OA項目需求調研報告V3.doc

. . . .xxxxx銷售有限公司OA辦公系統(tǒng)需求調研報告版本 1 引言1.1 項目背景1.2 編寫依據(jù)本需求調研報告依據(jù)該項目現(xiàn)場調研的結果編寫完成。1.3 編寫目的本報告的編寫是為了對用戶的需求及相關數(shù)據(jù)進行收集，明確客戶的需求及相關數(shù)據(jù)。根據(jù)用戶的需求確定本系統(tǒng)的功能范圍。本需求主要為系統(tǒng)建設提供依據(jù)。1.4 預期讀者管理成員：項目經理、項目實施顧問；客戶成員：高層領導、項目組。1.5 版本記錄修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明V1.32015-06-09A宗秋良、趙杰起草需求調研報告（A-添加，M-修改，D-刪除）2 項目概述2.1 企業(yè)現(xiàn)狀（信息化）XXX公司2015年組織架構圖1. 目前管理基本采用當面安排，電話安排，和定期會議方式；2. 各部門業(yè)務用人工傳遞的審批方式進行日常工作。 3. 辦公現(xiàn)狀 日常溝通：日常工作中，主要使用電子郵件、會議、口頭傳達、手工、電話、QQ等方式； 業(yè)務審批：以紙質人工送領導審批的方式； 知識管理：紙質文件存檔在檔案柜，電子文件存儲在部門各自電腦中，缺少知識共享；4. 文檔管理現(xiàn)狀 處于紙質文檔管理階段，未實現(xiàn)集中、共享的知識管理體系； 沒有知識沉淀，人員調離后的資料損失嚴重；2.2 項目建設目標通過搭建FE業(yè)務協(xié)作平臺，建立以計算機為手段的綜合管理信息系統(tǒng)，遵循流程自定的模式，以實現(xiàn)公司日常辦公、溝通、協(xié)作資源共享、高效的事務處理機制，提升管理水平，規(guī)范管理過程，提高效率，支持跨地域、跨部門進行協(xié)同工作。3業(yè)務需求分析（滿足多種條件下的業(yè)務需求實現(xiàn)）收文管理、發(fā)文管理、督辦催辦、流程監(jiān)控、代理授權公文管理網絡通訊人力、財務、行政、后勤、檔案等日常管理流程工作流程協(xié)同辦公、會議管理、車輛管理、行政采購、固資管理行政辦公公共信息通知公告、新聞動態(tài)、內部論壇、調查問卷OA辦公系統(tǒng)功能電子郵件即時通訊通訊錄個人設置、工作日志、待辦事宜、日程安排、消息提醒、個人計劃個人辦公公司文件、內部刊物、內部信息、標準規(guī)范、政策法規(guī)知識共享提高辦事效率，隨時隨地，任何時間任何地點輕松辦公移動辦公員工管理部門管理參數(shù)設定權限設置角色管理日志記錄數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復系統(tǒng)管理3.1流程中心內部申請單：包擴鄭州運營中心流程、鄉(xiāng)鎮(zhèn)經營部流程、公司各職能部門流程，以及經銷商申請流程。如下圖：內部申請單FYNB2015 號申請部門申請人申請日期轉送部門申請事項說明部門經理文員業(yè)務管理部經理銷售總監(jiān)總經理內部申請單（FYNB2015 號） 鄭州運營中心流程：發(fā)起人-部門經理-百得文員-業(yè)務管理部經理-百得文員分發(fā)或發(fā)起人-部門經理-百得文員-業(yè)務管理部經理-銷售總監(jiān)-百得文員分發(fā)內部申請單（FYNB2015 號） 鄉(xiāng)鎮(zhèn)經營部流程： 發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務管理部經理-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)（或）發(fā)起人-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員- 業(yè)務管理部經理-銷售總監(jiān)-鄉(xiāng)鎮(zhèn)文員分發(fā)內部申請單（FYNB2015 號） 公司各職能部門流程： 發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)總經理發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)經銷商申請單FYJXS2015 號申請部門申請人申請日期轉送部門申請事項說明區(qū)域經理區(qū)域文員業(yè)務管理部經理銷售總監(jiān)總經理經銷商申請表：（FYJXS2015 號）經銷商流程：發(fā)起人-區(qū)域經理-區(qū)域文員-業(yè)務管理部經理-銷售總監(jiān)-總經理-區(qū)域文員分發(fā)發(fā)起人-區(qū)域經理-區(qū)域文員-業(yè)務管理部經理-銷售總監(jiān)-區(qū)域文員分發(fā)授信審批流程：對經銷商授信審批流程。如圖:授信表申請人所屬區(qū)域申請時間申請額度申請期限利率授信承諾提醒區(qū)域經理區(qū)域文員財務經理銷售總監(jiān)總經理授信：發(fā)起人-區(qū)域經理-區(qū)域文員-財務經理-銷售總監(jiān)-總經理-區(qū)域文員分發(fā)財務審批流程：包括擬辦事項申請單、業(yè)務招待申請單。如圖：擬辦事項申請單部門流水號申請人擬發(fā)生日補辦與否事項性質借款與否預算原因事項類別預估費用大寫附件申請事項說明部門經理銷售總監(jiān)總經理出納財務部擬辦事項申請單：發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)總經理出納發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)出納業(yè)務招待申請單申請人流水號擬發(fā)生日部門補辦與否招待人數(shù)借款與否陪同人數(shù)預估費用招待標準附件招待對象及名單陪同人員名單部門經理銷售總監(jiān)總經理出納財務部業(yè)務招待申請單：發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)總經理出納發(fā)起人部門經理銷售總監(jiān)出納 服務中心審批流程：包括配件要貨計劃、退換貨報告。兩種業(yè)務通過協(xié)同方式實現(xiàn)。訂單管理部：業(yè)務流程包括要貨計劃。如圖：要貨計劃表客戶名稱聯(lián)系電話申請人訂貨時間訂貨類別提貨時間訂貨型號單位氣源數(shù)量訂單員訂單管理部門經理總經理秘書訂單管理部（18號前提交次月月度計劃）要貨計劃：（經銷商）發(fā)起人-訂單員-訂單管理部門經理-總經理秘書行政人事部：包括外出單、請假單、出差申請單、調休單。如下圖：請假單申請表部門人員入職日期申請日期假別請假開始日期請假結束日期天數(shù)累計請假天數(shù)部門經理行政人事部經理人事專員銷售總監(jiān)行政人事部請假單：（3天以上）發(fā)起人-部門經理-銷售總監(jiān)行政人事部經理-人事專員（3天以內）發(fā)起人-部門經理行政人事部經理-人事專員外出申請單申請人申請部門前往地點外出時間預計返回時間外出事由部門經理行政人事部經理人事專員行政人事部外出單：發(fā)起人-部門經理行政人事部經理-人事專員出差申請單包括以下三種流程：出差申請單職務分類流水號申請人部門出差開始日期出差結束日期出差地點預算內補辦與否預估費用借款與否附件新建 / 刪除城際交通費住宿費其他合計事由部門經理業(yè)務管理部經理行政人事部經理人事專員銷售總監(jiān)行政人事部：出差申請單：（部門經理及以上職務）發(fā)起人-銷售總監(jiān)行政人事部經理-人事專員行政人事部出差申請單：（業(yè)務部門及市場部） 發(fā)起人-部門經理-業(yè)務管理員行政人事部經理-人事專員行政人事部出差申請單：（公司職員）發(fā)起人-部門經理行政人事部經理-人事專員人員調休單調休人姓名工號部門調休前應休息日期調休后實際休息開始日期調休后實際休息結束日期調休事由部門經理銷售總監(jiān)行政人事部經理人事專員行政人事部調休單：（公司職員）發(fā)起人-部門經理行政人事部經理-人事專員（部門經理及以上）部門經理-銷售總監(jiān)行政人事部經理-人事專員3.2行政辦公：協(xié)同管理：實現(xiàn)點對點、一對多的工作協(xié)同；支持協(xié)同事項中進行關聯(lián)、痕跡保留；能上傳各自部門內的協(xié)同模板供大家應用。會議管理：實現(xiàn)了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當前使用情況，避免使用沖突；各角色能自主發(fā)起部門及會議，并通知相關參會人員，參會人員能進行參會反饋；會議室管理員、會議管理員能對會議室、公司層面會議類型進行原始數(shù)據(jù)的登記，并對預定的情況進行會議報表統(tǒng)計，以便管理查詢； 車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進行各種管理操作；結合工作流提供車輛申請功能；實現(xiàn)車輛預警等功能，3.3網絡通訊此系列模塊功能提供一系列通訊模塊，包括電子郵件和即時通訊，為協(xié)同辦公提供方便：電子郵件： 融合個人的郵箱，實現(xiàn)通過oa自動登陸；.即時通訊：實現(xiàn)點對點、部門內部、公司內部間的在線溝通交流；通訊錄：根據(jù)系統(tǒng)人員情況，自動生成公司通訊錄；個人可以對通訊錄進行導出和條件查詢。3.4個人辦公：此系列模塊主要起輔助工作的作用，是全體員工工作的好助手。個人設置：設置個人信息；查看設置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點擊相應鏈接即可進入相應頁面辦理，起到引導用戶完成工作的作用。日程安排：方便個人安排每天日程，將個人計劃自動添加到日程中；消息提醒：設置消息提醒功能 每當用戶登陸系統(tǒng)時彈出提示窗口。3.5公共信息公共信息用于實現(xiàn)公司各部門之間內部信息發(fā)布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不同風格的信息欄目的設置，可實現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布，信息發(fā)布格式可自定義，各類公共信息由授予權限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。通知公告：是單位內部的公告欄，以方便內部人員及時了解相關公告。登記了新公告欄后，即可發(fā)布到首頁的最新消息里。工作動態(tài)：每個部門都可以發(fā)布本部門的工作動態(tài)，以方便內部人員相互通曉部門之間的工作。首頁的工作動態(tài)是各部門工作動態(tài)的集合。調查問卷：實現(xiàn)基于web的某一主題的觀點開展意見征求?？梢灾付▍⑴c的部門或人員，也可以不指定。內部論壇：可設置多個論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設置多個版面，授權用戶（通常為部門負責人）可在各版面提出話題發(fā)起討論，并可進行咨詢、解答和收集意見等活動。以期實現(xiàn)對公司重大發(fā)展，重要決策，重點政策的民主討論。3.6知識管理實現(xiàn)信息共享功能，實現(xiàn)過往及新生成電子文檔（通知、公告、文件等）、內部刊物、規(guī)章制度及標準、規(guī)范的共享，方便存取、匯集、管理和查詢。資訊來源可以是辦結公文、收集整理的外部來文、法律法規(guī)，或者由個人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務信息來源于不同部門，因此，要能支持自定義不同的分類欄目，并指定不同欄目管理員和管理部門，由欄目管理員收集、管理和發(fā)布各類資訊。具體欄目可以定義顯示在部門文件夾或公司文件夾中。信息檢索：提供整個系統(tǒng)所有公文和信息的關鍵字、發(fā)布時間等檢索或全文檢索引擎。3.7領導日程實時安排領導和自己的工作日程，根據(jù)權限查看他人的日程安排。并能設定提示時間；領導日程自動添加到相關領導個人日程中；需支持短信提醒。3.8移動辦公信息瀏覽：對業(yè)務、公文、新聞、通知公告的信息展現(xiàn)。參照協(xié)同辦公平臺可以查看信息的詳細內容。業(yè)務查詢：能夠通過查詢各類審批事項的基本信息。包括業(yè)務的基本信息、辦理日志信息和附件列表。會議管理：查看會議通知信息。公文查詢：通過查詢各類收文、發(fā)文的信息。包括公文的基本信息、辦理日志信息和正文。業(yè)務簽批：能夠在手機上簽批待辦業(yè)務，并與協(xié)同辦公平臺保持同步。簽批可以實現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。公文簽批：在手機上簽批待辦公文，并與協(xié)同辦公平臺保持同步。簽批可以實現(xiàn)流程的提交、回退、完成、結束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。日程查看：個人日程安排查詢3.9系統(tǒng)管理：用戶管理：包含下列功能顯示用戶列表，查看用戶信息；添加刪除用戶，修改用戶信息；檢索用戶資料信息；修改設定各用戶在各模塊的權限；查看所有在線用戶的情況。部門設定：設定單位樹狀組織結構，部門名稱等；角色管理：設定角色名稱,支持一人多職功能；權限設置:用于設置各操作員使用系統(tǒng)的權限，為了方便設置，一般的應用系統(tǒng)都是可以將操作人員分組的，將通用的權限賦予整個組，個別的權限單獨賦予個人，這樣可以大大減少權限管理的工作量。數(shù)據(jù)備份:用于備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)恢復:用于恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。日志管理:用于維護系統(tǒng)的使用日志。一個好的應用系統(tǒng)會對任何操作員進行的所有操作進行日志記錄，“日志管理”可以查詢、導出和刪除歷史的日志。4、 需求確認【簽字頁】甲 方：XXXXXX有限公司 乙方： 項目經理： 項目經理： 簽字日期： 簽字日期：1. 若不給自己設限，則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風平浪靜。在紛雜的塵世里，為自己留下一片純靜的心靈空間，不管是潮起潮落，也不管是陰晴圓缺，你都可以免去浮