餐飲管理層培訓(xùn)之5--食品原材料采購(gòu)供應(yīng)管理

第五章 食品原材料采購(gòu)供應(yīng)管理采購(gòu)供應(yīng)管理的好壞，直接影響廚房生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本消耗和經(jīng)濟(jì)交益。第一節(jié)食品原材料采購(gòu)管理一、食品原材料采購(gòu)管理組織形式（一）企業(yè)采購(gòu)部組織形式企業(yè)采購(gòu)部組織形式是全店統(tǒng)一設(shè)立采購(gòu)部。（二）餐飲部門采購(gòu)組織形式餐飲部門采購(gòu)組織形式是一種分部管理方式。二、食品原材料采購(gòu)管理工作方針上述工作方針的具體要求是：1、在采購(gòu)渠道上堅(jiān)持“先國(guó)有，后個(gè)體；先市內(nèi)，后市外；先國(guó)內(nèi)，后國(guó)外”。2、在貨源供應(yīng)上堅(jiān)持以廚房生產(chǎn)和餐廳銷售為中心，做到適用、適銷、適時(shí)、適量。具體體現(xiàn)為：“品種對(duì)路、質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí)”。3、在采購(gòu)價(jià)格上堅(jiān)持掌握市場(chǎng)行情，減少流通環(huán)節(jié)，做到“價(jià)比三家、貨比三家”。三、食品原材料采購(gòu)計(jì)劃編制方法（一）年度計(jì)劃編制方法年度計(jì)劃主要是確定食品原材料采購(gòu)資金和業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)金需要量。因此，年度食品原材料采購(gòu)計(jì)劃只能從降低庫(kù)存量、加快資金周轉(zhuǎn)、節(jié)約費(fèi)用開支的角度出發(fā)，確定年度食品原材料采購(gòu)資金，并由此確定采購(gòu)業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)金。1、直接計(jì)算法。2、間接計(jì)算法。間接計(jì)算法是以上年度食品原材料采購(gòu)資金實(shí)際耗用量為基礎(chǔ)，分析業(yè)務(wù)量增減變化和上年度食品原材料采購(gòu)資金周轉(zhuǎn)的合理程度來(lái)確定采購(gòu)資金需要量。（二）月度計(jì)劃編制方法1、食品庫(kù)房根據(jù)食品原材料消耗方式和庫(kù)存周期不同，分類確定進(jìn)貨間隔周期。2、根據(jù)歷史資料，掌握各類食品原材料月度日均需要量，確定進(jìn)貨數(shù)量。3、編制月度采購(gòu)計(jì)劃。（三）日常訂貨計(jì)劃編制方法1、月度采購(gòu)計(jì)劃主要適用于進(jìn)貨間隔期一周以上的食品原材料。其計(jì)劃編制方法是廚房根據(jù)生產(chǎn)業(yè)務(wù)需要，于前12天分類填寫請(qǐng)購(gòu)單，確定各種鮮活食品原材料的采購(gòu)數(shù)量，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審批后交食品采購(gòu)組辦理。四、食品原材料采購(gòu)價(jià)格確定為貫徹“掌握市場(chǎng)行情、減少流通環(huán)節(jié)，堅(jiān)持價(jià)比三家，貨比三家”的原則，采購(gòu)管理中必須加強(qiáng)食品原材料定價(jià)管理，控制采購(gòu)價(jià)格，防止舞弊行為，降低成本開支。其定價(jià)程序是：客房報(bào)價(jià) 采購(gòu)供應(yīng)部定價(jià) 總經(jīng)理審批。1、正常庫(kù)存的食品原材料，采購(gòu)人員必須取得三家以上的客戶報(bào)價(jià)，包括人民幣或外幣報(bào)價(jià)，加蓋供貨單位公章，交采購(gòu)供應(yīng)部經(jīng)理召集采購(gòu)員集體定價(jià)后，才能辦購(gòu)。2、客戶每天交貨的鮮活食品原材料，采用定期定價(jià)程序。一般以710天左右為一定價(jià)期。3、庫(kù)存周期較長(zhǎng)的干貨，包括海味、糧油米面、調(diào)料等食品原材料，每月定價(jià)一次。五、食品原材料采購(gòu)管理組織方法1、正常庫(kù)存食品原材料補(bǔ)充。正常庫(kù)存是指進(jìn)貨間隔期一周以上的食品原材料。采購(gòu)人員將采購(gòu)計(jì)劃落實(shí)后，將供貨單位、供貨時(shí)間、品種、數(shù)量等通知食品庫(kù)房，以便庫(kù)房做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2、每日進(jìn)貨的鮮活原材料采購(gòu)。3、季節(jié)性食品原材料采購(gòu)。4、短期儲(chǔ)備的鮮活材料采購(gòu)。5、計(jì)劃外急需的食品原材料采購(gòu)6、新貨原材料采購(gòu)。7、酒水飲料采購(gòu)。進(jìn)口酒、國(guó)產(chǎn)酒一般每月進(jìn)貨一次，啤酒、飲料一般510天進(jìn)貨一次。酒水飲料單設(shè)庫(kù)房，由企業(yè)酒水部統(tǒng)一管理。8、煙草采購(gòu)。9、海外進(jìn)口食品原材料采購(gòu)。10、食品原材料采購(gòu)提貨。六、食品原材料采購(gòu)合同管理（一）簽訂采購(gòu)合同的原則1、代表法定人原則。2、內(nèi)容合法原則。3、平等互利原則。4、等價(jià)有償原則。（二）采購(gòu)合同的內(nèi)容1、標(biāo)的。2、價(jià)格。3、數(shù)量。4、期限。5、經(jīng)濟(jì)責(zé)任。6、其他條款。（三）合同管理及注意事項(xiàng)首先，要查明情況。七、對(duì)采購(gòu)人員的素質(zhì)要求1、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。2、有較豐富的商品知識(shí)。3、有效強(qiáng)的社交活動(dòng)能力。4、有一定政策水平和法律知識(shí)。5、廉潔奉公，不謀私利。第二節(jié)食品原材料庫(kù)房管理一、食品原材料庫(kù)房設(shè)備（一）食品庫(kù)房種類1、干貨調(diào)料庫(kù)。它以正常室溫為主，對(duì)溫度沒有要求，主要儲(chǔ)存一般干貨原材料。2、化解庫(kù)。3、冷庫(kù)。4、極冷庫(kù)。5、酒水庫(kù)。（二）食品庫(kù)房管理組織形式1、倉(cāng)管部管理形式。倉(cāng)管部組織形式內(nèi)部設(shè)倉(cāng)管部經(jīng)理、內(nèi)勤記賬員、庫(kù)房保管員等主要工種。2、餐飲部門庫(kù)房管理形式。二、食品原材料庫(kù)房管理任務(wù)（一）當(dāng)好參謀、發(fā)揮蓄水池作用（二）科學(xué)儲(chǔ)存保管、控制庫(kù)存業(yè)務(wù)（三）制定工作程序、嚴(yán)格管理制度（四）做好出入庫(kù)管理、完善賬務(wù)手續(xù)三、食品原材料庫(kù)房管理基本制度和要求（一）庫(kù)房管理基本制度1、四禁制度。2、四不制度。3、四隔離制度。4、三先一不原則。5、四防制度。即防火、防盜、防腐、防毒。（二）庫(kù)房管理基本要求1、六化要求。2、四懂要求。3、四會(huì)要求。四、食品原材料庫(kù)房管理程序和方法（一）入庫(kù)驗(yàn)收1、所有食品原材料和餐茶用品入庫(kù)，必須辦理入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)。2、食品原材料和餐茶用品驗(yàn)收，根據(jù)貨物不同，分別采用點(diǎn)數(shù)、過稱、點(diǎn)箱、清盒、數(shù)瓶等方法，逐一點(diǎn)清。凡有包裝的貨物，在驗(yàn)包過磅的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持一般性貨物少驗(yàn)，貴重易碎貨物多驗(yàn)，完整無(wú)缺的少驗(yàn)，有破損的多驗(yàn)，本地的少驗(yàn)，國(guó)外、外埠的多驗(yàn)，易潮易變的多驗(yàn)，混裝貨物全驗(yàn)，以防止短缺，保證驗(yàn)收質(zhì)量。3、凡辦理驗(yàn)收手續(xù)的物品，必須填制入庫(kù)驗(yàn)收單，庫(kù)房據(jù)以記帳，并送財(cái)務(wù)部門一份辦理付款手續(xù)。（二）庫(kù)房?jī)?chǔ)藏保管1、食品庫(kù)房設(shè)庫(kù)管員，負(fù)責(zé)所管庫(kù)房食品原材料、餐茶用品和雜品的人庫(kù)驗(yàn)收、儲(chǔ)藏保管、出庫(kù)發(fā)貨、明細(xì)賬登記、庫(kù)房盤點(diǎn)、報(bào)表傳送和安全衛(wèi)生等各項(xiàng)日常管理工作。2、原材料貨架離地面20厘米以上，離墻面10厘米以上。每個(gè)堆位或貨位上的食品原材料和餐茶用品必須按種類不同，分別設(shè)立“進(jìn)、出、存”貨卡。并與明細(xì)賬和堆位或貨位上的實(shí)存貨品核對(duì)，做到賬、物、卡相符。3、建立“庫(kù)存物品明細(xì)賬”。準(zhǔn)確記錄庫(kù)存物品的來(lái)龍去脈，做到庫(kù)存物品“三對(duì)口”，即庫(kù)存物品與明細(xì)賬對(duì)口、庫(kù)存物品同貨卡對(duì)口、貨卡庫(kù)存余額和明細(xì)賬余額對(duì)口。4、庫(kù)房管理員每月對(duì)各類食品原材料和餐茶用品進(jìn)行盤點(diǎn)，并根據(jù)“庫(kù)存物品明細(xì)賬”記錄的收、付發(fā)生額和余額數(shù)，編制食品庫(kù)“進(jìn)、銷、調(diào)、存月報(bào)表”，分送庫(kù)房辦公室、餐飲部、采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。5、庫(kù)存食品原材料應(yīng)根據(jù)種類、日均消耗和間隔期不同，分別建立最高存量和最低存量。6、庫(kù)房管理員對(duì)所管食品原材料和餐茶用品，應(yīng)經(jīng)常檢查。對(duì)滯存庫(kù)房時(shí)間較長(zhǎng)的物品應(yīng)主動(dòng)向餐飲部經(jīng)理和倉(cāng)管部經(jīng)理反映滯存情況；對(duì)損壞、發(fā)霉、變味、變質(zhì)和超期儲(chǔ)存的食品原材料和餐茶用品，應(yīng)及時(shí)提出處理意見。7、庫(kù)房管理過程中，要根據(jù)食品原材料種類、儲(chǔ)存期和要求不同，采用不同的方法，做好儲(chǔ)存保管。（三）庫(kù)房盤點(diǎn)1、各庫(kù)房所保管的食品原材料和餐茶用品每月至少盤存一次，時(shí)間一般在月末最后3天內(nèi)。2、庫(kù)房盤點(diǎn)要逐庫(kù)進(jìn)行。3、庫(kù)房盤點(diǎn)后，對(duì)各庫(kù)房盤盈、盤虧結(jié)果要作具體分析，查明原因，填制“盤虧”。（四）出庫(kù)管理1、各廚房、各餐廳及酒吧、宴會(huì)廳領(lǐng)用食品原材料和餐茶用品，必須填寫“庫(kù)房領(lǐng)料單”或“內(nèi)部調(diào)撥單”，經(jīng)使用部門經(jīng)理或主管簽字方能領(lǐng)取。嚴(yán)禁先發(fā)貨，不得到庫(kù)內(nèi)發(fā)貨。2、所有食品原材料和餐茶用品出庫(kù)，必須在庫(kù)房辦公地點(diǎn)或指定的地點(diǎn)發(fā)貨，不得到庫(kù)內(nèi)發(fā)貨。發(fā)貨時(shí)須按領(lǐng)料單或調(diào)撥單要求，逐件點(diǎn)清。3、食品原材料出庫(kù)后，庫(kù)房管理員當(dāng)天應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單調(diào)整各貨架或堆位庫(kù)存貨卡和庫(kù)存物品明細(xì)賬，物品與賬面分開，以及時(shí)反映庫(kù)存食品原材料增減變化情況，隨時(shí)保證賬、物、卡相符。4、必須在月度終了前規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向庫(kù)房管理員報(bào)送下月食品原材料和餐茶用品補(bǔ)充進(jìn)貨計(jì)劃，時(shí)間一般為每月25日左右，臨時(shí)補(bǔ)充進(jìn)貨必須提前34天報(bào)庫(kù)房管理員，以便倉(cāng)管部匯總制定月度采購(gòu)訂貨計(jì)劃。（五）庫(kù)房進(jìn)銷調(diào)存統(tǒng)計(jì)匯總和報(bào)表傳遞記賬員或內(nèi)勤將各庫(kù)房各種賬卡、報(bào)表匯總、整理歸類，然后統(tǒng)一入賬。五、食品原材料庫(kù)房管理人員工作考核1、庫(kù)房勞動(dòng)效率。其勞動(dòng)效率的高低，可用收發(fā)貨筆數(shù)、噸位數(shù)和保管物品噸位數(shù)來(lái)反映。2、賬貨相符率。因此，定期考核賬貨相符率，是評(píng)定庫(kù)房管理人員勞動(dòng)好壞的重要指標(biāo)。3、保管損失率。保管損失率是考核庫(kù)房管理人員儲(chǔ)存、保管食品原材料和餐茶用品的重要指標(biāo)。4、單位庫(kù)存容量。因此，在保證食品原材料安全、衛(wèi)生的前提下，庫(kù)存容量的合理程度就成為庫(kù)房面積利用的制約因素。通過單位庫(kù)存容量考核，可以促使庫(kù)房管理人員合理使用庫(kù)房，節(jié)省增加庫(kù)房面積的費(fèi)用開支。第三節(jié)食品原材料采購(gòu)供應(yīng)管理控制一、采購(gòu)計(jì)劃控制采購(gòu)計(jì)劃主要是確定食品原材料采購(gòu)資金和周轉(zhuǎn)資金。1、采購(gòu)數(shù)量和實(shí)際成本控制。采購(gòu)人員每月必須根據(jù)各類食品原材料的耗用情況，按月度計(jì)劃組織進(jìn)貨。財(cái)務(wù)人員要做好審批，控制采購(gòu)成本支出，生產(chǎn)人員要控制實(shí)際成本消耗，防止因采購(gòu)數(shù)量過多和實(shí)際成本大量增加，減少銀行存款。2、庫(kù)存資金控制。3、資金周轉(zhuǎn)控制。二、庫(kù)存容量控制庫(kù)存容量是影響采購(gòu)計(jì)劃能否順利完成的關(guān)鍵，它直接決定資金周轉(zhuǎn)速度。最高存量是每次進(jìn)貨入庫(kù)時(shí)所達(dá)到的最大儲(chǔ)存量。最低存量是隨著生產(chǎn)業(yè)務(wù)的進(jìn)行，食品原材料不斷被消耗，庫(kù)存量下降到最低點(diǎn)時(shí)的儲(chǔ)存數(shù)量。（一）最高存量控制食品原材料最高存量是由庫(kù)存周期內(nèi)的日均需要量和進(jìn)貨間隔周期決定的?？刂谱罡叽媪恐攸c(diǎn)是抓好三個(gè)環(huán)節(jié)的工作：1、每次進(jìn)貨前，庫(kù)房管理員根據(jù)食品原材料種類不同，分析庫(kù)存貨卡，掌握庫(kù)存余額。然后根據(jù)月度計(jì)劃要求和廚房生產(chǎn)需要，提出進(jìn)貨補(bǔ)充計(jì)劃。2、進(jìn)貨補(bǔ)充計(jì)劃要根據(jù)不同食品原材料進(jìn)貨間隔周期，日均需要量和安全保險(xiǎn)天數(shù)不同來(lái)確定，并制定采購(gòu)單。經(jīng)過部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員審批，然后組織進(jìn)貨。3、每次進(jìn)貨后，庫(kù)存量達(dá)到最高點(diǎn)。庫(kù)房管理人員要調(diào)整庫(kù)存貨卡，制作進(jìn)貨報(bào)告，使最高存量基本符合儲(chǔ)備定額要求，防止過高過低；必要進(jìn)，倉(cāng)管部記賬員和財(cái)務(wù)人員要做好檢查，以此控制最高存量。（二）最低存量控制最低存量以滿足短時(shí)間內(nèi)食品生產(chǎn)原材料需要為限度?？刂谱畹痛媪康年P(guān)鍵是要掌握不同種類的食品原材料的庫(kù)存余額，每天在庫(kù)存貨卡上做好貨物出入庫(kù)記錄，同時(shí)分析最近幾天的日均用量、安全天數(shù)和提前采購(gòu)天數(shù)，算出最低存量。三、采購(gòu)價(jià)格控制采購(gòu)價(jià)格控制是降低采購(gòu)成本的重要途徑，也是貫徹“掌握市場(chǎng)行情，做好采購(gòu)供應(yīng)，嚴(yán)格制度，廉潔奉公，保質(zhì)保量，降低成本”的采購(gòu)管理工作方針的重要措施。做好采購(gòu)價(jià)格控制的其本方法是：1、堅(jiān)持貨源報(bào)價(jià)、嚴(yán)格定價(jià)制度。2、執(zhí)行價(jià)格公開管理，社絕黑箱操作。3、嚴(yán)格檢查定價(jià)執(zhí)行情況，控制采購(gòu)價(jià)格。庫(kù)房管理員每次入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)將實(shí)際采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)部制定的采購(gòu)定價(jià)比較，控制定價(jià)執(zhí)行結(jié)果。四、經(jīng)濟(jì)批量控制經(jīng)濟(jì)批量是指花費(fèi)在食品原材料的訂貨費(fèi)用和存儲(chǔ)管理上的費(fèi)用都是最低時(shí)的采購(gòu)數(shù)量。影響經(jīng)濟(jì)批量大小的因素主要有三個(gè)：一是訂貨費(fèi)用，即每次訂貨時(shí)發(fā)生的差旅費(fèi)、人員工資、運(yùn)輸費(fèi)用等，這部分費(fèi)用的多少與每次訂貨數(shù)量無(wú)直接聯(lián)系，但與訂貨次數(shù)的多少成正比；二是存儲(chǔ)費(fèi)用，即食品原材料庫(kù)存管理中發(fā)生的搬運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)管費(fèi)、占用資金利息損失、儲(chǔ)存保管損失等；三是缺貨損失，即未能保持足夠存量而造成的損失，如價(jià)格折扣損失、臨時(shí)采購(gòu)增加的訂貨費(fèi)用等。在上述三種費(fèi)用中，訂貨費(fèi)用與訂貨次數(shù)成正比，存儲(chǔ)費(fèi)用隨訂貨數(shù)量的變化而變化，缺貨損失則直接由訂貨數(shù)量不足造成。在庫(kù)存管理中，從降低訂貨費(fèi)用看，要求加大訂貨批量、減少訂貨次數(shù)；從降低存儲(chǔ)費(fèi)用來(lái)看，又要求減少訂貨批量，增加訂貨次數(shù)。經(jīng)濟(jì)批量控制主要適用于消耗量較大、市場(chǎng)供應(yīng)充足、存儲(chǔ)期較長(zhǎng)或比較貴重而占用資金較多的干貨。1、分析庫(kù)存食品原材料結(jié)構(gòu)、市場(chǎng)供應(yīng)狀況、生產(chǎn)過程中的消耗情況，確定哪些種類的食品原材料需要采用經(jīng)濟(jì)批量控制。只有供應(yīng)正常又能較長(zhǎng)時(shí)期儲(chǔ)存、價(jià)格較貴的干貨原材料才實(shí)行經(jīng)濟(jì)批量控制。2、收集原始記錄，做好統(tǒng)計(jì)分析，積累有關(guān)數(shù)據(jù)。3、根據(jù)經(jīng)濟(jì)批量和進(jìn)貨周期，定期組織進(jìn)貨，控制進(jìn)貨數(shù)量。五、采購(gòu)訂貨點(diǎn)控制采購(gòu)訂貨點(diǎn)是指食品原材料庫(kù)存量下降到多少時(shí)提出訂貨。影響食品原材料訂貨點(diǎn)的因素主要有：訂貨期間的日均消耗量，訂貨期間的預(yù)計(jì)最大日均消耗量、提出訂貨到貨物入庫(kù)所需要的時(shí)間長(zhǎng)短和安全存量。（一）安全存量法安全存量是指為保證客人突然增加后生產(chǎn)業(yè)務(wù)能不間斷地進(jìn)行所需要的食品原材料最低存量。一般說(shuō)來(lái)，鮮活原材料的安全存量12天的需