OA辦公系統(tǒng)開發(fā)項目立項報告

項目編號：FPSC0015-10日期：2010-03-09負(fù)責(zé)人：肖開波第 4 頁 共 4 頁OA辦公系統(tǒng)開發(fā)項目立項報告在現(xiàn)今社會公司要快速發(fā)展必須提高員工的工作效率，工作的提高必定離不開信息化的高度建設(shè)，為提高公司員工的工作效率并能節(jié)約辦工成本現(xiàn)提出開發(fā)OA辦公系統(tǒng)的需求。1、項目指導(dǎo)思想 以“提高工作效率、節(jié)約辦工成本”為指導(dǎo)思想 2、項目目的2.1無紙化辦公：通過OA辦公管理系統(tǒng)的導(dǎo)入對現(xiàn)有日常辦公中的信息發(fā)布、內(nèi)部通信、流程審批、文檔管理、企業(yè)管理（人事、資產(chǎn)、會議、車輛、考勤）、分布式辦公等進行統(tǒng)一信息化管理，真正意義上實現(xiàn)無紙化辦公。2.2節(jié)約運營成本：改善了公司信息及公文流轉(zhuǎn)的效率。以前用紙張逐個部門找人簽字的繁瑣工作，現(xiàn)在可以通過OA系統(tǒng)快速解決；以前各基地間需要靠傳真花上幾天時間完成的審批程序，現(xiàn)在也可以利用OA即時解決。減少報銷時間、減少紙張用量，完善文檔管理，完善人力資源檔案、提高辦公效率。2.3增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力：強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。2.4管理公司有形、無形資產(chǎn)，初步實現(xiàn)知識管理：通過極品系統(tǒng)辦公平臺辦公用品、圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產(chǎn)避免流失；員工的工作經(jīng)驗和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過對知識資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率，也避免因人員流動導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤，初步實現(xiàn)對組織無形(業(yè)務(wù)信息、知識)資產(chǎn)的管理，為公司進一步進行知識管理打好良好的基礎(chǔ)。3、現(xiàn)狀描述3.1所有資料、文檔管理、審批等都使用最原始紙字流程，導(dǎo)致紙張的大量浪費。3.2審批必須由專人負(fù)責(zé)，同時必須所有領(lǐng)導(dǎo)簽字，致使審批時間過長，時間大量浪費。3.3公司沒有一個協(xié)助資源共享平臺技術(shù)交流、資源共享只能單對單傳遞無法做到資源共享。3.4公司技術(shù)文檔、問題解決后沒有對故障情況進行分析匯總不便于知識的積累3.5公司會議室、投影儀及商務(wù)車沒有專門的審批流程不便于統(tǒng)一安排管理4、改善方案4.1對所有審批流程進行分類管控并重新梳理審批流程，借用INFO平臺建立專屬于蘇州工廠的審批流程平臺。4.2對所有公司文件、部門文件、管理文件等分類整理并統(tǒng)一存放在INFO的文檔系統(tǒng)中并建立查詢權(quán)限。4.3建立知識庫管理系統(tǒng)，要求將各部門處理異常的問題解決方法進行整理上傳整理建立查詢，方便知識的積累。4.4修改INFO中資源管理對蘇州工廠辦公室、商務(wù)車及投影儀進行統(tǒng)一管控讓所有人都可查詢使用狀態(tài)。5、項目帶來的預(yù)估經(jīng)濟效益5.1直接收益：5.1.1減少紙張浪費以2010年2月用紙量來計算68000.055.36（張）預(yù)計可節(jié)約用紙10% 。 .3610%=12363.6(張)5.1.2減少審批流程以正常財務(wù)報銷流程審批流程為例（經(jīng)理總監(jiān)分管副總總經(jīng)理財務(wù)副總會計出納）一般報銷時間為3個工作日 8324小時 導(dǎo)入OA系統(tǒng)后預(yù)計可節(jié)約時間 16個小時。舉例說明：如果每天有30個報銷審批流程那么累計節(jié)約工時163010048000小時，相當(dāng)于節(jié)約人力48000823425.64人5.2間接效益5.2.1、減少資料查找時間5.2.2減少同類故障重復(fù)發(fā)生的次數(shù)5.2.3方便員工進行技術(shù)、文化、工作等相關(guān)的溝通與交流6、資源需求專職OA管理人員一名：流程測試完成需專職負(fù)責(zé)OA后臺系統(tǒng)流程的梳理及時常故障的處理。軟件開發(fā)工程師一名：需北京負(fù)責(zé)INFO工程師協(xié)助負(fù)責(zé)權(quán)限授權(quán)、功能完善、后臺調(diào)整及功能測試。審批流程整理分類：需人力資源部、行政部、體系管理處、財務(wù)部、設(shè)備管理處、倉儲部、負(fù)責(zé)各部門流程的整理分類、流程的導(dǎo)入及測試工作。7、項目推進計劃7.1、項目實施小組 7.2、項目實施小組組長：劉福生 7.3、項目實施小組成員：肖開波、鄧曉亮、崔占忠、各部門總監(jiān)及各部門文員7.4各成員職責(zé)：序號成員姓名職責(zé)內(nèi)容1劉福生協(xié)調(diào)資源，總體規(guī)劃2肖開波系統(tǒng)架構(gòu)，各模塊分析、跟蹤改進、流程導(dǎo)入及資料導(dǎo)入3鄧曉亮各模塊資料輔助錄入、檢查及實施過程配合4崔占忠協(xié)調(diào)各部門對流程進行梳理、文檔分類及整理5各部門文員各自部門流程的梳理、資料的錄入、實施過程配合6各部門總監(jiān)各部門流程、文檔系統(tǒng)導(dǎo)入的督辦、推行及實施過程配合8、項目實施推進表項目進展項目階段項目內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時間組織立項1.1OA系統(tǒng)導(dǎo)入可行性分析及效益評估肖開波3月1號3月22號1.2組織立項計劃書編寫肖開波3月23號4月5號項目分析及資料錄入2.1審批流程分類整理崔占忠、各部門文員4月6日-6月6日2.2文檔分類整理崔占忠、各部門文員6月7日-7月7日2.3知識庫系統(tǒng)的整理各部門文員7月8日-7月18日2.4開發(fā)方案的制定肖開波7月19日-7月28日2.5各模塊的開發(fā)北京信息、肖開波7月29日-8月20日2.6審批流程導(dǎo)入崔占忠、肖開波8月21日-9月20日2.7文檔導(dǎo)入鄧曉亮、各部門文員9月21日-9月30日2.8資源管理系統(tǒng)導(dǎo)入肖開波10月1日-10月10日項目試運行3.1審批流程測試肖開波、崔占忠10月11日-10月20日3.2文檔系統(tǒng)測試肖開波、崔占忠10月