；否；否；是如果你的答案正確率在80%以上，那么恭喜你，你已經(jīng)很好的掌握了贊美和批評部下的方法，你和他們的溝通應該是很融洽的；如果你的答案正確率在50%以下，那么我們建議你應認真的學習以下內(nèi)容，以改善你與部下之間的溝通效果。贊揚部下的技巧(一)贊美的作用贊美他人，是我們在日常溝通中常常碰到的情況。要建立良好的人際關(guān)系，恰當?shù)馁澝浪耸潜夭豢缮俚?。美國一位著名社會活動家曾推出一條原則：“給人一個好名聲，讓他們?nèi)ミ_到它?！笔聦嵣媳毁澝赖娜藢幵缸鞒鲶@人的努力，也不愿讓你失望。贊美能使他人滿足自我的需求。心理學家馬斯洛認為，榮譽和成就感是人的高層次的需求。一個人具有某些長處或取得了某些成就，他還需要得到社會的承認。如果你能以誠摯的敬意和真心實意的贊揚滿足一個人的自我，那么任何一個人都可能會變得更令人愉快、更通情達理、更樂于協(xié)作。因此，作為領導者，你應該努力去發(fā)現(xiàn)你能對部下加以贊揚的小事，尋找他們的優(yōu)點，形成一種贊美的習慣。贊揚部下是對部下的行為、舉止及進行的工作給予正面的評價，贊揚是發(fā)自內(nèi)心的肯定與欣賞。贊揚的目的是傳達一種肯定的訊息，激勵部下。部下有了激勵會更有自信，想要做得更好。(二)贊美的技巧贊美部下作為一種溝通技巧，也不是隨意說幾句恭維話就可以奏效的。事實上贊揚部下也有一些技巧及注意點，提醒你留意。1贊揚的態(tài)度要真誠贊美部下必須真誠。每個人都珍視真心誠意，它是人際溝通中最重要的尺度。英國專門研究社會關(guān)系的卡斯利博士曾說過：“大多數(shù)人選擇朋友都是以對方是否出于真誠而決定的”。如果你在與下屬交往時不是真心誠意，那么要與他建立良好的人際關(guān)系是不可能的。所以在贊美下屬時，你必須確認你贊美的人的確有此優(yōu)點，并且要有充分的理由去贊美他。2贊揚的內(nèi)容要具體贊揚要依據(jù)具體的事實評價，除了用廣泛的用語如:“你很棒!”“你表現(xiàn)得很好!”“你不錯!”最好要加上具體事實的評價。例如:“你的調(diào)查報告中關(guān)于技術(shù)服務人員提升服務品質(zhì)的建議，是一個能針對目前問題解決的好方法，謝謝你提出對公司這么有用的辦法?！薄澳闾幚磉@次客戶投訴的態(tài)度非常好，自始至終婉轉(zhuǎn)、誠懇，并針對問題解決，你的做法正是我們期望員工能做的標準典范?！?注意贊美的場合在眾人面前贊揚部下，對被贊揚的員工而言，當然受到的鼓勵是最大的，這是一個贊揚部下的好方式；但是你采用這種方式時要特別的慎重，因為被贊揚的表現(xiàn)若不是能得到大家客觀的認同，其他部下難免會有不滿的情緒。因此，公開贊揚最好是能被大家認同及公正評價的事項。例如：業(yè)務競賽的前三名、獲得社會大眾認同的義舉、對公司產(chǎn)生重大的貢獻、在公司服務25年的資深員工等，這些值得公開贊揚的行為都是公平公開競爭下產(chǎn)生的，或是已被社會大眾或公司全體員工認同的。4適當運用間接贊美的技巧所謂間接贊美就是借第三者的話來贊美對方，這樣比直接贊美對方的效果往往要好。比如你見到你下屬的業(yè)務員，對他說：“前兩天我和劉總經(jīng)理談起你，他很欣賞你接待客戶的方法，你對客戶的熱心與細致值得大家學習。好好努力，別辜負他對你的期望?！盁o論事實是否真的如此，反正你的業(yè)務員是不會去調(diào)查是否屬實的，但他對你的感激肯定會超乎你的想象。間接贊美的另一種方式就是在當事人不在場的時候贊美，這種方式有時比當面贊美所起的作用更大。一般來說，背后的贊美都能傳達到本人，這除了能起到贊美的激勵作用外，更能讓被贊美者感到你對他的贊美是誠摯的，因而更能加強贊美的效果。所以，作為一名項目主管，你不要吝惜對部下的贊美，尤其是在面對你的領導或者他的同事時，恰如其分的夸獎你的部下，他一旦間接的知道了你的贊美，就會對你心存感激，在感情上也會與你更進一步，你們的溝通也就會更加卓有成效?？傊澝朗侨藗兊囊环N心理需要，是對他人敬重的一種表現(xiàn)。恰當?shù)馁澝绖e人，會給人以舒適感，同時也會改善與下屬的人際關(guān)系。所以，在溝通中，我們必須掌握贊美他人的技巧?！咀詸z】你在贊揚下屬時是否方法得當?贊揚下屬的要點是 否改進計劃贊揚的態(tài)度真誠贊揚的內(nèi)容具體贊美的場合適當適當運用間接贊美的技巧俗話說：金無足赤，人無完人。在我們的溝通活動中，往往會發(fā)現(xiàn)部下的缺點和錯誤，當我們發(fā)現(xiàn)部下錯誤時，及時地加以指正和批評，是很有必要的。有人說贊美如陽光，批評如雨露，二者缺一不可，這是很有哲理的。我們在與下屬的溝通中，既需要真誠的贊美，也需要中肯的批評。下面我們就一起來探討一下指責和贊美部下的技巧。批評部下的方法俗話說：良藥苦口，忠言逆耳。有人認為，批評就是“得罪人”的事。所以有些主管從不當面指責部下，因為他們不知道如何處理指責部下后彼此的人際關(guān)系，因而造成部下的不當行為，一直無法得到糾正。有些主管指責部下后，不但沒有達到改善部下的目的，反而使部下產(chǎn)生更多的不平和不滿。事實上，之所以會產(chǎn)生這樣的后果，恐怕還在于我們在批評他人的時候缺乏技巧的緣故。醫(yī)藥發(fā)展至今，許多良藥已經(jīng)包上了糖衣，早已不苦口了；那么我們?yōu)槭裁床荒苎芯恳幌屡u他人的技巧，變成忠言不逆耳呢？“指責部下”的是教育部下的一種方法。因此，管理者指責部下時，要講究一些技巧，下列是一些指責部下的技巧與注意點，請你留意。(一)以真誠的贊美做開頭俗話說：尺有所短，寸有所長。一個人犯了錯誤，并不等于他一無是處。所以在批評部下時，如果只提他的短處而不提他的長處，他就會感到心理上的不平衡，感到委屈。比如一名員工平時工作頗有成效，偶爾出了一次質(zhì)量事故，如果批評他的時候只指責他導致的事故，而不肯定他以前的成績，他就會感到以前“白干了”，從而產(chǎn)生抗拒心理。另外，據(jù)心理學研究表明，被批評的人最主要的障礙就是擔心批評會傷害自己的面子，損害自己的利益，所以在批評前幫他打消這個顧慮，甚至讓他覺得你認為他是“功大于過”，那么他就會主動放棄心理上的抵抗，對你的批評也就更容易接受。(二)要尊重客觀事實批評他人通常是比較嚴肅的事情，所以在批評的時候一定要客觀具體，應該就事論事，要記住，我們批評他人，并不是批評對方本人，而是批評他的錯誤的行為，千萬不要把對部下錯誤行為的批評擴大到了對部下本人的批評上。比如說，你作為一名編輯去校對清樣，結(jié)果發(fā)現(xiàn)版面上有一個標題字錯了而校對人員卻沒有發(fā)現(xiàn)，這時你應該對他進行批評，你可以說：“這個字你沒有校出來?！蹦阋部梢哉f：“你對工作太不負責任了，這么大的錯誤都沒有校正出來?！焙茱@然，后者是難以被對方接受的，因為你的話語讓他很難堪，也許他只是一次無意的過失，你卻上升到了責任心的高度去批評他，很可能把他推到你的對立面去，使你們的關(guān)系惡化，也很可能導致他在今后的工作中出更多的紕漏。(三)指責時不要傷害部下的自尊與自信不同的人由于經(jīng)歷、知識、性格等自身素質(zhì)的不同，接受批評的能力和方式也會有很大的區(qū)別。在溝通中，我們應該根據(jù)不同的人采取不同的批評技巧。但是這些技巧又一個核心，就是不損對方的面子，不傷對方的自尊。指責是為了讓部下更好，若傷害了部下的自尊與自信，部下勢難變得更好，因此指責時要運用一些技巧。例如：“我以前也會犯下這種過錯”、“每個人都有低潮的時候，重要的是如何縮短低潮的時間”、“像你這么聰明的人，我實在無法同意你再犯一次同樣的錯誤”、“你以往的表現(xiàn)都優(yōu)于一般人，希望你不要再犯這樣的錯誤。(四)友好的結(jié)束批評正面的批評部下，對方或多或少會感到有一定的壓力。如果一次批評弄得不歡而散，對方一定會增加精神負擔，產(chǎn)生消極情緒，甚至對抗情緒，這會為以后的溝通帶來障礙。所以，每次的批評都應盡量在友好的氣氛中結(jié)束，這樣才能徹底解決問題。在會見結(jié)束時，你不應該以“今后不許再犯”這樣的話作為警告，而應該對對方表示鼓勵，提出充滿感情的希望，比如說“我想你會做得更好”或者“我相信你”，并報以微笑。讓部下把這次見面的回憶當成是你對他的鼓勵而不是一次意外的打擊。這樣會幫他打消顧慮，增強改正錯誤、做好工作的信心。(五)選擇適當?shù)膱鏊灰斨娙嗣嬷肛?，指責時最好選在單獨的場合。你的獨立的辦公室、安靜的會議室、午餐后的休息室，或者樓下的咖啡廳都是不錯的選擇